【正文】 編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期第3章 企業(yè)內(nèi)部控制——存貨3．1 存貨授權(quán)審批制度制度名稱存貨授權(quán)審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為了明確企業(yè)各部門和相關(guān)崗位在存貨管理中的職責(zé)和權(quán)限，確定授權(quán)審批的流程、責(zé)任、權(quán)限、方式及相關(guān)控制措施，特制定本制度。第14條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票進(jìn)行核對。第12條 財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬款會計(jì)管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第10條 同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁按權(quán)限批準(zhǔn)。2．如果追查結(jié)果表明無會計(jì)記錄錯誤，則應(yīng)及時與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。第8條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。第6條 正確確認(rèn)、計(jì)量和記錄折扣財(cái)務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計(jì)量和記錄，以確定實(shí)際支付的款項(xiàng)。2．應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，在此基礎(chǔ)上還可以進(jìn)一步按購貨合同進(jìn)行明細(xì)核算。3．應(yīng)付賬款會計(jì)須審核這些原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。第3條 應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量應(yīng)真實(shí)和可靠1．應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。第2條 應(yīng)付賬款必須由財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款會計(jì)管理1．應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨(dú)立于請購、采購、驗(yàn)收付款職能以外的財(cái)務(wù)部的應(yīng)付賬款會計(jì)專門負(fù)責(zé)。4．財(cái)務(wù)部門根據(jù)借項(xiàng)憑證來調(diào)整應(yīng)付賬款。2．折扣金額必須由財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后交總裁批準(zhǔn)。第6條 折扣事宜。2．采購部經(jīng)理審批借項(xiàng)憑單后，交財(cái)務(wù)部相關(guān)人員審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)或總裁按權(quán)限審批。第5條 退貨款項(xiàng)回收。當(dāng)決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權(quán)運(yùn)輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給供應(yīng)商。檢驗(yàn)人員應(yīng)在檢驗(yàn)不合格的貨物上貼“不合格”標(biāo)簽，并在“貨物檢收報(bào)告”上注明不合格的原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)給采購部門處理，同時通知請購單位。3．經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。1．對于數(shù)量上的短缺，采購員應(yīng)該與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足，或價(jià)款上予以扣減。驗(yàn)收人員應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，不符合企業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的貨物視為不合格貨物。明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項(xiàng)。第20條 財(cái)務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。第18條 已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。第17條 采購付款實(shí)行付款憑單制。第15條 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗(yàn)收報(bào)告進(jìn)行比較，確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價(jià)格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財(cái)務(wù)部。訂單副本應(yīng)及時提交財(cái)務(wù)部門。第4章 付賬控制第12條 采購員在付款時，應(yīng)得到采購經(jīng)理、驗(yàn)收儲存、財(cái)務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。3．財(cái)務(wù)人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支），需要坐支現(xiàn)金的需報(bào)經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財(cái)務(wù)部提出申請。2．結(jié)算起點(diǎn)以下的零星采購支出價(jià)款。第3章 付賬控制中的現(xiàn)金使用第10條 現(xiàn)金使用范圍。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項(xiàng)目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定等。2．核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等。第5條 真實(shí)性審核。第3條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范資金（試行）》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．6 付款控制制度制度名稱付款控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為規(guī)范企業(yè)商品采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。2．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。第12條 退換貨作業(yè)。1．檢驗(yàn)合格的貨物，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。第11條 貨物檢驗(yàn)結(jié)果處理。第10條 貨物驗(yàn)收規(guī)范。緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。2．屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。第7條 超交處理。5．驗(yàn)收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時，驗(yàn)收人員應(yīng)及時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。3．質(zhì)量管理部門驗(yàn)收完畢后，對驗(yàn)收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗(yàn)收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗(yàn)收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報(bào)告采購部門和財(cái)務(wù)部門。同時，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報(bào)告單并在上面簽字。第6條 實(shí)施驗(yàn)收。第5條 待驗(yàn)貨物處理。1．貨物驗(yàn)收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“訂購單”時，按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。第3條 貨物的驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗(yàn)收，對收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．5 驗(yàn)收管理制度制度名稱驗(yàn)收管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收證明。第7章 附則第25條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報(bào)表。（3）一聯(lián)提交財(cái)務(wù)部，作為入賬憑證。（1）一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗(yàn)證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。第24條 登記采購訂單1．采購員應(yīng)該按編號編制采購訂單。第22條 條款審核財(cái)務(wù)部門對采購訂單進(jìn)行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。第21條 采購價(jià)格審核1．財(cái)務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核采購價(jià)格，并報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁審批。4．唯一供應(yīng)商或獨(dú)占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。2．采購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。3．合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，一件留在采購部作為今后檢驗(yàn)的依據(jù)。第18條 樣品確認(rèn)1．樣品在送達(dá)企業(yè)后，由驗(yàn)收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗(yàn)，并填寫“樣品簽樣試用回單”。第17條 樣品需求與供應(yīng)商送樣1．如有樣品需求，由采購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出詳細(xì)的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。第16條 “供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定1．采購部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽定“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。（3）對于普通物資的供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評審。3．適用范圍（1）根據(jù)所采購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級別實(shí)行不同的等級控制。（3）使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評價(jià)供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。2．供應(yīng)商評價(jià)內(nèi)容（1）采購部主要負(fù)責(zé)評價(jià)供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務(wù)等方面。4．采購員在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險(xiǎn)品，需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。（4）具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本企業(yè)經(jīng)營需要。（2）供應(yīng)商按國家（國際）標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。2．采購員對“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評價(jià)，挑選出值得進(jìn)一步評審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選名單，交采購經(jīng)理審核。第13條 采購時間的控制由倉庫管理部門運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點(diǎn)來進(jìn)行，但當(dāng)請購單已經(jīng)提出，采購員應(yīng)及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。3．保險(xiǎn)儲備量和定量當(dāng)某一商品達(dá)到訂貨點(diǎn)時就是采購時間。1．現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)從實(shí)際使用或需要日期算起，倒算出合理的采購時間。第4章 采購時間控制第10條 采購時間包括請購單的報(bào)送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運(yùn)貨時間、驗(yàn)收時間和入庫時間等。第8條 對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析，將各種請購進(jìn)行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來測算成本。第6條 采購員應(yīng)審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。5．大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項(xiàng)目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購采用比質(zhì)比價(jià)采購方式。3．小額零星商品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。第4條 采購方式選擇1．根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。5．緊急采購方式因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。3．直接采購方式采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的請購單，就其所列貨物直接向供應(yīng)商購買的一種采購方式。2．合同訂貨方式（1）采購部與供應(yīng)商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等項(xiàng)內(nèi)容達(dá)成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。（2）供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)。2．總裁負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢除等的審批。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．4 采購控制制度制度名稱采購控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定，確保采購過程透明化。3．對于預(yù)算內(nèi)的采購項(xiàng)目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。第6條 采購預(yù)算資金控制1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實(shí)行限額審批制度。第5條 分析和調(diào)整采購預(yù)算差異1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)部門核算的實(shí)際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報(bào)告。第4條 執(zhí)行采購預(yù)算1．將審批的各項(xiàng)采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。（1）根據(jù)企業(yè)年度銷售計(jì)劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部。3．采購預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。第2條 采購預(yù)算管理的含義1．采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計(jì)劃，以利于企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及其資源的合理配置。第13條 本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。（3）原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。（1）采購部門在原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。1．撤銷請購事項(xiàng)時應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第2聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標(biāo)記并注明撤銷原因。2．零星采購及小額零星采購材料項(xiàng)目。（3）書報(bào)、名片、文具等。（1）禮儀用品，如花籃和禮物等。1．總務(wù)性用品免開請購單，并可以總務(wù)用品申請單委托總務(wù)部門辦理采購。5．物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制請購單，提出請購申請。3．緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。（4）請購單經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后，依請購核準(zhǔn)權(quán)限報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號，送采購部門。（2）請購單分為計(jì)劃內(nèi)采購請購單和計(jì)劃外采購請購單。1．請購單的開列。2．對重要的、技術(shù)性較強(qiáng)的請購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。第8條 資本支出和租賃合同。2．總裁、董事會或股東大會進(jìn)行審議批準(zhǔn)。第7條 特殊服務(wù)項(xiàng)目的請購。1．經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目指的是由同一服務(wù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項(xiàng)目，例如公用事業(yè)、期刊雜志、保安等服務(wù)項(xiàng)目。3．請購單須由使用部門負(fù)責(zé)人審批同意，并須經(jīng)財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。1．臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。③采購部應(yīng)將處理過的請購單歸檔備案。如果采購員認(rèn)為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價(jià)格，編制采購預(yù)算。（2）倉庫主管簽字的請購單需要通過兩方面的審批。2．倉儲部門請購。（2）倉庫材料保管員接到請購單后，查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù)，將庫存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較。1．需求部門請購。4．財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁根據(jù)權(quán)限審批采購項(xiàng)目。2．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購物資的貨款支付工作。第3條 責(zé)權(quán)單位。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．2 采購申請審批制度制度名稱采購申請審批制度