【正文】 ?《 企業(yè)檔案工作規(guī)范實施指南 》 訂購方式 通信地址：北京市宣武區(qū)永安路 106號 郵編： 100050 聯系人：殷少秀： 01083171706， 83171769 劉雪豐： 01083171091 郵局匯款：按總書款加 20%郵資按上述地址郵寄。按照不同的標準，企業(yè)可以劃分為不同的類型。但在實踐中，對于通用性管理標準，因其適用范圍廣泛，而社會組織在類型、規(guī)模、行業(yè)等方面卻具有極大差異性，因此需要有針對特殊情況的變通，要注意切合實際加以把握。 第三、標準有關條款的運用可因企制宜 由于我國企業(yè)數量大、類型多，在 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 的實施中應了解和掌握標準應用的變通。文件形成、辦理、流轉、積累、整理、歸檔、保管、安全等，都決定著當前及今后的利用效果或服務質量。如產品質量，不僅僅是由產品的加工決定，還要涉及原材料、設計、程序、運輸、銷售安裝等環(huán)節(jié)，只要沒有被最終用戶消費前，都是產品質量的控制環(huán)節(jié)。 第一、規(guī)范檔案管理，領導是關鍵 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 的實施中將遇到各種各樣問題和影響因素：如，觀念認識、領導檔案意識、人財物資源、培訓、組織系統(tǒng)、規(guī)章制度、技術手段等，其中最大影響因素是領導，和人財物資源。 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 的貫徹實施要求 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 是對企業(yè)檔案工作的全面系統(tǒng)要求。企業(yè)檔案工作要圍繞企業(yè)的中心和發(fā)展目標開展，要以服務企業(yè)經濟效益和企業(yè)資產保值增值為中心和目標。企業(yè)檔案不僅本身具有信息資源、知識資產的價值，而且對企業(yè)有形資產的運營、維護、管理和保值、增值具有不可須臾或缺的獨特作用。 四是有效檔案管理為企業(yè)服務創(chuàng)經濟效益。企業(yè)生產、經營和管理中檔案的形成與管理已經成為影響、制約企業(yè)行為的關鍵。 隨著經濟全球化加快和我國走出去發(fā)展戰(zhàn)略的實施，企業(yè)在國際競爭的環(huán)境中需要證明自身依法經營。 要使企業(yè)領導和員工認識到，現代企業(yè)制度的“產權清晰、權責明確、管理科學”要求和現代產權制度的“歸屬清晰、權責明確、保護嚴格、流轉順暢”的要求，要通過有效的檔案管理支撐來得以實現。 五、 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 的貫徹與實施要求 轉變觀念，提高對企業(yè)檔案工作的認識 一是建立檔案屬于企業(yè)核心信息資產觀念。 ? 配備信息化管理需要的計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等設備，以及容災備份設備、應急電源。 ? 技術設備 ? 配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設備。 ? 根據庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設備。 ? 各類檔案盒規(guī)格、式樣和質量應符合 GB／ T 970 GB／ T ll82DA／ T 22和 GB／ T ll821的要求。應根據非紙質載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。陳列室 (展覽室 )宜設置在適于觀覽的場所。 ? 企業(yè)可根據工作需要設置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。 ? 設置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應符合 JOJ 25的要求，庫房一般應滿足日后 20年檔案存儲需要。 ? 檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。檔案管理系統(tǒng)設計與實施參見 8章和 。 ? 檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。 ? 檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。 ? 涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯網物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯網邏輯隔離。 ? 檔案網絡化服務 ? 企業(yè)應建立館 (室 )藏檔案目錄數據庫，并逐步實現檔案的全文檢索。 ? 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應符合 GB／ T l8894中 。 ? 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存人日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。 ? 電子檔案應存儲到脫機載體上。數字化生成的檔案副本檔號應與原檔案對應。 ? 紙質檔案數字化應符合 DA／ T 31的要求，縮微膠片數字化應符合DA／ T 43的要求。 ? 文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見 GB／ T GB／ T l8894。電子文件通用格式見 GB／T18894第 6章。 ? 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。 ? 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的要求。 ? ? 檔案信息化目標與原則 ? 企業(yè)檔案信息化應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標。 ? 企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產經營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。 ? 企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。利用效果突出的宜進行登記 (利用效果登記表參見附錄B表 )。超越權限的利用需經有關領導審批。 ? 檔案利用工作 ? 檔案部門應加強檔案檢索系統(tǒng)建設，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。 ? 建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內容包括：檔案館 (室 )藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設施、設備情況；檔案銷毀情況等。銷毀清冊永久保存。 ? 企業(yè)應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時問對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。會計檔案的保管期限執(zhí)行 《 會計檔案管理辦法 》 。 ? 檔案保管期限應根據文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。庫藏檔案數量發(fā)生變化時應記錄說明。 ? 庫房設備運轉情況應定期檢查，并及時排除隱患。 ? 庫房管理 ? 庫房應保持于凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能 (見 JGJ 25)。受損的檔案應及時修復或補救。重要檔案應異地備份。 ? 檔案保管工作 ? 檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架。全宗卷可單獨管理。 ? 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。 ? 紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。 ? 檔號可采用“ [全宗號 ]分類號 (或項目代號或目錄號 )—— 案卷號 (或件號或盤、盒、張?zhí)?)”([]表示可選 )結構。檔號應指代單一，具有唯一性。 ? 全宗內檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。分類方案應附有分類說明。 ? 檔案整理工作 ? 檔案部門應區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。 ? 企業(yè)可根據研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經營范圍相關的資料。 ? 企業(yè)應根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。雙方在 《 檔案交接登記表 》 簽字后各保留一份。 ? 檔案收集工作 ? 文件歸檔的交接 ? 文件形成部門應按期將 《 檔案交接登記表 》 隨同已整理的文件向檔案部門移交。 ? 文件形成部門應就歸檔文件填寫 《 檔案交接登記表 》 (見附錄 B表 )。 ? 兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協議等形式約定文件歸檔要求。 ? 歸檔的文件一般一式一份。 ? 非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。 ? 歸檔的文件應為原件。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 ? 更新、補充的文件，企業(yè)內部機構變動和干部職工