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【正文】 工程 綜合 管理 文件 、 施工記錄 及相關(guān)試驗(yàn)報(bào)告 、 質(zhì)量 驗(yàn)收文件 順序排列。 單位工程 管理文件，應(yīng)按 審查簽字頁 、 開工審批、施工方案 /措施 /作業(yè)指導(dǎo)書 及技術(shù)交底、設(shè)計(jì) 更改 、 設(shè)備與 原材料 質(zhì)量證明 、計(jì)量 器具 登記表 、 竣工驗(yàn)收報(bào)告 依次 排列。 《審查簽字頁》格式見附錄 表 B. 5。 施工記錄，應(yīng)按施工工序（程序）排列。 強(qiáng)制 性條文執(zhí)行記錄可排列在相應(yīng)的施工記錄之后 。 施工質(zhì)量驗(yàn)收文件，應(yīng)按單位工程質(zhì)量驗(yàn)收劃分表、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收排列。質(zhì)量驗(yàn)收 記錄 應(yīng) 報(bào)驗(yàn)單、驗(yàn)收表 在前，與之相應(yīng)的支撐 性記錄 附后 。 機(jī)組 調(diào)試 、試驗(yàn)文件 ，應(yīng) 分專業(yè) 按管理文件、調(diào)試記錄（報(bào)告）、調(diào)試質(zhì)量驗(yàn)收文件排列。 監(jiān)理文件 ，應(yīng)按管理文件、 監(jiān)理日志、 監(jiān)理記錄、 監(jiān)理月報(bào)、 監(jiān)理會議文件、監(jiān)理總結(jié)順序排列。卷內(nèi)文件按 問題、時(shí)間排列。 原材料質(zhì)量證明 文件 ， 應(yīng) 分專業(yè)按材料種類排列。卷內(nèi)文件 按質(zhì)量跟蹤記錄，原材 料 進(jìn)場 報(bào)審表 、出廠質(zhì)量證明 文件、復(fù)試委托單及 復(fù)試報(bào)告 順序排列 。 設(shè)計(jì)更改 文件 ， 應(yīng) 分專業(yè)按 流水編 號順序排列。卷內(nèi)文件應(yīng)按 設(shè)計(jì)更改 執(zhí)行情況匯總表， 設(shè)計(jì)更改 文件、執(zhí)行情況記錄 依次 排列。 竣工圖、施工圖， 應(yīng) 分專業(yè)按卷冊號順序排列；卷內(nèi)文件按圖號順序排列。 設(shè)備文件，應(yīng) 分專業(yè)、系統(tǒng)、臺件 按 質(zhì)量證明 文件、開箱驗(yàn)收、 設(shè)備技術(shù)文件及 隨機(jī) 圖紙 、安裝調(diào)試 （測試） 和運(yùn)行 記錄 順序 排列 。 卷內(nèi)文件應(yīng)遵循文字在前，圖紙?jiān)诤蟮囊?guī)律排列。 編目 頁號 編寫 文件頁號應(yīng) 對 有 效 內(nèi)容的頁面編寫頁號 。 頁號位置 ， 單面的 ， 在文件右下角；雙面的，正面在右下角， 反 面在左下角 ；圖紙頁號，應(yīng)編寫在圖標(biāo)欄外右下角。 文件 頁號 應(yīng)按 案卷 裝訂的形式分別編寫。按卷裝訂的 ，應(yīng)從 “ 1” 編 寫 連續(xù) 頁號 ； 按 件 裝訂的 ， 每份文件 從 “ 1” 編 寫 頁號 ，件與件之間不連號。 卷內(nèi)目錄 編制 卷內(nèi)目錄 應(yīng) 排列在 案 卷之 首 ，不編寫頁號。 《 卷內(nèi)目錄 》格式見 附錄 表 B. 6。 卷內(nèi)目錄編制 要求 如下 ： —— 序號， 用阿拉伯?dāng)?shù)字 表示，應(yīng) 依次標(biāo)注文件在 卷內(nèi)排列的順序， 各案卷之間 序號 不連續(xù)。 —— 文件編號，應(yīng)填寫文件的文號或編號、圖樣的圖號等。 —— 責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成單位的全稱或規(guī)范的簡稱 。合同文件應(yīng)填寫主要責(zé)任方； 報(bào)驗(yàn)文件宜填寫報(bào)驗(yàn) 責(zé)任 單位 。 —— 文件題名， 應(yīng)填寫文件標(biāo)題 的全稱。對按單位工程整理的，每份文件題名前 宜 填寫單位工程名 23稱；對 文件標(biāo)題不明確、不準(zhǔn)確、不完整的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充。 —— 日期，應(yīng)填寫文件流轉(zhuǎn)結(jié)束最終責(zé)任人（單位）簽署蓋章的日期。 —— 頁數(shù)（號），應(yīng)按裝訂形式分別編寫。裝訂成卷的 ， 應(yīng) 填寫每 份 文件 起始 頁號，最后一個(gè) 文件填寫起止頁號； 按 件 裝訂的 ，應(yīng)按件填寫每份文件的頁數(shù)。 —— 備注，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況 填寫 與本條目文件有關(guān)需要說明的信息。 案卷封面 編制 案卷封面 可采取外封面和內(nèi)封面兩種形式 ， 由建設(shè)單位統(tǒng)一規(guī)定。 《 案卷封面 》格式見 附錄 表B. 7。 案卷封面編制 要求 如下： —— 案卷 題名 ， 應(yīng) 簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 主要包括生產(chǎn)、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。 1） 項(xiàng)目名稱應(yīng)與核準(zhǔn)項(xiàng)目 名稱 保持 一致 ， 應(yīng)由建設(shè)單位統(tǒng)一規(guī)定， 可填寫 全稱，也 可填寫簡稱。 項(xiàng)目名稱 發(fā)生 變更 時(shí) ，應(yīng) 有 上級主管單位出具項(xiàng)目名稱 變更 的 文件。 2） 外文歸檔材料的案卷題名應(yīng)譯成中文 。 —— 立卷單位，應(yīng)填寫案卷整理單位 的 全稱。 —— 起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi) 最早 形成文件的 日期與最終 形 成文件的日期 。 —— 保管期限，應(yīng)按 附錄 A 填寫。 同一案卷內(nèi) 文件保管 期限 不同 的， 應(yīng) 從長。 —— 密級 ，應(yīng)依據(jù) 國家有關(guān)檔案 保密規(guī)定 劃定，同一案卷內(nèi)有 文件 密級 不同 的， 應(yīng) 從高 。 —— 檔號，由 項(xiàng)目代號 （年度） 、 分類號 、 案卷流水號 組成。 應(yīng) 按 本 規(guī)范 填寫。 備考表 編制 備考表 應(yīng)填寫案卷內(nèi)文 件的 總 件數(shù) 和總 頁數(shù)以及在組卷和案卷提供利用中需要說明的問題。備考表 排列在卷內(nèi)文件之后 ，不編寫頁號。 《備考表》格式見 附錄 表 B .8。 備考表編制如下： —— 立卷人 及日期，應(yīng)由案卷 整理 責(zé)任人簽名，并填寫完成立卷的日期 。 —— 檢查人 及日期，應(yīng)由案卷質(zhì)量 檢查 人簽名， 并 填寫日期。 —— 互見號，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而 載體 不同且另行保管的檔案檔號， 同時(shí)應(yīng) 注明其載體形式。 案卷目錄編制 案卷目錄 應(yīng) 填寫序號、檔號、 案卷 題名 、 總頁數(shù) 等內(nèi)容。 《案卷目錄》 格式 見 附錄 表 B. 9。 檔號、案卷 題名 、 保管期限的填寫 應(yīng) 同 。 案卷脊背 編制 案卷脊背 應(yīng)填寫 檔號、案卷題名 或關(guān)鍵詞 、保管期限、正副本等 內(nèi)容。 案卷 脊背 應(yīng)按建設(shè)單位統(tǒng)一規(guī)定，由立卷 單位填寫 。 裝訂 案卷裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)、整齊， 宜采用線裝 。 案卷裝訂 可采用整卷裝訂 ，也 可按件 單份裝訂 。按件 裝訂 的 文件 ， 應(yīng)在每份文件首頁上方 空白處 加蓋檔號章 ，按 GB/T 11822 規(guī)定 填寫 。 圖紙 宜 采用 不裝訂 方式。 案卷裝訂應(yīng)保持卷內(nèi)文 件內(nèi)容的相對獨(dú)立與完整，裝訂 厚度 應(yīng)按實(shí)際情況 確定 。 對有破損的文件，應(yīng)先修補(bǔ)后裝訂；對非標(biāo)準(zhǔn) A4 紙文件，宜 粘貼或折疊后裝訂； 外文 材料 應(yīng)保持原 有 的裝訂形式。 24 紙張、 卷盒 、表格規(guī)格 及其 制成材料 項(xiàng)目文件用紙應(yīng)符合檔案耐久保存的要求，打印紙張應(yīng)不得低于 70 克。 采用白圖歸檔的圖紙，應(yīng)用工程專用紙張打印，不得用復(fù)印紙代替。 卷皮 、 卷內(nèi)表格規(guī)格和制成材料 應(yīng)符合 GB/T 11822 規(guī)定 。 案卷裝具宜根據(jù)案卷的厚度選擇。 檢索工具編 制 采 用 檔案軟件管理項(xiàng)目檔案 的 ， 應(yīng) 將 案卷和 卷內(nèi) 文件題名等信息 逐條 錄入 數(shù)據(jù)庫 ，編制 機(jī)讀目錄 ； 建有 全文數(shù)據(jù)庫 的 ， 應(yīng) 實(shí)現(xiàn) 全文檢索。 建設(shè)單位應(yīng)編制檔案案卷目錄或全引目錄，提供查詢。 9 照片 檔案 收集與整理 照片的收集 照片 收集應(yīng)選擇 主題鮮明、影像清晰、畫面完整、保持原貌未加修飾剪裁 的照片收集歸檔 。同一工程或事件及活動拍攝的一組照片， 應(yīng)將 能全面反映事件全貌并突出主題的照片 收集歸檔 。 建設(shè)單位應(yīng) 將 項(xiàng)目建設(shè)原始地形地貌、重大事件及活動拍攝的照片 列入收集 范圍 ， 定期 收集 歸檔。 參建單位應(yīng) 將 項(xiàng)目建設(shè)過程中拍攝的工程照片（隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、重要工序、施工質(zhì)量、設(shè)備缺陷等） 及時(shí)收集 ， 在工程竣工后與紙質(zhì)檔案一并 移交 建設(shè)單位歸檔。 數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，其 像素 應(yīng) 符合歸檔照片質(zhì)量 的 要求 。數(shù)碼照片 歸檔 時(shí) ，應(yīng)拷貝在 符合保管要求的 光盤上與紙質(zhì)照片一起 歸檔。 具有 特殊意義 且有 永久保存價(jià)值的照片（國家領(lǐng)導(dǎo)人視察、重大事件、活動等）， 宜 翻拍成膠片，制作底片與數(shù)碼照片一同收集歸檔。 照片整理 照片整理， 應(yīng) 保持 照片之間 的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不 同 的 價(jià)值， 有利于 保管和利用 。 照片應(yīng)按張整理，并逐張按 GB/T11821規(guī)定 編寫全面反映照片畫面內(nèi)容和人物等基本信息的文字說明。 照片 應(yīng) 按分類、照片號裝冊。冊內(nèi) 應(yīng) 按 照片號 順序排列，冊與冊之間連號。 建設(shè)單位形成的照片檔案 宜 按問題、專題排列裝冊； 施工單位 形成 的照片檔案應(yīng)分專業(yè) 按單位工程排列裝冊 。 監(jiān)理單位形成的照片檔案應(yīng)分專業(yè)按專題排列裝冊 。 照片 檔案 宜 參照文字材料分 專業(yè) 按 問題 分類 。 照片檔案編目 照片檔案 應(yīng) 按張編目，填寫題名、照片號、光盤號（底片號）、參見號、時(shí)間、攝影者、文字說明。 —— 題名， 應(yīng) 填寫照片的主題內(nèi)容。同一組照片的題名，應(yīng)反映是同一事件（活動）或工程進(jìn)度、質(zhì)量的主題內(nèi)容。 —— 照片號 應(yīng) 是固定和反映每張照片的分類和排列順序的數(shù)字代碼。 —— 底片號 ， 應(yīng)填寫照片底片編號或 光盤內(nèi) 數(shù)碼照片 編 號。 照片編號應(yīng)與光盤上電子照片編號相一致。 —— 參見號，應(yīng)填寫與照片有對應(yīng)聯(lián)系的其 它 載體檔案的檔號。 25—— 時(shí)間，是指拍攝的具體時(shí)間， 應(yīng) 用 8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 —— 攝影者，應(yīng)填寫拍攝人的姓名。 —— 文 字說明， 應(yīng)準(zhǔn)確、簡明揭示照片畫面的內(nèi)容 。文字說明包括 人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素。 每冊照片檔案應(yīng)編制冊內(nèi)目錄和冊內(nèi)備考表 。冊內(nèi)目錄填寫 應(yīng) 與紙質(zhì)文件 本規(guī)范 相同 ；冊內(nèi)備考表 填寫 應(yīng) 與 本規(guī)范 相同 。 《冊內(nèi)目錄》格式見 附錄 表 ；《冊內(nèi)備考表》格式見附錄 表。 10 電子文件歸檔與整理 電子文件歸檔 電子文件 應(yīng)是 在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于光盤、磁盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 建設(shè)單位文件形成部門應(yīng)按歸檔范圍把符合歸檔要求的電子文件，按檔案管理歸檔格式將電子文件存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體（光盤）上，定期向檔案部門移交。 參建單位應(yīng)按 合同約定 把符合歸檔要求的電子文件，按檔案管理規(guī)定格式將電子文件存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體（光盤）上，在工程竣工后與紙質(zhì)檔案一并 移交 建設(shè)單位檔案部門歸檔。 電子文件歸檔，應(yīng)提供電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。 電子文件歸檔，應(yīng)將電子文件脫機(jī)存儲（ 拷貝）至耐久性好的載體（光盤）上。一式三套，一套封存、一套異地保管，一套提供利用。 電子文件存儲載體，應(yīng)采用只讀光盤，一次性寫入光盤，不 得 用可改寫的載體作為歸檔電子文件長期存儲的載體保存。 電子文件整理 電子文件應(yīng) 按 GB/T 18894 規(guī)定 整理，按紙質(zhì)檔案分類或電子文件類別代碼集中組織存儲載體。 電子文件存儲載體（光盤）宜按年度 —— 載體種類編號，載體種類用“ GP”標(biāo)識。 每張電子文件存儲載體（光盤）裝具應(yīng)貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體編號 、類別代碼、密級、保管期限、存入日期等信息。 電子文件登記 歸檔電子文件應(yīng)逐張?zhí)顚憽峨娮游募怯洷怼贰！峨娮游募怯洷怼贩质醉?、續(xù)頁。 歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《電子文件登記表》首頁 ，以件為單位填寫續(xù)頁。 歸檔時(shí)，應(yīng)將 相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其 它 說明等一同歸檔，并附《 電子文件登記表》后面與存儲載體（光盤）一同保存。 《電子文件登記表》首頁 ， 內(nèi)容 應(yīng) 包括文件特征、設(shè)備環(huán)境特征、文件記錄特征、制表審核。《電子文件登記表》首頁格式見附錄 表 B. 12。 —— 文件特征， 應(yīng) 填寫電子文件形成單位及時(shí)間、載體類型（光盤、磁盤等）及編號等信息； —— 設(shè)備環(huán)境特征， 應(yīng) 包括硬件環(huán)境和軟件環(huán)境。 1) 硬件環(huán)境，應(yīng)填寫計(jì)算機(jī)配置情況； 2) 軟件環(huán)境，應(yīng)填寫操作系統(tǒng)（ windows、 linux 等）、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（ mssql、 oracle 等）、相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）。 —— 文件記錄特征，包括記錄結(jié)構(gòu)，記錄類型，記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，文件載體。 1) 記錄結(jié)構(gòu)，應(yīng)填寫電子文件存儲方式； 2) 記錄類型，應(yīng)填寫記錄電子文件的總個(gè)數(shù) 和總字節(jié)； 26 3) 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，應(yīng)填寫電子文件的后綴名稱； 4) 文件載體，應(yīng)填寫刻錄電子文件載體的型號及載體的儲存容量。 —— 制表審核，應(yīng)由填表人、審核人簽字并填寫日期。 《電子文件登記表》續(xù)頁 ， 內(nèi)容 應(yīng) 包括電子文件編號、題名、形成時(shí)間、文件稿本代碼、文件類別代碼、載體編號、保管期限、備注。 《電子文件登記表》續(xù)頁格式見附錄 表 B. 13。 —— 電子文件編號、題名、形成時(shí)間、保管期限的填寫 應(yīng) 與紙質(zhì)檔案相同； —— 文件類別代碼，應(yīng)按電子文件類別代碼填寫 。 電子文件類別代碼： T— 文本文件； I— 圖像文件； G— 圖形文件； V— 影像文件； A— 聲音文件； O— 超媒體鏈接文件； P— 程序文件； D— 數(shù)據(jù)文件； —— 載體編號， 應(yīng) 按 本規(guī)范 填寫。 電子文件交接 電子文 件移交 前，移交單位與接收單位 應(yīng)對歸檔載體（光盤）及其技術(shù)環(huán)境，電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》 ， 合格后方可交接。 《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》格式見附錄 表 B. 14。 電子文件交接應(yīng)填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》，其內(nèi)容 應(yīng) 包括載體外觀檢驗(yàn)，病毒檢驗(yàn)，真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)，技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明、登記表等檢驗(yàn)。 —— 載體外觀檢驗(yàn)，應(yīng)檢查載體有無劃痕，是