【正文】 如果可能，應(yīng)吸收顧客及其它利益相關(guān)者參加。使用這些信息以前，發(fā)起組織應(yīng)確定總結(jié)項目經(jīng)驗所需的信息，并確保收集這些信息的系統(tǒng)能運行。發(fā)起組織應(yīng)建立項目信息的收集、存貯、更新及檢索系統(tǒng)，確保有效地利用這些信息。6 總結(jié)項目經(jīng)驗本條款提供了發(fā)起組織應(yīng)如何總結(jié)項目經(jīng)驗的指南。驗證結(jié)果應(yīng)反饋到承包商，且措施應(yīng)經(jīng)認(rèn)可。合同控制應(yīng)包括建立合適的合同關(guān)系，以及將這些關(guān)系的輸出納入整個項目的管理中。 合同控制合同控制始于發(fā)出合同，或提出原則協(xié)議（如意向書）時。簽訂所供產(chǎn)品的合同之前，應(yīng)考慮由于對要求的調(diào)整而對質(zhì)量產(chǎn)生的影響。對提出的偏離許可應(yīng)由原評審和批準(zhǔn)的職能部門或組織批準(zhǔn)。 簽定承包合同應(yīng)有簽定承包合同的程序，必要時應(yīng)將項目的質(zhì)量方針和質(zhì)量體系通知給承包商。 承包商評價對承包商進(jìn)行評價時，應(yīng)考慮可能對項目有影響的所有方面，如技術(shù)經(jīng)驗、工廠能力、交付時間、質(zhì)量體系及財務(wù)的穩(wěn)定性。文件的結(jié)構(gòu)應(yīng)便于從潛在的承包商獲得準(zhǔn)確、可比較、而且完整的反應(yīng)或答復(fù)。 采購文件的要求采購文件應(yīng)確定范圍、產(chǎn)品特性、相應(yīng)的質(zhì)量管理要求及相關(guān)的文件。采購過程包括承包商評價、對要求的研究及承包商的合同評審。采購應(yīng)有計劃，以便項目組織能控制其與承包商的溝通。在這兩種情況下，要求是相同的，但外部產(chǎn)品是通過正式合同獲得的，而內(nèi)部產(chǎn)品是按內(nèi)部的購置程序及控制方法獲得的。 采購規(guī)劃和控制采購規(guī)劃活動應(yīng)確定所需采購的產(chǎn)品及采購日程安排，并特別注意對項目產(chǎn)品的質(zhì)量、時間、成本有關(guān)鍵作用的產(chǎn)品。注2:本標(biāo)準(zhǔn)中（并參考ISO 90041），組織系指項目組織及向項目組織提供產(chǎn)品的承包商。與采購有關(guān)的過程如下:— 編制采購計劃和控制:明確和控制要采購的物資及采購時間；— 采購文件要求:匯編商業(yè)條件和技術(shù)要求；— 承包商評價:評價并確定邀請哪些承包商投標(biāo)；— 簽訂承包合同:招標(biāo)、投標(biāo)評價、談判，編寫并簽訂承包合同；— 合同控制:確保承包商的工作滿足合同要求。應(yīng)監(jiān)控項目風(fēng)險狀況，風(fēng)險報告應(yīng)是進(jìn)展評估的一部分。因此鼓勵人們預(yù)測、識別未來的風(fēng)險并予以報告。 風(fēng)險控制在整個項目進(jìn)程中應(yīng)通過風(fēng)險識別、風(fēng)險評估和應(yīng)對的交互過程來控制風(fēng)險。當(dāng)時間安排或預(yù)算要涉及到處理風(fēng)險的有關(guān)規(guī)定時，應(yīng)將它們識別出來，為了使用它們，如果需要的話應(yīng)單獨維護，比如產(chǎn)品責(zé)任保險。 風(fēng)險應(yīng)對開發(fā)消除、減輕或轉(zhuǎn)移風(fēng)險的解決方案，接受風(fēng)險的決策，以及利用有利機會的計劃，都應(yīng)當(dāng)依據(jù)成熟的技術(shù)或過去經(jīng)驗的數(shù)據(jù)，以避免產(chǎn)生新的風(fēng)險。 風(fēng)險評估 應(yīng)考慮過去項目的經(jīng)驗和歷史資料，評估已識別的風(fēng)險的影響及其發(fā)生的概率，所采用的準(zhǔn)則和技術(shù)應(yīng)當(dāng)記錄在冊。應(yīng)注意到需要考慮不同風(fēng)險之間的交互作用，也應(yīng)當(dāng)識別關(guān)鍵的及新的技術(shù)。在項目開始、進(jìn)展評價及進(jìn)行其它重大決策時都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行風(fēng)險識別工作。 風(fēng)險識別應(yīng)當(dāng)識別項目過程和產(chǎn)品的風(fēng)險，并且確定方法，以測定什么時候風(fēng)險超出可接受的限度。與風(fēng)險有關(guān)的過程如下:— 風(fēng)險識別:識別項目中的風(fēng)險；— 風(fēng)險評估:評估風(fēng)險發(fā)生的概率及風(fēng)險事件對項目的影響；— 風(fēng)險應(yīng)對開發(fā):制定風(fēng)險應(yīng)對計劃；— 風(fēng)險控制:實施及更新風(fēng)險計劃。本標(biāo)準(zhǔn)中，風(fēng)險這一術(shù)語包括兩個方面。 與風(fēng)險有關(guān)的過程項目風(fēng)險管理處理整個進(jìn)程中的不確定因素，并且要求一定的組織方式。 溝通控制溝通系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)計劃運行，并進(jìn)行監(jiān)控和評審，以確保持續(xù)滿足項目需要。會議備忘錄應(yīng)包括做出的決策、重要問題及認(rèn)可的措施和執(zhí)行措施的人員。應(yīng)確定適用于各種會議的類別會議規(guī)則和指南。所有影響項目實施的協(xié)議，包括非正式協(xié)議，均應(yīng)形成正式文件。信息應(yīng)包括信息產(chǎn)生時刻的現(xiàn)行條件，使其它項目在使用這些信息之前，能核查信息的可用性及適合性。 信息管理設(shè)計信息管理系統(tǒng)應(yīng)考慮項目組織及發(fā)起組織兩者的需要。計劃應(yīng)確定信息管理系統(tǒng)，規(guī)定何人發(fā)送及何人接收信息，引用哪些有關(guān)的文件控制程序及保密程序。會議的目的、時間、頻次應(yīng)在計劃中規(guī)定。 溝通規(guī)劃編制溝通計劃應(yīng)考慮項目及項目涉及的個人的需要。這些過程確保項目信息定期和及時產(chǎn)生、采集、傳遞、存貯和最終處置。應(yīng)當(dāng)提倡協(xié)商一致的決策，清楚、開放的溝通及對顧客滿意的共同承諾。良好的集體協(xié)作應(yīng)得到承認(rèn)和獎勵。 項目團隊的開發(fā)個人的發(fā)展對團隊的發(fā)展至關(guān)重要，見ISO 90041。任命應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)并通知所有有關(guān)人員。熟悉人員的特點和經(jīng)驗可能對最恰當(dāng)?shù)卮_定項目組成員的職責(zé)有幫助。選擇項目經(jīng)理時，應(yīng)優(yōu)先考慮領(lǐng)導(dǎo)技能。對項目的所有人員，無論其是項目組織的正式成員，或依然留在發(fā)起組織中的附屬機構(gòu)，都應(yīng)采用這一選擇準(zhǔn)則。如果預(yù)計到由于這種能力要求在招聘新員工時會遇到困難，則應(yīng)給予充分的提前時間，以重新招聘和培訓(xùn)。應(yīng)制訂計劃并定期評審項目組織結(jié)構(gòu)的有效性和適應(yīng)性。應(yīng)確定會計責(zé)任、權(quán)限和責(zé)任的分配，并準(zhǔn)備工作說明書。這種劃分應(yīng)根據(jù)發(fā)起組織結(jié)構(gòu)，如矩陣型或職能型結(jié)構(gòu)進(jìn)行。項目組織結(jié)構(gòu)應(yīng)設(shè)計為有利于項目的所有的參與者之間的溝通和合作。 項目組織結(jié)構(gòu)確定通常應(yīng)按發(fā)起組織的方針及項目的具體條件確定項目的組織結(jié)構(gòu)。這些過程如下:— 項目組織結(jié)構(gòu)界定:確定一個經(jīng)過優(yōu)化、適合項目需要的組織結(jié)構(gòu)，包括明確在項目中的角色，權(quán)限和職責(zé)；— 人員分配:選配具有相應(yīng)能力的人員以適應(yīng)項目的需要；— 項目團隊開發(fā):開發(fā)個人和項目組的技能和其它能力，促進(jìn)項目的執(zhí)行。 與人員有關(guān)的過程人決定項目的質(zhì)量和成功。在開發(fā)剩余工作計劃中資源預(yù)測的修訂應(yīng)與項目其它過程協(xié)調(diào)。只有當(dāng)考慮到對于項目其它過程及目標(biāo)的影響之后，才能作出采取措施的決策。 資源控制為確保對資源供應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)控制，并保留一定資源余度以滿足項目目標(biāo)，應(yīng)確定評審時機、數(shù)據(jù)采集和預(yù)報的頻次。約束條件包括可用性、安全性、環(huán)境和文化因素、國際協(xié)議、勞動力協(xié)議、政府法規(guī)、資金和對項目和環(huán)境的影響等。當(dāng)為項目確定資源需求時，應(yīng)評價提供資源的組織的穩(wěn)定性、能力和質(zhì)量。資源計劃應(yīng)當(dāng)有利于資源控制。資源計劃應(yīng)當(dāng)說明項目需要什么資源，根據(jù)時間進(jìn)度計劃，什么時候需要這些資源。因為人員管理和其它資源管理有明顯不同。與資源有關(guān)的過程如下:— 資源規(guī)劃:識別、估計、計劃和分配相關(guān)資源；— 資源控制:對照資源計劃比較實際使用情況，必要時采取措施。它們幫助確定資源可能存在的所有問題。項目管理應(yīng)按規(guī)定的項目計劃定期評審項目成本，并考慮其它財務(wù)檢查（如有關(guān)利益相關(guān)者的外部評審）。在制訂剩余工作計劃時，預(yù)算估計值的修訂應(yīng)與項目的其它過程協(xié)調(diào)。采取措施的決定只有在考慮了所涉及到的項目其它過程和目標(biāo)的影響之后才能做出。應(yīng)當(dāng)采取措施，確保不利的偏離不至于影響項目目標(biāo)。應(yīng)利用如掙得值分析一類的技術(shù)分析項目成本趨勢，評審剩余工作計劃，以預(yù)測可能出現(xiàn)的問題和機會。應(yīng)核查在剩余預(yù)算內(nèi)完成剩余工作的可能性。 成本控制在任何費用支出之前，應(yīng)當(dāng)建立在成本控制系統(tǒng)所遵循的程序，形成文件并通知負(fù)責(zé)授權(quán)工作或經(jīng)費支出的人。預(yù)算應(yīng)符合項目要求，應(yīng)明確各種前提條件、容許限度及應(yīng)急備用金，并形成文件。 成本