蒙西水泥公司管理咨詢(xún)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程優(yōu)化培訓(xùn)-wenkub.com
2025-05-18 13:51 本頁(yè)面
【正文】 審批通過(guò)后，由上級(jí)人員簽署的合同，同時(shí)通知本地網(wǎng)人員執(zhí)行。但是省公司的審批權(quán)限只有 1000萬(wàn)美金，高于1000萬(wàn)的合同需要集團(tuán)公司總部的財(cái)務(wù)部和建設(shè)部會(huì)簽，并由集團(tuán)公司與供應(yīng)商簽訂合同。 尋找改進(jìn)的環(huán)節(jié) —— 流程增值評(píng)估 流程增值評(píng)估圖作業(yè)對(duì)形成產(chǎn)出是必須的嗎？非增值作業(yè) 業(yè)務(wù)增值作業(yè) 真正增值的作業(yè)對(duì)滿足顧客需求沒(méi)有貢獻(xiàn)的活動(dòng)，在不影響產(chǎn)品/ 服務(wù)功能的基礎(chǔ)上予以取消為滿足顧客需求必須進(jìn)行的活動(dòng)是復(fù)查和審批返工儲(chǔ)存移送否對(duì)業(yè)務(wù)功能有貢獻(xiàn)嗎？是否對(duì)滿足顧客需求有貢獻(xiàn)嗎？是否記錄收到的數(shù)據(jù)訂單表格更新銷(xiāo)售記錄準(zhǔn)備對(duì)帳報(bào)告研究數(shù)據(jù)投訴分類(lèi)制定政策受理訂單業(yè)務(wù)流程改善的方法總結(jié) ? 減少重復(fù)的行為； ? 減少多重的審核和批準(zhǔn)； ? 簡(jiǎn)化流程； ? 平行性流程； ? 外包效率不高的流程； ? 減少工作的流動(dòng)； ? 組織多功能團(tuán)隊(duì)； ? 集權(quán) /分權(quán) ? 工作合并 ? 讓員工做決策 ? 讓工作程序自然 ? 讓工作在最合適的地方完成 ? 適當(dāng)?shù)臏p少檢查和控制 ? 一張臉孔對(duì)客戶 思路之一：顛覆性思維 ?識(shí)別流程每個(gè)步驟背后的假設(shè) ?挑戰(zhàn)流程每個(gè)步驟背后的假設(shè) 習(xí)慣性的不良詞匯： “ only”？ 、 “ must”? 、 “ never”? 可以通過(guò)以下問(wèn)題進(jìn)行 挑戰(zhàn)： ?這個(gè)步驟產(chǎn)生有用的結(jié)果嗎 ？ ?這個(gè)步驟非得要執(zhí)行嗎 ？ ?這個(gè)步驟非得要由當(dāng)前的角色來(lái)執(zhí)行嗎 ？ ?這個(gè)步驟非得要的按當(dāng)前的順序進(jìn)行嗎 ？ ?這個(gè)步驟非得要按當(dāng)前的方式進(jìn)行嗎 ？ ?這個(gè)步驟非得要在當(dāng)前的地點(diǎn)來(lái)進(jìn)行嗎 ？ 思路之二：優(yōu)化時(shí)間 1) 將串行活動(dòng)變成并行活動(dòng) 2) 去除不需要的活動(dòng)，減少流程步驟 3) 合并內(nèi)部的界面（環(huán)節(jié)） 4) 調(diào)整各環(huán)節(jié)的地理位置，或?qū)?IT應(yīng)用 5) 壓縮每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間，規(guī)定時(shí)間期限 ╳ 思路之三：優(yōu)化控制 1) 根據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤的機(jī)率來(lái)決定檢查、評(píng)審點(diǎn)設(shè)置的必要性 2) 取消重復(fù)審批點(diǎn) 3) 將不同環(huán)節(jié)的串行審批變?yōu)椴⑿袑徟? 4) 根據(jù)控制對(duì)象金額的大小，進(jìn)行分層授權(quán)審批 5) 選擇合適的審批人，讓最明白人的最有權(quán) 6) 采用窗口式服務(wù)或集中式評(píng)審 ╳流程優(yōu)化的步驟 ? 找出流程存在的問(wèn)題 ? 整理問(wèn)題形成問(wèn)題列表 ? 用矩陣法將問(wèn)題分類(lèi) ? 用魚(yú)骨圖法尋找解決問(wèn)題的方法 ? 定義問(wèn)題特性 ? 畫(huà)出 5M1E圖 ? 畫(huà)出大原因之下的小原因 ? 找出主要原因 實(shí)例練習(xí) 物資采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)與審核 1. 供電所計(jì)劃員制定本供電所的項(xiàng)目物資采購(gòu)計(jì)劃草案，交供應(yīng)科科長(zhǎng)審核 2. 供應(yīng)科科長(zhǎng)從技術(shù)的角度考慮是否批準(zhǔn)該采購(gòu)計(jì)劃，在 1天內(nèi)作出批復(fù) 3. 如果供應(yīng)科科長(zhǎng)審批通過(guò)，則報(bào)供電所所長(zhǎng)簽字；如果通不過(guò)則返回計(jì)劃員并向其提出修改意見(jiàn) 4. 所長(zhǎng)審批需要半天 5. 所長(zhǎng)簽字后，交供電公司對(duì)口職能部門(mén)在 3天內(nèi)從技術(shù)角度對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核 6. 如果審核不通過(guò)則返回供電所；如果審核通過(guò)則由辦公室將采購(gòu)計(jì)劃匯總平衡后交供電公司總經(jīng)理簽字 7. 供電公司總經(jīng)理一般在 3天內(nèi)簽字確認(rèn)，然后交電力公司歸口部門(mén)審核 8. 電力公司歸口部門(mén)主要從資金、技術(shù)方面進(jìn)行考慮，通常在 1周內(nèi)審核通過(guò)后交由辦公室進(jìn)行匯總平衡 9. 電力公司總經(jīng)理在 1周內(nèi)審核辦公室平衡匯總過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃 10. 電力公司總經(jīng)理審核通過(guò)的正式采購(gòu)計(jì)劃傳真給物資公司實(shí)施采購(gòu) 1. 減少不必要的審核 ? 供電所所長(zhǎng)和供電公司總經(jīng)理的審批可以去除 2. 加強(qiáng)部門(mén)協(xié)作與溝通 ? 在采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)度方面需要參考財(cái)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，確保采購(gòu)計(jì)劃與資金計(jì)劃的整合 3. 縮短審核時(shí)間 ? 縮短各級(jí)管理部門(mén)的審批時(shí)限，并加以制度規(guī)范 ? 建立授權(quán)機(jī)制，確保在總經(jīng)理出差期間， 4. 提高審核有效性 ? 明確各審核點(diǎn)的重點(diǎn)，如 ? 供電所 技術(shù)角度 ? 供電公司 技術(shù)，資金分配，中小物資協(xié)調(diào)分配 ? 電力公司 總體資金分配，采購(gòu)計(jì)劃的進(jìn)度，重大物資的協(xié)調(diào)，供應(yīng)商資格確認(rèn) 5. 減少紙張工作 ? 將原來(lái)的傳真?zhèn)鬟f改為電子郵件或利用電子采購(gòu)系統(tǒng)等 6. 信息技術(shù)機(jī)會(huì)（與 ERP系統(tǒng)接軌） ? 實(shí)現(xiàn)完全的在線申請(qǐng)和審批過(guò)程 ? 實(shí)現(xiàn)物流和采購(gòu)模塊的整合，達(dá)到倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)據(jù)的共享，支持決策 ? 建立共享的供應(yīng)商檔案系統(tǒng)，支持決策 流程改進(jìn)練習(xí)（參考建議 ) 第五部分 問(wèn)題與交流 考試 /練習(xí) ? 考試： ? 在投資項(xiàng)目形成采購(gòu)意向后，該電信公司本地網(wǎng)要對(duì)購(gòu)銷(xiāo)意向進(jìn)行評(píng)估。這是部分示例，不是全部，要根據(jù)企業(yè)具體流程進(jìn)行分析。再問(wèn)，它對(duì)滿足顧客需要真的有貢獻(xiàn)嗎？如果是，它是真正增值的作業(yè)。包括移送、等待、儲(chǔ)存和從事了過(guò)多的工作等 。 ? 調(diào)整部門(mén)職責(zé)：計(jì)劃部門(mén)以銷(xiāo)售預(yù)測(cè)、銷(xiāo)售計(jì)劃與銷(xiāo)售分析為主，不進(jìn)行提貨情況審核、提貨單和發(fā)票的發(fā)放等事宜。 ? 整合 — 銷(xiāo)售員單點(diǎn)接觸客戶，活動(dòng)整合。 簽定合同 編制 銷(xiāo)售計(jì)劃 供貨請(qǐng)求
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