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【正文】 符時(shí)，應(yīng)及時(shí)書(shū)面報(bào)告說(shuō)明調(diào)整原因及情況，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理同意方可進(jìn)行相關(guān)帳務(wù)調(diào)整。 6. 掌握掛帳客戶的協(xié)議、合同等有關(guān)條款，并做好保密工作。 7. 對(duì)長(zhǎng)期催收無(wú)效的帳款，要及時(shí)寫(xiě)出書(shū)面材料，報(bào)告財(cái)務(wù)經(jīng)理，通過(guò)審批程序及時(shí)做壞帳處理。 牽涉部門(mén) ：相關(guān)部門(mén) 制定人： 審批人： 制定日期： 財(cái)務(wù)部運(yùn)作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 33 制 度 : 關(guān)于掛帳的控制規(guī)定與程序 編 號(hào) : ACC— PP— 20 目 的 : 為有效控制應(yīng)收帳款并加強(qiáng)應(yīng)收帳款管理，防止壞帳產(chǎn)生。 執(zhí)行程序 : 掛帳規(guī)定： 1) 允許掛帳的是有信譽(yù)的商業(yè)公司和機(jī)構(gòu)。這些公司的名單及基本狀況通過(guò)其填列酒店信用申請(qǐng)表并由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、銷(xiāo)售總監(jiān)共同簽 署決定。 2) 為加強(qiáng)掛帳控制，接受一個(gè)新的申請(qǐng)人時(shí)，應(yīng)由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部評(píng)估，對(duì)外國(guó)旅行社要特別注意其資信狀況，新成員要有酒店標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)表等相關(guān)有效資信證明。 3) 所有掛帳合同、協(xié)議應(yīng)符合合同管理規(guī)定并必須在條款中規(guī)定授信額度、結(jié)付期限、延付罰金率。 4) 在一般情況下，結(jié)款期限為月結(jié)，財(cái)務(wù)部應(yīng)收帳會(huì)計(jì)員每月 5日前向簽約商戶或旅行社寄送帳單并用電傳等快速對(duì)帳方式進(jìn)行對(duì)帳確認(rèn)，對(duì)方在每月 20 日前應(yīng)結(jié)清所有款項(xiàng)。但在達(dá)到授信額度時(shí)不受月結(jié)時(shí)間限制，財(cái)務(wù)部應(yīng)收帳會(huì)計(jì)員會(huì)同市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部應(yīng)及時(shí)通過(guò)催收方式要求對(duì)方立即結(jié)款。 5) 掛帳記錄存檔： 以下記錄將由應(yīng)收帳會(huì)計(jì)員存檔： ①每一帳目都有掛帳檔案，包括掛帳來(lái)源的通知、授權(quán)書(shū)、往來(lái)信函。此帳目應(yīng)與復(fù)印件一致，存檔時(shí)應(yīng)按帳目名稱(chēng)順序。 ②申請(qǐng)表全部按字母順序存檔。 ③應(yīng)收帳序號(hào)應(yīng)按帳目的連續(xù)性存檔。 酒店前臺(tái)系統(tǒng)對(duì)客戶掛帳情況實(shí)行實(shí)時(shí)預(yù)警機(jī)制，在簽約商戶或旅行社掛帳余額達(dá)到其規(guī)定掛帳限額的 90%時(shí)，系統(tǒng)予以警示，并每日自動(dòng)生成應(yīng)收掛帳預(yù)警明細(xì)報(bào)告，財(cái)務(wù)部與市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部根據(jù)預(yù)警情況作告知掛帳公司或做催收準(zhǔn)備工作。 如簽約商戶或旅行社掛帳余額超過(guò)其掛帳超額額度（最多為允許掛帳額度的 10%），為規(guī)避壞帳風(fēng)險(xiǎn)，除非其及時(shí)清款以使其掛帳余額低于掛帳超額額度，原則上一律不予掛帳（前臺(tái)電腦系統(tǒng)將自動(dòng)停止掛帳）。在特殊狀況下，須由市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部提出特別請(qǐng)示并附相關(guān)付款保證文件，由銷(xiāo)售總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理簽署同意后方可繼續(xù)掛帳。解除系統(tǒng)暫停掛帳的授權(quán)密碼由銷(xiāo)售總監(jiān)與前廳部經(jīng)理分別執(zhí)一，并共同確認(rèn)后進(jìn)行。 處理壞帳 財(cái)務(wù)部運(yùn)作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 34 1) 當(dāng)銷(xiāo)售部按程序催收時(shí)（包括指定催帳公司），應(yīng)預(yù)先通知財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理。 2） 財(cái)務(wù)總監(jiān)檢查文件證據(jù)后，審查無(wú)誤后轉(zhuǎn)交總經(jīng)理 審批。 3） 應(yīng)收帳會(huì)計(jì)員按具體會(huì)計(jì)制度處理應(yīng)收壞帳 。 牽涉部門(mén) ：相關(guān)部門(mén) 制定人： 審批人： 制定日期： 財(cái)務(wù)部運(yùn)作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 35 制 度 : 關(guān)于現(xiàn)金付款的規(guī)定和程序 編 號(hào) : ACC— PP— 21 目 的 : 規(guī)范現(xiàn)金管理，減少現(xiàn)象占用。 執(zhí)行程序 : 1．規(guī)定： 1）現(xiàn)金付款主要用于支付急需的小金額付款或個(gè)人費(fèi)用（差旅、業(yè)務(wù)用餐、通訊、醫(yī)療等）付款。 2）政策規(guī)定： ①現(xiàn)金付款用于支 付不超過(guò) 2021 元人民幣的單筆費(fèi)用或成本支出。 ②現(xiàn)金付款應(yīng)得到酒店財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理的同意。 ③超過(guò) 2021 元人民幣的支出，除特殊情況（如收款單位僅接受現(xiàn)金或隸屬個(gè)人費(fèi)用）或緊急狀況，不允許用零用金支付，而只能通過(guò)正常的付款程序用支票和其它銀行結(jié)帳方式支付，并填寫(xiě)好適當(dāng)?shù)馁J方科目。 2．程序： 1）由總出納常備現(xiàn)金總額為 20， 000 元，但備用金變動(dòng)需由酒店財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理商量后確定。 2）現(xiàn)金支付應(yīng)有付款申請(qǐng)做依據(jù)。 3）每星期五和月底，總出納準(zhǔn)備好備用金，規(guī)定用現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)的時(shí)間一般為：每周二、五下午。特殊 情況，需特批。 5）所有的付款應(yīng)附有相應(yīng)的原始憑證。 6）對(duì)于交通費(fèi)，應(yīng)注明距離和目的地，且應(yīng)由部門(mén)經(jīng)理簽字。 7）通?？捎涩F(xiàn)金支付的項(xiàng)目有：差旅、業(yè)務(wù)用餐、通訊、醫(yī)療、鐘點(diǎn)工工資。其他非正常支付項(xiàng)目，應(yīng)由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理同意后方可支付。 8）除上述可用現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)的零星或緊急支付外，其它采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)通過(guò)采購(gòu)部購(gòu)買(mǎi)。 牽涉部門(mén) ：相關(guān)部門(mén) 制定人： 審批人： 制定日期： 財(cái)務(wù)部運(yùn)作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 36 制 度 : 總帳制作程序 編 號(hào) : ACC— PP— 22 目 的 : 確保財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)運(yùn)行正常，規(guī)范帳務(wù)處理。 執(zhí)行程序 : 1. 每 月中 旬 總帳會(huì)計(jì)師根據(jù)有關(guān)資料編制“待攤費(fèi)用”、“預(yù)提費(fèi)用”、可能存在的各項(xiàng)準(zhǔn)備金等記帳明細(xì)表及登記入帳，并輸入 SAP 系統(tǒng)。 2. 月末總帳會(huì)計(jì)師根據(jù)收入帳余額計(jì)算編制營(yíng)業(yè)稅、增值稅明細(xì)表，登記入帳，并輸入 SAP系統(tǒng)。 3. 總帳人員根據(jù)審核無(wú)誤的收、付、轉(zhuǎn)帳等記帳憑證登記各相關(guān)明細(xì)帳，同時(shí)輸入電腦。 4. 隨時(shí)檢查核對(duì)各明細(xì)帳，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整，隨時(shí)催收欠 款，并隨時(shí)為財(cái)務(wù)總監(jiān)提供所要求的數(shù)據(jù)。 5. 每月５日前結(jié)轉(zhuǎn)上月各明細(xì)帳，編制試算平衡表并與各明細(xì)帳核對(duì)無(wú)誤后方可結(jié)帳。 6. 每月 6 日打印經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后的財(cái)務(wù)報(bào)表并裝訂成冊(cè)。每月 10 日向稅務(wù)局報(bào)送上月財(cái)務(wù)報(bào)表與各類(lèi)流轉(zhuǎn)稅、所得稅申報(bào)表，向統(tǒng)計(jì)局報(bào)送有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，同時(shí)向酒管公司報(bào)送有關(guān)報(bào)表與相應(yīng)資料。 牽涉部門(mén) ：相關(guān)部門(mén) 制定人： 審批人： 制定日期： 財(cái)務(wù)部運(yùn)作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 37 制 度 : 員工薪金發(fā)放工作程序 編 號(hào) : ACC— PP— 23 目 的 : 使薪金發(fā)放符合財(cái)務(wù)運(yùn)行規(guī)范。 執(zhí)行程序 : 1. 人力資源部在每月 5 日將已由人力資源部經(jīng)理簽署的上月員工工資明細(xì)表，交財(cái)務(wù)成本主管計(jì)算核對(duì)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。 2. 成本主管將工資匯總表報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審查簽署后申請(qǐng)支票，并由人力資源部工資主管將應(yīng)發(fā)工資存入軟盤(pán)，在每月 9 日上午會(huì)同總出納將軟盤(pán)及支票送交銀行，由銀行輸入員工存款帳戶。 3. 及時(shí)清點(diǎn)未發(fā)出的工資，辦理有關(guān)退款手續(xù) 。 4. 根據(jù)人事部轉(zhuǎn)來(lái)的工 資變動(dòng)表，補(bǔ)發(fā)其注明人員的工資。 5. 按員工工資明細(xì)表匯總個(gè)人所得稅，填寫(xiě)所得稅申報(bào)表，并在每月 10 日前到稅務(wù)局申報(bào)納稅。 6. 做出工資及個(gè)人所得稅的轉(zhuǎn)帳憑證，交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核。 牽涉部門(mén) ：相關(guān)部門(mén) 制定人： 審批人： 制定日期： 財(cái)務(wù)部運(yùn)作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 38 制 度 : 應(yīng)付帳程序 編 號(hào) : ACC— PP— 24 目 的 : 為 合理、有效運(yùn)用資金及規(guī)范資產(chǎn)流動(dòng)、管理。 執(zhí)行程序 : 應(yīng)付帳會(huì)計(jì)員將已經(jīng)有關(guān)人員審批后的付款申請(qǐng)單與申購(gòu)單（或補(bǔ)倉(cāng)單）所列具體數(shù)量和金額進(jìn)行審核。 對(duì)收貨記錄、發(fā)票、申購(gòu)單確認(rèn)一致后在付款申請(qǐng)單上簽字，呈財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。 應(yīng)付帳會(huì)計(jì)員根據(jù)手續(xù)完備的付款申請(qǐng)單填寫(xiě)支票，并交財(cái)務(wù)部經(jīng)理在支票上加蓋“財(cái)務(wù)支票專(zhuān)用章”，再交財(cái)務(wù)總監(jiān)及其他必要人手簽，待預(yù)留印鑒及簽名完畢后，由應(yīng)付帳會(huì)計(jì)員通知采購(gòu)部采購(gòu)員集中領(lǐng)取，采購(gòu)部再通知供應(yīng)商領(lǐng)取支票。 采購(gòu)部采購(gòu)員領(lǐng)取支票時(shí)必須在“支票領(lǐng)用登記 本”上注明日期、支付內(nèi)容、支票號(hào)、領(lǐng)取人親筆簽字、取票日期等，該登記本由應(yīng)付帳會(huì)計(jì)員妥善保管。 應(yīng)付帳會(huì)計(jì)員根據(jù)已經(jīng)支付的付款原始憑證編制付款記帳憑證，并檢查實(shí)際支付金額與發(fā)票金額是否相符，并按日期順序編號(hào)登記入帳及輸入電腦，同時(shí)將當(dāng)日付款情況及時(shí)告知總出納。 應(yīng)付帳會(huì)計(jì)員隨時(shí)核對(duì)替換無(wú)發(fā)票收貨記錄。月末將當(dāng)月未付款項(xiàng)編制轉(zhuǎn)帳憑證，掛入應(yīng)付結(jié)算款帳并輸入電腦。 應(yīng)付帳人員每月按供應(yīng)商編制應(yīng)付帳帳齡報(bào)表。 應(yīng)付帳人員根據(jù)收付款憑證登記入 SAP 系統(tǒng)，并每月在 SAP系統(tǒng)中調(diào)整因匯率變化而造成的匯兌 損溢。 負(fù)責(zé)匯總、復(fù)核、整理從核數(shù)處轉(zhuǎn)來(lái)的租賃經(jīng)營(yíng)點(diǎn)寓、外客營(yíng)收款數(shù)據(jù)，及時(shí)將營(yíng)收款按合同、協(xié)議扣除稅收、信用卡手續(xù)費(fèi)等代付款項(xiàng)后按進(jìn)行結(jié)算。 保管酒店所有對(duì)外付款合同協(xié)議，并根據(jù)合同協(xié)議完成情況匯總編表，每月 3 日前完成上月合同、協(xié)議完成情況匯總表。 1每月底與銀行核對(duì)存款余額。在收到銀行對(duì)帳單后，應(yīng)逐筆核對(duì)借貸發(fā)生額和余額。發(fā)現(xiàn)記帳錯(cuò)誤，要立即更正。屬銀行的差錯(cuò)，要及時(shí)通知銀行更正。發(fā)現(xiàn)有未達(dá)帳款，可采用“余額查找法”進(jìn)行查對(duì)，并編制“銀行存款余額調(diào)整表”來(lái)確定收付的未過(guò)帳，對(duì)核實(shí)的未達(dá)帳款 ，要加強(qiáng)管理，經(jīng)常檢查，如發(fā)現(xiàn)有帳款未清，應(yīng)認(rèn)真查明原因及時(shí)處理。 牽涉部門(mén) ：相關(guān)部門(mén) 制定人： 審批人： 制定日期： 財(cái)務(wù)部運(yùn)作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 39 制 度 : 收貨程序 編 號(hào) : ACC— PP— 25目 的 : 為確保營(yíng)運(yùn)資產(chǎn)、耗品的安全 送達(dá)及數(shù) 質(zhì)量考核，有效控制成本。 執(zhí)行程序 : 一切物品進(jìn)入酒店使用部門(mén)前須經(jīng)收貨部驗(yàn)收。 收貨員 嚴(yán)格對(duì)照物品申購(gòu)單或補(bǔ)倉(cāng)單的數(shù)量和價(jià)格等要件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。 收貨員會(huì)同使用部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行驗(yàn)貨。收貨員主要負(fù)責(zé)檢查物品數(shù)量、（除辦公用品、印刷品外）使用部門(mén)檢查物品質(zhì)量。 收貨部在確定物品數(shù)量、質(zhì)量符合要求后，收貨員將物品送交倉(cāng)庫(kù)，同時(shí)開(kāi)具收貨記錄。 倉(cāng)庫(kù)在收到物品后立即通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。 請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在接到倉(cāng)庫(kù)通知后填寫(xiě)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字后至倉(cāng)庫(kù)一次領(lǐng)取。 牽涉部門(mén) ：相關(guān)部門(mén) 制定人： 審批人： 制定日期： 財(cái)務(wù)部運(yùn)作制度及程序標(biāo)準(zhǔn) 40 制 度 : 物品入庫(kù)工作程序 編 號(hào) : ACC— PP— 26目 的 : 為保證營(yíng)運(yùn)物資及財(cái)產(chǎn)管理的安全、有序、規(guī)范。 執(zhí)行程序 : 入庫(kù)：庫(kù)管員接到收貨部到貨通知后，到收貨部與驗(yàn)收員一起驗(yàn)貨。 1）清點(diǎn)數(shù)量。 2）檢查貨物是否與酒店所訂貨物相符。 3）貴重物品要一一清點(diǎn)。 4）金額數(shù)量大的按比例抽查，待檢查全部合格后方可入庫(kù)。 出庫(kù)：凡是酒店領(lǐng)用物品部門(mén)，必須 填寫(xiě)“倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料單”一式三份，使用部門(mén)填寫(xiě)好申領(lǐng)單后送本部門(mén)經(jīng)理簽字，再送財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字，待手續(xù)齊全后，方可領(lǐng)貨，庫(kù)管員要嚴(yán)格按照領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)貨，雙方清點(diǎn)無(wú)誤后領(lǐng)貨人、發(fā)貨人簽字，領(lǐng)料單一式三份，一份送交財(cái)務(wù)部，一份領(lǐng)用部門(mén)存留，另一份庫(kù)房保留。 訂貨：庫(kù)管員在每天發(fā)放的基礎(chǔ)上，清點(diǎn)數(shù)量，發(fā)現(xiàn)有該補(bǔ)充備倉(cāng)物品立即填寫(xiě)倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充申請(qǐng)表，在倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充申請(qǐng)表上要寫(xiě)清訂貨的品名、要求數(shù)量、現(xiàn)時(shí)存貨、申請(qǐng)量、確認(rèn)無(wú)誤后交成本主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批后，交采購(gòu)部。如屬印刷品補(bǔ)倉(cāng)，補(bǔ)倉(cāng)單須有需求部門(mén)經(jīng)理簽 字認(rèn)可。 物品入庫(kù)后，要分類(lèi)碼放整齊，保證庫(kù)存物品完好無(wú)損，物品入庫(kù)后憑入庫(kù)單及時(shí)入帳登記。 發(fā)貨時(shí)，庫(kù)管員按制度辦事，做到先進(jìn)先出，手續(xù)不齊全不發(fā)放，如有特殊情況，需財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。 凡是辦公用品一律星期一 14： 0016： 00 發(fā)放，其它物品星期一至星期五 9： 0017：00 發(fā)放。 積極配合成本部門(mén)做好每月盤(pán)點(diǎn)工作，做到帳物相符，帳卡相符。 每月２５日制作保質(zhì)到期物品提示表呈成本主管。 下班之前，庫(kù)管員要認(rèn)真檢查庫(kù)房是否存在不安全因素，特別是水、電是否有跑漏的現(xiàn)象，電源插頭 是否拔掉，待一