【正文】 如果采用計算機來管理銷售，那么不僅可以得到實時的銷售情況，大大減輕勞動量，而且各級機構(gòu)還可以拿出更多的時間和人力來做好銷售的工作。在統(tǒng)計完銷售數(shù)及收入后，還要按零售戶來統(tǒng)計長沙煙廠各類卷煙的銷售情況。手工處理的方式對各基層單位來說，最大的問題就是銷售的統(tǒng)計工作比較繁瑣，工作量比較大，并且都是簡單的重復(fù)勞動。同時，還可按統(tǒng)計學(xué)的方法，對銷售數(shù)量出現(xiàn)較大差異的零售戶進(jìn)行重點管理，為專賣檢查奠定科學(xué)的基礎(chǔ)。例如，縣批發(fā)部一般沒有統(tǒng)計某一個零售戶在每次的采購數(shù)量及品種，送貨車要對他們送貨，只是按經(jīng)驗先預(yù)估每日大致的送貨量，估計數(shù)量可能與實際數(shù)有很大的差異。省公司難以依據(jù)這樣的信息去做出正確的決策。如果上級煙草公司想了解下級煙草公司的銷售經(jīng)營情況，上級公司只能依靠下級公司報送的有關(guān)報表，如卷煙批發(fā)企業(yè)經(jīng)營情況表（銷售）是全省統(tǒng)一的月報表，此表由縣煙草公司匯總各批發(fā)部及送貨車的銷售情況，再由縣煙草公司上報至市公司，市公司匯總各縣煙草公司的銷售報表后，最后由市公司報至省公司。管理手段的落后難以對市縣公司進(jìn)行有效的管理，還降低了省公司作為全省煙草銷售管理機關(guān)的權(quán)威性u 上下級煙草公司之間信息不暢通，信息失真度大，信息交換成本高： 市縣煙草公司為從省公司得到一些調(diào)劑信息，要經(jīng)常派人或打電話與省公司聯(lián)系。但在目前，省公司沒有一個比較好的管理手段，只能通過臨時性的抽查來發(fā)現(xiàn)問題。例如省公司要求各市縣煙草公司在銷售長沙煙廠的部分卷煙時要嚴(yán)格按規(guī)定的限價進(jìn)行銷售，不能以低于省公司規(guī)定的價格對外銷售。銷售合同的執(zhí)行比率低，給各調(diào)撥站及煙草公司增加了很多的不便。各調(diào)撥站與省內(nèi)各煙草公司簽定的計劃銜接書更是只有一個銷售的總量，連具體的品種、數(shù)量及價格都沒有。u 銷售合同的嚴(yán)肅性不強，在執(zhí)行合同的過程中銷售合同經(jīng)常被修改或是被取消： 各調(diào)撥站的業(yè)務(wù)人員與省外客戶在國家局簽定正式的銷售合同，但合同只是一個半年的總合同，沒有具體到各個批次。l 煙草公司在采購環(huán)節(jié)只能嚴(yán)格服從工廠的生產(chǎn)計劃，但同時煙草公司在銷售環(huán)節(jié)卻要面對多變的市場，這一沖突直接后果只能是各煙草公司的被動局面。l 各級煙草公司內(nèi)部有利潤考核的要求：湖南省內(nèi)的縣公司、市公司、調(diào)撥站及省公司均為獨立核算的法人單位，各級公司都要進(jìn)行收入、成本及費用的核算，因而在各級煙草公司內(nèi)部有對銷售部門銷售收入或利潤的考核目標(biāo)。煙草行業(yè)的利稅主要集中在生產(chǎn)環(huán)節(jié)，從這一點來說，各級煙草公司的目標(biāo)就是要服從工廠的生產(chǎn)數(shù)量及銷售價格，為省內(nèi)的各煙廠服務(wù)，盡可能多地向消費者銷售卷煙，而不用關(guān)心消費者的消費習(xí)慣及能力的變化。從稅收環(huán)節(jié)來說，消費稅的稅收最大化只需依靠生產(chǎn)數(shù)量及出廠價格最大化來實現(xiàn)。由于卷煙的特殊性，國家要對卷煙的銷售征收稅率極高的消費稅。而在每月末匯總補充開具相應(yīng)的內(nèi)部調(diào)撥單，這樣庫存有可能出現(xiàn)先賣后買的庫存數(shù)字不合理現(xiàn)象。目前財務(wù)的解決辦法是對該批貨物預(yù)估入帳并計算銷售成本，在下月再反沖該筆預(yù)估業(yè)務(wù)，以此類推。但這種做法目前存在統(tǒng)計口徑不一的問題：財務(wù)上按開票數(shù)入庫，而倉庫則按生產(chǎn)實物量入庫，這樣便導(dǎo)致了財務(wù)數(shù)與統(tǒng)計數(shù)不一致的現(xiàn)象發(fā)生。u 郴州卷煙廠生產(chǎn)的所有卷煙全部銷售給銷售公司，自身無成品庫存。u 目前各級煙草公司對所屬各批發(fā)部之間的內(nèi)部調(diào)撥均是各批發(fā)部自行根據(jù)某種卷煙的庫存量若低于安全庫存量則向上級煙草公司提出內(nèi)部調(diào)撥申請，經(jīng)銷售經(jīng)理部批準(zhǔn)之后再由煙草公司大倉庫中進(jìn)行內(nèi)部調(diào)撥。這種方法在簡化月中頻繁結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本工作量的同時使得只有在月末計算出全月一次加權(quán)平均單價后才能得出銷售成本，不利于及時進(jìn)行銷售成本的統(tǒng)計，進(jìn)而不利于及時進(jìn)行毛利分析等其他深層次分析及決策支持。另外在本次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)有些倉庫是由幾個部門合用，因此建議批發(fā)部以上級倉庫均應(yīng)實行貨位控制，在卷煙的入庫，出庫，存儲，調(diào)撥等各環(huán)節(jié)上的業(yè)務(wù)均要與卷煙所處貨位進(jìn)行關(guān)聯(lián)以便在線查詢和事后跟蹤線索查詢。u 在湘南集團(tuán)銷售三科向二科申請內(nèi)部調(diào)撥時，銷售三科（調(diào)入方）在收到貨時還由倉庫保管員填制入庫驗收單，這種情況可以用內(nèi)部調(diào)撥單直接作為調(diào)入方倉庫記帳的入庫單據(jù)。u 倉庫信息通過日報，旬報和月報向財務(wù)及業(yè)務(wù)報告方式下信息傳遞的不及時一直是一個大問題，同時其中存在了大量手工填寫的單據(jù)并引發(fā)了需靠人工進(jìn)行大量單據(jù)間核對的重復(fù)性工作。建議統(tǒng)一為倉庫在按提貨聯(lián)進(jìn)行發(fā)貨之后，對系統(tǒng)所開發(fā)票信息自動分解生成的發(fā)貨單進(jìn)行核銷確認(rèn)，未核銷部分即已開票而未提數(shù)。u 各倉庫在憑提貨聯(lián)發(fā)貨后通常不填制出庫單，而財務(wù)也只憑銷售發(fā)票作銷售記帳，不管客戶提貨情況，對于客戶仍有已開票而未提數(shù)只是在倉庫報表中的未提貨數(shù)體現(xiàn)出來?，F(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中存在的問題及改進(jìn)建議u 各級組織機構(gòu)中流轉(zhuǎn)的相同用途的單據(jù)在名稱上不統(tǒng)一，例如：倉庫驗收入庫的單據(jù)在有些地方稱為入庫驗收單，有些稱為商品驗收單，這些內(nèi)部單據(jù)建議應(yīng)在名稱、格式和聯(lián)數(shù)上作到統(tǒng)一規(guī)范u 由于省公司倉庫是外部租用的，在系統(tǒng)管理上存在著一定的難度u 岳陽市公司在隨時收到倉庫填制并轉(zhuǎn)來的入庫驗收單之后再由財務(wù)立即對已有采購發(fā)票的該部分卷煙填制商品驗收單據(jù)以登記入帳，同時對在月末有入庫驗收單而沒有采購發(fā)票部分的卷煙（貨到單未到）填制在途商品入庫驗收單據(jù)以暫估入庫的辦法在單據(jù)填制上存在了大量的重復(fù)工作。同時也給以后的營銷系統(tǒng)的采購訂單的錄入帶來困難。u 對地方煙廠缺乏管理，對其限區(qū)銷售執(zhí)行不嚴(yán)，這樣，有些公司從不允許購進(jìn)的地方煙廠購進(jìn)卷煙。u 單據(jù)不統(tǒng)一，這樣不利于統(tǒng)計和日后此營銷系統(tǒng)的實施。4．4現(xiàn)有流程中的問題：采購流程存在的問題u 目前，在采購的過程中存在一些違規(guī)行為，上級公司規(guī)定下面不執(zhí)行。7． 財務(wù)部：銷售部門定期或不定期地把客戶的匯票或其它付款憑證及增值稅發(fā)票交給公司的財務(wù)部門。株洲縣煙草公司的農(nóng)村批發(fā)部是把現(xiàn)金存入當(dāng)?shù)氐你y行，再公司規(guī)定及銷售金額的情況定期或不定期地把錢匯至公司的帳號，并要與公司的財務(wù)部進(jìn)行核對。5． 收款崗：各煙草公司及調(diào)撥站的收款員要及時把客戶的匯票、支票或現(xiàn)金（批條煙的零售業(yè)務(wù)）交存銀行，并把進(jìn)賬單定期交到財務(wù)部進(jìn)行核算。4． 開票崗：各煙草公司的開票員依據(jù)業(yè)務(wù)部門開出的開票通知及定價通知單來開出增值稅發(fā)票或普通商業(yè)發(fā)票，批發(fā)部的開票員則是開出銷售小票或普通發(fā)票，同時還要對未開出普通發(fā)票的小票進(jìn)行匯總，并按品種開出普通發(fā)票。省公司及長沙市煙草公司代理銷售長沙煙廠的各類卷煙的計劃安排表也是由調(diào)撥站來填報，交省公司及長沙市公司來執(zhí)行。計劃員在拿到銷售合同或計劃銜接書后，要對合同進(jìn)行分解。對合同進(jìn)行分解的功能主要集中在各調(diào)撥站，各調(diào)撥站對省外銷售的合同均為6個月的銷售總額，沒有具體的執(zhí)行安排。定價小組的職責(zé)是確定批發(fā)價、調(diào)撥價或?qū)κ⊥怃N售的最低限價，并向業(yè)務(wù)員、計劃員、開票員等相關(guān)人員下達(dá)定價通知單。例如湘南集團(tuán)的定價委員會由省公司、集團(tuán)總部、銷售公司業(yè)務(wù)、銷售公司財務(wù)等成員組成，定價委員會確定最低限價，允許有適度的地區(qū)差價。根據(jù)信用情況決定是否先發(fā)貨后收款。 4．3．4現(xiàn)有流程中的各崗位及崗位職責(zé)：1． 業(yè)務(wù)崗：（1）尋找新的客戶，對客戶報價，與客戶進(jìn)行聯(lián)絡(luò)；（2）在卷煙的銷售品種、價格和數(shù)量上與客戶進(jìn)行談判。各送貨車對外送貨的流程如同批發(fā)部的對外批發(fā)業(yè)務(wù)，差別在于送貨車是送貨上門，而批發(fā)部是各零售戶上門采購。如果定價小組要變更價格，則由公司通過電話或書面的形式通知各批發(fā)部。同時，批發(fā)部的開票員、收款員及保管員要進(jìn)行核對，確保財、物的實際數(shù)與銷售數(shù)相符。零售戶向批發(fā)部的收款員交納現(xiàn)金后，由批發(fā)部的倉庫保管員發(fā)貨交客戶。 銷售流程： 卷煙零售戶憑“卷煙零售許可證”到規(guī)定的批發(fā)部去批發(fā)所需的卷煙，批發(fā)部按公司定價小組確定的價格對外批發(fā)。卷煙零售戶憑“卷煙零售許可證”到規(guī)定的批發(fā)部去批發(fā)所需的卷煙，批發(fā)部不定期地到經(jīng)理部去辦理內(nèi)部調(diào)撥手續(xù)，送貨車則每天把卷煙送到零售戶那里。各煙草公司向零售戶的銷售有二種情況，即零售戶上門采購和送貨車送貨上門。貨款由下級單位先