【正文】 依據(jù)工作內(nèi)容和工作難度，由督查督辦副主管草擬督查工作完成時(shí)間、工作完成標(biāo)準(zhǔn)、工作責(zé)任人；要求工作完成時(shí)間設(shè)計(jì)符。完成記錄后需與會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)生信息不統(tǒng)一的情況，以會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。工作步驟與要求：接收到長(zhǎng)沙總部文件；公文類按格式填寫公文處理紙；工作聯(lián)系單無(wú)須填寫公文處理紙；送辦公室主任擬辦；呈送事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)閱示；公文類分至各部門，并在公告欄公布；工作聯(lián)系單發(fā)至相關(guān)部門；原文存檔。輸出經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批示的文件來(lái)文匯總表異常判定文件處理時(shí)間超時(shí)；出現(xiàn)文件泄密。工作步驟與要求：接收到外來(lái)單位文件；按格式填寫公文處理紙；送辦公室主任擬辦；按擬辦意見呈送事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批示；按領(lǐng)導(dǎo)批示通知承辦部門或人員查閱文件，視情況領(lǐng)取文件復(fù)印件；及時(shí)跟蹤指令落實(shí)情況；辦理完畢回收文件存檔。輸出經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批示的文件來(lái)文匯總表異常判定文件處理時(shí)間超時(shí)；出現(xiàn)文件泄密。工作步驟與要求：根據(jù)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的發(fā)文稿紙打印文件；根據(jù)文件性質(zhì)判斷是否需要編號(hào)，對(duì)公文進(jìn)行登記編號(hào)；按規(guī)范程序用印；事業(yè)部?jī)?nèi)部文件發(fā)至相關(guān)部門，可使用網(wǎng)站發(fā)布和郵件發(fā)送等形式，根據(jù)需要在公告欄上張貼；發(fā)至外部的文件（函、報(bào)告、請(qǐng)示等）以寄送和傳真方式報(bào)送，也可以經(jīng)辦（責(zé)任）部門自行報(bào)送；原件存擋備查。請(qǐng)經(jīng)授權(quán)后的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，如未授權(quán)則用通訊工具請(qǐng)示事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)。異常判定文件正式下發(fā)后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤；事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)出差，無(wú)法簽發(fā)文件；出現(xiàn)文件泄密。工作步驟與要求：部門負(fù)責(zé)人審核初稿后在《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》的核稿欄上簽名；涉及兩個(gè)部門以上的文件需進(jìn)行會(huì)簽，在《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》的會(huì)簽欄上簽字，由責(zé)任部門組織；會(huì)簽完后交辦公室校核；辦公室行政人員對(duì)文件進(jìn)行校核后在《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》的辦公室一欄簽名；重要文件由辦公室主任復(fù)核；將審核完畢的文件送事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；事業(yè)部公文報(bào)送工作卡工作崗位：行政專責(zé)考核崗位：辦公室主任 編號(hào)：B0039目的規(guī)范內(nèi)部制發(fā)公文的管理目標(biāo)送審及時(shí)100%；發(fā)放登記無(wú)漏項(xiàng)，重要文件一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到位，普通文件二個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到位。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則 /年工作量 120h單次參考工時(shí)1h工作頻率10次/月觸發(fā)條件接到公文初稿信息輸入《公文管理規(guī)定》；《公文管理規(guī)則》；責(zé)任部門所擬初稿。工作步驟與要求：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指令或工作需要，以及部門專業(yè)職責(zé)由承辦部門擬訂初稿，重要文件由承辦部門負(fù)責(zé)人親自擬訂或組織；形成初稿后填寫《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》，擬稿人將內(nèi)容填寫完整，并在擬稿欄上簽名；將《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》與初稿合訂后交至部門負(fù)責(zé)人。信息輸入《公文管理規(guī)定》；《公文管理規(guī)則》；公司政令、工作安排發(fā)文稿紙。事業(yè)部公文撰寫工作卡工作崗位：行政專責(zé)考核崗位：辦公室主任 編號(hào)：B0037目的執(zhí)行公司政令，推進(jìn)工作進(jìn)度。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則《會(huì)議管理規(guī)定》QGD001《會(huì)議管理流程》QLCCD01003《會(huì)議管理規(guī)則》QGZCD01001年工作量 24h單次參考工時(shí)工作頻率10次/月觸發(fā)條件會(huì)議紀(jì)要已簽發(fā)信息輸入復(fù)印后的會(huì)議紀(jì)要輸出登記完畢的發(fā)文登記本。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則《會(huì)議管理規(guī)定》QGD001《會(huì)議管理流程》QLCCD01003《會(huì)議管理規(guī)則》QGZCD01001年工作量 240h單次參考工時(shí)2h工作頻率10次/月觸發(fā)條件會(huì)議召開完畢會(huì)后四小時(shí)信息輸入整理后的會(huì)議記錄輸出會(huì)議紀(jì)要初稿異常判定不能按時(shí)完成編寫異常處理向上級(jí)匯報(bào)工作步驟與要求：在會(huì)后兩個(gè)小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議記錄的整理；根據(jù)整理后的會(huì)議記錄在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要編寫，報(bào)上級(jí)審核；紀(jì)要內(nèi)容全面，真實(shí)記載會(huì)議內(nèi)容，無(wú)遺漏事項(xiàng)；用語(yǔ)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，無(wú)錯(cuò)字、病句；紀(jì)要下發(fā)可使用復(fù)印、電子郵件、網(wǎng)站發(fā)布等形式發(fā)送至參會(huì)人員和部門綜合管理員；留存一份紀(jì)要存檔備查。會(huì)后有未記錄全面和不清楚的事項(xiàng)及時(shí)詢問(wèn)發(fā)言人和會(huì)議主持人。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則《會(huì)議管理規(guī)定》QGD001《會(huì)議管理流程》QLCCD01003《會(huì)議管理規(guī)則》QGZCD01001年工作量 270h單次參考工時(shí)工作頻率15次/月觸發(fā)條件每月、每周定期會(huì)議；事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)開會(huì)指令信息輸入會(huì)議發(fā)言內(nèi)容輸出會(huì)議記錄異常判定未記錄全面和清楚的事項(xiàng)異常處理會(huì)后及時(shí)詢問(wèn)發(fā)言人和會(huì)議主持人。工作步驟與要求：整理、核對(duì)所有參會(huì)人員的姓名與職務(wù)；根據(jù)參會(huì)人員職務(wù)、發(fā)言順序、人數(shù)合理排列座次；制作會(huì)議定置圖；會(huì)前交后勤部制作座次卡，按定置圖擺放；會(huì)前對(duì)座次卡擺放進(jìn)行檢查，確保無(wú)誤。輸出《會(huì)議通知》異常判定會(huì)議時(shí)間提前，會(huì)議地點(diǎn)變更異常處理及時(shí)通知參會(huì)人員工作步驟與要求：需要討論議題的會(huì)議，在會(huì)議主持人確定議題后，通知參會(huì)人員會(huì)議主題，作好會(huì)前準(zhǔn)備；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議的要求，通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間和會(huì)議地點(diǎn)；不定期會(huì)議在接到開會(huì)指令后立即通知參會(huì)人員，確保不耽誤會(huì)議召開。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則 《會(huì)議管理規(guī)定》QGD001《會(huì)議管理流程》QLCCD01003《會(huì)議管理規(guī)則》QGZCD01001年工作量 單次參考工時(shí)工作頻率10次/月觸發(fā)條件計(jì)劃內(nèi)會(huì)議召開前；事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)開會(huì)指令。異常處理向主持人說(shuō)明情況工作步驟與要求：對(duì)需要討論議題的會(huì)議，于會(huì)前一天收集參會(huì)人員上報(bào)的議題；按時(shí)匯總整理；對(duì)未及時(shí)上報(bào)的人員采取電話等方式進(jìn)行催促；打印議題匯總表，呈送會(huì)議主持人審定。輸出《會(huì)議議題匯總表》；確定的會(huì)議議題。事業(yè)部級(jí)會(huì)議議題收集工作卡工作崗位：行政專責(zé)考核崗位：辦公室主任 編號(hào)：B0031目的確定會(huì)議主題，確保會(huì)議高效目標(biāo)議題收集及時(shí)率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則 《會(huì)議管理規(guī)定》QGD001《會(huì)議管理流程》QLCCD01003《會(huì)議管理規(guī)則》QGZCD01001年工作量 單次參考工時(shí)工作頻率5次/月觸發(fā)條件會(huì)前一天。工作步驟與要求：接收各部門提交的《會(huì)議申請(qǐng)（策劃）書》；行政專責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)審核《會(huì)議申請(qǐng)（策劃）書》，重點(diǎn)對(duì)會(huì)議目的、主題、議程進(jìn)行審核；初審?fù)ㄟ^(guò)后送辦公室主任復(fù)核；復(fù)核通過(guò)后送事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。受理各部門會(huì)議申請(qǐng)工作卡工作崗位：行政專責(zé)考核崗位：辦公室主任 編號(hào)：B0030目的規(guī)范會(huì)議，提高會(huì)議效果目標(biāo)受理及時(shí)率100%；服務(wù)到位。按照《保密管理規(guī)定》處理。異常處理可收回的文件在第一時(shí)間收回，修改后重新發(fā)文；不可收回的文件（發(fā)外單位）向發(fā)往機(jī)構(gòu)說(shuō)明情況后重新發(fā)送。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則 /年工作量 60h單次參考工時(shí)工作頻率10次/月觸發(fā)條件完成公文簽發(fā)信息輸入《公文管理規(guī)定》；《公文管理規(guī)則》；已簽發(fā)的文件輸出事業(yè)部發(fā)文：紅頭文件加蓋印章；公司發(fā)文：將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文處理紙和電子文檔發(fā)至長(zhǎng)沙企管中心制作。工作步驟與要求：每周五定期將一周內(nèi)處理的文件按規(guī)范分類歸檔；按日期順序排列整編；外單位來(lái)文一季度整編一次，移交公司總部行政部門；其他文書檔案每年三月份統(tǒng)一按要求整編，打印檔案卷內(nèi)目錄和備考表，放于檔案盒內(nèi)，移交檔案室。目標(biāo)歸檔及時(shí)率100%，資料齊全率100%。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則 /年工作量 單次參考工時(shí)工作頻率10次/月觸發(fā)條件函件寄到信息輸入信件輸出經(jīng)來(lái)文處理的外來(lái)函件異常判定重要信件處理錯(cuò)誤異常處理向上級(jí)匯報(bào)工作步驟與要求：收到外來(lái)函件；屬個(gè)人信件當(dāng)日呈送事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)；屬文件類做外單位來(lái)文處理；屬公司總部的函件，在最短時(shí)間內(nèi)帶至公司總部；其他視情況發(fā)至各部門。甄選事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)函件工作卡工作崗位：行政專責(zé)考核崗位：辦公室主任 編號(hào)：B0027目的使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣的日常工作中解脫。目標(biāo)及時(shí)率100%，準(zhǔn)確率100%，客戶滿意度100%，領(lǐng)導(dǎo)滿意度100%。工作步驟與要求：日?？蛻糁赁k公樓門崗后，視來(lái)訪情況通報(bào)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)；在得到事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定接待地點(diǎn)；通知領(lǐng)導(dǎo)至接待點(diǎn)或引領(lǐng)來(lái)賓至領(lǐng)導(dǎo)辦公室；根據(jù)來(lái)賓人數(shù)泡茶水；視會(huì)談時(shí)間半小時(shí)添加一次茶水。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則 /年工作量 單次參考工時(shí)工作頻率5次/月觸發(fā)條件來(lái)賓到訪；上級(jí)指令；門崗值班人員電話通知。甄選事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)日常接待工作卡工作崗位：行政專責(zé)考核崗位：辦公室主任 編號(hào)：B0025目的使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣的日常工作中解脫。異常判定當(dāng)日?qǐng)?bào)刊雜志未按時(shí)收到。信息輸入當(dāng)日?qǐng)?bào)刊雜志。報(bào)刊雜志的收發(fā)工作卡工作崗位：行政專責(zé)考核崗位：辦公室主任 編號(hào)：B0024目的使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)獲取行業(yè)信息，擴(kuò)大知識(shí)面。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則 /年工作量 78h單次參考工時(shí)工作頻率25次/月觸發(fā)條件每日十點(diǎn)前收齊信息輸入各部門負(fù)責(zé)人當(dāng)天填寫的日清表輸出經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批示的日清表異常判定不能按時(shí)收齊日清表異常處理督促未提交人，詢問(wèn)未提交原因；向事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。工作步驟與要求：建立分類檔案盒和文件夾；常用報(bào)表與文件分類存放至文件夾；每月將文件夾內(nèi)文件分類存放至檔案盒；每年將資料整編后存于檔案室或銷毀。目標(biāo)文件分類存放，五分鐘內(nèi)可準(zhǔn)確查找對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則 /年工作量 78h單次參考工時(shí)工作頻率25次/月觸發(fā)條件每周分類整理到文件夾，每月歸檔至文件盒，每年移交檔案室。工作步驟與要求：了解領(lǐng)導(dǎo)思想意圖與主要內(nèi)容；按格式和要求完成初稿；送領(lǐng)導(dǎo)審閱，根據(jù)意見進(jìn)行修改；進(jìn)行文字校對(duì)，確保無(wú)錯(cuò)字、病句；在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送至相關(guān)機(jī)構(gòu)、人員。異常判定領(lǐng)導(dǎo)因外出無(wú)法審核稿件。工作步驟與要求：接收各部門呈送的文件；對(duì)各部門呈送文件進(jìn)行審核，對(duì)行文方向、內(nèi)容表述不正確的文件要求呈送部門重新編制；登記需批示的報(bào)告（請(qǐng)示）；視輕重緩急將文件送至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，按請(qǐng)示和報(bào)告形式分開放于辦公桌上；緊急文件及時(shí)傳遞；重要文件一個(gè)工作日內(nèi)完成傳遞；其他文件兩個(gè)工作日內(nèi)完成傳遞；緊急文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)審批，其他文件定時(shí)取回；在《呈報(bào)文件明細(xì)表》上登記領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容及取文者姓名；通知承辦部門或呈報(bào)部門閱文、取文，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要求修改的文件及時(shí)通知呈送部門修改后重新報(bào)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)定期文書整理、報(bào)送工作卡工作崗位：行政專責(zé)考核崗位：辦公室主任 編號(hào)：B0021目的協(xié)助事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)處理日常文案目標(biāo)結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容全面、數(shù)據(jù)無(wú)誤初稿修改率不超10%在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成擬搞、送審對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則 /年工作量 120h單次參考工時(shí)1h工作頻率10次/月觸發(fā)條件上級(jí)部門下發(fā)通知或指令；事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)指令；每月、每周定期整理、報(bào)送。異常判定緊急文件需批示；文件丟失。其他文件根據(jù)情況，一般為上午、下午各送一次。目標(biāo)及時(shí)率100%；遺漏率0%、丟失率0%；文件無(wú)重大質(zhì)量問(wèn)題和低級(jí)錯(cuò)誤。工作步驟與要求：每個(gè)工作日的7：40分前到達(dá)事業(yè)部總經(jīng)理辦公室；準(zhǔn)備抹布、拖把等清潔物品；首先進(jìn)行辦公桌面的文件整理，按文件類型歸檔；用抹布清潔所有桌椅、門窗；