【正文】 。l 做詳細的會議紀錄、l 整理會議紀要（會議紀要需要特別明確對事件的處理結(jié)果或工作推進計劃。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導人審核批準、發(fā)布。 文內(nèi)使用簡稱時，一般應當先用全稱，再注明簡稱。 用詞用字應準確、規(guī)范，應正確標明標點符號。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（1）”。216。結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準”（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求（5） 說明文件生效、施行時間216。寫好開頭與結(jié)尾。合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。在接受領(lǐng)導授意后，秘書應進行深入的調(diào)查研究，收集標志著材料。216。 選擇正確的文種。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。216。 明確行文要求。l 有固定的格式——格式為內(nèi)容服務，要有相對的穩(wěn)定性。l 時限性強——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。l 具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。秘書正式場合應著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風度。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。 牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。它們可以表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。 表情。恭敬就是尊重對方的人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。 擺正站位。 忠誠守信。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。四、 秘書禮儀素質(zhì)的要求（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。（2） 對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要時提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。4． 協(xié)助領(lǐng)導樹立行為感化形象。3． 協(xié)助領(lǐng)導樹立行為激勵形象。 2．協(xié)助領(lǐng)導樹立行為合作形象。1． 語言形象 領(lǐng)導在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。（2） 參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務的主動權(quán)。 參與實踐，協(xié)助領(lǐng)導推進工作。第二、 要站在領(lǐng)導工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。其中要把握三點：第一、 要有觀察力，跟蹤了解領(lǐng)導的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導的思想火花。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預案。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。一個好的秘書既是領(lǐng)導的助手又是領(lǐng)導的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導進行決策，同時還要輔助領(lǐng)導樹立良好的公眾形象。以促進彼此的了解與進一步的合作。（二）禮尚往來：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應在征求領(lǐng)導意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關(guān)系。l 尊重合作伙伴和供應商，要注意多方了解與業(yè)務相關(guān)的事務，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達。二、外部溝通 外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務禮儀。準確理解領(lǐng)導的授意、做好上情下達的工作。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且領(lǐng)導一定會看。如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負責人聯(lián)系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄的方式告訴領(lǐng)導； 在領(lǐng)導方便時告知來訪情況，根據(jù)領(lǐng)導授意進行后續(xù)安排。（二）參與支持的大型活動： 部門時序秘書領(lǐng)導征求領(lǐng)導理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)領(lǐng)導授意跟進工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助領(lǐng)導準備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明： 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導的意見；l 如果領(lǐng)導同意參加活動，安排好日程； 活動前三星期l 參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責，了解其他人職責，將總經(jīng)理日程細化落實； 如果講話稿、PPT是由秘書準備的，要給自己留出修改時間；l 幫助領(lǐng)導準備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)領(lǐng)導審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；l 參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復演練； 活動當天l 參加外部活動時，秘書應著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；l 活動中配合演示PPT，做好錄音；l 活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導，活動期間要保持在領(lǐng)導的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己領(lǐng)導需求的同時也關(guān)注其他領(lǐng)導的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己領(lǐng)導的需求或部署，可能情況下主動分擔會務人員的工作； 活動后l 整理業(yè)務資料和名片；l 根據(jù)錄音整理講話稿；l 領(lǐng)導在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進落實。但應從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給領(lǐng)導；l 領(lǐng)導參加的會議 （二）外部會面安排l 總經(jīng)理主持的外部會面注意事項：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；l 注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認；l 根據(jù)來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物；l 在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切的會面時間及地點；l 考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備；l 如需安排參觀，提前與企劃部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；l 會前給領(lǐng)導提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負責人與領(lǐng)導溝通洽談事宜；l 在會前擬制meeting agenda（見模版）l 在制作PPT時根據(jù)各部門情況、