【正文】 備考表應(yīng)置卷尾。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 20 頁，共 7 頁 請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可 第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其 第 二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號(hào)。各部門均應(yīng)指定專 (兼 )職文書人 第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文 (含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件 ) 第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 19 頁，共 7 頁 、考 察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔 ，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室 第七條 各部門專 (兼 ) ，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 第五十六條 本規(guī)定自 1998 年 月 日起施行。 第五十二條 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。 第四十八條 銷毀過期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。 第四十四條 絕密、機(jī)密資料，直接從事該項(xiàng)工作的人員可查閱，工作有部分相關(guān)的人員只能查閱相關(guān)部分、絕密、機(jī)密資料不能帶出檔案室。 第四十條 公司職工因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須辦理借閱手續(xù)。 第三十五條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。填寫的字亦要工整。 第三十一條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 第二十七條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 16 頁，共 7 頁 第二十一條 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財(cái)務(wù)資料、市場營銷資料等。 第十七條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第十條 本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。 ，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。對丟失參考價(jià)值、無保存意義的資料應(yīng)及時(shí)清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。各部門均應(yīng)指定專 (兼 )職檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。 第五條 電子文檔管理： 公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。 第三條 檔案文件的調(diào)用： ? 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具 “ 調(diào)卷單 ” 經(jīng)其部門 負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)后由 綜合管理部檔案管理員 調(diào)閱 ； ? 檔案管理員 接到 “ 調(diào)卷單 ” 經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于 “ 調(diào)卷單 ” 上填注調(diào)閱的具體文件名稱、 總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 ? 十 年保存： 、決算書類； ； ； 經(jīng)核定須保存 十 年的文書。 第二條 歸檔文件的檢查： ? 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。 3． 各部門如需永久和長期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案 庫內(nèi)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。 9． 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 12 頁，共 7 頁 5． 凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱 。 （二） 檔案的調(diào)用 1． 公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。 4． 立卷歸檔的基本要求 （ 1） 各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。 （ 2） 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。 （ 2） 行政部經(jīng)理和各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。 第四十四條 庫房門窗日常要鎖緊，節(jié)假日要加封，上下班時(shí)要檢查。 第四十條 檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，履行手續(xù)，按時(shí)催還，不許折頁、丟失和擴(kuò)大借閱范圍。 第三十七條 外單位借閱檔案，須持介紹信（需說明借閱的內(nèi)容、用途、經(jīng)辦人的身份證 ）經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記后方可借閱。 第三十三條 銷毀檔案時(shí)，由檔案人員會(huì)同業(yè)務(wù)部門二人以上在指定處所銷毀，監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字，并注明日期，加蓋公章，妥 善保管，以作備查。 第六章 檔案鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì) 第三十條 檔案鑒定應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點(diǎn)去鑒別檔案的價(jià)值，認(rèn)真負(fù)責(zé)地提出處理意見。案卷及查找工具要按規(guī)定擺放，閱后的案卷要及時(shí)放回原處。 第二十四條 檔案庫房是保存企業(yè)文獻(xiàn)資料機(jī)密的重地，必須設(shè)在安全地點(diǎn)，結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，室內(nèi)要保持適宜的溫濕度，庫房要有專人管理，做好庫房保衛(wèi)、保管工作，確保庫房安全。 第二十二條 檔案整理的具體要求，執(zhí)行附錄一、二、三、四。 4. 聲像檔案：應(yīng)于翌年一季度末前歸檔。藍(lán)色復(fù)寫紙書寫，文件不得用金屬物裝訂。 第十七條 歸檔的案卷應(yīng)做到：文件齊全、完整，分類清楚，標(biāo)題明確，保管期限劃分準(zhǔn)確，每個(gè)案卷必須填寫卷內(nèi)目錄與備考表，案卷封皮書寫要整齊、端正。 第十四條 凡是增設(shè)、更新、改造的工程項(xiàng)目，均由有關(guān)科技人員對科技檔案進(jìn)行修改補(bǔ)充后歸檔。 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 7 頁，共 7 頁 4. 庫房系機(jī)要部位，除檔案員及主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員未經(jīng)允許，不得進(jìn)入庫房。 5. 要定期進(jìn)行庫存檔案的清理核對，做到賬、物相等，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。 2. 存放檔案必須有專用柜、架，存放方法要科學(xué)和便于查找。會(huì)計(jì)檔案的保管期，從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。 6．積極開發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提供利用。 3．檔案館梨園保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封，如確需要永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 6 頁，共 7 頁 重新加工整理，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應(yīng)加蓋印章。 4．會(huì)計(jì)檔案分類方法 年度 形式 保管期限 5．會(huì)計(jì)檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。 債權(quán)債務(wù)單據(jù)。特殊