【正文】 7 頁(yè) ? 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。 ? 歸檔文件的保存期限 ： 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下 列規(guī)定辦理： ? 永久保存： ； ； ； 會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； ； ； 證 及其他 債權(quán)憑證； ； 。 ? 十 年保存： 、決算書(shū)類(lèi)； ； ； 經(jīng)核定須保存 十 年的文書(shū)。 ? 五 年保存： ； 五 年的文書(shū)。 ? 一 年保存：無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 ? 須銷(xiāo)毀的文件須經(jīng)綜合管理部 部長(zhǎng) 批準(zhǔn)， 并 派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。 第三條 檔案文件的調(diào)用： ? 各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具 “ 調(diào)卷單 ” 經(jīng)其部門(mén) 負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)后由 綜合管理部檔案管理員 調(diào)閱 ； ? 檔案管理員 接到 “ 調(diào)卷單 ” 經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于 “ 調(diào)卷單 ” 上填注調(diào)閱的具體文件名稱(chēng)、 總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 “ 調(diào)卷單 ”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催 ； ? 于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，可免填 “ 調(diào)卷單 ”； ? 檔案歸還時(shí)，經(jīng) 秘書(shū) 核查無(wú) 誤 并于 調(diào)卷單 填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾 ，“ 調(diào)卷單 ” 由管檔人員留存?zhèn)洳?； ? 檔案的借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理 ； ? 調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案 卷 ，不得抽換增損 ； ? 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)重新填寫(xiě) “ 調(diào)卷單 ” 不得私自授受 ； ? 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù) 無(wú)關(guān)之檔案，需經(jīng)總 經(jīng)理、綜合管理部 部長(zhǎng) 同意。 ? 公司重要檔案須經(jīng) 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。 第四條 聲像檔案管理： 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 14 頁(yè)，共 7 頁(yè) ? 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片 (母片 )、照片 (含底片 )、各種光電介質(zhì)等及文字說(shuō)明兩部分組成 ； ? 聲像檔案是本公司檔案的組成部分， 由 綜合管理部集中統(tǒng)一管理 ； ? 聲像檔案種類(lèi)： ? 反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料； ? 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料； ? 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料 ； ? 涉及本公司權(quán)益的聲像資料 ； ? 其它單位形成的與 本公司有關(guān)的重要聲像資料 ； ? 其它具有保存價(jià)值的聲像資料。 第五條 電子文檔管理： 公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書(shū)面文檔及其他形式的文檔要分別保存。 公司綜合管理部秘書(shū) 負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。 文件檔案管理規(guī)定 第一章 總則 第二章 文件材料的收集管理 第一條 堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān) (兼 )職檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室檔案員。 第二條 凡本公司繕印發(fā)出的公文 (含定稿和兩份打印的正 件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件 )一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。 第三條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。 、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)、相關(guān)人員購(gòu)置技術(shù)資料、工具書(shū)、購(gòu)置設(shè)備儀器核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將相關(guān)的文件、資料向總經(jīng)理辦公室檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。 ，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案員永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 15 頁(yè)，共 7 頁(yè) 辦理歸檔手續(xù)，檔案員 簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。 第四條 對(duì)保管的技術(shù)檔案，每年年終要進(jìn)行鑒定，鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案人員組成的鑒定小組進(jìn)行。對(duì)丟失參考價(jià)值、無(wú)保存意義的資料應(yīng)及時(shí)清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。 第五條 按密級(jí)劃分的有關(guān)規(guī)定，總經(jīng)辦檔案員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行密級(jí)劃分，嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。 第六條 各部門(mén)專(zhuān) (兼 )職檔案員的職責(zé)： ，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。 ，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收 集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經(jīng)辦檔案員辦好交接簽收手續(xù)。 ，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。 第三章 歸檔范圍 第七條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。 第八條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。 第九條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。 第十條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。 第十一條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。 第十二條 本公司的各種工作計(jì)劃、 總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。 第十六條 信訪工作材料。 第十七條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。 第十八條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。 第十九條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。 第二十條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 16 頁(yè)，共 7 頁(yè) 第二十一條 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財(cái)務(wù)資料、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資料等。 第四章 平時(shí)歸卷 第二十二條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(zhuān) (兼 )職檔案員集中統(tǒng)一 保管。 第二十三條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”。“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。 第二十四條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(zhuān) (兼 )職檔案員歸卷。 第二十五條 專(zhuān) (兼 )職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類(lèi)目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。 第五章 立卷 (案卷質(zhì)量要求 ) 第二十六條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，總經(jīng)理辦公室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編 目。 第二十七條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。 第二十八條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。 第二十九條 在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第三十條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第三十一條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 1