【正文】 九、企業(yè)檔案利用工。 78建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。銷毀清冊永久保存。 77企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的文件，列為永久保管。 定期中實行標(biāo)時制，一般分為 30年和 10年。 77檔案保管期限應(yīng)根據(jù)企業(yè)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。 七、企業(yè)檔案鑒定工作要求 (6款 ) 選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的實質(zhì)內(nèi)容，通過科學(xué)的鑒定，才能把有價值的文件轉(zhuǎn)為不同保管期限的檔案，使企業(yè)的知識信息得到有效保存，因此，鑒定工作是形成檔案的關(guān)鍵。 763庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到帳物相符。 一般檔案庫房溫度控制在 1424℃ ，相對濕度控制在 4560﹪ 。 庫房管理應(yīng)貫徹 “ 以防為主，防治結(jié)合 ” 的原則，具備基本的保護措施。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。 76檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見 《 全宗卷規(guī)范 》 （ DA/T12）。 檔 案 總 目 錄 檔 案 分 類 目 錄 底 圖 檔 案 目 錄 75檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。 75按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。 75紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。檔號編制方法見 《 檔號編制規(guī)則 》 （ DA/T13）。 75根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。 目前，企業(yè)檔案一級類目號多采用其類目中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫，即管理 — GL、產(chǎn)品 —CP、科學(xué)技術(shù)研究 —KY、基本建設(shè) —JS、設(shè)備儀器 —SB、會計 —KJ、干部職工 —ZG；二級及二級以下類別號采用雙位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫（其中產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備類檔案其項目有代號的，優(yōu)先采用代號（型號）進行編寫）；案卷號則采用但單位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。 企業(yè)檔案分類方案一般由編制說明、類目表、類別號三部分組成。 75分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。 75檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。 742企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。 742企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。 74檔案與資料的收集（ 5點） 742企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有 的檔案。 741檔案部門接收時應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。 四、企業(yè)檔案收集工作要求 (2款 ) 檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，是將企業(yè)的檔案信息資源進行集中管理的重要環(huán)節(jié)，檔案齊全完整的程度與整理質(zhì)量的高低，都可以通過收集工作直接反映出來。 734文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫 《 檔案交接登記表 》 （見附錄 B表 ）。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。一般情況下，文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原件文件只具備參考借鑒作用，而往往不具備依據(jù)憑證作用。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。 734歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機、復(fù)印機、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 733更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其它活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。 電子文件歸檔時，還應(yīng)注意收集： （ 1）支持性文件，指能夠生成運行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運行所需的操作系統(tǒng)； （ 2）數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料； （ 3）與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說明、操作手冊等，以及電子文件形成過程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計任務(wù)書、操作手冊等。不許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體； （ 4）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽； （ 5）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件； （ 6）將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔，并附 《 歸檔電子文件登記表 》 ； （ 7）對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄； （ 8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定期完成，物理歸檔的主要有 8點要求： （ 1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔； （ 2）把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式 3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。電子文件的邏輯歸檔可實時或定時進行，權(quán)限移交到檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作： （ 1）對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定； （ 2）按照有關(guān)規(guī)定對查詢歸檔電子文件進行授權(quán)； （ 3）對接收的電子文件及時進行著錄標(biāo)識； （ 4）對接收的電子檔案進行備份安全保護。 733電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致。 733產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。 733經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后第二年一季度歸檔。 73文件歸檔時間（ 7點） 企業(yè)文件歸檔時間主要有 2種：定期歸檔和隨時歸檔。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 附錄 A。 732歸檔文件的主要來源有： 本企業(yè)形成的文件； 本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文件； 所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件； 本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件； 本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。 732企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。歸檔范圍應(yīng)以本單位工作活動為主，突出反映本單位基本職能活動和各項業(yè)務(wù)工作。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合 《 文書檔案案卷格式 》 （ GB 9705）、 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 （ DA/T 22）、 《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 （ GB/T 11822）、 《 會計檔案管理辦法 》 （財會字（ 1998） 32號）、 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定 》 （勞力字（ 1992） 33號）等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合 《 照片檔案管理規(guī)范 》 （ GB/T11821）、 《 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 》 （ DA/T15）、 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB/T18894）、 《 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 》 （ DA/T32）等標(biāo)準(zhǔn)要求?？茖W(xué)的整理方法、清晰的歸檔范圍、明確的歸檔時間，是保證案卷質(zhì)量和檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全的重要條件。 72文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。 例如：紙質(zhì)文件不應(yīng)使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，不使用熱敏紙，而應(yīng)使用字跡、線條和影像清晰及牢固程度均符合永久或長期保存要求的材質(zhì)印制。由于企業(yè)各管理部門和業(yè)務(wù)部門每天形成大量各種文件，涉及到不同崗位和不同人員，為保證定期歸檔工作順利進行，各部門對本部門形成的文件，要注意做好平時的積累工作。 “ 四同時 ” 也是科技檔案工作幾十年的經(jīng)驗總結(jié)，是一種行之有效在工作過程中對歸檔文件進行控制的措施，企業(yè)檔案部門與有關(guān)管理部門相互配合，共同將 “ 四同時 ”作為一種企業(yè)管理工作流程執(zhí)行好，可以對企業(yè)管理和檔案管理起到相輔相成的作用。 “ 四參加 ” 是科技檔案工作的經(jīng)驗總結(jié)，是一種行之有效的控制措施，需要切實落實好、執(zhí)行好。因此，落實好 “ 三納入 ” 制度，需要從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面解決的問題。 檔案業(yè)務(wù)工作是 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 的主體部分，本章對企業(yè)檔案業(yè)務(wù)活動（企業(yè)文件的形成積累、歸檔、收集、整理以及檔案保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等）各個環(huán)節(jié)提出基本要求，主要有 9個方面內(nèi)容，即： 一、 企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動 二、 企業(yè)文件的形成、積累要求 三、 企業(yè)文件的整理與歸檔 四、 企業(yè)檔案收集工作要求 五、 企業(yè)檔案整理工作要求 六、 企業(yè)檔案保管工作要求 七、 企業(yè)檔案鑒定工作要求 八、 企業(yè)檔案統(tǒng)計工作要求 九、 企業(yè)檔案利用工作要求 一、企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動 (3款 ) 71企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的有機組成 ,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制?？紤]載體形式和保管要求不同，應(yīng)分庫保管。 收集范圍應(yīng)以企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表為主，參考載體形式。 特殊載體檔案包括：磁性材料、感光材料和其它合成材料等為介質(zhì)的檔案記錄載體。 63特殊載體檔案管理規(guī)范。 63文件歸檔范圍和保管期限表。 制定企業(yè)檔案分類方案的原則是：同位類之間互不相容；各子項之和必須窮盡母項；同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進行；分類必須按層次進行不能跳躍。 63檔案分類方案。 整理方法： （ 1）文書檔案應(yīng)按 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 （ DA/T 222021）進行整理； （ 2）科技檔案應(yīng)按 《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 （ GB/T 118222021）和《 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 》 （ DA/T 282021）進行整理； （ 3）會計檔案應(yīng)按 《 會計檔案管理辦法 》 （財會字 [1998]32號）和 《 會計檔案案卷格式 》 （ DA/T 392021）進行整理； （ 4）照片檔案應(yīng)按 《 照片檔案管理規(guī)范 》 （ GB/T 118212021）進行整理； (5)印章檔案應(yīng)按 《 印章檔案整理規(guī)則 》 （ DA/T 402021）進行整理； (6)檔號編制應(yīng)按 《 檔號編制規(guī)則 》 （ DA/T 131994），選擇適合企業(yè)檔案分類的標(biāo)示方法，與企業(yè)檔案分類方案配套使用。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。 三、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制定 (4款 ) 主要有 4種：文件、檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范。 62檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。 企業(yè)檔案保密制度應(yīng)從確保企業(yè)檔案實體和信息安全提出具體要求。 62檔案保密制度。 62檔案利用制度。 62檔案統(tǒng)計制度。 62檔案鑒定銷毀制度。 62檔案保管制度。 62 文件歸檔制度。制定企業(yè)檔案管理制度應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際，履行制定規(guī)章制度程序，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，納入企業(yè)管理制度或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之中，嚴(yán)格管理并貫徹執(zhí)行。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。 6