【正文】 其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。任何一個機關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。在機關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。） 3）機要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性；4）規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。有的公文的處理要講究適時。我們所說的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。 ④從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關(guān)的機關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。 ②從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。廣義上說，公文處理工作就是運用科學(xué)的原則、程序和方法對機關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。（4）落款：寫建議者個人、集體或單位名稱，并注明年月日。前言寫建議的背景、原因、目的等；主體寫建議的具體事項。（2）稱謂：即被建議單位的名稱或被建議的個人的姓名。建議的寫作格式及寫作要求①建議的寫作格式：由標題、稱謂、正文和落款組成。②★提案的寫作要求：1）熟悉同提案有關(guān)的情況 2）注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。（5）辦 法 寫明解決問題的辦法和措施。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。二、★建議類文書的特點：①建議性②說理性：文字表達上力求實實在在，明確具體富于說理性③委婉性：語氣要委婉和切中要害三、 建議類文書的寫作提案的寫作格式與寫作要求① 提案的寫作一般包括： （1）標 題 寫明XXX單位XXX會議第X號提案。 一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用。建議類分文書的分類：提案、建議三種。③報尾：正文寫完之后，用一條黑線將主體部份與報尾部隔開，在黑線下寫簡報的報、送、發(fā)單位及簡報的份數(shù)。按語：用來說明編發(fā)簡報的原因或目的，以引起讀者的重視。① 報頭：簡報的一個突出特點就是有獨特的報頭。2）工作簡報：就是反映本部門、本系統(tǒng)各方面工作情況的簡報。 常見的名稱有：“簡訊”“快訊”“快報”“動態(tài)”“信息”“工作通訊”“情況通報”“情況反映”“內(nèi)部參考”“摘報”等。簡報類文書：是用于匯報工作、反映問題、交流經(jīng)驗、溝通情況、推動工作展開的一種簡短的、摘要性的信息載體。2）要客觀真實； 3）要言簡意賅?！锎笫掠浀膶懽饕螅?）要記述“大”事。按年月日排序。（2）開頭：用于說明編寫目的、意義、體例及時限等。接待記錄的寫作要求基本同于會議記錄和電話記錄。（5）一定要記下來電話人或受話人的姓名、職務(wù)、以保證內(nèi)容的可靠、保密，并有據(jù)可查。（4）重要的發(fā)話內(nèi)容，要求對方復(fù)述，讓對方確認無誤才行。（2）電話請示時，要記清領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人作的指示或答復(fù)，并記明發(fā)話人（傳達人或領(lǐng)導(dǎo)本人）的姓名、職務(wù)，以便向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報。②發(fā)出電話記錄一般應(yīng)該包括：發(fā)電時間；發(fā)往機關(guān)；發(fā)電話人（姓名、職務(wù)）；接電話人（姓名、職務(wù)）；發(fā)電話事由。4）處理結(jié)果，即將電話記錄交有關(guān)人員處理的情況，此項內(nèi)容在受話完畢后才能填寫。 2）來電單位和來電會話人、注明其姓名、職務(wù)等身份情況。（二）電話記錄的寫作格式及定價寫作要求： 一般有發(fā)出電話記錄和接收電話紀錄表格填寫。3）對特別重要的會議內(nèi)容，為保證記錄的準確，可根據(jù)現(xiàn)場錄音整理或核對記錄稿，可幾人同時記錄，完畢后核對，整理出一份準確、完整的記錄。會議記錄一般要做到：1）記錄人必須集中精力，把應(yīng)該記錄的內(nèi)容迅速記錄下來。二、★記錄類文書特點：1）內(nèi)容紀實性 2）材料的直接性 3）語言的實錄性三、 記錄類文書的寫作（一）會議記錄的寫作格式及寫作要求：　會議記錄一般包括以下部分：1）會議組織情況：應(yīng)寫明會議名稱、屆數(shù)、起止時間、地點、出席、列席、缺席人數(shù)和姓名以及缺席原因，主持人和記錄人的姓名，會議主要議題等。④大事記：是將本機關(guān)本部門工作的重大公務(wù)活動或重大事件按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。②電話記錄：是在用電話處理公務(wù)時，記載有關(guān)通話內(nèi)容的文書。記錄類文書的類型包括：①會議記錄：是指如實記載有關(guān)會議基本情況和主要內(nèi)容的文書。最后再寫一些表示祝愿的話語。 結(jié)尾：應(yīng)對主體部分的內(nèi)容做出總結(jié)，同時對有關(guān)問題，特別是涉及雙方共同關(guān)心的有關(guān)事項發(fā)出號召，提出期望。 主體：這部分內(nèi)容寫作比較靈活自由，無固定的寫作格式。③ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞：開頭：首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對象（應(yīng)用尊稱），然后用熱情洋溢的語言向客人表示歡迎、歡送或是對主人的盛情表示謝意。二是提出貫徹執(zhí)行的意見。主體：包括兩方面內(nèi)容。 結(jié)尾：要有鼓動性、號召性和預(yù)祝性，提出要求和希望，意在為大會的順利進行創(chuàng)造良好的氣氛。②開幕詞：開頭：宣告會議開幕，常用稱呼開頭，接著說明會議的組織組織情況。 結(jié)尾：一般總結(jié)全文，自然收束，并提出希望。 開頭：可彩開門見山的單 直入式，也可以采用設(shè)置懸念的提問式，或說明講話目的和原因的交代式。三、★講話類文書的特點：1）口頭性 2）直接性 3）針對性四、講話類文書的寫作 ：都由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。歡送詞：是是客人時表達良好祝愿的一種講話類文書?！哂锌偨Y(jié)性、激勵性和評估性的作用?！哂兄笇?dǎo)性、方向性和基調(diào)性的作用。第九章　機關(guān)其他常用文書的寫作（下）第五節(jié)　講話類文書一、講話類文書：是人們在各種特定的場合發(fā)言時所依據(jù)的各類文稿的總稱——是在公眾場合經(jīng)常使用的文書二、講話類文書的類型： 根據(jù)講話的場合及主旨的不同，可分為三類：1）講話稿 ：是指各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上宣讀的文稿。 主體：調(diào)查報告的主要部分，調(diào)查所得的材料和結(jié)論都放在這部分。 標題中如果沒有“調(diào)查報告”或“調(diào)查”字樣，發(fā)表時一般應(yīng)注明“調(diào)查報告”或“新聞?wù){(diào)查”。 單行的形式有：直陳式、提問式、結(jié)論式等。 ：“對象加內(nèi)容加文種”、“對象加文種”、“內(nèi)容加文種”三種形式。 2）紀實性強：調(diào)查報告的主要任務(wù)是提供與要解決的問題有關(guān)的事實，是真實的、確鑿的材料。第四節(jié)　調(diào)查報告一、調(diào)查報告，是針對現(xiàn)實中發(fā)生的較重要的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報告。正文：兩種寫法 1） “分層展開式”：是一種縱式結(jié)構(gòu)，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經(jīng)驗教訓(xùn)、今后努力方向五層內(nèi)容。2）專題性總結(jié)：只就一個方面、一項工作，甚至一個問題進行總結(jié)，內(nèi)容比較單一。 2）經(jīng)驗性：從工作中引出經(jīng)驗教訓(xùn)，為以后的工作提拱借鑒?？偨Y(jié)的作用：下情上達和提高自身。第三節(jié)　總結(jié)一、總結(jié)，是機關(guān)團體在實施計劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進行概括及評估的文書。五、完整的計劃包括：1）現(xiàn)狀分析；2）目標和任務(wù)；3）主要措施；4）實施步驟；5）執(zhí)行要求計劃正文的格式以“條款式”或“表格式“最為多見，也有條款式和表格式結(jié)合使用的，條款式分條分點，眉目清晰；表格式一般用于說明任務(wù)分配，時間安排等內(nèi)容，其好處是一目了然。 2）確定目標要實事求是 3）措施步驟要切實可行 4）條目要分明，語言要簡潔① 標題 ：由機關(guān)名稱、適用時間、內(nèi)容類別、文種名稱四部分組成。它的內(nèi)容具體、細致、執(zhí)行和檢查均極方便。計劃類：實現(xiàn)目標的期限較規(guī)劃短，以年度計劃和一年以內(nèi)的短期計劃為多。作用主要是針對全局工作作略性、方向性的規(guī)定，以指導(dǎo)局部的、短期的各項工作。三、★計劃類文書的類型：根據(jù)完成期限、內(nèi)容側(cè)重、具體作用的不同，分三大類規(guī)劃類：實現(xiàn)目標的期限較長，往往是五年以上。二、★計劃類文書的特點：1）目標的前瞻性：任何工作計劃都有一個需要完成的預(yù)期目標，這目標不是任意確定的，它必須服從更長遠的奮斗目標。2）上情下達：上級機關(guān)把自己的工作計劃告訴下級機關(guān)，可以起宏觀調(diào)控的作用，使下級機關(guān)能根據(jù)全局的計劃，安排好自己那部分工作?！　∮媱濐愇臅ㄒ?guī)劃、綱要、計劃、安排等文種★計劃類文書的作用：1）下情上達 ：下級機關(guān)通過上報工作計劃，可以得到上級機關(guān)的指導(dǎo)和幫助，減少完成計劃過程中的困難。 寫作要求：簡短、精練、易記。章程的形式：“章條式”—政黨、較大的社會團體的章程多采用； “條款式”—機構(gòu)較小、涉及事務(wù)不很多的章程采用。章程的種類： ① 組織章程：系統(tǒng)闡明一個組織的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、成員、機構(gòu)、活動方式、經(jīng)費來源等。②聯(lián)系為：實施細則的內(nèi)容必須和法律、法規(guī)的有關(guān)條款相對應(yīng)。寫法：一般也是“章條式”或“條款式”，但每一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實施細則。實施細則：是實施法律、法規(guī)的細小規(guī)則，它多半是主管總門針對實施法律、法規(guī)時已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則。（屬行政法規(guī)）　辦法的內(nèi)容應(yīng)：具體、周全、便于操作。二、規(guī)章類文書的寫作四種類型辦法：對某一項行政工作作出比較具體的規(guī)定?！镆?guī)章文書的特點：1）具有內(nèi)容的規(guī)范性；2）執(zhí)行的強制性；3）制定的程序性：①內(nèi)容的規(guī)范性：是指規(guī)章類文書是為了規(guī)范特定范圍、特定方面的工作、活動、行為而制定的，它是辦事的準則、活動的依據(jù)、行為的規(guī)范。第八章　機關(guān)其他常用文書的寫作（上）第一節(jié)　規(guī)章類文書一、規(guī)章類文書：是規(guī)范工作、活動、行為等的規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機構(gòu)。 章條式“適用于內(nèi)容比較復(fù)雜的：”條款式“適用于內(nèi)容比較簡單的。三、條例和規(guī)定的寫作：條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種★草擬條例和規(guī)定的原則：1）堅持四項基本原則，為改革開放，搞活社會主義現(xiàn)代建設(shè)服務(wù) 2）符合憲法和法律，符合黨和國家的路線方針政策 3）從實際出發(fā)，實事求是 4）貫徹民主集中制，充分發(fā)揚民主起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進行清理，如果現(xiàn)行的法規(guī)將被起草的法規(guī)所代替，必須在草案中寫明予以予廢止。 2）法規(guī)性規(guī)定：由有條件制定法規(guī)的機構(gòu)制定，適用于對某一方面的行政工作或某個地方的某項工作作出的規(guī)定。適用范圍：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的規(guī)范。3）地方權(quán)力機關(guān)制定的條例：適用于規(guī)范地方某一方面的工作。條例的類型：1）黨的中央機關(guān)制定的條例 ：知用于規(guī)范全黨的工作、活動和黨員行為。五、第3點的★會議紀要的正文寫法：1）正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三部分；2）會議概況介結(jié)開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等，其詳略視實際需要決定，應(yīng)盡可能簡要，一般放在正文開頭，有時可移至正文最后； 3）會議內(nèi)容是主要部分，介結(jié)會議討論和決定的主要事項，要寫得觀點鮮明、主題突出、內(nèi)容充實、不可出現(xiàn)漏缺，常見有綜合歸納和分項例舉兩種寫法；4）結(jié)束語是小結(jié)，往往對與會者、下級機關(guān)、有關(guān)群眾提出一些希望和要求。 會議紀要由會議主持機關(guān)撰寫，可以在最后署機關(guān)名稱和撰寫日期。會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可以省去“會議”二字。研討性會議紀要：研討問題或交流情況、經(jīng)驗的會議，各抒已見，不需要統(tǒng)一意見，不需要作決議，經(jīng)要只要把各方的主要觀點、意見或情況記下就可以。協(xié)議性會議紀要：由代表不同方面的不同機構(gòu)聯(lián)合召開的商討共同關(guān)心問題的會議，紀要主要記載各方取得的一致辭意見，對各方今后的工作有約束力。三、會議紀要的類型：根據(jù)會議的性質(zhì)和擬寫會議紀要的目的，可分三大類：決議性會議紀要：多半是有一定權(quán)力的機構(gòu)召開的研究工作的會議，紀要記載會議的主要精神和決議事項，可以作為傳達和部署工作的依據(jù)，對今后工作的指導(dǎo)意義。約束性：反映統(tǒng)一精神和議定事項的會議紀要，對與會者和有關(guān)人員，具有約束力。二、★會議紀要的特點：紀要性：把會議的主要精神和議定事項，經(jīng)歸納整理。會議紀要要出現(xiàn)于民國末年。五、函的格式： 函的正文，一般由緣由、事故、結(jié)語（表達發(fā)函者的愿望）三部分組成?！糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān)，也可用于上下級之間的交往?！糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān)?！糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān)，也可用于上下級之間的交往。—用于平行機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)。二、★函的特點：1）形式靈活，適應(yīng)性強 ； 2）務(wù)實性強。一般用于平行機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)，但有時也可用于上下級之間的交往。2）指示性批復(fù)，針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。三、★批復(fù)的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準和請示幫助兩個方面，批復(fù)可分為兩類：1）表態(tài)性批復(fù)，主要是答復(fù)請求批準類的請示，或同意，或不同意。二、★批復(fù)的特點：1）針對性 ：針對“請示”這一文種，針對請示的機關(guān)，針對請示的問題。（語言要得體）第十節(jié)　批復(fù)一、批復(fù)：是答復(fù)下級機關(guān)請示事項的指示性公文。（不能只寫“請示”二字）；② 正文：多半按請示理由、請示事項、結(jié)束語的順序?qū)?。格式要正確，語言要得體。三、請示的類型：1）請求批準類 2）請求幫助類 3）請求批轉(zhuǎn)類四、 ★請示寫作要求：—請示內(nèi)容單一，目的較單純★要遵守行文規(guī)則：1）請示應(yīng)當(dāng)一文一事；2）請示一般寫一個主送機關(guān)，如需要同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)；3）一般不得越級請示，因特殊情況應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)；4）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)。②說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。適用范圍：用于向上級機關(guān)請求指示，批準。 正文之前寫受文單位；正文之后署發(fā)文單位和日期。（一般匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問的報告多屬此類） 2）呈轉(zhuǎn)性報告：行文目的不僅僅是匯報，它還要求上級機關(guān)在同意報告的情況下，將報告批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位執(zhí)行。二、★報告的特點：1）重陳述 2）有主見三、★報告的類型：