【正文】 編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期第3章 企業(yè)內(nèi)部控制——存貨3．1 存貨授權(quán)審批制度制度名稱存貨授權(quán)審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為了明確企業(yè)各部門和相關(guān)崗位在存貨管理中的職責和權(quán)限，確定授權(quán)審批的流程、責任、權(quán)限、方式及相關(guān)控制措施，特制。第14條 應付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進行核對。第12條 財務部門應付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第10條 同應付賬款相關(guān)的應付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務部審核，由財務總監(jiān)和總裁按權(quán)限批準。2．如果追查結(jié)果表明無會計記錄錯誤，則應及時與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。第8條 應付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。第6條 正確確認、計量和記錄折扣財務部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。2．應付賬款明細賬應該分別按照供應商進行明細核算，在此基礎(chǔ)上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。3．應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。第3條 應付賬款的確認和計量應真實和可靠1．應付賬款的確認和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。第2條 應付賬款必須由財務部應付賬款會計管理1．應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部的應付賬款會計專門負責。4．財務部門根據(jù)借項憑證來調(diào)整應付賬款。2．折扣金額必須由財務部審核，財務總監(jiān)審核后交總裁批準。第6條 折扣事宜。2．采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務部相關(guān)人員審核，由財務總監(jiān)或總裁按權(quán)限審批。第5條 退貨款項回收。當決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權(quán)運輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給供應商。檢驗人員應在檢驗不合格的貨物上貼“不合格”標簽，并在“貨物檢收報告”上注明不合格的原因，經(jīng)負責人審核后轉(zhuǎn)給采購部門處理，同時通知請購單位。3．經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財務總監(jiān)審核、總裁審批后與供應商聯(lián)系退貨事宜。1．對于數(shù)量上的短缺，采購員應該與供應商聯(lián)系，要求供應商予以補足，或價款上予以扣減。驗收人員應該嚴格按照企業(yè)的驗收標準進行驗收，不符合企業(yè)驗收標準的貨物視為不合格貨物。明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項。第20條 財務部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。第18條 已確認的負債應及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。第17條 采購付款實行付款憑單制。第15條 收到供應商發(fā)票后，采購員將供應商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務部。訂單副本應及時提交財務部門。第4章 付賬控制第12條 采購員在付款時，應得到采購經(jīng)理、驗收儲存、財務部門等部門負責人的相應確認或批準。3．財務人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支），需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準。1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務部提出申請。2．結(jié)算起點以下的零星采購支出價款。第3章 付賬控制中的現(xiàn)金使用第10條 現(xiàn)金使用范圍。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀、弄虛作假現(xiàn)象等。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務事項是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。2．核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務事項的本質(zhì)等。第5條 真實性審核。第3條 企業(yè)應當按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范資金（試行）》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．6 付款控制制度制度名稱付款控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為規(guī)范企業(yè)商品采購付款業(yè)務的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。2．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務部門。第12條 退換貨作業(yè)。1．檢驗合格的貨物，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。第11條 貨物檢驗結(jié)果處理。第10條 貨物驗收規(guī)范。緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。交貨數(shù)量末達到訂購數(shù)量，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應商進行處理。2．屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同意后進行收貨，并通知采購人員。第7條 超交處理。5．驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達到一定程度時，驗收人員應及時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。3．質(zhì)量管理部門驗收完畢后，對驗收合格的商品或勞務應當編制一式多聯(lián)、預先編號的驗收證明，內(nèi)容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務部門。同時，驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽字。第6條 實施驗收。第5條 待驗貨物處理。1．貨物驗收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準的“訂購單”時，按供應商、貨物交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。第3條 貨物的驗收由質(zhì)量管理部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進行檢驗。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．5 驗收管理制度制度名稱驗收管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，并出具驗收證明。第7章 附則第25條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報表。（3）一聯(lián)提交財務部，作為入賬憑證。（1）一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。第24條 登記采購訂單1．采購員應該按編號編制采購訂單。第22條 條款審核財務部門對采購訂單進行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。第21條 采購價格審核1．財務部、使用部門等相關(guān)部門負責審核采購價格，并報財務總監(jiān)、總裁審批。4．唯一供應商或獨占市場的供應商，可直接列入“合格供應商名單”。2．采購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。3．合格的樣件至少為兩件，一件返還供應商，一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。第18條 樣品確認1．樣品在送達企業(yè)后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗，并填寫“樣品簽樣試用回單”。第17條 樣品需求與供應商送樣1．如有樣品需求，由采購員通知供應商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出詳細的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。第16條 “供應商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定1．采購部負責與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應商和普通物資供應商簽定“供應商質(zhì)量保證協(xié)議”。（3）對于普通物資的供應商，無需進行現(xiàn)場評審。3．適用范圍（1）根據(jù)所采購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級別實行不同的等級控制。（3）使用部門、質(zhì)量管理部門主要負責評價供應商提供商品的質(zhì)量。2．供應商評價內(nèi)容（1）采購部主要負責評價供應商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務等方面。4．采購員在對供應商進行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，需要求供應商提供相關(guān)證明文件。（4）具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本企業(yè)經(jīng)營需要。（2）供應商按國家（國際）標準建立質(zhì)量體系并已通過認證。2．采購員對“供應商基本資料表”進行初步評價，挑選出值得進一步評審的供應商，填寫供應商候選名單，交采購經(jīng)理審核。第13條 采購時間的控制由倉庫管理部門運用經(jīng)濟批量法和分析最低存貨點來進行，但當請購單已經(jīng)提出，采購員應及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。3．保險儲備量和定量當某一商品達到訂貨點時就是采購時間。1．現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務從實際使用或需要日期算起，倒算出合理的采購時間。第4章 采購時間控制第10條 采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。第8條 對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析，將各種請購進行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟批量法來測算成本。第6條 采購員應審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。5．大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購采用比質(zhì)比價采購方式。3．小額零星商品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。第4條 采購方式選擇1．根據(jù)商品或勞務的性質(zhì)及其供應情況確定采購方式。5．緊急采購方式因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務到位。3．直接采購方式采購人員根據(jù)批準的請購單，就其所列貨物直接向供應商購買的一種采購方式。2．合同訂貨方式（1）采購部與供應商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。（2）供應商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應商品或勞務。2．總裁負責本制度制定、修改、廢除等的審批。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．4 采購控制制度制度名稱采購控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應商選擇等各項規(guī)定，確保采購過程透明化。3．對于預算內(nèi)的采購項目，請購部門應嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。第6條 采購預算資金控制1．在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度。第5條 分析和調(diào)整采購預算差異1．在預算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務統(tǒng)計和財務部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預算的實際執(zhí)行結(jié)果與預算數(shù)進行比較，編制預決算分析報告。第4條 執(zhí)行采購預算1．將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關(guān)責任部門及人員。（1）根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預算申請單，上交采購部。3．采購預算管理是企業(yè)預算管理的一個分支，應與預算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。第2條 采購預算管理的含義1．采購預算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標的實現(xiàn)及其資源的合理配置。第13條 本制度由采購部負責解釋。（3）原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。（1）采購部門在原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。1．撤銷請購事項時應由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第2聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標記并注明撤銷原因。2．零星采購及小額零星采購材料項目。（3）書報、名片、文具等。（1）禮儀用品，如花籃和禮物等。1．總務性用品免開請購單，并可以總務用品申請單委托總務部門辦理采購。5．物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制請購單，提出請購申請。3．緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。（4）請購單經(jīng)使用部門負責人審核后，依請購核準權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導簽字批準，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號，送采購部門。（2）請購單分為計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單。1．請購單的開列。2．對重要的、技術(shù)性較強的請購項目，應當組織專家進行論證，集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。第8條 資本支出和租賃合同。2．總裁、董事會或股東大會進行審議批準。第7條 特殊服務項目的請購。1．經(jīng)常性服務項目指的是由同一服務機構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務項目，例如公用事業(yè)、期刊雜志、保安等服務項目。3．請購單須由使用部門負責人審批同意，并須經(jīng)財務部、財務總監(jiān)和總裁簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。1．臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。③采購部應將處理過的請購單歸檔備案。如果采購員認為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價格，編制采購預算。（2）倉庫主管簽字的請購單需要通過兩方面的審批。2．倉儲部門請購。（2）倉庫材料保管員接到請購單后，查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù)，將庫存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進行比較。1．需求部門請購。4．財務總監(jiān)、總裁根據(jù)權(quán)限審批采購項目。2．財務部負責采購物資的貨款支付工作。第3條 責權(quán)單位。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．2 采購申請審批制度制度名稱采購申請審批制度受控