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【正文】 符時，應及時書面報告說明調整原因及情況，經(jīng)財務經(jīng)理審核，財務總監(jiān)與總經(jīng)理同意方可進行相關帳務調整。 6. 掌握掛帳客戶的協(xié)議、合同等有關條款，并做好保密工作。 7. 對長期催收無效的帳款，要及時寫出書面材料，報告財務經(jīng)理，通過審批程序及時做壞帳處理。 牽涉部門 ：相關部門 制定人： 審批人： 制定日期： 財務部運作制度及程序標準 33 制 度 : 關于掛帳的控制規(guī)定與程序 編 號 : ACC— PP— 20 目 的 : 為有效控制應收帳款并加強應收帳款管理，防止壞帳產(chǎn)生。 執(zhí)行程序 : 掛帳規(guī)定： 1) 允許掛帳的是有信譽的商業(yè)公司和機構。這些公司的名單及基本狀況通過其填列酒店信用申請表并由總經(jīng)理、財務總監(jiān)、銷售總監(jiān)共同簽 署決定。 2) 為加強掛帳控制，接受一個新的申請人時，應由市場營銷部評估，對外國旅行社要特別注意其資信狀況，新成員要有酒店標準申請表等相關有效資信證明。 3) 所有掛帳合同、協(xié)議應符合合同管理規(guī)定并必須在條款中規(guī)定授信額度、結付期限、延付罰金率。 4) 在一般情況下，結款期限為月結，財務部應收帳會計員每月 5日前向簽約商戶或旅行社寄送帳單并用電傳等快速對帳方式進行對帳確認，對方在每月 20 日前應結清所有款項。但在達到授信額度時不受月結時間限制，財務部應收帳會計員會同市場營銷部應及時通過催收方式要求對方立即結款。 5) 掛帳記錄存檔： 以下記錄將由應收帳會計員存檔： ①每一帳目都有掛帳檔案，包括掛帳來源的通知、授權書、往來信函。此帳目應與復印件一致，存檔時應按帳目名稱順序。 ②申請表全部按字母順序存檔。 ③應收帳序號應按帳目的連續(xù)性存檔。 酒店前臺系統(tǒng)對客戶掛帳情況實行實時預警機制，在簽約商戶或旅行社掛帳余額達到其規(guī)定掛帳限額的 90%時，系統(tǒng)予以警示，并每日自動生成應收掛帳預警明細報告，財務部與市場營銷部根據(jù)預警情況作告知掛帳公司或做催收準備工作。 如簽約商戶或旅行社掛帳余額超過其掛帳超額額度（最多為允許掛帳額度的 10%），為規(guī)避壞帳風險，除非其及時清款以使其掛帳余額低于掛帳超額額度，原則上一律不予掛帳（前臺電腦系統(tǒng)將自動停止掛帳）。在特殊狀況下，須由市場營銷部提出特別請示并附相關付款保證文件，由銷售總監(jiān)、財務總監(jiān)、總經(jīng)理簽署同意后方可繼續(xù)掛帳。解除系統(tǒng)暫停掛帳的授權密碼由銷售總監(jiān)與前廳部經(jīng)理分別執(zhí)一，并共同確認后進行。 處理壞帳 財務部運作制度及程序標準 34 1) 當銷售部按程序催收時（包括指定催帳公司），應預先通知財務總監(jiān)、總經(jīng)理。 2） 財務總監(jiān)檢查文件證據(jù)后，審查無誤后轉交總經(jīng)理 審批。 3） 應收帳會計員按具體會計制度處理應收壞帳 。 牽涉部門 ：相關部門 制定人： 審批人： 制定日期： 財務部運作制度及程序標準 35 制 度 : 關于現(xiàn)金付款的規(guī)定和程序 編 號 : ACC— PP— 21 目 的 : 規(guī)范現(xiàn)金管理，減少現(xiàn)象占用。 執(zhí)行程序 : 1．規(guī)定： 1）現(xiàn)金付款主要用于支付急需的小金額付款或個人費用（差旅、業(yè)務用餐、通訊、醫(yī)療等）付款。 2）政策規(guī)定： ①現(xiàn)金付款用于支 付不超過 2021 元人民幣的單筆費用或成本支出。 ②現(xiàn)金付款應得到酒店財務總監(jiān)和總經(jīng)理的同意。 ③超過 2021 元人民幣的支出，除特殊情況（如收款單位僅接受現(xiàn)金或隸屬個人費用）或緊急狀況，不允許用零用金支付，而只能通過正常的付款程序用支票和其它銀行結帳方式支付，并填寫好適當?shù)馁J方科目。 2．程序： 1）由總出納常備現(xiàn)金總額為 20， 000 元，但備用金變動需由酒店財務總監(jiān)和總經(jīng)理商量后確定。 2）現(xiàn)金支付應有付款申請做依據(jù)。 3）每星期五和月底，總出納準備好備用金，規(guī)定用現(xiàn)金報銷的時間一般為：每周二、五下午。特殊 情況，需特批。 5）所有的付款應附有相應的原始憑證。 6）對于交通費，應注明距離和目的地，且應由部門經(jīng)理簽字。 7）通常可由現(xiàn)金支付的項目有：差旅、業(yè)務用餐、通訊、醫(yī)療、鐘點工工資。其他非正常支付項目，應由財務總監(jiān)和總經(jīng)理同意后方可支付。 8）除上述可用現(xiàn)金報銷的零星或緊急支付外，其它采購項目，應通過采購部購買。 牽涉部門 ：相關部門 制定人： 審批人： 制定日期： 財務部運作制度及程序標準 36 制 度 : 總帳制作程序 編 號 : ACC— PP— 22 目 的 : 確保財務核算系統(tǒng)運行正常，規(guī)范帳務處理。 執(zhí)行程序 : 1. 每 月中 旬 總帳會計師根據(jù)有關資料編制“待攤費用”、“預提費用”、可能存在的各項準備金等記帳明細表及登記入帳，并輸入 SAP 系統(tǒng)。 2. 月末總帳會計師根據(jù)收入帳余額計算編制營業(yè)稅、增值稅明細表，登記入帳，并輸入 SAP系統(tǒng)。 3. 總帳人員根據(jù)審核無誤的收、付、轉帳等記帳憑證登記各相關明細帳，同時輸入電腦。 4. 隨時檢查核對各明細帳，發(fā)現(xiàn)問題及時調整，隨時催收欠 款，并隨時為財務總監(jiān)提供所要求的數(shù)據(jù)。 5. 每月５日前結轉上月各明細帳，編制試算平衡表并與各明細帳核對無誤后方可結帳。 6. 每月 6 日打印經(jīng)財務總監(jiān)審批后的財務報表并裝訂成冊。每月 10 日向稅務局報送上月財務報表與各類流轉稅、所得稅申報表，向統(tǒng)計局報送有關統(tǒng)計報表，同時向酒管公司報送有關報表與相應資料。 牽涉部門 ：相關部門 制定人： 審批人： 制定日期： 財務部運作制度及程序標準 37 制 度 : 員工薪金發(fā)放工作程序 編 號 : ACC— PP— 23 目 的 : 使薪金發(fā)放符合財務運行規(guī)范。 執(zhí)行程序 : 1. 人力資源部在每月 5 日將已由人力資源部經(jīng)理簽署的上月員工工資明細表，交財務成本主管計算核對數(shù)據(jù)是否準確。 2. 成本主管將工資匯總表報財務經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理審查簽署后申請支票，并由人力資源部工資主管將應發(fā)工資存入軟盤，在每月 9 日上午會同總出納將軟盤及支票送交銀行，由銀行輸入員工存款帳戶。 3. 及時清點未發(fā)出的工資，辦理有關退款手續(xù) 。 4. 根據(jù)人事部轉來的工 資變動表，補發(fā)其注明人員的工資。 5. 按員工工資明細表匯總個人所得稅，填寫所得稅申報表，并在每月 10 日前到稅務局申報納稅。 6. 做出工資及個人所得稅的轉帳憑證，交財務經(jīng)理審核。 牽涉部門 ：相關部門 制定人： 審批人： 制定日期： 財務部運作制度及程序標準 38 制 度 : 應付帳程序 編 號 : ACC— PP— 24 目 的 : 為 合理、有效運用資金及規(guī)范資產(chǎn)流動、管理。 執(zhí)行程序 : 應付帳會計員將已經(jīng)有關人員審批后的付款申請單與申購單（或補倉單）所列具體數(shù)量和金額進行審核。 對收貨記錄、發(fā)票、申購單確認一致后在付款申請單上簽字，呈財務經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理審批。 應付帳會計員根據(jù)手續(xù)完備的付款申請單填寫支票，并交財務部經(jīng)理在支票上加蓋“財務支票專用章”，再交財務總監(jiān)及其他必要人手簽，待預留印鑒及簽名完畢后，由應付帳會計員通知采購部采購員集中領取，采購部再通知供應商領取支票。 采購部采購員領取支票時必須在“支票領用登記 本”上注明日期、支付內容、支票號、領取人親筆簽字、取票日期等，該登記本由應付帳會計員妥善保管。 應付帳會計員根據(jù)已經(jīng)支付的付款原始憑證編制付款記帳憑證，并檢查實際支付金額與發(fā)票金額是否相符，并按日期順序編號登記入帳及輸入電腦，同時將當日付款情況及時告知總出納。 應付帳會計員隨時核對替換無發(fā)票收貨記錄。月末將當月未付款項編制轉帳憑證，掛入應付結算款帳并輸入電腦。 應付帳人員每月按供應商編制應付帳帳齡報表。 應付帳人員根據(jù)收付款憑證登記入 SAP 系統(tǒng)，并每月在 SAP系統(tǒng)中調整因匯率變化而造成的匯兌 損溢。 負責匯總、復核、整理從核數(shù)處轉來的租賃經(jīng)營點寓、外客營收款數(shù)據(jù)，及時將營收款按合同、協(xié)議扣除稅收、信用卡手續(xù)費等代付款項后按進行結算。 保管酒店所有對外付款合同協(xié)議，并根據(jù)合同協(xié)議完成情況匯總編表，每月 3 日前完成上月合同、協(xié)議完成情況匯總表。 1每月底與銀行核對存款余額。在收到銀行對帳單后，應逐筆核對借貸發(fā)生額和余額。發(fā)現(xiàn)記帳錯誤，要立即更正。屬銀行的差錯，要及時通知銀行更正。發(fā)現(xiàn)有未達帳款，可采用“余額查找法”進行查對，并編制“銀行存款余額調整表”來確定收付的未過帳，對核實的未達帳款 ，要加強管理，經(jīng)常檢查，如發(fā)現(xiàn)有帳款未清，應認真查明原因及時處理。 牽涉部門 ：相關部門 制定人： 審批人： 制定日期： 財務部運作制度及程序標準 39 制 度 : 收貨程序 編 號 : ACC— PP— 25目 的 : 為確保營運資產(chǎn)、耗品的安全 送達及數(shù) 質量考核，有效控制成本。 執(zhí)行程序 : 一切物品進入酒店使用部門前須經(jīng)收貨部驗收。 收貨員 嚴格對照物品申購單或補倉單的數(shù)量和價格等要件標準進行驗收。 收貨員會同使用部門、倉庫管理員進行驗貨。收貨員主要負責檢查物品數(shù)量、（除辦公用品、印刷品外）使用部門檢查物品質量。 收貨部在確定物品數(shù)量、質量符合要求后，收貨員將物品送交倉庫，同時開具收貨記錄。 倉庫在收到物品后立即通知請購部門。 請購部門在接到倉庫通知后填寫倉庫領料單，經(jīng)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理簽字后至倉庫一次領取。 牽涉部門 ：相關部門 制定人： 審批人： 制定日期： 財務部運作制度及程序標準 40 制 度 : 物品入庫工作程序 編 號 : ACC— PP— 26目 的 : 為保證營運物資及財產(chǎn)管理的安全、有序、規(guī)范。 執(zhí)行程序 : 入庫：庫管員接到收貨部到貨通知后，到收貨部與驗收員一起驗貨。 1）清點數(shù)量。 2）檢查貨物是否與酒店所訂貨物相符。 3）貴重物品要一一清點。 4）金額數(shù)量大的按比例抽查，待檢查全部合格后方可入庫。 出庫：凡是酒店領用物品部門，必須 填寫“倉庫領料單”一式三份，使用部門填寫好申領單后送本部門經(jīng)理簽字，再送財務部經(jīng)理簽字，待手續(xù)齊全后，方可領貨，庫管員要嚴格按照領料單進行發(fā)貨，雙方清點無誤后領貨人、發(fā)貨人簽字，領料單一式三份，一份送交財務部，一份領用部門存留，另一份庫房保留。 訂貨：庫管員在每天發(fā)放的基礎上，清點數(shù)量，發(fā)現(xiàn)有該補充備倉物品立即填寫倉庫補充申請表，在倉庫補充申請表上要寫清訂貨的品名、要求數(shù)量、現(xiàn)時存貨、申請量、確認無誤后交成本主管、財務經(jīng)理簽字，經(jīng)財務總監(jiān)、總經(jīng)理審批后，交采購部。如屬印刷品補倉，補倉單須有需求部門經(jīng)理簽 字認可。 物品入庫后，要分類碼放整齊，保證庫存物品完好無損，物品入庫后憑入庫單及時入帳登記。 發(fā)貨時，庫管員按制度辦事，做到先進先出，手續(xù)不齊全不發(fā)放，如有特殊情況，需財務經(jīng)理批準后方可辦理。 凡是辦公用品一律星期一 14： 0016： 00 發(fā)放，其它物品星期一至星期五 9： 0017：00 發(fā)放。 積極配合成本部門做好每月盤點工作，做到帳物相符，帳卡相符。 每月２５日制作保質到期物品提示表呈成本主管。 下班之前，庫管員要認真檢查庫房是否存在不安全因素，特別是水、電是否有跑漏的現(xiàn)象，電源插頭 是否拔掉，待一