【正文】 對發(fā)生的意外事件及處理情況須進行登記。 在進行補救工作的同時，對意外事件發(fā)生的原因由品質主管進行調查，追究有關人員的責任。 處理程序 發(fā)生意外事件時，首先應立即將事件情況報告行政人事部經理和執(zhí)行總經理。 檔案員必須每季度統(tǒng)計一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統(tǒng)計結果報行政人事部經理。 檔案借還情況須在登記本上登記。 審批表經部門（項目）經理批準簽字后，交相關權限人員批準簽字， 方可借 出檔案。 外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經審批權限對應人員批準。 銷毀檔案編號的處理 經鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用 X(表示暫存記號 )標識流水號，并將其裝訂放入專門存放區(qū)內。 檔案銷毀每年進行一次，即每年的 2 月清理上年度需銷毀檔案。 部門內部檔案由部門（項目）經理核準銷毀；機要檔案由執(zhí)行總經理核準后統(tǒng)一由行政人事部銷毀。 超過保存期，且無保 存價值的檔案應銷毀。 檔案的銷毀： 超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的管理期限， 6 / 22 每年編制銷毀計劃及清單，報執(zhí)行總經理審批， 對確無保存價值的由行政人事部統(tǒng)一銷毀。 D、二年保存： 部門工作計劃及工作總結； 完結后的部門請求報告； 完結后無長期保存必要文書。 B、十年保存： 會計憑證； 其他經核定須十年保存的文書。 檔案員必須完成公司安排的其它相關工作任務。 編號后的檔案，按本規(guī)定第 條“檔案地址確定”的規(guī)定上架排列存 放。 資料編號歸檔 檔案員把各類移交資料 按編號辦法進行整理、編號。 移交時，檔案員須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。書寫材料必須是耐久的紙張、 墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆； 歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出來。 歸檔要求 歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全； 歸檔的文件資料必須是原件。 公司批文、供水、供電增容計劃指標下達執(zhí)行書等重要文件隨時歸檔； 法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔； 用戶（業(yè)主）資料在用戶辦理完各項手續(xù)后即行歸檔； 各項工程資料在驗收后一個星期內歸檔； 各部門當年的業(yè)務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內歸檔； 圖書資料購買后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。 各部門（項目）負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。 歸檔管理 歸檔前資料管理 分散在各 部門的資料歸檔前由各部門（兼職）內業(yè)負責管理。 同一個檔案盒內的檔案資料按編號順序從下到上排列存放。 各一級類檔案區(qū)內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。 確定檔案一級類存放區(qū)：根據(jù)各 一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一 4 / 22 級類檔案存放區(qū)。 保密檔案： A、公司各部門人員調整、未公布的計劃； B、公司員工違法違紀的檢舉、投訴、調查材料、發(fā)生案件事故的調查登記資料。 機要檔案： 公司檔案按其內容分為“機密”、“保密”二種。 01 表示是行政人事部內部管理制度 2020 年第 1 卷。 01 XXXX — XXX 部門縮寫 一級類目代碼 二級類目代碼 年 度 碼 案 卷 流 水 號 例： X X 具體編號方法如 下： 卷宗編號結構形式 編號結構形式采用五段制，編號由左到右排列，各段均用阿拉伯數(shù)字表示，一至四段之間用“?”隔開，四至五段之間用“ — ”隔開。各部門檔案的一級類目、 二級類目均按本 辦法規(guī)定設置，三級和三級以下類目由各部門根據(jù)實際 情況自行設置。 檔案編號 檔案分劃 為便于系統(tǒng)化管理，根據(jù)檔案的內容和形式特征，將公司檔案劃分為十 四大類（為一級分類），每一大類下再劃分出若干子類（為二、三、四 級分類）。 人力資源主管負責保管人事類檔案，財務部經理負責保管財務類檔案。 檔案員（公司由行政助理兼）職責 負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放； 檔案資料的移交； 檔案的借閱、登記、統(tǒng)計； 保密； 檔案室設備、設施的保管維護等。（人事類、財務檔案除外） 職責 執(zhí)行總經理負責外單位（個人）查、借閱檔案的審批。 1 / 22 XX 物業(yè) 檔案管理規(guī)程 目的 加強檔案管理工作，落實檔案管理各項目標。 適用范圍 本程序適用于在管理服務活動中形成的各種檔案。 行政人事部經理負責公司員工查、借閱檔案的審批及外單位（個人）查、 借閱的審核工作。 各部門負責人負責指定專人配合公司檔案員做好本部門檔案資料的收集、整 理及交接及資料歸檔前的保管等工作。 程序 檔案資料的確定 ,凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料： 物業(yè)項目基本情況資料 ，包括工業(yè)區(qū)規(guī)劃、建設、發(fā)展現(xiàn)狀資料及圖 紙等； 物業(yè)項目業(yè)戶基本資料情況，包括業(yè)主接房資料、裝修資料及二次裝 修驗收資料，房屋租賃合同，供水、供電合同以及治安、消防等資料； 本公司基本情況資料，包括批文、營業(yè)執(zhí)照、代碼本、財產登記臺帳、 管 理制度、承包合同、工作基本情況描述等資料； 公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會議紀要、報告、請示等； 各部門資料，包括業(yè)務、行政管理等材料； 2 / 22 外來資料，包括中央、省、市、區(qū)、置業(yè)公司來文、友鄰單位及其它單 位、組織來文等； 圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等； 其它。具體分劃詳見《檔案分劃編號表》。 檔案編號 為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案分劃對檔案進行編號。 X XX 1 2020 部門縮寫代碼： 行政人事部 — X 品質管理部 — P 財務部 — C 3 / 22 項目環(huán)境管理部 — H 項目秩序維護部 — Z 項目工程維修部 — G 項目客服中心及綜合 — K 對項目下屬各部門資料，代碼前需加項目字母編寫，如 AB 組團項目部客服中心及綜合，則部門代碼為： ABK 電子檔案的編號參同文字檔案的類目編號要求，文件夾的命名參考《檔案分劃編號表》，保證電子檔案與文字檔案的一致性，對重要的文件、資料應及時進行光盤備份，并定期對電腦檔案進行數(shù)據(jù)備份，光盤類檔案由對應部門負責保管。 劃分標準： 機密檔案： A、公司執(zhí)行董事資料、重要或專項會議記要、保密期限內的重要決定事 項； B、公司中層以上員工人事考核、涉嫌違法違紀調查、未公布的人事任免、獎懲 決定； C、公司的年度工作總結、財務預算決算報告、繳納稅款、經營報表和各種綜合統(tǒng)計報表； D、公司有關經營資料、資源情報及供應商資信調研資料； E、公司與同行對手的競爭策略、計劃。 C、人事檔案、薪資性檔案、經濟合同、勞動合同； 檔案地址確定 檔案存放位置利用分類編號來確定。各一級類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標出。 每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內。