【正文】 5) 借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時(shí)通知借閱人說(shuō)明原因。 3) 借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。 檔案借閱 1) 公司員工都應(yīng)該重視保護(hù)檔案并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。對(duì)破損 行政工作手冊(cè) 20 或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。 2) 存放文檔必須有專用柜架，在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 各類文件資料歸檔一式一份，主要的和利用頻繁的文件資料歸檔可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。 2) 文書及管理資料在次年第四季度前經(jīng)由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后按歸檔要求整理后向檔案管理部門歸檔。 6) 文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。檔案目錄應(yīng)編 制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。 3) 歸檔的文件必須是原件。 歸檔要求 1) 歸檔的文件資料必須字跡工整、紙張及文件、格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。 3) 人事 行政部要對(duì)公司文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 二、歸檔管理 資料的形成 1) 公司各部門工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須歸檔。如公司行政規(guī)定、人事任命、技術(shù)情況、質(zhì)檢情況等，秘密文件的發(fā)放適用于公司主管以上的管理人員。如公司管理情況，技術(shù)、行政、人事等，機(jī)密文件的發(fā)放適用于公司中層以上管理人員。公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；如公司經(jīng)營(yíng)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)等方面的情報(bào)屬絕密情報(bào)，一般情況下只適用于公司高層掌握。 保密范圍 公司的一切商業(yè)信息、營(yíng)銷方針、經(jīng)營(yíng)策略及技術(shù)、人事、行政、財(cái)務(wù)、工資，各種管理制度等一切內(nèi)部情況均屬公司內(nèi)部人員應(yīng)嚴(yán)格保 守秘密的范疇。 行政工作手冊(cè) 16 資產(chǎn)（物品）管理辦法 AM/行政 005 （物品）為有一定價(jià)值且較為耐用的公司各類物品； ：按物品用途、性能特點(diǎn)分為 4 類：辦公設(shè)備（代碼為 B）、 普通工具（代碼為 P）日用電器（代碼為 R）、其它物品（代碼為 Q）； ： 需求部門提交申購(gòu)單申報(bào)需求原因及品名、規(guī)格 財(cái)務(wù)部審批 總經(jīng)理審批 財(cái)務(wù)部購(gòu)買（入庫(kù)、入帳、建立物品檔案卡、保管相關(guān)資料） 定期實(shí)物核查 向需求部門發(fā)放 日常保養(yǎng)及檢修 維修程序 報(bào)損程序 使用機(jī)構(gòu)提出書面申請(qǐng)和原因說(shuō)明 部門批準(zhǔn) 財(cái)務(wù)部審核、批準(zhǔn) 總經(jīng)理審批 財(cái)務(wù)部聯(lián)系維修 檔案卡報(bào)廢記載 檔案卡維修記載 根據(jù)公司物品管理流程負(fù)責(zé)內(nèi)部管理，準(zhǔn)備調(diào)撥單據(jù)及維修保養(yǎng)記錄，準(zhǔn)確記錄 行政工作手冊(cè) 17 各類情況，每月 20 日與財(cái)務(wù)部核對(duì)物品情況； ，人為或使用、保管不當(dāng)造成的損壞情況由責(zé)任人承擔(dān)賠償及維修的所 有費(fèi)用。 十一、 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 九、 購(gòu)置日常辦公用品或報(bào)銷正常辦公費(fèi)用，由 財(cái)務(wù)部 部 長(zhǎng) 審批，購(gòu)置大宗、高級(jí)辦公用品，必須按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購(gòu)置。 八、 各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)需在《辦公用品領(lǐng)用登記本》上詳細(xì)注明：領(lǐng)用時(shí)間、品名、數(shù)量、領(lǐng)用人。 六、 財(cái)務(wù)部在認(rèn)真審核的基礎(chǔ)上進(jìn)行匯總、編制，經(jīng)審核其費(fèi)用預(yù)算后及時(shí)組織采購(gòu)。 四、 各部門專用的表格，由各部門制訂格式，由 人事 行政部統(tǒng)一訂制。 三、 公司各部門日常所需的辦公用品，由 人事 行政部統(tǒng)一購(gòu)置，各部門按實(shí)際需要領(lǐng)用。 附：《辦公管理 5S 規(guī)范操作參照標(biāo)準(zhǔn)》 行政工作手冊(cè) 14 《辦公管理 5S 規(guī)范操作參照標(biāo)準(zhǔn)》 分類 標(biāo) 準(zhǔn) 一 整理 1 桌面、臺(tái)面、抽屜的物品是否為最低限度 2 桌面、臺(tái)面物品擺放是否整齊 3 桌子、文件架（柜）物品、通路是否有劃分隔間 二 整頓 1 文件歸檔有無(wú)實(shí)施定位化（日期、內(nèi)容、顏色） 2 需要的文件、資料是否能馬上取出（ 1分鐘 內(nèi)） 3 書柜、文件架、文件柜有無(wú)管理責(zé)任者 4 新購(gòu)置物品有無(wú)規(guī)定放置處，并做補(bǔ)充規(guī)定 5 所保管存放物品、資料、目視管理，均能使任何人明知 三 清掃 1 地上、桌上是否紊亂，有無(wú)灰塵、破損 2 垃圾桶是否 積得滿滿 3 各種管、線是否雜亂無(wú)章 4 墻壁、玻璃保持干凈、有無(wú)破損 5 窗、墻、有無(wú)貼掛不必要的東西 6 隔欄上是否放有雜物 四 清潔 1 下班時(shí)桌面上是否干凈、整齊 2 下班時(shí)座椅是否推靠臺(tái)面 3 是否遵照公司穿著服裝規(guī)定 4 辦公區(qū)內(nèi)私有物品有無(wú)按規(guī)定放置 5 抽屜內(nèi)是否整齊 6 地面有無(wú)油漬或水漬 五 素養(yǎng) 1 是否遵照公司服裝穿著規(guī)定、穿著是否整齊、干凈，適合工作的環(huán)境 2 儀容、儀表是否整潔（含須、發(fā)是否定時(shí)修理等） 3 舉止是否文雅，有無(wú)大聲喧 嘩或出言穢語(yǔ) 4 工作是否積極主動(dòng)、反應(yīng)迅速，不需督促就能盡快完成 5 是否樂意協(xié)助他人工作，有否團(tuán)隊(duì)精神 6 是否有較強(qiáng)的時(shí)間觀念，按時(shí)完成工作任務(wù)，不遲到、早退 7 是否經(jīng)常竄崗 8 有無(wú)搬弄是非，破壞團(tuán)結(jié)的行為 9 工作是否有計(jì)劃性，是否善于總結(jié)及檢查 10 對(duì)上司是否有敷衍行為 11 是否敢于承擔(dān)工作責(zé)任，工作失誤時(shí)是否采取推卸與狡辯方式 12 能否嚴(yán)于律已，自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度 行政工作手冊(cè) 15 辦公用品管理規(guī)定 AM/行政 004 一、 為便于控制公司辦公費(fèi)用，合理使用辦 公資金，使資金使用有計(jì)劃性，辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)用管理更趨規(guī)范化和程序化，特制定本制度。 文件、資料要及時(shí)歸檔 ，不得亂放。 文件、資料的底稿要即時(shí)銷毀。 六、保密 管理 管理人員及職員 不得向外界泄露企業(yè)經(jīng)營(yíng)策略、經(jīng)營(yíng)情況 、 文件資料等商業(yè)秘密或內(nèi)部信息、工資收入等情況，否則 從嚴(yán)處罰。 注意節(jié)約使用辦公用 （ 易耗 ） 品，降低管理費(fèi)用。如因違規(guī)產(chǎn)生高額費(fèi)用，由盜用人退還，并處以雙倍罰款。 五、設(shè)施設(shè)備 愛護(hù)公物，必須按規(guī)程操作 電腦、 復(fù)印機(jī) 、 傳真機(jī)等辦公設(shè)備。 不得在辦公室吸煙。 辦公室輪流值日保證環(huán)境優(yōu)美， 不得隨地吐 痰，扔廢物。 不得隨意在桌面、墻上張貼、懸掛與工作無(wú)關(guān)的物品。 文件 框 統(tǒng)