【正文】 因?yàn)橛辛饲懊鎱f(xié)同工作的基礎(chǔ)，按照我們的實(shí)施計(jì)劃，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、參數(shù)設(shè)置、技術(shù)開發(fā)、操作培訓(xùn)、系統(tǒng)測試等一項(xiàng)項(xiàng)工作就在緊張而充實(shí)的節(jié)奏中度過了，這時(shí)，質(zhì)量控制總監(jiān)又在提醒了：“文檔一個(gè)都不能少！” 實(shí)施階段縮寫名舉例項(xiàng)目管理PM福州實(shí)達(dá)項(xiàng)目管理StartERP/FZH/PM/General/*.*業(yè)務(wù)調(diào)研BI福州實(shí)達(dá)庫存業(yè)務(wù)調(diào)研StartERP/ FZH /BI/INV/*.*業(yè)務(wù)流程BP福州實(shí)達(dá)應(yīng)收業(yè)務(wù)流程StartERP/ FZH /BP/AR/*.*方案設(shè)計(jì)SD福州實(shí)達(dá)總賬方案設(shè)計(jì)StartERP/ FZH /SD/GL/*.*系統(tǒng)設(shè)置SU福州實(shí)達(dá)采購模塊設(shè)置文檔StartERP/ FZH /SU/PO/*.*系統(tǒng)測試TT福州實(shí)達(dá)成本模塊測試文檔StartERP/ FZH /TT/CST/*.*技術(shù)文檔TA福州實(shí)達(dá)系統(tǒng)安裝手冊StartERP/ FZH /TA/INSTALL/*.* 日期作者版本參考文檔。 所以，ERP項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過程中，我們就是和文檔一起朝夕度過的。 進(jìn)行工作質(zhì)量審查時(shí)，應(yīng)以項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容為基礎(chǔ)，以項(xiàng)目實(shí)施方法論為依據(jù)，對(duì)各項(xiàng)項(xiàng)目工作進(jìn)行檢查，所有文檔都在可審查范圍。實(shí)達(dá)項(xiàng)目中，項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目總監(jiān)指定的質(zhì)量控制總監(jiān)專門承擔(dān)著項(xiàng)目的質(zhì)量控制責(zé)任，具體包括工作質(zhì)量的審查與評(píng)定、工作過程中資料的完整性檢查、客戶簽署的階段成果確認(rèn)書的歸集等。 另外，文檔對(duì)于項(xiàng)目質(zhì)量控制也有著重要意義。通過后，可以開始正式執(zhí)行。有了這份文檔，就可以走“批準(zhǔn)流程”了：一方（可能是企業(yè)，也可以是實(shí)施服務(wù)方）生成“項(xiàng)目范圍/計(jì)劃變更文檔”，提交實(shí)達(dá)項(xiàng)目經(jīng)理和漢普項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)審，簽字批準(zhǔn)并內(nèi)部存檔， 同時(shí)將副本提交給項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組。 內(nèi)容包括： 很多進(jìn)行過企業(yè)信息化建設(shè)的朋友都知道，項(xiàng)目計(jì)劃的反復(fù)變更是個(gè)大忌。 以上的文檔看起來可能都比較“正式”，其實(shí)還有各種“應(yīng)急”文檔。如果五天沒有回應(yīng)即作為確認(rèn)處理。 項(xiàng)目實(shí)施中的相關(guān)重要文檔都應(yīng)經(jīng)過漢普項(xiàng)目經(jīng)理和實(shí)達(dá)項(xiàng)目經(jīng)理的審核。經(jīng)客戶初步確認(rèn)或提出更正意見時(shí)，由版本一升至版本二，然后正式提交客戶，并進(jìn)行文檔存檔，以后每經(jīng)過客戶修改逐次提升一個(gè)版本。 對(duì)于每一份文檔的版本號(hào)管理，則以下面的規(guī)則為準(zhǔn)： 創(chuàng)建文檔時(shí)為 ，實(shí)施顧問要進(jìn)行調(diào)整時(shí)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行版本升級(jí)，并簽署更改人及更改時(shí)間。 當(dāng)很多人要共享使用很多文檔的時(shí)候，最怕見到的就是“”、“”這樣沒有意義的文件名。 具體地，文檔目錄可以分為四級(jí)，因此形成這樣的目錄結(jié)構(gòu)：“項(xiàng)目名稱/項(xiàng)目地點(diǎn)/實(shí)施階段/對(duì)應(yīng)的ERP模塊名稱/文檔名稱”。所以，我們可以說，文檔管理的專業(yè)化程度可以是反映整個(gè)項(xiàng)目管理水平的一個(gè)側(cè)面。從一定意義上講，ERP的實(shí)施就是按照項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，生成文檔、討論文檔并最終確定文檔的一系列過程。 （5）其他（略） 六、雙方討論，記錄討論意見以進(jìn)行方案的進(jìn)一步完善 七、日期、與會(huì)者簽名 一個(gè)文檔都不能少在ERP實(shí)施過程中，由于項(xiàng)目的復(fù)雜性、多方人員的參加以及時(shí)間跨度比較長等因素的存在，所有與項(xiàng)目有關(guān)的需求、建議、解決方案和結(jié)論都必須文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，成為項(xiàng)目成果的一個(gè)組成部分，以便查閱、交流和引用。因此，采購員在ERP系統(tǒng)中生成采購定單以后，要按照ERP系統(tǒng)中設(shè)置的采購審批路線（如企業(yè)習(xí)慣是“采購經(jīng)理先審，財(cái)務(wù)經(jīng)理再審”），進(jìn)行逐層審批。 （4）采購定單下達(dá)后的結(jié)算變化情況 眾所周知，電腦行業(yè)風(fēng)云變幻，下達(dá)采購定單時(shí)是一個(gè)采購價(jià)格，可一段時(shí)間后貨物到達(dá)時(shí)，結(jié)算價(jià)格可能就已經(jīng)發(fā)生了變化，存在有價(jià)保的追溯降價(jià)、提價(jià)等多種可能。如果供應(yīng)商沒有完全返還，再作相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理。 在退換貨時(shí)，倉管員作子庫存轉(zhuǎn)移事務(wù)處理，把部件從退換貨邏輯子庫，轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商邏輯子庫，庫位為供應(yīng)商代碼或名稱。如果有損壞，則辦理賠償或入部門費(fèi)用，作雜項(xiàng)事務(wù)處理。可以利用有效期控制監(jiān)控部門借用的時(shí)間。借用部門填寫借用申請單，經(jīng)審批后到倉庫辦理出庫手續(xù)。 （2）倉庫借用管理 因?yàn)閷?shí)達(dá)電腦公司各部門自己也需要使用電腦、更換電腦備件，所以存在“倉庫借用”的問題。一種情況是從客戶那里采購過來，要求付款的，那么定義的單價(jià)就是采購價(jià)格；另一種是直接從客戶那里接收進(jìn)來進(jìn)行裝配，而不需付款給客戶的，建議這種物料的成本為零。 在ERP系統(tǒng)中，需要定義客供品的物料編碼和物料清單，以在計(jì)劃運(yùn)算時(shí)考慮客供品的物料需求。 （5）其他（略）。二是實(shí)物盤點(diǎn)，指在整個(gè)公司內(nèi)盤點(diǎn)，對(duì)所有的倉庫和所有的物料統(tǒng)一盤點(diǎn)，盤點(diǎn)頻率比較低，一般多在年終進(jìn)行。 （4）庫存盤點(diǎn) 實(shí)達(dá)公司的盤點(diǎn)主要是實(shí)物盤點(diǎn)，同時(shí)對(duì)于重要物料也存在每天抽查的情況，以確保庫存準(zhǔn)確性。 其中，雜項(xiàng)發(fā)料與接收都屬于庫存雜項(xiàng)事務(wù)處理，主要指非采購的接收、退貨，非生產(chǎn)的領(lǐng)料、退料或銷售的發(fā)貨、退貨和項(xiàng)目的報(bào)廢等，可以在開始實(shí)施庫存模塊時(shí)通過這一處理來進(jìn)行物料現(xiàn)有庫存量的初始輸入，亦可用于對(duì)因偷竊、破壞、丟失、適用期滿或錯(cuò)誤的記錄保存的系統(tǒng)數(shù)量進(jìn)行調(diào)整和更正。 （3）庫存事務(wù)處理 庫存事務(wù)處理涉及：采購物料的接收和退貨、外協(xié)件的接收和退貨、生產(chǎn)物料的發(fā)放和退倉、半成品和成品的完工入庫、成品的發(fā)貨和退貨、雜項(xiàng)發(fā)料和雜項(xiàng)接收、庫存物料的調(diào)拔以及庫存物料的調(diào)整等。 二區(qū)第二位：0表示合格子庫，1表示不合格子庫，2表示借用子庫，3表示退換貨子庫。 例如， 一區(qū)：S，表示外購件子庫。長度為一位。三區(qū)、四區(qū)是自由編碼區(qū)，如流水號(hào)，長度4位。一區(qū)代表物料大類，如“顯示器”，長度為2位，主要有三部分：計(jì)算機(jī)有關(guān)部品（占用于前半部分）；元件級(jí)部品（占用中部號(hào)）；成品（由后99往前漸占），如家用PC（99）、筆記本電腦（96）等。 （2）庫存編碼體系 ERP庫存管理中的編碼體系包含以下內(nèi)容：物料編碼、計(jì)量單位編碼、倉庫編碼、物料分類編碼等。分析得知，實(shí)達(dá)電腦公司的庫存管理屬于多組織、多賬務(wù)體系、多業(yè)務(wù)運(yùn)營單位的組織機(jī)構(gòu)體系，其中包含虛擬實(shí)達(dá)電腦總公司、實(shí)達(dá)分廠、蕪湖分廠。 二、企業(yè)項(xiàng)目組人員對(duì)庫存管理內(nèi)容做補(bǔ)充描述 三、咨詢顧問對(duì)ERP系統(tǒng)的庫存管理實(shí)現(xiàn)框架圖進(jìn)行綜述（如圖1） 四、常規(guī)管理的實(shí)現(xiàn) （1）庫存組織機(jī)構(gòu) ERP系統(tǒng)如何知道企業(yè)怎么管庫存呢？這就需要在ERP系統(tǒng)中建立企業(yè)實(shí)際庫存架購的映射，即進(jìn)行庫存組織架構(gòu)的設(shè)置。] 會(huì)議時(shí)間：2000年6月2日9:00~11:30 AM 會(huì)議主題：ERP實(shí)施解決方案專題討論（庫存部分） 參加人員：咨詢顧問組、相關(guān)項(xiàng)目推進(jìn)組人員、相關(guān)項(xiàng)目職能組、IT組 一、 咨詢顧問對(duì)庫存管理的內(nèi)容進(jìn)行綜述 根據(jù)相應(yīng)目標(biāo)流程，實(shí)達(dá)電腦公司的庫存管理要求實(shí)現(xiàn)：（1）常規(guī)管理，如：庫存架構(gòu)、庫存的編碼體系、庫存事務(wù)處理、庫存物資的盤點(diǎn)、庫存計(jì)劃、庫存報(bào)表和查詢。那么，如何找到一個(gè)最滿意（往往不存在“最佳”）的結(jié)合方案呢？自然需要咨詢顧問和企業(yè)項(xiàng)目組進(jìn)行充分溝通與討論，因此就有了下面的“會(huì)議紀(jì)要”。所以，從某種意義上說，要追求ERP的成功，就是要時(shí)時(shí)刻刻堅(jiān)持以實(shí)施方法論為綱。（2）此方法論技術(shù)將作為知識(shí)轉(zhuǎn)移的一部分，傳遞給企業(yè)的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)，以保障企業(yè)ERP系統(tǒng)能夠長期良性運(yùn)行。 我們在整個(gè)實(shí)達(dá)項(xiàng)目中所遵循的基本路線，就是這樣一套經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)的、結(jié)構(gòu)化的實(shí)施方法論，它所涵蓋的內(nèi)容包括： 實(shí)施策略、成功關(guān)鍵因素； 實(shí)施階段的劃分、承遞關(guān)系、各階段的目標(biāo)、工作范圍、成果提交與驗(yàn)收的方法； 項(xiàng)目計(jì)劃制定方法、審批機(jī)制、跟蹤方法、控制措施、計(jì)劃調(diào)整的批準(zhǔn)程序； 項(xiàng)目人員組織構(gòu)成、權(quán)責(zé)定義、報(bào)告和決策機(jī)制、會(huì)議制度； 基本文檔列表、內(nèi)容與作用、提交時(shí)間、審批路線、備案方法； 質(zhì)量管理范圍、審查方法、測試方法； 其他。從1978年前后國內(nèi)有些企業(yè)開始進(jìn)行MRP II的應(yīng)用實(shí)踐以來，到今天已經(jīng)有近千家企業(yè)走過這條道路。 的確，ERP這樣的項(xiàng)目時(shí)間跨度長、涉及部門多、又有電腦參與、軟硬件還可能存在風(fēng)險(xiǎn)，要這位經(jīng)理站在項(xiàng)目啟動(dòng)第一天的位置，來放眼預(yù)測隨后的半年、一年甚至更長時(shí)間里面會(huì)開展什么工作、會(huì)遭遇什么障礙、直到最后會(huì)得到什么結(jié)果，這幾乎是一件不可能的事情。 以實(shí)施方法論為綱 曾經(jīng)向一家企業(yè)的IT經(jīng)理問過這樣的問題：如果您所在的企業(yè)即將開始ERP或者CRM（客戶關(guān)系管理）等大型系統(tǒng)的應(yīng)用，您的第一感受是什么？他認(rèn)真思考了一下，說了四個(gè)字：深不可測。 以上這些想法是否有必要與項(xiàng)目組的成員進(jìn)行溝通，具體可以采取哪些可操作的辦法來推動(dòng)和保障項(xiàng)目的進(jìn)行，希望能與蔡總交流磋商。 作為ERP實(shí)施顧問，實(shí)達(dá)項(xiàng)目的成功也是我們的成功，通過協(xié)同努力達(dá)到項(xiàng)目的成功，是實(shí)達(dá)小組與咨詢顧問共同利益取向的共同追求。因?yàn)槟壳暗慕鉀Q思路與方案是根本的、方向性的，從大局上已經(jīng)可以預(yù)見到ERP系統(tǒng)的整體良性運(yùn)轉(zhuǎn)；將來的不斷提高、不斷發(fā)現(xiàn)和解決問題是補(bǔ)充性的、局部性的、長期的。ERP系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)，不是機(jī)器的簡單輸入輸出關(guān)系。 咨詢顧問組做解決方案設(shè)計(jì)時(shí)，主要精力是關(guān)注在實(shí)際運(yùn)營環(huán)境下，這些流程如何高效運(yùn)營。只有保證這些流程主線的運(yùn)營順利，才有ERP項(xiàng)目的全局意義上的成功，否則，就只是用一些巧妙的手段解決了局部的某個(gè)高難度的問題，整個(gè)系統(tǒng)的全面運(yùn)行和整合應(yīng)用卻無從談起。 認(rèn)識(shí)到這些目標(biāo)流程的實(shí)現(xiàn)不是一件容易的事情，而是ERP實(shí)施關(guān)注、保證、監(jiān)控的難點(diǎn)、中心與重心 在ERP解決方案設(shè)計(jì)的階段，還將對(duì)保證這些流程順利運(yùn)營的實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)進(jìn)行探討和確認(rèn)。結(jié)合實(shí)達(dá)業(yè)務(wù)運(yùn)營的實(shí)際環(huán)境，把目標(biāo)流程切實(shí)用起來，用順，用好，是ERP實(shí)施階段的重要任務(wù)。目標(biāo)流程不是ERP軟件的標(biāo)準(zhǔn)流程，而是實(shí)達(dá)未來要實(shí)現(xiàn)的規(guī)范流程，實(shí)達(dá)的業(yè)務(wù)提升始終是本質(zhì)，ERP是載體和手段。但在一些探討和交流中，似乎有個(gè)別人認(rèn)為：不能只是把這些流程在ERP上運(yùn)行起來，而是要讓ERP對(duì)企業(yè)有幫助。 對(duì)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的ERP實(shí)施顧問來說，在解決企業(yè)具體問題時(shí)，首先應(yīng)該考慮系統(tǒng)功能能否解決，參數(shù)設(shè)置能否實(shí)現(xiàn)，這是最自然地運(yùn)用ERP系統(tǒng)的方法，能夠從根本上保證系統(tǒng)的集成性、完整性、準(zhǔn)確性。我們的理解是，ERP的實(shí)施是大型成熟軟件的應(yīng)用，其豐富的系統(tǒng)功能和靈活的參數(shù)設(shè)置是ERP設(shè)計(jì)思想最有價(jià)值的部分，在實(shí)際應(yīng)用中經(jīng)過了長期的錘煉和完善。 如：熟練掌握ERP的應(yīng)用，當(dāng)碰到系統(tǒng)運(yùn)行的非常規(guī)情況時(shí)，能夠準(zhǔn)確地判斷問題出處并進(jìn)行解決，等等。確保這些小目標(biāo)的一次達(dá)到，才能鋪就一條通向大目標(biāo)的平坦之路。那么以上循序漸進(jìn)的思路和一次成功的思路是否矛盾呢？我想，本質(zhì)是不矛盾的。又比如，在系統(tǒng)上線、進(jìn)入并行階段以后，通過對(duì)手工、系統(tǒng)兩種方法處理結(jié)果的比較和監(jiān)控，又會(huì)解決一些具體問題，使這些崗位、超級(jí)用戶在解決問題方面得到提高。比如在系統(tǒng)測試階段，將由企業(yè)應(yīng)用崗位的具體人，比如采購部分的王星光，按照漢普顧問制作的模塊測試文檔，一步步地來實(shí)際模擬將來要應(yīng)用的業(yè)務(wù)流程與操作方法。分析其原因，這與軟件的復(fù)雜度、參加者個(gè)人在實(shí)際業(yè)務(wù)中只負(fù)責(zé)一部分工作等都有關(guān)。我想這是學(xué)習(xí)ERP這種大型軟件過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的正常情況。 循序漸進(jìn)地開展工作 具體來說，就是根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃中的里程碑（Milestone），明確每個(gè)階段的工作目的，一步步地繼承前面階段的工作成果，從而逐漸逼近ERP成功的目標(biāo)。 咨詢顧問組成為實(shí)際引導(dǎo)和保障ERP走向成功的堅(jiān)定力量。 項(xiàng)目職能組、IT職能組、超級(jí)用戶成為企業(yè)內(nèi)部實(shí)際應(yīng)用ERP走向成功的堅(jiān)定力量。 項(xiàng)目推進(jìn)小組成為企業(yè)內(nèi)部實(shí)際推動(dòng)ERP走向成功的堅(jiān)定力量。我和綜合管理部副經(jīng)理探討過，隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，項(xiàng)目推進(jìn)小組、職能小組的工作重點(diǎn)將從論證逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橥苿?dòng)。 隨著新概念、新流程、新平臺(tái)的逐步引入與應(yīng)用，一些混淆、迷惑、抱怨的意識(shí)不可避免地會(huì)逐漸顯露出來。也就是說，我們現(xiàn)在已經(jīng)越來越接近ERP軟件的實(shí)現(xiàn)、越來越進(jìn)入項(xiàng)目的攻堅(jiān)階段了。 蔡總： 您好！ 經(jīng)過前一階段的加班加點(diǎn)，ERP模塊培訓(xùn)工作已經(jīng)結(jié)束。學(xué)習(xí)之余，培訓(xùn)中間就餐時(shí)，這些超級(jí)用戶在學(xué)習(xí)疲勞之后都胃口大開，還振振有辭地說，我們超級(jí)用戶，自然是超級(jí)飯量！ 給實(shí)達(dá)項(xiàng)目經(jīng)理的一封信 ERP實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)極大，但也不是不可減免。所謂超級(jí)用戶，就是各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)應(yīng)用ERP的帶頭人，他們一方面是模塊培訓(xùn)法定的接受者，一方面又是將來操作培訓(xùn)過程中各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)其他用戶的培訓(xùn)教員。 在組織培訓(xùn)的過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人動(dòng)了很多腦筋。對(duì)ERP實(shí)施公司來說，按照合同協(xié)議完成實(shí)施項(xiàng)目是第一個(gè)層次的要求，要做到主動(dòng)地推動(dòng)知識(shí)轉(zhuǎn)移的過程、幫助企業(yè)建立一個(gè)ERP應(yīng)用的團(tuán)隊(duì)、敦促企業(yè)著手進(jìn)行ERP應(yīng)用人才梯隊(duì)的建設(shè)，則是對(duì)實(shí)施公司提出了更高的要求。 以上這些方面，其實(shí)強(qiáng)調(diào)的還是知識(shí)轉(zhuǎn)移的問題，也就是說：企業(yè)是ERP應(yīng)用的主體，將來ERP的成功圖景，應(yīng)是企業(yè)自己的人員在熟練自如地使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理與管理分析。 參加培訓(xùn)的人員首先應(yīng)切實(shí)掌握這些重點(diǎn)知識(shí)。 來參加模塊培訓(xùn)的人員，不僅僅是ERP軟件將來的操作者，而且是ERP軟件各個(gè)應(yīng)用環(huán)節(jié)的指導(dǎo)老師，不僅要指導(dǎo)怎么做，還要能夠指導(dǎo)為什么這樣做、能否做得更好，即能夠回答：為什么要這樣輸入？為什么要這樣操作？出現(xiàn)誤操作怎么辦？出現(xiàn)以前沒有考慮過的例外業(yè)務(wù)怎么處理？ 但企業(yè)將來的業(yè)務(wù)在動(dòng)態(tài)變化，誰來把這個(gè)軟件長期用好？這