【正文】 6．如有破損、受潮、變質(zhì)等情況，質(zhì)檢人員應(yīng)進(jìn)行初步的損失預(yù)估，在物資包裝上貼不合格標(biāo)簽，并在《驗(yàn)收單》（如下表所示）上注明。4．物資經(jīng)過(guò)清點(diǎn)與檢查后，相關(guān)人員進(jìn)行簽字驗(yàn)收并填制《驗(yàn)收單》，倉(cāng)庫(kù)管理人員填制《外購(gòu)存貨入庫(kù)單》，在物資外包裝處注明存貨編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等，并準(zhǔn)備入庫(kù)。2．倉(cāng)儲(chǔ)部人員檢查供應(yīng)商提供的材質(zhì)證明、合格證、運(yùn)單、提貨通知單等原始單據(jù)。第2章 存貨驗(yàn)收控制第4條 公司對(duì)于外部購(gòu)買的原材料等存貨，入庫(kù)前必須辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)。2．采購(gòu)部、質(zhì)檢部負(fù)責(zé)存貨數(shù)量、質(zhì)量等的驗(yàn)收工作。第2條 范圍本制度適用于公司存貨驗(yàn)收與保管的相關(guān)控制與管理工作。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期第3章 存貨內(nèi)部控制實(shí)施細(xì)則3．1 存貨管理目標(biāo)3．1．1 存貨業(yè)務(wù)目標(biāo)存貨業(yè)務(wù)目標(biāo)是指企業(yè)對(duì)各類原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品、周轉(zhuǎn)材料、代銷代管存貨、委托加工存貨、代修存貨等進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)中應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)，具體內(nèi)容如圖31所示。第6章 附則第34條 本細(xì)則的擬定和修改由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總經(jīng)理審核后批準(zhǔn)執(zhí)行。第33條 退換貨作業(yè)1．對(duì)檢驗(yàn)不合格的物資辦理退換貨時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)開(kāi)立《退換貨處理單》并附有關(guān)貨物《檢驗(yàn)報(bào)告單》呈采購(gòu)經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理。3．對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，再由倉(cāng)庫(kù)人員入庫(kù)定位。第32條 驗(yàn)收結(jié)果處理1．交貨數(shù)量超過(guò)訂購(gòu)量的部分應(yīng)退回供應(yīng)商；屬于自然溢余的，在驗(yàn)收單“備注”欄注明自然溢余的數(shù)量或重量，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理同意后進(jìn)行收貨，并告知采購(gòu)人員。索賠單索賠單編號(hào)： 開(kāi)單日期：供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商名稱索賠原因索賠事項(xiàng)物資編號(hào)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)金額合計(jì)索賠結(jié)果采購(gòu)員采購(gòu)經(jīng)理4．質(zhì)檢部應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，嚴(yán)格按照合同的品名、規(guī)格、型號(hào)等逐項(xiàng)驗(yàn)收，對(duì)所有不合格項(xiàng)進(jìn)行記錄，以便及時(shí)與供應(yīng)商或公證單位索賠、交涉。2．若驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達(dá)到一定程度時(shí)，質(zhì)檢員應(yīng)及時(shí)告知采購(gòu)人員通知供應(yīng)商前來(lái)處理或聯(lián)絡(luò)公證處前來(lái)公證，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)的進(jìn)行。第31條 物資質(zhì)量檢驗(yàn)。第30條 外購(gòu)物資核單點(diǎn)收1．物資送達(dá)后，收貨人員依照裝箱單以及訂購(gòu)單開(kāi)箱核查物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2．收貨員點(diǎn)收時(shí)，應(yīng)先核對(duì)其送貨單內(nèi)容與訂購(gòu)單有無(wú)錯(cuò)誤或是否存在超交現(xiàn)象，并核對(duì)實(shí)物。第28條 驗(yàn)收結(jié)束后，采購(gòu)人員、質(zhì)檢員、收貨員三方應(yīng)當(dāng)在《驗(yàn)收單》（如下表所示）上簽字，方可報(bào)送財(cái)務(wù)部做賬務(wù)處理。第26條 采購(gòu)數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價(jià)。第24條 已核定的采購(gòu)單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)以《單價(jià)審核單》形式重新報(bào)批，且附上書(shū)面的原因說(shuō)明。2．采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行審核，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí)，退回采購(gòu)人員重新議價(jià)，或由采購(gòu)部經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)，并將議價(jià)結(jié)果報(bào)公司主管副總與總經(jīng)理審核。物資價(jià)格計(jì)算說(shuō)明表計(jì)算公式說(shuō)明P——物資的價(jià)格X——物資生產(chǎn)制造所需材料的用量a——物資所需材料的單價(jià)Y——物資生產(chǎn)制造所需要的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間（主要作業(yè)時(shí)間+作業(yè)準(zhǔn)備時(shí)間）b——單位時(shí)間的工資率c——單位時(shí)間的費(fèi)用d——修正系數(shù)，主要指非正常狀態(tài)下的特殊情況，包括趕貨、試用樣品的生產(chǎn)等Z——物資生產(chǎn)商的預(yù)期利潤(rùn)第23條 采購(gòu)價(jià)格審核審批。7．物資管理費(fèi)用以及稅收。5．物資生產(chǎn)制造所需費(fèi)用或者外包費(fèi)用。3．物資生產(chǎn)所耗費(fèi)的直接或間接的人工成本。1．物資的制作方法和生產(chǎn)工藝。第21條 采購(gòu)部根據(jù)調(diào)查價(jià)格信息對(duì)采購(gòu)物資成本進(jìn)行分析，目的在于確定物資成本的合理性和適當(dāng)性。第19條 采購(gòu)部人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)供應(yīng)商履約情況，填寫(xiě)《采購(gòu)工作日?qǐng)?bào)》并上報(bào)相關(guān)部門(mén)，確保按進(jìn)度完成采購(gòu)作業(yè)。第17條 若采購(gòu)合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi)，采購(gòu)合同由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行；若采購(gòu)合同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限，采購(gòu)合同需上報(bào)董事會(huì)審批，同時(shí)遞交評(píng)審會(huì)意見(jiàn)。6．采購(gòu)部根據(jù)審批結(jié)果選定供應(yīng)商，并擬定采購(gòu)合同。4．采購(gòu)部相關(guān)人員與備選供應(yīng)商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認(rèn)、價(jià)格和后期服務(wù)為重點(diǎn)談判項(xiàng)目，其中，采購(gòu)價(jià)格要符合公司底價(jià)制定要求。2．采購(gòu)人員應(yīng)從生產(chǎn)需求、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應(yīng)商，根據(jù)考察結(jié)果編寫(xiě)《供應(yīng)商情況分析表》，詳細(xì)登記供應(yīng)商各方面的情況。第3章 采購(gòu)過(guò)程管理第14條 公司采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)物資的性質(zhì)選擇采購(gòu)方式，一般采用招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)議價(jià)采購(gòu)、定價(jià)采購(gòu)、公開(kāi)市場(chǎng)采購(gòu)等方式（如下表所示）。第13條 免開(kāi)請(qǐng)購(gòu)單事項(xiàng)規(guī)定如下。第11條 緊急采購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)于“備注”欄注明原因并加蓋“緊急采購(gòu)”章，以急件卷宗遞送。第9條 物資需求部門(mén)若需要變更申請(qǐng)采購(gòu)物資的規(guī)格或數(shù)量，必須立即通知采購(gòu)部，及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購(gòu)計(jì)劃。第7章 采購(gòu)部將經(jīng)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)本期預(yù)算及財(cái)務(wù)總監(jiān)的意見(jiàn)審核批準(zhǔn)并蓋章。第2章 采購(gòu)申請(qǐng)與審批第5條 物資需求部門(mén)填寫(xiě)《物資需求單》，詳細(xì)注明需求物資的品名、型號(hào)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、預(yù)計(jì)價(jià)格、需求原因、要求到位時(shí)間等，并提交部門(mén)經(jīng)理審批。3．開(kāi)拓貨源基地，優(yōu)化供應(yīng)渠道，降低采購(gòu)成本。第4條 控制原則1．結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要開(kāi)展物資采購(gòu)工作，保障原材料和各項(xiàng)物資的連續(xù)供應(yīng)。2．倉(cāng)儲(chǔ)部收貨人員負(fù)責(zé)物資的清點(diǎn)、登記以及按照實(shí)際數(shù)量填報(bào)驗(yàn)收單等工作。第2條 適用范圍公司的采購(gòu)活動(dòng)以及采購(gòu)物資驗(yàn)收活動(dòng)均應(yīng)遵照本細(xì)則辦理。第20條 本制度實(shí)施后，凡既有的類似規(guī)定自行終止，與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)，與國(guó)家有關(guān)規(guī)定相抵觸的，以國(guó)家有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。4．會(huì)審意見(jiàn)呈交采購(gòu)總監(jiān)、公司總經(jīng)理進(jìn)行審核并簽署最后意見(jiàn)。2．申請(qǐng)?zhí)夭蓵r(shí)，必須詳細(xì)填寫(xiě)《特采作業(yè)申請(qǐng)書(shū)》，寫(xiě)明不合格原因及特采原因。第17條 若采購(gòu)物資規(guī)格、數(shù)量或質(zhì)量與采購(gòu)訂單或合同有差異，采購(gòu)部需及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法，并報(bào)主管副總或公司總經(jīng)理審批。4．公司直屬分支機(jī)構(gòu)和分公司采購(gòu)合同在公司總經(jīng)理的授權(quán)范圍內(nèi)簽署。2．公司主管副總有權(quán)簽署合同標(biāo)的額在5 000～10 000元的采購(gòu)合同。第14條 公司根據(jù)對(duì)初稿會(huì)審稿修訂簽審后的合同定稿簽訂合同，零星物資根據(jù)財(cái)務(wù)部、設(shè)備部、使用部門(mén)簽署的零星物資采購(gòu)合同主要條款會(huì)簽表簽訂合同。5．采購(gòu)部經(jīng)理在審查后簽字認(rèn)可合同文本。3．主管副總負(fù)責(zé)對(duì)合同所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出審查意見(jiàn)。1．公司財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)對(duì)合同價(jià)款的形成依據(jù)、款項(xiàng)收取或支付條件等條款進(jìn)行審查并提出意見(jiàn)。第3章 采購(gòu)合同審批第13條 合同簽署前，有關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同初稿會(huì)審稿所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查。4．特殊情況下，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)可直接請(qǐng)示公司總經(jīng)理，在緊急采購(gòu)后補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。緊急采購(gòu)申請(qǐng)審批單物資名稱型號(hào)/規(guī)格用途底價(jià)參考價(jià)格請(qǐng)購(gòu)數(shù)量請(qǐng)購(gòu)原因請(qǐng)購(gòu)部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)主管副總/總經(jīng)理審批申請(qǐng)部門(mén)： 申請(qǐng)人： 申請(qǐng)日期：2．緊急采購(gòu)的物資價(jià)值在5 000（含）元以下的，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需報(bào)采購(gòu)總監(jiān)審批，審批同意后，轉(zhuǎn)交采購(gòu)部實(shí)施緊急采購(gòu)作業(yè)。3．若已簽訂采購(gòu)合同且請(qǐng)購(gòu)單已送倉(cāng)儲(chǔ)部待辦收料，采購(gòu)部應(yīng)通知撤銷部門(mén)，并由倉(cāng)儲(chǔ)部據(jù)此將請(qǐng)購(gòu)單退回原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。第11條 撤銷請(qǐng)購(gòu)的審批流程1．原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)通知采購(gòu)部門(mén)停止采購(gòu)，同時(shí)于《物資需求單》的第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”戳記并注明撤銷原因。6．財(cái)務(wù)部經(jīng)理根據(jù)資金狀況，針對(duì)月度增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃簽署部門(mén)意見(jiàn)，半個(gè)工作日內(nèi)將5萬(wàn)元以內(nèi)的生產(chǎn)類增補(bǔ)計(jì)劃直接反饋給采購(gòu)部門(mén)，非生產(chǎn)類的和采購(gòu)金額超5萬(wàn)元的生產(chǎn)類增補(bǔ)計(jì)劃由主管財(cái)務(wù)的副總在半個(gè)工作日內(nèi)審批。4．主管副總一個(gè)工作日內(nèi)審批采購(gòu)部經(jīng)理審批同意的非生產(chǎn)類和5萬(wàn)元以上的生產(chǎn)類月度增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃。2．采購(gòu)部接到相關(guān)部門(mén)報(bào)送的《增補(bǔ)需求計(jì)劃申請(qǐng)表》后一個(gè)工作日內(nèi)編制月度增補(bǔ)采購(gòu)計(jì)劃。第9條 對(duì)預(yù)算外請(qǐng)購(gòu)單的審批，除執(zhí)行以上審批手續(xù)外，一律報(bào)總經(jīng)理審批。2．審批內(nèi)容主要是確定是否應(yīng)采購(gòu)、按什么標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)以及采購(gòu)的數(shù)量、質(zhì)量。第7條 采購(gòu)相關(guān)人員需嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)申請(qǐng)審批權(quán)限規(guī)定（如下表所示）。5．采購(gòu)人員根據(jù)審批結(jié)果實(shí)施采購(gòu)。3．采購(gòu)部匯總各部門(mén)的《物資需求單》并根據(jù)庫(kù)存對(duì)其進(jìn)行修正后，編制《月度采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃》（如下表所示）報(bào)相關(guān)權(quán)限范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)審批。第6條 月度采購(gòu)計(jì)劃的制訂與審批1．各物資使用部門(mén)于每月25日前根據(jù)次月工作計(jì)劃填寫(xiě)《物資需求單》，由部門(mén)經(jīng)理簽字后交采購(gòu)部。4．采購(gòu)部匯總和審定各部門(mén)的年度需求，編制年度采購(gòu)計(jì)劃，提交主管副總進(jìn)行審核。2．在填報(bào)第二年度物資計(jì)劃申請(qǐng)表時(shí)，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司下達(dá)的年度工作任務(wù)情況制訂出全年運(yùn)營(yíng)發(fā)展所需的物資用量計(jì)劃，確保本部門(mén)計(jì)劃符合運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需要。5．付款申請(qǐng)、審批與執(zhí)行崗位分離。3．采購(gòu)合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離。1．請(qǐng)購(gòu)與審批崗位分離。5．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按采購(gòu)合同進(jìn)行采購(gòu)付款審核、辦理付款作業(yè)并做相關(guān)賬務(wù)處理。3．質(zhì)檢部負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等工作。第3條 公司執(zhí)行采購(gòu)各相關(guān)部門(mén)及崗位責(zé)任制1．采購(gòu)部是公司物資采購(gòu)的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)物資需求信息的匯總、提出采購(gòu)申請(qǐng)、制訂采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商選擇與管理、價(jià)格談判、參與采購(gòu)驗(yàn)收及結(jié)算付款申請(qǐng)等工作。資金分散使用，付款時(shí)間、方式、金額不恰當(dāng)造成資金效益的流失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容1結(jié)算不及時(shí)，多記、錯(cuò)記、漏記物資入庫(kù)、庫(kù)存或應(yīng)付賬款，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容2會(huì)計(jì)核算不規(guī)范，不能如實(shí)反映財(cái)務(wù)狀況，影響財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容3圖24 采購(gòu)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)2．3 采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程2．3．1 請(qǐng)購(gòu)與審批控制流程請(qǐng)購(gòu)與審批控制流程業(yè)務(wù)流程序號(hào)責(zé)任部門(mén)/人配合/支持部門(mén)不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．根據(jù)需求提出采購(gòu)需求申請(qǐng)2．匯總各部門(mén)的采購(gòu)需求3．庫(kù)存分析、物資需求分析4．編制采購(gòu)申請(qǐng)單，提出申請(qǐng)5．權(quán)限范圍內(nèi)審批6．制定并完善采購(gòu)實(shí)施方案7．實(shí)施采購(gòu)1需求部門(mén)采購(gòu)部審核審批檢查需求單等是否填寫(xiě)規(guī)范、資料是否完備《采購(gòu)授權(quán)與審批制度》2采購(gòu)部審核審批檢查采購(gòu)需求匯總表單是否填寫(xiě)正確、規(guī)范《采購(gòu)授權(quán)與審批制度》3采購(gòu)部倉(cāng)儲(chǔ)部監(jiān)督需求分析、庫(kù)存分析方法是否科學(xué)、合理《采購(gòu)授權(quán)與審批制度》4采購(gòu)部審核審批檢查申請(qǐng)單是否填寫(xiě)規(guī)范、資料是否齊全《采購(gòu)授權(quán)與審批制度》5財(cái)務(wù)部、主管副總、總經(jīng)理采購(gòu)申請(qǐng)檢查是否按規(guī)定權(quán)限范圍進(jìn)行審批，有無(wú)越權(quán)現(xiàn)象《采購(gòu)授權(quán)與審批制度》6采購(gòu)部審核審批檢查采購(gòu)方案是否科學(xué)，是否經(jīng)過(guò)審批程序《采購(gòu)授權(quán)與審批制度》7采購(gòu)部倉(cāng)儲(chǔ)部、質(zhì)檢部監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程是否符合國(guó)家與企業(yè)相關(guān)規(guī)定《采購(gòu)與驗(yàn)收控制細(xì)則》2．3．2 采購(gòu)與驗(yàn)收控制流程采購(gòu)與驗(yàn)收控制流程業(yè)務(wù)流程序號(hào)責(zé)任部門(mén)/人配合/支持部門(mén)不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．制定并執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃與方案2．供應(yīng)商篩選、談判，確定價(jià)格3．簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議4．到貨核對(duì)5．物資驗(yàn)收6．出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告7．相關(guān)問(wèn)題處理8．物資入庫(kù)與臺(tái)賬登記1采購(gòu)部相關(guān)部門(mén)審核檢查采購(gòu)活動(dòng)是否按照計(jì)劃與方案進(jìn)行《采購(gòu)與驗(yàn)收控制細(xì)則》2采購(gòu)部技術(shù)部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部審核審批檢查是否按規(guī)定篩選供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格是否合理《采購(gòu)與驗(yàn)收控制細(xì)則》、《供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理辦法》3采購(gòu)部總經(jīng)理法務(wù)部、行政部審核審批檢查采購(gòu)合同是否符合國(guó)家與企業(yè)規(guī)定，是否經(jīng)審批程序《采購(gòu)與驗(yàn)收控制細(xì)則》、《合同法》4倉(cāng)儲(chǔ)部采購(gòu)部檢查是否執(zhí)行到貨核對(duì)、物資與采購(gòu)單是否相符《采購(gòu)與驗(yàn)收控制細(xì)則》5質(zhì)檢部采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部采購(gòu)檢查是否按照規(guī)定的驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收《采購(gòu)與驗(yàn)收控制細(xì)則》6質(zhì)檢部采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部審核審批檢查質(zhì)檢報(bào)告內(nèi)容的真實(shí)性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性《采購(gòu)與驗(yàn)收控制細(xì)則》7采購(gòu)部倉(cāng)儲(chǔ)部、供應(yīng)商審批檢查解決方案的可行性以及是否符合企業(yè)利益《采購(gòu)與驗(yàn)收控制細(xì)則》8倉(cāng)儲(chǔ)部采購(gòu)部檢查入庫(kù)臺(tái)賬編制是否規(guī)范，賬實(shí)是否相符《采購(gòu)與驗(yàn)收控制細(xì)則》2．4 采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程相關(guān)細(xì)則、辦法、規(guī)定、制度2．4．1 采購(gòu)授權(quán)與審批制度制度名稱采購(gòu)授權(quán)與審批制度制度編號(hào)受控狀態(tài)執(zhí)行部門(mén)監(jiān)督部門(mén)生效日期第1章 總則第1條 目的為加強(qiáng)物資采購(gòu)管理，明確采購(gòu)授權(quán)范圍與審批權(quán)限，規(guī)范公司的采購(gòu)審批工作，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。采購(gòu)行為違反國(guó)家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失內(nèi)容內(nèi)容