【正文】 改革歸檔規(guī)則完善整理方法—— 歸檔文件材料整理方法講解 朱學紅一、 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 的制定167。 2022年 12月 6日國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA/T222022《 歸檔文件整理規(guī)則 》 ，并于 2022年 1月 1日實施。這個標準的出臺， 是我國機關檔案工作改革的一項重要舉措。傳統(tǒng)的檔案整理方法是以 “卷 ”為單位進行分類整理的，而 《 規(guī)則 》 從我國機關檔案工作的現(xiàn)狀出發(fā)，適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，為新形勢下規(guī)范、高效地進行歸檔文件整理工作提供了依據(jù)，因此對我國機關檔案工作的持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。（一）對檔案管理現(xiàn)代化的意義167。 當今社會，人們對獲取信息的要求是全面、準確、迅速，仍然以傳統(tǒng)的、手工業(yè)式的、小生產(chǎn)式的方法管理檔案的狀況，已不能適應機關工作發(fā)展的需要。全面地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案界迫在眉睫的任務。 《 規(guī)則 》 的出臺，是國家檔案行政管理部門的重要舉措，具有重要的意義。在檔案管理工作中的有效應用奠定基礎。167。 先進技術手段引入給檔案工作提供了許多新的發(fā)展契機。電子文件已成為信息記錄和歷史記錄的重要形式，計算機一次輸入多次輸出，隨機生成各類目錄，強大的文件級檢索功能，全文掃描，網(wǎng)絡檢索，復印、縮微等提供利用的技術手段帶來了種種便利，襯托出一些傳統(tǒng)檔案管理手段的落后，也使得原有的部分規(guī)范要求、包括立卷變得不再必要。167。 以卷為單位整理的檔案，進行計算機條目輸入時，要人為增加檢索層次，我們要輸入案卷目錄，再在案卷目錄下面輸入文件目錄。檔案案卷繁瑣、復雜的組織形式，增加計算機軟件的研制難度，此外案卷的集合裝訂方式，也給通過掃描、縮微等方式實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化，以及更好地開發(fā)檔案信息資源這一工作設置了障礙，影響了計算機技術的有效應用。 而 《 規(guī)則 》 以文件級思路，就從根本上避免了這些弊端。167。 文書處理和檔案管理是相互銜接的機關工作的兩個流程，具有許多共同之處。文檔一體化的目的，充分利用文書處理取得的成果，簡化文件整理歸檔工作，提高工作效率。在實行計算機輔助管理的條件下可以輕松地實現(xiàn)。其實現(xiàn)方式是；調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環(huán)節(jié)， “隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。同時，應盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際，免除檔案管理環(huán)節(jié)中再做大量的重復的數(shù)據(jù)準備工作。如輸入案卷目錄并重新組織文件目錄等，節(jié)省檔案員的時間，推動文檔一體化的最終實現(xiàn)。3. 為設計合理的電子文件整理方法打下基礎167。 目前機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸、和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄越來越多，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件在存在形態(tài)和利用方式上與紙質(zhì)文件不同，具有自己的特點。由于其占用載體空間小，一張普通的 3寸磁盤就可以記載成百上千個電子文件，因此整理電子文件時不可能依照傳統(tǒng)做法，從物理上按不同檢索單位（卷）將文件分隔開。同時由于電子文件利用必須依靠計算機進行，具有了檢索方式高效、靈活的特點，與紙質(zhì)文件相比較，不必進行過多復雜的組織就能滿足利用需求。這些特點使電子文件整理方法可以大大簡化。 《 規(guī)則 》 從簡化、高效出發(fā)提出的文件級整理思路，即滿足了現(xiàn)階段歸檔文件整理工作的需要，與電子文件整理在目的、原則等方面具有許多共同之處。因而為制訂、規(guī)范電子文件整理方法奠定了良好的基礎。 《 電子公文歸檔管理暫行辦法 》 2022年 9月1日國家檔案局第 6號令發(fā)布施行。電子文件是以數(shù)碼形式記錄存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募＃ǘ?） 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 的特點167。 從 “簡化整理、深化檢索 ”思路出發(fā)，對歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進行了調(diào)整或簡化，使 〈 規(guī)則 〉 體現(xiàn)出了鮮明的特點。（ 1）取消案卷，實行文件級管理免除了繁瑣、復雜的組卷過程。（ 2）分類方法固定為年度 —— 保管期限 —— 機構（問題）３種，并允許各單位視本單位的具體情況組合及簡化分類層次。（ 3）裝訂以 “件 ”為單位進行，對裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。（ 4）文件的排列方法強調(diào)按事由排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用。（ 5）取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以 “件 ”為單位的歸檔文件目錄。（ 6）無需編頁號，目錄上的頁號改為頁數(shù)。（ 7）歸檔文件直接蓋歸檔章裝盒保管。無需擬定案卷目錄和填寫案卷封面，只需在檔案盒上填寫全宗名稱、年度、期限、件號、盒號。可見簡化立卷的了一系列程序。減輕了檔案員的工作量。167。 就是 《 規(guī)則 》 是兼顧了計算機和手工兩種管理方式。目前根據(jù)我國的國情，機關檔案工作目前還是處在手工和計算機兩種管理方式銜接階段，因此從實用性出發(fā)考慮， 〈 規(guī)則 〉 在立足適應現(xiàn)代化管理需要的前提下，兼顧手工管理的方式，就是在取消案卷、文件兩級管理模式，實行文件級管理，簡化整理程序，放寬對歸檔文件實體的整理要求，同時保留了分類、排列等工作環(huán)節(jié)，如要按照事由（問題）、重要程度等進行排列，同一事由的文件排列在一起，便于手工檢索。167。 〈 規(guī)則 〉 具有一定的靈活性，在保證整理質(zhì)量（便于檢索）的前提下，具體的做法可以有所不同，可根據(jù)本單位的實際來定。如分類上的靈活，可以按年度 —— 期限，也可以年度 —— 機構 — 期限，還可以機構 —— 年度 —— 期限等等；還有裝訂方法上的靈活，可以是包角、可以是不銹鋼訂、可以用線裝、可以用塑膠等，都體現(xiàn)了它的靈活性。（三）歸檔文件的概念167。 〈 規(guī)則 〉 對歸檔文件作如下的定義：167。 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作