【導(dǎo)讀】1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。3．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果誤可以再做一遍。4．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。5．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。放在報(bào)刊架上供大家閱讀。7．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。9．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。12．小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。14．對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示，留檔備查。18．女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作。20．文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。26．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。要求，但沒有期限。42．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。示穿無尾正式禮服。

　　

【正文】 應(yīng)對(duì) 4年進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用或自行編制的檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。（ 4）存儲(chǔ)電子文件的光盤或其他載體上應(yīng)貼上標(biāo)簽，注明全宗號(hào)、歸檔年度、盤號(hào)和套別。（ 5）每件存儲(chǔ)載體的根目錄下應(yīng)有說明文件、著錄文件、歸檔電子文件子目錄。 三、辦公室管理設(shè)計(jì)題 7．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座 談會(huì) ? (1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、／ L人為宜； (3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄； (5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； (6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短； (7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。 8．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職 能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會(huì)議時(shí)間為 5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為 2400元，其他收入 600元，假設(shè)一個(gè)月工作 30天、一天工作 8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi) 200元，飲料費(fèi) 100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。 (1)會(huì)議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T n+后勤開支 (2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10元， (2400247。 30247。8) (3)S—— 參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 2． 5元。 (600247。 30247。 8) (4)T—— 參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為 5小時(shí)； (5)n—— 參加會(huì)議人數(shù)為 50人 (46+4)； (6)后勤開支 —— 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會(huì)議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750一 800 =19550(元 ) 9．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做 ? (1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； (2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等； (3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。 (4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。 (5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。 (6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉 包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。 (7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。 (8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。 (9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 10文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作 ? (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽 字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。 (2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。 (3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。 (4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 11文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時(shí) 要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？ （ 1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅行信息，旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。 （ 2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和省州名（如果是國外旅行，寫明城市名和國家名），日期和時(shí)間，與上司約會(huì)的者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。 （ 3）為商務(wù)洽談收集資料。 （ 4）覺決定旅行用品。把上司作商務(wù)兩重性時(shí)需要帶的用品列出清單。 （ 5）考慮行李問題。通過航空公司出版的兩重性計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。 （ 6）安排差旅費(fèi)。 （ 7）建立旅行 —— 旅館信息資料庫。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫。 （ 8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。 ，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？ （ 1）客人的選擇。缺點(diǎn)名單，再請(qǐng)上司核定。 （ 2）確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)按國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。 （ 3）會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無停車場(chǎng)。 （ 4）擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓 客的身份、宴請(qǐng)次數(shù)、目的等方面去考慮，至少要提供 2份菜單，供上司挑選。 （ 5）寄法請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，著裝要求、要求回函及其他說明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出。 （ 6）席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸。 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文 件柜，儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙 (2刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做 ? （ 1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊， （ 2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條： （ 3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌 子上面或伸手可以拿得到的抽屜里。 （ 4）公司印 章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)。 （ 5）墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案 ? (1)接受任務(wù)； (2)了解來賓； (3)制訂計(jì)劃； (4)預(yù)訂食宿； (5)迎接來賓； (6)商議日程； (7)安排會(huì)談； (8)陪同參觀； (9)送別客人； (10)接待小結(jié)。 3．某公司成 立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)該怎樣設(shè)計(jì)？ 書 46頁 ，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11月 15日上午 9： 00 至 12： 00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ （ 1）會(huì)議的名稱： （ 2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱； （ 3）日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）； （ 4）地 點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）； （ 5）議題（或者議事日程）； （ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等； （ 7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）； （ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。 ，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ （ 1）要替搭車回去的人安排車子； （ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人領(lǐng)、冒領(lǐng)； （ 3） 有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)； （ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏； （ 5）要為參加會(huì)議的人員送行； （ 6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅； （ 7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（ 8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回； （ 9）關(guān)緊門窗并上鎖； （ 10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。 4．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)人股， （一半） （ 1）接受任務(wù) （ 2）了解來賓 （ 3）制訂計(jì)劃 （ 4）預(yù)訂食宿 （ 5）歡迎來 賓 （ 6）商議日程 （ 7）禮節(jié)性拜訪 （ 8）宴請(qǐng) （ 9）正式會(huì)談 （ 10）簽訂協(xié)議書 （ 11）陪同參觀游覽 （ 12）互贈(zèng)禮品 （ 13）歡送來賓 （ 13）接待小結(jié)