改革歸檔規(guī)則ppt課件(參考版)
2025-05-15 08:14本頁面
【正文】 目前在整理 2022年度的文件材料時，可以在整理裝訂前，對永久長期保存的檔案先進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建議采用檔案用平板掃描儀，掃描文件格式推薦 TIFF、JPEG，掃描分辨率建議選擇大于150dpi,需要進(jìn)行 ORC識別的，掃描分辨率建議選擇大于 300dpi,圖紙類文件掃描分辨率建議選擇大于 200dpi.2022年進(jìn)行以件為單位整理檔案的二級單位主要是：167。有專業(yè)檔案管理軟件的單位（系統(tǒng)），應(yīng)按照 《 義烏市單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式 》 （義檔 [2022]2號文件）要求，進(jìn)行條目錄入和原文掛接，保證檔案數(shù)據(jù)能順利導(dǎo)入市檔案登記備份中心。實(shí)現(xiàn)電子文件安全保管，對進(jìn)館單位開展數(shù)字檔案室建設(shè)。歸檔文件目錄推行電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作167。 檔案分類整理編目情況（文件形成、積累、歸檔中有什么特殊情況和問題，收集是否完整）167。 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及主要領(lǐng)導(dǎo)人任免情況重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（黨團(tuán)員、干部、職工、所屬基層單位數(shù)等）167。編寫歸檔文件整理說明167。 整理人：是負(fù)責(zé)整理負(fù)責(zé)歸檔文件的人員姓名人。 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 裝盒167。文件中有圖文的頁面為一頁 .兩份文件為一件時，頁數(shù)相加。（文件的落款日期）以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。有的文件沒有題名的，或題名含義不清，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬定或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加 “[ ]”。抄全。聯(lián)合發(fā)文時一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多，可適當(dāng)省略，立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。 歸檔文件目錄內(nèi)容：（ 1）件號：填寫室編件號（ 2）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 歸檔文件目錄。歸檔章樣式全宗號 年度2022室 編 件號 001 盒號 5機(jī)構(gòu)或問題 期限 30年館編件號 頁 數(shù) 6編目167。167。 如有文件處理單，可蓋在處理單，歸檔章盡量不要壓住文件字跡。 蓋章：有統(tǒng)一的歸檔章，一般蓋在文件首頁上瑞居中的空白處，一般用黑色印泥，填寫項目不能使用紅筆、鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。（ 3） 年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫， 2022年，不能為 10。如 2022年形成永久、 30年、 10年三個保管期限的歸檔文件，編號后形成三個流水號，即永久的從 “1”開始編一個流水號， 30年的從 “1”開始編一個流水號， 10年的從 “1”開始編一個流水號。 室編件號 即歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的順序號。件號分為室編件號和館編件號，檔案室只需編室件號。 （ 1）件號167。通過編號使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實(shí)體存取提供了條件。編號167。 三是 按事由具有的共同屬性分別集中排列。167。 （ 1）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列最簡單的方法是按文件形成的時間的先后順序來排列；或者按照文件的重要程度來排列。這里的事由可以是同一件具體的事，或一個具體的問題，或一段緊密的工作過程等。 此時分類方案為： 2022年永久、 30年、 10年 2022年永久、 30年、 10年 排列167。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單的基層單位或小機(jī)關(guān)。此分類方法多用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜或由于分工不明確、文件工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)機(jī)關(guān)最常用的分類方法167。 此分類方案為： 2022年辦公室 —— 永久、長期（ 30年）、短期（ 10年） 業(yè)務(wù)一處 —— 永久、長期（ 30年）、短期（ 10年） 業(yè)務(wù)二處 —— 永久、長期（ 30年）、短期（ 10年）167。這種方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變動但不復(fù)雜的立檔單位。 就是結(jié)合二種或二種以上的分類方法，組成復(fù)式分類法。永久、 30年、 10年來分類。 就是按照不同的保管期限對歸檔文件進(jìn)行分類。如黨群類、（黨、團(tuán)、工、婦活動）業(yè)務(wù)類（本單位所從事的業(yè)務(wù)）、行政類（行政、后勤工作活動）等。 問題分類法是按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件分類。如單位分為綜合科、業(yè)務(wù)科、信息科、財務(wù)科、法規(guī)科等等。（ 2） 機(jī)構(gòu)（問題）分類法167。 五是有專門年度的分類方法 ，主要是學(xué)校的教學(xué)檔案，是按教學(xué) 年度來進(jìn)行分類，從前一年 9月 1日到第二年的 8月 31日止。如內(nèi)部文件 我們要對這類文件進(jìn)行考證。167。167。 2022年 12月的請示 2022年 3月收到批復(fù)歸入 2022年。 二是 跨年度形成的文件 如召開會議、處理案件、請示與批復(fù)等等。如 2022年形成的五年規(guī)劃應(yīng)歸入 2022年，2022年形成的 《 2022年度工作總結(jié) 》 要?dú)w入2022年， 2022年制定 2022年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入 2022年。在運(yùn)用年度分類法時要注意以下幾種情況：年度分類法幾種情況一是文件有多個時間特征 ，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文日期、和收文日期，分年度時一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以確定文件所屬年度。這是用的最廣泛的分類方法。 年度分類法 ：167。分類167。都是 10年保管。重要的為永久，一般性為定期，一般性是看文件材料涉及的問題是否是常規(guī)性的、技術(shù)性等方面問題。 總之，歸檔文件保管期限劃分應(yīng)從歸檔文件材料的責(zé)任者、內(nèi)容及文件的形式是否重要來綜合分析。某些文件因載體古老、珍稀而具有文件價值，某些文件因書法或裝幀優(yōu)秀而具有藝術(shù)價值這些歸檔文件都可作為永久保存。 (3)分析文件的外形特點(diǎn) 。如法律、法規(guī)等。歸檔文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限長。167。 (1)分析文件的文種 。這里的 “重要 ”指 “規(guī)范性 ”、 “權(quán)威性 ”、 “正式性 ”和 “珍貴性 ”
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