【正文】 H. 群發(fā)效果預(yù)覽：在發(fā)送前，可以先預(yù)覽一下發(fā)送給客人的最終效果。 E. 發(fā)送郵箱的匿名：您可以設(shè)置多個(gè)臨時(shí)郵箱來(lái)發(fā)送營(yíng)銷郵件，同時(shí)避免郵箱被封 外貿(mào)郵件管理專家 第 55 頁(yè) 共 55 頁(yè) 鎖，你可以在每個(gè) 郵箱中設(shè)置對(duì)外統(tǒng)一郵箱，這樣發(fā)送郵箱是臨時(shí)郵箱，客人有回復(fù)等也會(huì)回復(fù)到公司真正的商務(wù)郵箱，并且不影響到群發(fā)效果。如圖： 第 14章 模塊功能介紹 郵件群發(fā) 第一步，編寫郵件內(nèi)容：您可以臨時(shí)編寫需要發(fā)送的內(nèi)容，和日常郵件操作方式一樣 A. 另外可以選擇 插入網(wǎng)頁(yè) ，將已經(jīng)有的網(wǎng)站產(chǎn)品鏈接，直接插入到郵件內(nèi)容中，這樣 ，客人收到的實(shí)際上就是網(wǎng)站上的內(nèi)容，這樣可以大大減少發(fā)送時(shí)間和發(fā)送內(nèi)容 B. 群發(fā)內(nèi)容中的自動(dòng)稱謂：選擇插入自動(dòng)稱謂，系統(tǒng)將自動(dòng)根據(jù)當(dāng)前收件人的名稱，自動(dòng)替換內(nèi)容，讓客人看到的稱謂始終是自己，如：陳好 女士您好。如圖： 將 FOXMAIL 中郵件數(shù)據(jù) 導(dǎo)入 如果您以前一直使用 FOXMAIL 并且相關(guān)郵件都保存在了 FOXMAIL 中，請(qǐng)選擇文件菜單中 ‘ 導(dǎo)入 FOXMAIL 郵件 ’ ，選擇對(duì)應(yīng)的 FOXMAIL存儲(chǔ)文件，即可批量自動(dòng)將該文件中的郵件數(shù)據(jù)資料，直接導(dǎo)入到軟件中。如圖： 外貿(mào)郵件管理專家 第 52 頁(yè) 共 55 頁(yè) 將 EXCEL 表格數(shù)據(jù) 導(dǎo)入 請(qǐng)將您想要導(dǎo)入的客戶資料，填寫到安裝目錄下的 表格中，請(qǐng)注意固定的格式，然后保存并關(guān)閉 EXCEL，擇文件菜單中 ‘ 導(dǎo)入 EXCEL 聯(lián)系人 ’ ，可以批量自動(dòng)將該文件中的客戶聯(lián)系人資料，直接導(dǎo)入到軟件中。 在收件箱中，選擇具體一個(gè)郵件條目，選擇右鍵中的“回復(fù)追蹤” 外貿(mào)郵件管理專家 第 50 頁(yè) 共 55 頁(yè) 進(jìn)入設(shè)置跟蹤?quán)]件窗 口： 4．回復(fù)未回復(fù)郵件： 在回復(fù)管理中，選擇一個(gè)郵件條目，點(diǎn)擊回復(fù)按鈕，即可直接回復(fù)該郵件。 2． 未回復(fù)郵件自動(dòng)提醒 勾選“當(dāng)存在超過 **天沒有回復(fù)的郵件，就自動(dòng)提醒”選擇框，當(dāng)存在超過該天內(nèi)未回復(fù)的郵件，將自動(dòng)提醒并顯示出本窗口。 外貿(mào)郵件管理專家 第 49 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 12 章 模塊功能介紹 客戶郵件統(tǒng)計(jì)分析 回復(fù)跟蹤提醒 當(dāng)前業(yè)務(wù)員以及上級(jí)主管，可以隨時(shí)動(dòng)態(tài)查詢當(dāng)前郵件的回復(fù)情況，以及超期天數(shù)，以對(duì)郵件需要回復(fù)郵件進(jìn)行及時(shí)回復(fù)。同時(shí)也添加相應(yīng)的工廠信息。 進(jìn)入樣品管理界面。 新建 產(chǎn)品 樣品 管理主要是對(duì)公司的 樣品 信息進(jìn)行管理。 外貿(mào)郵件管理專家 第 46 頁(yè) 共 55 頁(yè) 當(dāng)用戶設(shè)置 追蹤提醒的時(shí)間到 期 ，用戶系統(tǒng)將自動(dòng)彈出提醒框，如果用戶不再需要該提醒，將 “ 知道了，以后不再提醒 ” 前的方框選上，如果用戶不進(jìn)行選擇，而是直接點(diǎn)擊確定，則此追蹤提醒對(duì)話框?qū)⒚扛魩追昼姀棾?，提示用戶注意? （ 2） 郵件 正文備 注 選取需要追蹤的 郵件 ，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “正文備注”。 上司可以看到自己及所有下屬的統(tǒng)計(jì)分析，一般業(yè)務(wù)員只能看到屬于他自己的客戶郵件信息。 外貿(mào)郵件管理專家 第 45 頁(yè) 共 55 頁(yè) 統(tǒng)計(jì)分析功能可以通過工具欄目上的“統(tǒng)計(jì)分析”菜單進(jìn)入，如下圖所示。由于報(bào)表都是使用的圖表 格式，形象而直觀。 查找統(tǒng)計(jì)分析 報(bào)表是為用戶提供統(tǒng)計(jì)分析的統(tǒng)計(jì)表，通過報(bào)表的分析，用戶可以快速的分析客戶的分布情況、公司業(yè)務(wù)人員的 郵件 往來(lái)情況、收發(fā)快件的具體情況 。 （ 4） 對(duì) “ 郵件 報(bào)價(jià) ” 我們采取駁回的操作，在工具欄里選擇 “ 駁回 ” ，輸入駁回意見，就可以對(duì)不符合要求的郵件進(jìn)行駁回 。 （ 2）以部門主管王二的身份登錄。 （ 1） 首先是以 張三的身份登錄， 點(diǎn)擊工具欄里的 “ 創(chuàng)建郵件 ” 按鈕，進(jìn)入新 郵件 撰寫界面， 編寫完郵件內(nèi)容后，點(diǎn)擊“發(fā)送”可見系統(tǒng)并未彈出需要審批的提醒信息。具體職員設(shè)置請(qǐng)?jiān)斠姳疚摹跋到y(tǒng)初始設(shè)置”中的“ 職員設(shè)置 ”一節(jié)。部門主管王二負(fù)責(zé)對(duì)李四的外發(fā)郵件進(jìn)行審核。 1．審批通過并發(fā)送 2．修改后審批通過 3．駁回 為了能更加形 象的將郵件審核這一流程說(shuō)清楚， 我們用 以下 的場(chǎng)景來(lái)解說(shuō)：假定 一個(gè)部門主管 王二 和兩個(gè)業(yè)務(wù)員 張三、李四。 外貿(mào)郵件管理專家 第 43 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 10 章 模塊功能介紹 業(yè)務(wù)管理 郵件外發(fā)審核 郵件 發(fā)送與接收的流程圖： 對(duì)于新業(yè)務(wù)員以及重要客戶，以及職員主動(dòng)申請(qǐng)審批的外發(fā)郵件，需要相應(yīng)的主管進(jìn)行審批以后，才能發(fā)送出去。 群發(fā)郵件時(shí)，第一步先擬寫郵件內(nèi)容。 （ 4）郵件自動(dòng)歸類 為每個(gè)聯(lián)系人建立一個(gè)以聯(lián)系人名稱為名字的文件夾，與該聯(lián)系人所有來(lái)往的郵件都會(huì)自動(dòng)歸類到該文件夾中，且把郵件區(qū)分為發(fā)送與接受兩種，完全自動(dòng)歸類，無(wú)需手工移動(dòng)。 （ 3） 刪除郵件 如果某封 郵件 無(wú)用，用戶也可以將其刪除。 （ 2） 郵件的轉(zhuǎn)發(fā) 外貿(mào)郵件管理 系統(tǒng)和 foxmail、 outlook 等 郵件 管理器一樣也提供 郵件 的轉(zhuǎn)發(fā)功能，用戶可以將 郵件 直接轉(zhuǎn)發(fā)，也可以將 郵件 作為附件轉(zhuǎn)發(fā)。 郵件 進(jìn)行業(yè)務(wù)類別的標(biāo)記后，今后用戶在查找時(shí)將大大節(jié)省工作時(shí)間。 來(lái)源 標(biāo)記：選中需要標(biāo)記的 郵件 ，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，可以將 郵件 標(biāo)記為 “ 已 讀 ” 、 “ 未讀 ” 、 外貿(mào)郵件管理專家 第 40 頁(yè) 共 55 頁(yè) “ 已處理 ” 、 “ 未處理 ” 等幾種 來(lái)源 ，便于用戶快速查詢到需要的 郵件 。 （ 2）刪除文件夾 如果某新建的文件夾不需要再使用，管理員可以自行刪除，在本地文件夾下面點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “ 刪除文件夾 ” ，系 統(tǒng)將彈出如下提示： 選擇 “ 是 ” ，此文件夾將被刪除，選擇 “ 否 ” ，此次刪除取消。 這樣就可以將郵件移入不同的文件夾中存放。 操作路 徑： 在郵件列表中 選擇某封郵件后， 單 擊右鍵，選擇 “ 內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)給職員” ， 如下圖所示。 注意：對(duì)話框中顯示的新 郵件 是指 郵件 服務(wù)器中的新 郵件 ，由于存在 郵件 分發(fā)，職員只能看到分發(fā)給自己的 郵件 ，故在接收完成后職員在業(yè)務(wù)員端看到的新 郵件 數(shù)量有可能少于對(duì)話框中提示的新 郵件 數(shù)量。而一 外貿(mào)郵件管理專家 第 38 頁(yè) 共 55 頁(yè) 般操作員進(jìn)行 郵件 發(fā)送，則只會(huì)發(fā)送自己的待發(fā) 郵件 。 指定單個(gè)郵箱賬戶收發(fā)：您還可以選擇某一具體的郵箱賬戶進(jìn)行收發(fā)，如選擇上圖中的“ 培訓(xùn)分發(fā) ” 郵箱，系統(tǒng)將只接收和發(fā)送選擇賬戶 的 郵件 。 （ 2） 郵件的接收和集中發(fā)送 單擊工具欄中的 “ 發(fā)送 /接收 ” 按鍵，您可以看到系統(tǒng)提供了多種收發(fā)方式，如下圖： 全部接收：選擇該種方式，系統(tǒng)將立即接收所有郵箱賬戶的 郵件 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 37 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 9章 模塊功能介紹 郵件管理 郵件的創(chuàng)建、接收和發(fā)送 （ 1） 郵件的創(chuàng)建和直接發(fā)送 登錄進(jìn)入操作界面， 點(diǎn)擊中工具欄 “ 創(chuàng)建郵件 ”按鈕，進(jìn)入新 郵件 撰寫界面，如下圖所示： 按照需要錄入發(fā)件人、 收件人、 郵件 主題、 郵件 正文等相關(guān)信息后，然后點(diǎn)擊圖中的 “ 發(fā)送 ” 按鈕， 郵件 就會(huì)發(fā)送出去。 外貿(mào)郵件管理專家 第 36 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 8 章 模塊功能介紹 業(yè)務(wù)交接 業(yè)務(wù)交接 （ 1） 客戶交接 只交接部分聯(lián)系人檔案信息及其郵件信息?？梢韵赛c(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “ 將 郵件 地址重復(fù)的去掉 ” 的操 作，這樣避免進(jìn)行重復(fù)操作。 操作路徑： 在郵件列表中單 擊右鍵，選擇 “ 批量添加” ， 如下圖紅框標(biāo)示的內(nèi)容。 （ 2） 批量建檔 在日常的業(yè)務(wù)往來(lái)中，我們常常會(huì)收到許多陌生人郵件 。 其功能是將所 選 郵件 的發(fā)件人 添加到 客戶 檔案中 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 33 頁(yè) 共 55 頁(yè) 快速建立客戶檔案 除了 通過 “通訊簿”建立客戶檔案外，系統(tǒng)為了方便日常的使用還提供了快速建立客戶檔案的功能。 客戶分類 為了對(duì)客戶檔案分類管理的需要，您可以建立文件夾。 注意：您在閱讀“職員設(shè)置”一節(jié)時(shí)，會(huì)看到職員設(shè)置中也有外發(fā)郵件審核控制的項(xiàng)目。 （ 4） 審核控制 為了加強(qiáng) 外發(fā)郵件 管理， 針對(duì) 一些重點(diǎn)客戶，我們可以使用 外發(fā)郵件審核 功能。 注意：如果將“同時(shí)收到此客戶 郵件 ”前的方框選擇，則表示，當(dāng)該客戶發(fā)送 郵件時(shí)，除了主要業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可以看見此封 郵件 外，這兒設(shè)置 的其他業(yè)務(wù)跟進(jìn)人也可以看見該封郵件 。 （ 3） 設(shè)置 其他跟進(jìn)人 對(duì)于一個(gè)客戶，系統(tǒng)除了提供一對(duì)一對(duì)的跟進(jìn)關(guān)系外，也提供多對(duì)一的跟進(jìn)方式。 （ 2）添加客戶的聯(lián)系人 在新增客戶 窗口 上選擇 “ 聯(lián)系人 ” ，進(jìn)入 聯(lián)系人 的 頁(yè) 面。 外貿(mào)郵件管理專家 第 30 頁(yè) 共 55 頁(yè) （ 1） 新增客戶檔案 進(jìn)入所有客戶界面，點(diǎn)擊新建或者點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵新建，將彈出新增客戶 窗口 ，必須輸 入客戶的名稱和簡(jiǎn)稱，同時(shí)也可以輸入 國(guó)家 /地區(qū)、郵政編碼、客戶 類型 、重要 程度， 同時(shí)也可以錄入客戶的地址信息和主要聯(lián)系人信息，為了便于業(yè)務(wù)員跟進(jìn)，需要在 窗口 中輸入主要負(fù)責(zé)人，如果不進(jìn)行選擇，系統(tǒng)將自動(dòng)默認(rèn)為跟進(jìn)者是系統(tǒng)主管。 操作路徑： 點(diǎn)擊 工具欄 中的“ 通訊薄 ” ，如下圖 中紅框標(biāo)示的文字 ： 客戶檔案 客戶檔案 是商貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)的重要 基礎(chǔ) ，所以為了今后往來(lái) 郵件 的方便，更詳細(xì)的了解客戶，查看客戶記錄和往來(lái)歷史記錄，我們首先在建立客戶檔案時(shí)就要盡可能的做到完整和詳細(xì)。 外貿(mào)郵件管理專家 第 29 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 7 章 模塊功能介紹 客戶管理 客戶信息是今后業(yè)務(wù)往來(lái)的基礎(chǔ)，為了今后更好地進(jìn)行 郵件 往來(lái)，管理員需要事先對(duì)這些信息進(jìn)行設(shè)置。 注意： 郵件帳戶的設(shè)置只有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行。 外貿(mào)郵件管理專家 第 27 頁(yè) 共 55 頁(yè) 設(shè)置完成后，可以通過主界面右上角的切換選項(xiàng) ，切換進(jìn)入某一下屬職員的操作界面中，查看其所有工作情況。 注意： 郵件帳戶的設(shè)置只 有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行。 外貿(mào)郵件管理專家 第 25 頁(yè) 共 55 頁(yè) （ 3） 刪除或修改郵件帳戶 如果您需要修改、刪除當(dāng)前存在的郵件帳戶，可以在郵件帳戶列表中選中要修改或刪除的帳戶，然后點(diǎn)擊如下圖紅框標(biāo)示的“修改”或“刪除”按鍵。 選擇此分發(fā)類型后，使用此郵箱的使用者只能選擇一個(gè)。選擇“郵箱使用情況”頁(yè)面，如下圖： 外貿(mào)郵件管理專家 第 24 頁(yè) 共 55 頁(yè) 然后再點(diǎn)擊添加，在新增 “添加 職員 ”中選擇需要 使用的職員 ，然后點(diǎn)擊 “ 確定 ” 。例如：公司有甲、乙、丙三個(gè)職員，設(shè)置了 A、 B兩個(gè) 郵件 帳戶，此時(shí)可以設(shè)置 A帳戶允許甲和乙 兩職員 使用， 而 B帳戶允許乙和丙 兩職員 使用。點(diǎn)擊工具欄中的 “新建 ”或者在 郵箱列表中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新建，將彈出 “新增 郵箱 ”窗口 ： 外貿(mào)郵件管理專家 第 23 頁(yè) 共 55 頁(yè) （ 1） 新增郵件帳戶 點(diǎn)擊新建按鈕，或者點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新建，將彈出郵箱帳戶的新建向?qū)В? （ 2）郵箱權(quán) 限分配設(shè)置 新建完成后，系統(tǒng)將提示你 “是否立即進(jìn)行郵箱分配設(shè)置 ”，如下圖所示。 注意： 郵件帳戶的設(shè)置只有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行管理。