【正文】 練習(xí)：案例 ? 要求： ? 用 VISIO軟件和漢普公司 BPR業(yè)務(wù)流程描述符號體系，繪制業(yè)務(wù)流程圖。但總經(jīng)理辦公會的臨時召開需要綜合辦公室發(fā)文才能召開，否則只能等待每月的總經(jīng)理辦公例會。集團(tuán)公司總部的財務(wù)部和建設(shè)部的審批權(quán)限只有 3000萬美金。其中，如果客戶是國外的電信設(shè)備供應(yīng)商公司并且（考慮 “ 或者 ” 時流程有何不同）采購金額超過 100萬美金，該電信公司的采購人員就要到省公司的計劃建設(shè)部審批，并由省公司與供應(yīng)商簽署合同。首先要確保銷售合同能有一定的經(jīng)濟(jì)效益；其次審核銷售合同是否違反上級有關(guān)規(guī)定。如果不能順利量化，可以近似評估，如果近似評估也很困難時，可以暫時忽略。 ? 4． 考察 每項(xiàng)作業(yè)的成本和周期時間。 下列的流程增值評估圖給出了常見的真正增值、業(yè)務(wù)增值和非增值的作業(yè)類型。如果不是，轉(zhuǎn)入 2 ? 2． 問：這項(xiàng)作業(yè)是業(yè)務(wù)或流程進(jìn)展必不可少的嗎？如果是，它是業(yè)務(wù)增值的作業(yè)；如果不是，它是非增值作業(yè)。 進(jìn)行增值評估 ? 1． 對每一項(xiàng)作業(yè)，逐一考察它是對形成流程產(chǎn)出必不可少的嗎？如果是，它可能是增值作業(yè)。這些作業(yè)對于 形成 流程產(chǎn)出并不是必需的 。 （ 2）尋找改進(jìn)的環(huán)節(jié) 評估流程的每一項(xiàng)作業(yè)：它是否為最終顧客或企業(yè)增加價值？ 主要有兩種非增值作業(yè)： ? 由于流程設(shè)計的不合適或流程沒有按設(shè)計運(yùn)轉(zhuǎn)而存在的作業(yè)。 ? 不再以產(chǎn)品種類劃分銷售業(yè)務(wù)，而是按客戶地區(qū)進(jìn)行管理。需有提高素質(zhì)和責(zé)任心。 ? 自動化 – 通 過信息系統(tǒng)，自動處理 ESIA原則 市場研究 制定價格 簽訂 銷售合同 提貨 處理 客戶 資金管理 共享數(shù)據(jù)庫 企業(yè)的典型問題 重視考核，輕視流程，更忽視能力建設(shè) ? 銷售員責(zé)任權(quán)力都有所增加，要有相應(yīng)的制度、績效監(jiān)控體系等事前和事后控制手段進(jìn)行保障。溝通環(huán)節(jié)簡化。 ? 簡化 — 客戶提貨所經(jīng)歷的程序簡化。組織僵化，缺乏柔性。 簽定合同 編制 銷售計劃 供貨請求 開提貨單 開發(fā)票 提貨處理 用戶 業(yè)務(wù)科 計劃科 財務(wù)科 倉庫 審核 審核 用戶資金 發(fā)票 審核 發(fā)票 提貨單 審核后的 提貨單 發(fā)票 流程分割，以部門任務(wù)為著眼點(diǎn)，而忽略整個流程，出現(xiàn)問題相互推委。 用戶 A公司銷售處理流程的案例剖析 用戶 業(yè)務(wù)科 計劃科 財務(wù)科 倉庫 審核 審核 用戶資金 發(fā)票 審核 發(fā)票 提貨單 審核后的 提貨單 發(fā)票 折磨客戶。 第四部分 流程優(yōu)化 業(yè)務(wù)科 計劃科 財務(wù)科 倉庫 計劃科 財務(wù)科 用戶 業(yè)務(wù)科通過訂貨會或其他途徑與用戶簽定供貨合同； 計劃科根據(jù)合同編制銷售計劃 ， 并為用戶開出產(chǎn)品提貨單； 當(dāng)用戶需要提貨時 ， 將提貨單交財務(wù)科審核 。 ? 9． 箭頭方向鍵 、 對象連接鍵 、 對齊鍵需熟練使用 。 ? 7． 在符號使用當(dāng)中 ， “ 判斷 ” 本身即是一個活動 ， 會產(chǎn)生二個結(jié)果 。 ? 6． 對于崗位 、 部門的關(guān)系 ， 在描述時 ， 我們針對的是崗位而非部門 。 ? 4． 對于 “ 必要的文字補(bǔ)充說明 ” 、 “ 流程相關(guān)問題分析 ” 應(yīng)引起注意 ， 這點(diǎn)在咨詢顧問對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析診斷時非常重要 ， 必須填寫 。 ? 3． 在描述業(yè)務(wù)流程時 ， 應(yīng)是對關(guān)鍵業(yè)務(wù)進(jìn)行描述 ， 突出核心部分 。 不要過多投入 。這樣，可在一個文件中存檔多個流程圖。 ? 15．一個流程最好不跨多頁，所以需要仔細(xì)考慮流程的層次分解與合并。 “ 必要的文字補(bǔ)充說明： ” 、 “ 流程相關(guān)問題分析： ” 兩行不能刪除， 。 ? 14．做業(yè)務(wù)流程描述時，如果需要較多文字才能說明，或用流程圖難以表達(dá)時，采用 “ 文字表述 ” 進(jìn)行輔助說明。 ? 13．在總流程的結(jié)束點(diǎn)，標(biāo)注 “ 結(jié)束 ” 符號。 ? 10． 流程圖中的虛線作為部門分隔 ， 通過從 “ 符號體系 ” 中拖拽“ 虛線 ” 而得到 ， 長度可以改變 。 每個崗位居于所在橫行 （ 兩條虛線 ） 的中間位置 ， 所有崗位右對齊 ， 距流程結(jié)構(gòu)圖左邊框線 2個方格 。 若多崗位中的任何一個都可以來處理 （ 即“ 或 ” 的關(guān)系 ） ， 用 “ /”分隔 。 先寫 “ 部門名 ” ， 另起一行 “ 崗位名 ” 。 ? 6． 右上角的流程編號 、 流程名稱 、 版本號 ， 根據(jù)具體情況填寫 。 ? 5． 標(biāo)題的字體格式 、 居中位置不要改變 。 ? 3．從 “ 符號體系 ” 中，將 “ 結(jié)構(gòu)圖 ” 拖至流程圖中。 五、 流程文件、表單 ： 《 年度經(jīng)營目標(biāo) 》 《 預(yù)算編制方針 》《 預(yù)算報表 》《 年度預(yù)算草案 》《 年度預(yù)算方案 》 《 預(yù)算執(zhí)行反饋 》《 差異分析表 》 《 預(yù)算執(zhí)行報告 》《 差異分析報告 》 六、 業(yè)務(wù)風(fēng)險 ： 預(yù)算編制不合理，控制不力 七、 流程控制點(diǎn) 1： 預(yù)算管理委員會審批預(yù)算草案 控制目的：確保預(yù)算編制合理 ， 符合公司發(fā)展戰(zhàn)略 控制手段：預(yù)算管理委員會對預(yù)算草案的審批 控制依據(jù)：公司全面預(yù)算管理制度 流程控制點(diǎn) 2： 財務(wù)部對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督控制 控制目的：保證預(yù)算順利執(zhí)行，完成年度經(jīng)營目標(biāo) 控制手段：財務(wù)部對預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督，審計監(jiān)察部組織調(diào)查 控制依據(jù)：公司全面預(yù)算管理制度 流程描述格式規(guī)范 ? 1．業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀描述時，首先打開 “ 漢普業(yè)務(wù)流程描述符號體系 ” 文件。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標(biāo)識。 A 繼續(xù) “ 是 ” 情況下的流程 是 否 狀況表是 否被批準(zhǔn) ? A 對狀況表 作修改 在決定框之前使用手工操作標(biāo)識： 如果流程分叉為是 /否，則有人作出決定。然后在合適的地方畫上對應(yīng)的流程連接標(biāo)識。連接標(biāo)識的畫法：在標(biāo)識內(nèi)以 A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。 流程圖連接標(biāo)識 ： 該標(biāo)識用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個流程。 存檔 : 該框代表一個文檔在此處需要被存檔。它們可以在所有三欄中使用。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。 數(shù)據(jù)信息 : 該標(biāo)識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。 流程操作 ： 該標(biāo)識用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。可在標(biāo)識中寫明特定的系統(tǒng)名稱。 系統(tǒng) /數(shù)據(jù)庫 ： 該標(biāo)識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。它既可表示輸入，又可表示輸出。來 自 于 外 部 主 體 的 信 息 ， 如 文檔 、 表 單 、 票 證 、 報 表 等 。 鼓形：表示準(zhǔn)備工作或活動 折邊長方形：表示卡片 上方與左邊寬邊長方形：表示內(nèi)部存儲器，在部門或團(tuán)隊(duì)內(nèi)部存儲數(shù)據(jù)或文件 中 國 電 信 B