【正文】 l 做詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)錄、l 整理會(huì)議紀(jì)要（會(huì)議紀(jì)要需要特別明確對(duì)事件的處理結(jié)果或工作推進(jìn)計(jì)劃。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對(duì)于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。 文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡(jiǎn)稱。 用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（1）”。216。結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語(yǔ)，強(qiáng)調(diào)行文目的，如“特此報(bào)告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進(jìn)一步理解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請(qǐng)予批準(zhǔn)”（4） 發(fā)出號(hào)召，提出希望與要求（5） 說(shuō)明文件生效、施行時(shí)間216。寫好開(kāi)頭與結(jié)尾。合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。在接受領(lǐng)導(dǎo)授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。216。 選擇正確的文種。主題一般是說(shuō)明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和主張。216。 明確行文要求。l 有固定的格式——格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對(duì)的穩(wěn)定性。l 時(shí)限性強(qiáng)——文字工作是解決隨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問(wèn)題。l 具體真實(shí)——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實(shí)是指實(shí)事求是。在擬制中，要針對(duì)一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。秘書正式場(chǎng)合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。即使忘記了對(duì)方的姓名，也要委婉地“套”出或不動(dòng)聲色地處理。 牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。在社交場(chǎng)合要主動(dòng)、大方地與對(duì)方接觸、遞送名片、自我介紹。手勢(shì)和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠(chéng)的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。它們可以表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的欣賞、理解和歡迎。 表情。恭敬就是尊重對(duì)方的人格，誠(chéng)懇待人，和藹熱情，不驕橫。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。 擺正站位。 忠誠(chéng)守信。要公正地評(píng)價(jià)他人，不要以自己的好惡來(lái)評(píng)說(shuō)他人，也不用自己的好惡要求他人。四、 秘書禮儀素質(zhì)的要求（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會(huì)令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。（2） 對(duì)外交往要真誠(chéng)情切，秘書要很好地領(lǐng)會(huì)和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對(duì)外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。4． 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立行為感化形象。3． 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立行為激勵(lì)形象。 2．協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立行為合作形象。1． 語(yǔ)言形象 領(lǐng)導(dǎo)在正式場(chǎng)合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語(yǔ)言標(biāo)識(shí)。（2） 參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動(dòng)權(quán)。 參與實(shí)踐，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作。第二、 要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問(wèn)題，才有一定的高度、廣度和深度。其中要把握三點(diǎn)：第一、 要有觀察力，跟蹤了解領(lǐng)導(dǎo)的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立良好的公眾形象。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。（二）禮尚往來(lái)：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。l 尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。二、外部溝通 外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授意、做好上情下達(dá)的工作。同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且領(lǐng)導(dǎo)一定會(huì)看。如果對(duì)方愿意，可以推薦對(duì)方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對(duì)方可以先把想法以寫信或寄的方式告訴領(lǐng)導(dǎo)； 在領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)告知來(lái)訪情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排。（二）參與支持的大型活動(dòng)： 部門時(shí)序秘書領(lǐng)導(dǎo)征求領(lǐng)導(dǎo)理意見(jiàn)總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開(kāi)始參與支持的大型活動(dòng)流程說(shuō)明： 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)；l 如果領(lǐng)導(dǎo)同意參加活動(dòng)，安排好日程； 活動(dòng)前三星期l 參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)； 如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；l 幫助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；l 參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練； 活動(dòng)當(dāng)天l 參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；l 活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；l 活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)需求的同時(shí)也關(guān)注其他領(lǐng)導(dǎo)的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作； 活動(dòng)后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片；l 根據(jù)錄音整理講話稿；l 領(lǐng)導(dǎo)在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給領(lǐng)導(dǎo)；l 領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議 （二）外部會(huì)面安排l 總經(jīng)理主持的外部會(huì)面注意事項(xiàng)：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；l 注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；l 根據(jù)來(lái)訪公司的習(xí)慣及來(lái)訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；l 在與來(lái)訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；l 考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；l 如需安排參觀，提前與企劃部聯(lián)系，填寫參觀申請(qǐng)，安排參觀陪同人；l 會(huì)前給領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與領(lǐng)導(dǎo)溝通洽談事宜；l 在會(huì)前擬制meeting agenda（見(jiàn)模版）l 在制作P