【正文】 第2章 倉庫存貨采購申請控制第11條 倉儲部根據(jù)現(xiàn)有存貨的。第9條 采購部采購人員將采購合同交給物資需求部門，物資需求部門檢驗所購設(shè)備是否是所需設(shè)備，并報本部門經(jīng)理審核簽字。第8條 采購部經(jīng)理指導(dǎo)采購人員根據(jù)《采購申請表》內(nèi)容選擇合適的供應(yīng)商。第6條 存貨需求部門經(jīng)理將《采購申請表》提交給財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)本期預(yù)算及上級經(jīng)理意見審核批準(zhǔn)并蓋章。第4條 常備原料和物料由倉儲部門提出申請，非常備原料和緊急采購由使用部門提出申請。第2條 本制度適用于對企業(yè)在開展采購業(yè)務(wù)的過程中所需各類存貨的采購申請和實施過程的控制。第19條 本制度由行政部主持制定，各部門參與制定，經(jīng)總裁審批簽字后，自年月日起執(zhí)行。第5章 附則第17條 存貨授權(quán)審批應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行，不得超越審批權(quán)限。1．在對擬報廢存貨進(jìn)行檢測審查時，根據(jù)需要可以外聘專業(yè)的檢測機(jī)構(gòu)或人員參與進(jìn)行。4．主管存貨管理的副總或總監(jiān)在報廢申請單上簽字確認(rèn)。2．存貨主管部門對擬報廢存貨進(jìn)行檢測、檢查，提出報廢意見，并在報廢申請單的相應(yīng)項目中填寫報廢意見。1．?dāng)M報廢存貨的使用部門或主管部門填寫報廢申請單，報廢申請單的內(nèi)容包括報廢存貨的名稱、已用年限、是否為正常報廢等。3．非正常原因?qū)е碌膱髲U金額在2 000—3000元的。1．單次報廢金額在5 000元以上的。第13條 存貨報廢授權(quán)審批分為常規(guī)授權(quán)審批和特別授權(quán)審批。第11條 倉庫工作人員對入倉人員的進(jìn)入時間、人數(shù)、出倉時間進(jìn)行記錄并定期匯總，向上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。第9條 倉庫工作人員對經(jīng)特別授權(quán)批準(zhǔn)或其他允許進(jìn)入存貨保管現(xiàn)場的人員的進(jìn)入倉庫證明進(jìn)行審核，確保無違規(guī)審批情況。（1）對于普通倉庫，一次進(jìn)入倉庫人數(shù)超過8個人的。3．企業(yè)總裁對非本單位人員進(jìn)入倉庫進(jìn)行最終審批。1．?dāng)M進(jìn)入倉庫現(xiàn)場的單位、部門或人員填寫企業(yè)統(tǒng)一印制的進(jìn)庫申請單，對進(jìn)庫時間、人員、主要事項等進(jìn)行說明，并由申請單位、部門或人員予以蓋章或簽字。第8條 除上一條款的規(guī)定以外，其他所有人員進(jìn)入倉庫均需要特別授權(quán)。3．倉儲部經(jīng)理對倉庫工作的開展進(jìn)行指導(dǎo)。1．開展存貨的年度盤點、月度盤點和不定期盤點。第3章 存貨保管授權(quán)審批第6條 存貨保管的授權(quán)審批適用范圍為在庫存貨業(yè)務(wù)開展所涉及的授權(quán)審批事項。2．付款金額在10萬（含）～15萬（含），由總裁審批。第5條 貨款支付按照相應(yīng)的審批權(quán)限由相應(yīng)審批權(quán)人審批。2．采購部經(jīng)辦人員將付款申請表交采購部負(fù)責(zé)人，采購部負(fù)責(zé)人對相關(guān)業(yè)務(wù)的合理性、真實性進(jìn)行審核并簽署意見，然后交財務(wù)部會計審核。4．根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定或企業(yè)規(guī)定需要進(jìn)行招標(biāo)采購的，無論金額大小，一律由總裁進(jìn)行審批，由采購部組織成立招投標(biāo)小組實施招標(biāo)采購。④總裁根據(jù)財務(wù)部和財務(wù)總監(jiān)的意見，對申請報告作出審批，并簽字確認(rèn)。②財務(wù)部根據(jù)本年度采購預(yù)算和總體預(yù)算的要求，對采購申請報告進(jìn)行審核，提出審核意見，將申請報告報財務(wù)總監(jiān)復(fù)核。（2）年采購計劃的審批程序如下。3．年采購計劃審批（1）年采購計劃是企業(yè)對所有需購物資的綜合控制。（2）由使用部門提出申請，填寫申購單，財務(wù)部審核同意后，報財務(wù)總監(jiān)審核，總裁簽字確認(rèn)，由采購部組織人員實施采購。（3）周采購計劃申報的時間為每周四下午5點以前。第2章 存貨采購授權(quán)審批第3條 采購計劃審批1．周采購計劃審批（1）周采購計劃的對象為低值易耗品和零星物品。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期第3章 企業(yè)內(nèi)部控制——存貨3．1 存貨授權(quán)審批制度制度名稱存貨授權(quán)審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為了明確企業(yè)各部門和相關(guān)崗位在存貨管理中的職責(zé)和權(quán)限，確定授權(quán)審批的流程、責(zé)任、權(quán)限、方式及相關(guān)控制措施，特制定本制度。第14條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進(jìn)行核對。第12條 財務(wù)部門應(yīng)付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第10條 同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務(wù)部審核，由財務(wù)總監(jiān)和總裁按權(quán)限批準(zhǔn)。2．如果追查結(jié)果表明無會計記錄錯誤，則應(yīng)及時與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。第8條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。第6條 正確確認(rèn)、計量和記錄折扣財務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計量和記錄，以確定實際支付的款項。2．應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，在此基礎(chǔ)上還可以進(jìn)一步按購貨合同進(jìn)行明細(xì)核算。3．應(yīng)付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。第3條 應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計量應(yīng)真實和可靠1．應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。第2條 應(yīng)付賬款必須由財務(wù)部應(yīng)付賬款會計管理1．應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務(wù)部的應(yīng)付賬款會計專門負(fù)責(zé)。4．財務(wù)部門根據(jù)借項憑證來調(diào)整應(yīng)付賬款。2．折扣金額必須由財務(wù)部審核，財務(wù)總監(jiān)審核后交總裁批準(zhǔn)。第6條 折扣事宜。2．采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務(wù)部相關(guān)人員審核，由財務(wù)總監(jiān)或總裁按權(quán)限審批。第5條 退貨款項回收。當(dāng)決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權(quán)運輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給供應(yīng)商。檢驗人員應(yīng)在檢驗不合格的貨物上貼“不合格”標(biāo)簽，并在“貨物檢收報告”上注明不合格的原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)給采購部門處理，同時通知請購單位。3．經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。1．對于數(shù)量上的短缺，采購員應(yīng)該與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足，或價款上予以扣減。驗收人員應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)的驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，不符合企業(yè)驗收標(biāo)準(zhǔn)的貨物視為不合格貨物。明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項。第20條 財務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。第18條 已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。第17條 采購付款實行付款憑單制。第15條 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進(jìn)行比較，確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務(wù)部。訂單副本應(yīng)及時提交財務(wù)部門。第4章 付賬控制第12條 采購員在付款時，應(yīng)得到采購經(jīng)理、驗收儲存、財務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。3．財務(wù)人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支），需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務(wù)部提出申請。2．結(jié)算起點以下的零星采購支出價款。第3章 付賬控制中的現(xiàn)金使用第10條 現(xiàn)金使用范圍。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。2．核實原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的本質(zhì)等。第5條 真實性審核。第3條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范資金（試行）》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．6 付款控制制度制度名稱付款控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為規(guī)范企業(yè)商品采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。2．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。第12條 退換貨作業(yè)。1．檢驗合格的貨物，檢驗人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。第11條 貨物檢驗結(jié)果處理。第10條 貨物驗收規(guī)范。緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，以要求補(bǔ)足為原則，由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。2．屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。第7條 超交處理。5．驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時，驗收人員應(yīng)及時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。3．質(zhì)量管理部門驗收完畢后，對驗收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務(wù)部門。同時，驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽字。第6條 實施驗收。第5條 待驗貨物處理。1．貨物驗收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“訂購單”時，按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。第3條 貨物的驗收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．5 驗收管理制度制度名稱驗收管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗收，并出具驗收證明。第7章 附則第25條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報表。（3）一聯(lián)提交財務(wù)部，作為入賬憑證。（1）一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。第24條 登記采購訂單1．采購員應(yīng)該按編號編制采購訂單。第22條 條款審核財務(wù)部門對采購訂單進(jìn)行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。第21條 采購價格審核1．財務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核采購價格，并報財務(wù)總監(jiān)、總裁審批。4．唯一供應(yīng)商或獨占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。2．采購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。3．合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。第18條 樣品確認(rèn)1．樣品在送達(dá)企業(yè)后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗，并填寫“樣品簽樣試用回單”。第17條 樣品需求與供應(yīng)商送樣1．如有樣品需求，由采購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出詳細(xì)的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。第16條 “供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定1．采購部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽定“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。（3）對于普通物資的供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評審。3．適用范圍（1）根據(jù)所采購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級別實行不同的等級控制。（3）使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。2．供應(yīng)商評價內(nèi)容（1）采購部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務(wù)等方面。4．采購員在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。（4）具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本企業(yè)經(jīng)營需要。（2）供應(yīng)商按國家（國際）標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。2．采購員對“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評價，挑選出值得進(jìn)一步評審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選名單，交采購經(jīng)理審核。第13條 采購時間的控制由倉庫管理部門運用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點來進(jìn)行，但當(dāng)請購單已經(jīng)提出，采購員應(yīng)及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。3．保險儲備量和定量當(dāng)某一商品達(dá)到訂貨點時就是采購時間。1．現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)從實際使用或需要日期算起，倒算出合理的采購時間。第4章 采購時間控制第10條 采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。第8條 對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析，將各種請購進(jìn)行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來測算成本。第6條 采購員應(yīng)審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。5．大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購采用比質(zhì)比價采購方式。3．小額零星商品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。第4條 采購方式選擇1．根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。5．緊急采購方式因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。3．直接采購方式采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的請購單，就其所列貨物直接向供應(yīng)商購買的一種采購方式。2．合同訂貨方式（1）采購部與供應(yīng)商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達(dá)成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。（2）供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)。2．總裁負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢除等的審批。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)