【正文】 在發(fā)文字號的擬制中，不少機關(guān)以“發(fā)”、“呈”、“函”三字分別作為下行文、上行文?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中都規(guī)定，“聯(lián)合行文時，只標明主辦機關(guān)的發(fā)文字號”。辦文部門一定要排除阻力，堅持先核后簽，防止先簽后核，即防止文件“倒簽”。行文應按照擬稿——部門負責人審核（會簽）——辦公室核稿——公司領(lǐng)導簽發(fā)的正常順序進行。如：《中共中央辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中共中央宣傳部2009年宣傳思想工作要點的通知》。如：《中共中央辦公廳印發(fā)關(guān)于建立促進科學發(fā)展的黨政領(lǐng)導班子和領(lǐng)導干部考核評價機制的意見的通知》。如若上級在轉(zhuǎn)發(fā)它的上級文件時，均結(jié)合實際提出了具體落實意見，則可將上級的轉(zhuǎn)發(fā)意見連同最上一級文件作為“附件”附在正文之后。當發(fā)生某一重大問題，省里發(fā)了文件，集團轉(zhuǎn)發(fā)，公司還要轉(zhuǎn)發(fā)時，標題就更難擬制。采用替代法時，在標題中最好標明事由主旨，讓人一目了然，如：河南省委關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2007〕21號文件嚴格控制黨政機關(guān)干部出國問題的通知。當批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)（頒發(fā)）原文標題中已有“關(guān)于”一詞時，新擬標題可省略介詞“關(guān)于”和文種“通知”。當遇到這種情況時，可采取以下三種方法進行技術(shù)處理。多層轉(zhuǎn)發(fā)文標題的處理技巧 在轉(zhuǎn)發(fā)式公文標題的擬制中，時常遇到這樣一種難以處理的情況，如XX縣政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX市關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX省政府關(guān)于XXX（事由）的通知的通知的通知。如《中共中央關(guān)于加強和改進新形勢下黨的若干重大問題的決定》，其發(fā)文機關(guān)是“中共中央”，事由是“加強和改進新形勢下黨的建設(shè)若干重大問題”，文種名稱為“決定”。實際工作中常用的文種還有許多，如章程、辦法、規(guī)劃、方案、計劃、總結(jié)等，這類文種沒有單獨行文的資格，必須借助于有獨立行文資格的如通知等文種作為載體。什么是法定文種？所謂法定文種，是國家明文規(guī)定的，可以用作公文標題的文種，是公文標題三要素（發(fā)文機關(guān)、事由、文種）的組成部分。否則，文件出現(xiàn)錯誤，由部門承擔責任。屬于不必行文的，應送請有關(guān)領(lǐng)導人批準并通知承辦部門或人員。 辦公室核稿時，發(fā)現(xiàn)有不妥之處，均須逐一修正。 （5）格式關(guān)：公文格式是否規(guī)范、完整、正確。 （3）政策關(guān)：是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級有關(guān)規(guī)定；是否注意了政策的銜接。公文核稿把關(guān)的重點是： （1）程序關(guān)：公文運轉(zhuǎn)程序是否符合規(guī)定，涉及有關(guān)處室業(yè)務內(nèi)容的文稿是否經(jīng)過經(jīng)過會簽。 公文核稿的基本任務是協(xié)助領(lǐng)導保證公文的質(zhì)量。除了請示、報告、函外，都可以用作下行文。 函的行文規(guī)則：一般按照級別平行發(fā)文。平行文一般用函、意見。 除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送請示、報告、意見。其中，單項不超過2000字，綜合不超過3000字。向上級機關(guān)的請示，不可同時向下級單位發(fā)送。辦法規(guī)定，受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當寫名主送機關(guān)和抄送機關(guān)。 （1)上行文：向所屬上級機關(guān)的公文為上行文。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)；凡是能用電話、協(xié)商等方式解決問題的，不印發(fā)文件；凡是可以用函文解決問題的，不發(fā)正式文；可長可短的公文要短。 公文管理機構(gòu)：各級機關(guān)的辦公室應當設(shè)立文秘部門或配備專職人員負責公文處理工作。第二章 公文處理 公文領(lǐng)導：各級行政機關(guān)的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。這個過程可以采用“模擬演練”的方法，即自己多念幾遍，這樣更能夠發(fā)現(xiàn)問題。五看文句是否準確。“濃妝淡抹始相宜”，要著眼于增強講話的針對性，對實際工作中極需解決的方面予以“濃妝”，一般性要求予以“淡抹”，甚至略去不提。四看重點是否突出。三看內(nèi)容是否遺漏。二看框架是否合理。要先看文章大標題是否緊扣會議主題，再看各大標題下的小標題是否緊扣所屬的大標題，層層圍繞中心，文稿主題鮮明，這是最基本的要求。一看主題是否扣緊。如何改文章，這是一個難題，尤其是對于寫作者自身來說，自己的文章要讓自己看出問題來，并進行糾正，還真是不容易。 體會之三：不厭千回改，百煉始成金 好文章是改出來的，翻來覆去多打磨打磨，才能臻于至善?！胺拧焙汀笆铡笔寝q證統(tǒng)一的，“放得開”才能有話可說，“收得攏”才能說所當說。即以幾個并行的觀點統(tǒng)領(lǐng)內(nèi)容，組合成篇。這是最為常見的三段論模式。即為什么（why）、做什么（what）、怎么做（how），也就是重要性、具體措施、保障條件。講話稿的結(jié)構(gòu)，一般有兩類。這些內(nèi)容準備好了之后，接下來就是予以整合，緊扣主題確定可用的材料，并按照一定的布局形成寫作提綱，作一些展開即成為富有條理的文章，這個過程就是“收”，也是正式行文。上述工作做好了，就為既快又好地寫作講話稿奠定了堅實基礎(chǔ)，稿子不僅有望早日拿出來，而且比較容易實現(xiàn)上情與下情的結(jié)合，創(chuàng)造性地落實上級方針政策，正確體現(xiàn)領(lǐng)導者的意圖。實際上，領(lǐng)導在大型會議上所作的講話，往往是前一階段點滴觀點的“集成”，而這些觀點主要體現(xiàn)于平時小型會議領(lǐng)導的即興講話中。三是學會“聽會”。調(diào)查研究是謀事之道、成事之基，要掌握本單位實際情況，不能不經(jīng)常性地開展調(diào)查研究。二是深入調(diào)查研究。目前已步入網(wǎng)絡(luò)時代，要學會利用網(wǎng)絡(luò)拓寬視野、增長見識。平時的積累主要在于三個方面，一是閱讀文件報刊。當然，從另一個角度說，秘書工作輕松，也體現(xiàn)于其中。從這個意義上說，一篇講話稿的寫作，并不是從接受任務這一刻才開始的，此前的一系列日常工作都屬于醞釀準備階段，是必不可少的程序?！贝蛘倘绱耍瑢懳恼峦瑯尤绱?。筆者從事辦公室工作多年，有如下體會，在此拿出來與大家交流。重點應該是承擔的任務指標完成情況、隊伍建設(shè)情況以及為完成指標克服困難所采取的措施等?！　?，體現(xiàn)突出重點的原則。談存在問題，要寫清是什么問題，為什么會出現(xiàn)這種問題，其性質(zhì)是什么，教訓是什么。一方面，要抓主要矛盾，無論談成績或談存在問題，都不要面面俱到。要通過對全年的工作總結(jié)得出一般性規(guī)律，形成有益的經(jīng)驗，達成一致的認識，使其對今后工作具有指導作用，對他人具有借鑒作用，沒有經(jīng)驗體會的總結(jié)是不全面的，不完整的，也是毫無意義的。　　，體現(xiàn)依事說理的原則。另一種是將總結(jié)寫成了“檢討書”，把工作說成一無是處。　　，常常出現(xiàn)兩種傾向。這些都不是實事求是的態(tài)度。二是把寫總結(jié)當作吹噓自己、撈取好處的機會，在總結(jié)里將小事說成大事，甚至捏造事實，弄虛作假。這就是從實際出發(fā)，有一說一，有二說二，老老實實，認真負責。在總結(jié)成績的同時，要客觀地查找工作中存在的不足和問題，正視缺點，以警示今后的工作，少走彎路，避免在將來的工作中犯同樣的錯誤?？偨Y(jié)的目的全在于應用、發(fā)展和提高。如果把一片密密麻麻的數(shù)字寫在總結(jié)上，估計看到一半就暈了　　。如主要預算指標完成數(shù)據(jù)、成本降低數(shù)據(jù)、節(jié)約了多少開支等等。這是正確分析、得出經(jīng)驗與教訓的基礎(chǔ)?！　∽⒁馐马棧骸　??！　　　】偨Y(jié)存在的問題與教訓更為重要，是正文的關(guān)鍵部分，一般放在成績與經(jīng)驗之后寫。　　　　這是總結(jié)的目的，是正文的關(guān)鍵部分，一般是寫出做法，成績之后再寫經(jīng)驗?；蛘邔⒐ぷ鞯倪^程、基本情況、突出的成績作簡潔介紹。要剪裁得體，詳略適宜?！　??！　《?、工作總結(jié)的作用　　?！　∫?、工作總結(jié)的特征　　,也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，取得什么經(jīng)驗與教訓。有總結(jié)才會有提高，才會有進步，從大的方面說，總結(jié)能為國家制訂各項路線、方針、政策提供重要依據(jù)。如何寫工作總結(jié)　　毛澤東同志說：“我們黨是靠總結(jié)經(jīng)驗吃飯的”。計劃中提出的任務、指標、措施、責任、時限等內(nèi)容必須具體明確，以便于具體執(zhí)行和檢查?？梢?，計劃的制定必須靈活機動，分工落實，留有適當余地，不能過于死板和機械。計劃還要有一定的彈性，留有余地。，留有余地。每個單位或每個時期，工作雖然千頭萬緒，但總有其工作重點。，突出中心。否則，主觀動機雖好，頭腦發(fā)熱趕浪頭，盲目追求高指標，經(jīng)過努力也難以達到，這樣就會大大挫傷群眾的積極性，從而失去信心。計劃的制定，必須要有科學的態(tài)度，既要考慮到客觀條件，又要充分發(fā)揮人的主觀能動性，要本著積極穩(wěn)妥的指導思想去確定所要達到的目標，以保證計劃的付諸實施。因此，制定計劃時，必須尊重群眾，搞好調(diào)研工作，廣泛征求意見，分析各種有利因素和工作中可能遇到的問題，自上而下，上下結(jié)合，群策群力，使計劃建立在堅實可靠的基礎(chǔ)上。陳云同志曾經(jīng)說過：“領(lǐng)導機關(guān)制定政策，要用百分之九十以上的時間作調(diào)查研究工作；最后討論決定，用不到百分之十的時間就夠了。 注意事項：，調(diào)查研究。不應該僅僅只是做所謂的方向和原則的管理而不深入問題和現(xiàn)場。發(fā)現(xiàn)問題時，就地解決并繼續(xù)前進。當工作計劃的執(zhí)行偏離或違背了我們的目的時，需要對其做出調(diào)整，不能為了計劃而計劃。目的有兩個：一是通過每個人的智慧檢查方案的可行性；二是每個部門的工作難免會涉及到其他部門，通過討論贏得上級支持和同級其他部門的協(xié)作。 首先，要調(diào)查實際情況，根據(jù)本部門結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實情況，做出的計劃才會被很好執(zhí)行。那么這個方案先天就會給其后的執(zhí)行埋下隱患。出了問題也是執(zhí)行人員自身的水平問題”。 ？ 工作計劃寫出來，目的就是要執(zhí)行。最后就會走入形式主義，陷入“為了寫計劃而寫計劃，喪失寫計劃的目的”。簡單、清楚、可操作是工作計劃要達到的基本要求。計劃的內(nèi)容遠比形式來的重要。在結(jié)尾處除表明行文目的外，還可使用一些致意性詞語，如 “懇請貴方大力協(xié)助，不勝感激”、“請予接恰是荷”等。函是平行文，無論哪一種函，都要在用語上特別小心。結(jié)束語可選擇：“特此函商”“特此函達”、“特此函復”等。有些單位為了表示對行政主管部門的尊重，故意用請示，這是不對的。請示只適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。一般分為商洽函、請準函等。 除此之外，因為會議紀要的內(nèi)容，特別是定下來的措施、要求，是要各有關(guān)方面執(zhí)行的，為執(zhí)行起來方便，不發(fā)生歧義，所以，使用語言要明白、準確，不能含混，一般采用直述的方法，不拐彎抹角，更不需要華麗的詞語。如果主持會議領(lǐng)導人外出，則送主要領(lǐng)導人或常務副職，或領(lǐng)導人授權(quán)的秘書長。一般情況下，先由秘書人員(通常是記錄人)整理，經(jīng)辦公廳(室)主任或秘書長審核，再經(jīng)領(lǐng)導人簽發(fā)。第三，要遵循公文制作的制度和程序。一般說，主持人是領(lǐng)導人或是受領(lǐng)導人的委托者，他在最后發(fā)言時要歸納共同的和不同的意見，作為對某事項的結(jié)論。在會議研究過程中，各個人對事情的看法、所提解決措施不可能完全一致。但紀要又不是記錄的全部重復，而是記錄內(nèi)容的概括和提要。因此，在整理紀要前，記錄人要認真地聽取每個人的發(fā)言，把發(fā)言的內(nèi)容全部記下來，重要的部分要將原話一字一句記下來，必要時再問發(fā)言人一下。 寫作會議紀要應注意把握幾個問題： 第一，要以會議記錄為基礎(chǔ)。有的會議開的時間長，研究的問題較多，頭緒紛繁，要想盡快理清思路，需要站在整個會議的高度，綜合會議中提出的各種意見，將會議討論的內(nèi)容依其內(nèi)在聯(lián)系和邏輯關(guān)系等歸納成幾個方面，分別撰寫并冠以合適的小標題。 會議紀要的寫法，大體分為兩個部分： 第一部分是開頭，這部分主要寫明：，即開會的日期；，即召開會議的所在地點；，即主持召開會議的領(lǐng)導人；，包括正式參會人員和列席會議人員及其身份(職務或職稱)。如何寫會議紀要會議紀要是在會議記錄基礎(chǔ)上加工整理而成，是記載、傳達會議情況和議定事項，用以指導工作、解決問題、交流經(jīng)驗的重要工具，是傳送會議信息的主要媒介之一。通報的內(nèi)容側(cè)重于說明、介紹某些事物或情況，可以提要求，也可以不提任何要求（如情況通報）。通知的內(nèi)容側(cè)重于提出要求，明確界限。具體寫法：有的是先擺情況，然后進行分析得出結(jié)論；有的是邊擺情況、邊分析，即所謂的夾敘夾議。另一種是對集體或單位的通報。它對一些傾向性的問題具有引導、糾正的作用。四是明確提出希望和要求。二是通過客觀分析，闡明所述事件的性質(zhì)和意義。一般包括四項內(nèi)容：一是事件情況，概述表揚對象的先進事跡。不同類別的通報，其內(nèi)容和寫法有所不同。它用來指導和推動工作。會議通知文例廠關(guān)于召開計劃生育工作會議的通知廠所屬各單位：為了總結(jié)交流經(jīng)驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實省、市計劃生育工作會議精神，做好今年計劃生育工作，經(jīng)研究決定召開計劃生育工作會議。為了醒目，這部分常采用分條標序敘述，如一、會議內(nèi)容，二、會議時間，三、會議地點，(四)有關(guān)要求……。緣由部分要概括交待會議原因、目的及會議名稱。農(nóng)業(yè)部2005年8月7日。堅決打擊價外加價(收費)、短缺數(shù)量、抬級抬價以及倒買倒賣、摻雜使假等違法行為，穩(wěn)定“三夏”用油高峰期間的農(nóng)用柴油價格和質(zhì)量，切實維護廣大農(nóng)民群眾的利益。各地發(fā)展和改革委員會要會同相關(guān)部門加強“三夏”期間農(nóng)用柴油供應工作檢查，避免出現(xiàn)農(nóng)業(yè)機械因缺油而延誤作業(yè)的現(xiàn)象，方便農(nóng)民，為夏糧豐收做出應有的貢獻。糧食主產(chǎn)區(qū)的農(nóng)機管理部門、發(fā)展和改革委員會和石油供應單位要密切配合，采取有效措施，優(yōu)先滿足聯(lián)合收割機、拖拉機等農(nóng)業(yè)機械的用油，保證夏收夏種順利進行。為了保障農(nóng)用柴油供應，確?！叭摹逼陂g農(nóng)業(yè)生產(chǎn)順利進行，全面奪取夏糧豐收，現(xiàn)將有關(guān)要求通知如下：一、高度重視，加強領(lǐng)導，確?！叭摹逼陂g農(nóng)用柴油供應夏糧能否豐產(chǎn)豐收直接影響著全年糧食生產(chǎn)。工會、共青團、婦聯(lián)等人民團體，掛靠在黨政機關(guān)的各類學會、協(xié)會等群眾團體以及事業(yè)單位，同樣適用本通知。 對上述通知的執(zhí)行情況，各級紀檢監(jiān)察機關(guān)負責監(jiān)督檢查。除上述12個風景名勝區(qū)外，各級黨政機關(guān)召開的會議也不準用公款組織與會人員到會議所在市、縣的行政區(qū)域以外的其他風景名勝區(qū)旅游。這部分的寫法多采用分條列項式，具體地提要求，講措施；有的將措施和要求分開寫，通過段落分出層次；有的在文件的開頭簡單交代要辦什么事情，然后，把辦這件事的意義、要求、措施等分項陳述。這部分文字要求簡短明確，并用“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”、“現(xiàn)作如下通知”或“特通知如下”等啟承語承上啟下。其正文主要包括發(fā)出通知的緣由、通知事項、要求三部分。國務院辦公廳2009年5月21日。（略）。載體型通知是指那些只起運載和認定作用的通知，如轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)通知。通知的種類很多，寫法各