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【正文】 《住宅單位鑰匙交接書》 《區(qū)域防火責(zé)任書》（一式兩份） 《供暖協(xié)議書》（一式兩份） 《“物業(yè)管理公約”承諾書》（一式兩份） 維修記錄 業(yè)戶反饋資料 檔案管理要求 業(yè)戶辦理入住手續(xù)當(dāng)天，即建立業(yè)戶（租戶）檔案； 接業(yè)戶書面要求變更資料后，于當(dāng)天更新業(yè)戶（租戶）檔案； 禮賓部工作手冊(cè) 文件編號(hào)： BPP/WICSA/0 9 作業(yè)指導(dǎo)書 版 本 號(hào)： A 生效日期： 20210525 頁 碼： 第 40 頁 共 151 頁 業(yè)戶檔案的建立與使用應(yīng)簡(jiǎn)潔、直觀、統(tǒng)一、方便，檔案內(nèi)文件應(yīng)完整、清晰，傳真件應(yīng)復(fù)印后保存； 業(yè)戶遷出，其全部檔案應(yīng)同項(xiàng)目現(xiàn)有業(yè)戶資料分開存放，做好標(biāo)記，妥善保管 3 年。 檔案的建立 物業(yè)中心當(dāng)值人員在業(yè)戶或物權(quán)成員以及業(yè)戶資料發(fā)生變更時(shí)，要及時(shí)跟進(jìn)，調(diào)整檔案內(nèi)容； 所有業(yè)戶資料均屬分公司保密文件，收集到的業(yè)戶資料由專人負(fù)責(zé)保管，業(yè)戶資料嚴(yán)禁對(duì)外泄漏。 業(yè)戶檔案的借閱 本部門（指禮賓部）借閱業(yè)戶檔案，可直接查閱； 其它部門（指公司其他部門）借閱檔案，需經(jīng)禮賓部經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱，只能在禮賓部辦公室查閱，不準(zhǔn)借出； 業(yè)戶檔案不得隨意復(fù)印 、外借，如確需復(fù)印及外借，須總經(jīng)理簽字后，方可由禮賓部員工負(fù)責(zé)復(fù)印、外借工作，并將復(fù)印、外借內(nèi)容記錄于該檔案中； 借閱檔案必須妥善保管，不得拆卷、抽取或更換文件。 5 支持文件 《業(yè)戶服務(wù)提供控制程序》 《文件管理程序》 6 相關(guān)記錄 《存檔登記表》 《檔案借閱登記表》 禮賓部工作手冊(cè) 文件編號(hào)： BPP/WICSA/0 9 作業(yè)指導(dǎo)書 版 本 號(hào)： A 生效日期： 20210525 頁 碼： 第 41 頁 共 151 頁 作業(yè)指導(dǎo)書名稱 住戶春節(jié)聯(lián)歡會(huì)活動(dòng)安排 作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào) BPP/WICS02A/0 1 目的 通 過開 展健康豐富的活 動(dòng) ，加 強(qiáng) 物 業(yè) 公司與 業(yè)戶 的 溝 通。增 進(jìn) 物 業(yè) 公司與 業(yè) 戶 、 業(yè)戶 與 業(yè)戶之間 的 親 和度， 創(chuàng) 造高品位的人文 環(huán) 境，塑造物 業(yè) 公司的良好形象。 2 適用范圍 適用于本公司組織業(yè)戶活 動(dòng) 及社區(qū)文化建設(shè)的全 過 程。 3 職責(zé) 總經(jīng)理 負(fù)責(zé)對(duì) 客戶活動(dòng)年度計(jì)劃 進(jìn) 行 審 核和批準(zhǔn)；在社區(qū)重大活 動(dòng)擔(dān) 任 現(xiàn)場(chǎng)總 指 揮 。 禮賓部經(jīng)理 負(fù)責(zé)編 制《年度社區(qū)文化活 動(dòng)計(jì) 劃》，并 負(fù)責(zé)組織和實(shí) 施活動(dòng)計(jì)劃。 依據(jù)審核批準(zhǔn)的社區(qū)文化活動(dòng)內(nèi)容，禮賓部經(jīng)理安排專人具體落實(shí)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，并負(fù)責(zé)活動(dòng) 現(xiàn)場(chǎng)的 客 戶 接待工作和活 動(dòng)的組織 工作和活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置和接待工作及社區(qū)文化活動(dòng) 檔 案、照片的 匯 總 、 歸檔整 理工作。 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)配合禮賓部部 進(jìn) 行活 動(dòng) 的各 項(xiàng) 準(zhǔn) 備 工作（包括物品采 購(gòu) 、 現(xiàn)場(chǎng) 布置及人 員 服 務(wù) 支持等）。 工程部負(fù)責(zé)配合禮賓部 進(jìn) 行 現(xiàn)場(chǎng) 布置，包括確保 電力供應(yīng)、 相關(guān)設(shè)備準(zhǔn)備、專業(yè)技術(shù)人員 現(xiàn)場(chǎng) 支持等。 安管部 負(fù)責(zé) 社區(qū)文化活動(dòng) 現(xiàn)場(chǎng)的 安全保 衛(wèi) 工作，包括 維 持秩序、疏 導(dǎo)車輛 、方向指引、物品搬 運(yùn) 等。 4 工作程序 及要求 活動(dòng)地點(diǎn)：棕櫚泉俱樂部 B2 宴會(huì)廳 活動(dòng)時(shí)間： 2 月 20 日至 3 月 10 日期間 會(huì)場(chǎng)布置：突出喜慶、歡快，主色調(diào)為紅色。 活動(dòng)安排： 為了充分體現(xiàn)物業(yè)公司與業(yè) 主之間的親密關(guān)系，建議不再外請(qǐng)演出團(tuán)，由 禮賓部工作手冊(cè) 文件編號(hào)： BPP/WICSA/0 9 作業(yè)指導(dǎo)書 版 本 號(hào)： A 生效日期： 20210525 頁 碼： 第 42 頁 共 151 頁 員工聯(lián)歡會(huì)演出人員演出（建議給參演人員每人補(bǔ)助 100 元，共 2300 元左右），并且穿插部分小游戲，與業(yè)主互動(dòng)。準(zhǔn)備燈謎和腦筋急轉(zhuǎn)彎張貼在兩側(cè)墻上，猜對(duì)的業(yè)主可領(lǐng)取紀(jì)念獎(jiǎng)。聘請(qǐng)兩名民間藝人，吹糖人（或捏面人）、剪紙為業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)獻(xiàn)藝，免費(fèi)贈(zèng)送給業(yè)主。從禮賓部挑選幾名優(yōu)秀員工做迎賓工作，主動(dòng)迎接業(yè)主到來，并且把業(yè)主引領(lǐng)入會(huì)場(chǎng)（對(duì)加班人員建議公司支付加班費(fèi)，每人加班費(fèi)約為 5080 元，大約需要 6 人，費(fèi)用共計(jì) 300480 元，不給予存休）。工程部弱電工為調(diào)音師。會(huì)場(chǎng)入口設(shè)置簽到 處，以便了解到場(chǎng)業(yè)主情況。 物品采購(gòu)： 可以考慮采買部分元宵、小糕點(diǎn)、糖果、干果、飲料等，檔次不能太低供業(yè)主食用。同時(shí)采買 200 份左右禮品，每份價(jià)值為 2530 元之間，作為謎語、腦筋急轉(zhuǎn)彎、互動(dòng)游戲獎(jiǎng)品。 5 支持文件 《客服人員行為規(guī)范》 《日常用語規(guī)范》 《業(yè)戶通知法方管理控制程序》 《通告欄管理工作標(biāo)準(zhǔn)》 《內(nèi)部溝通程序》 《業(yè)戶服務(wù)提供控制程序》 6 相關(guān)記錄 《節(jié)目單》 禮賓部工作手冊(cè) 文件編號(hào)： BPP/WICSA/0 9 作業(yè)指導(dǎo)書 版 本 號(hào)： A 生效日期： 20210525 頁 碼： 第 43 頁 共 151 頁 作業(yè)指導(dǎo)書名稱 兒童繪畫展覽活動(dòng)安排 作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào) BPP/WICS03A/0 1 目的 通 過開 展健康豐富的活 動(dòng) ，加 強(qiáng) 物 業(yè) 公司與 業(yè)戶 的 溝 通。增 進(jìn) 物 業(yè) 公司與 業(yè)戶 、業(yè)戶 與 業(yè)戶之間 的 親 和度， 創(chuàng) 造高品位的人文 環(huán) 境，塑造物 業(yè) 公司的良好形象。 2 適用范圍 適用于本公司組織業(yè)戶活 動(dòng) 及社區(qū)文化建設(shè)的全 過 程。 3 職責(zé) 總經(jīng)理 負(fù)責(zé)對(duì) 客戶活動(dòng)年度計(jì)劃 進(jìn) 行 審 核和批準(zhǔn)；在社區(qū)重大活 動(dòng)擔(dān) 任 現(xiàn)場(chǎng)總 指 揮 。 禮賓部經(jīng)理 負(fù)責(zé)編 制《年度社區(qū)文化活 動(dòng)計(jì) 劃》，并 負(fù)責(zé)組織和實(shí) 施活動(dòng)計(jì)劃。 依據(jù)審核批準(zhǔn)的社區(qū)文化 活動(dòng)內(nèi)容，禮賓部經(jīng)理安排專人具體落實(shí)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，并負(fù)責(zé)活動(dòng) 現(xiàn)場(chǎng)的 客 戶 接待工作和活 動(dòng)的組織 工作和活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置和接待工作及社區(qū)文化活動(dòng) 檔 案、照片的 匯總 、 歸檔整 理工作。 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)配合禮賓部部 進(jìn) 行活 動(dòng) 的各 項(xiàng) 準(zhǔn) 備 工作（包括物品采 購(gòu) 、 現(xiàn)場(chǎng) 布置及人 員 服 務(wù) 支持等）。 工程部負(fù)責(zé)配合禮賓部 進(jìn) 行 現(xiàn)場(chǎng) 布置，包括確保 電力供應(yīng)、 相關(guān)設(shè)備準(zhǔn)備、專業(yè)技術(shù)人員 現(xiàn)場(chǎng) 支持等。 安管部 負(fù)責(zé) 社區(qū)文化活動(dòng) 現(xiàn)場(chǎng)的 安全保 衛(wèi) 工作，包括 維 持秩序、疏 導(dǎo)車輛 、方向指引、物品搬 運(yùn) 等。 4 工作程序 及要求 活動(dòng)時(shí)間：定于 11 月 28 日至 12 月 15 日期間 活動(dòng)名稱：棕櫚泉第二屆兒童繪畫比賽 活動(dòng)地點(diǎn)： 10 號(hào)樓大堂東廳 通知內(nèi)容： 計(jì)劃于 2021 年 11 月 28 日至 12 月 15 日在 10號(hào)樓東廳舉辦。請(qǐng)有意參加的業(yè)主于 12 月 13 日前帶兒童作品在各大堂前臺(tái)報(bào)名登記。本次大賽將評(píng)出一 禮賓部工作手冊(cè) 文件編號(hào)： BPP/WICSA/0 9 作業(yè)指導(dǎo)書 版 本 號(hào)： A 生效日期： 20210525 頁 碼： 第 44 頁 共 151 頁 等獎(jiǎng) 1 名，二等獎(jiǎng) 2 名，三等獎(jiǎng) 3 名，共 6 名。另管理處為參賽者準(zhǔn)備了豐富的獎(jiǎng)品，本次活動(dòng)要求如下： （ 1） 所接作品為 12 歲以下兒童作品，每人限 1 幅； （ 2） 請(qǐng)于作品背面注明樓號(hào)及房號(hào)，并填寫報(bào)名表提供作者姓名、年齡、畫齡、作品說明、聯(lián)系電話等，以便通知領(lǐng)取獎(jiǎng)品。 （ 3） 本次 大賽設(shè) 06 歲， 712 歲 2 個(gè)年齡段各評(píng)選出一等獎(jiǎng) 1 名，二等獎(jiǎng)2 名，三等獎(jiǎng) 3 名，鼓勵(lì)獎(jiǎng)若干名。 （ 4） 參觀時(shí)兒童須由家長(zhǎng)攜領(lǐng)，以免損壞其他展品； （ 5） 所有作品在活動(dòng)結(jié)束后將予以返還，但如有遺失或損壞，本處可免責(zé)。 活動(dòng)安排： 11 月 28 日 —— 12 月 13 日 通告小區(qū)業(yè)主，征集繪畫作品、登記； 12 月 13 日 —— 12 月 14 日 集中展出，業(yè)主參觀； 評(píng)獎(jiǎng)工作 12 月 14 日組織專業(yè)人士予以評(píng)審，選出各年齡段一、二、三等獎(jiǎng)作品；由前臺(tái)通知獲獎(jiǎng)?wù)?15 日領(lǐng)獎(jiǎng)。 所需 物品： 橫幅一條、尼龍繩子 100 米、粘鉤 20 個(gè)、小夾子 150 個(gè)、背版紙（ 4 開， 70張）、其他小裝飾品（ 1000 元左右） 獎(jiǎng)品準(zhǔn)備： 一等獎(jiǎng)禮品（價(jià)值 200 元） 2 份，二等獎(jiǎng)禮品（價(jià)值 100 元） 4 份，三等獎(jiǎng) 禮品（價(jià)值 80 元） 6 份、紀(jì)念品 80 份、證書 12 本等，獎(jiǎng)品主要以繪畫，知識(shí)性圖書為主（ 3000 元左右）。 需其他部門人員協(xié)助： 需工程部人員協(xié)助布置場(chǎng)地； 夜間需安管部人員看管展廳，防止作品損壞或丟失。 禮賓部工作手冊(cè) 文件編號(hào)： BPP/WICSA/0 9 作業(yè)指導(dǎo)書 版 本 號(hào)： A 生效日期： 20210525 頁 碼： 第 45 頁 共 151 頁 5 支持文件 《客服人員行為規(guī)范》 《日常用語規(guī)范》 《業(yè)戶通知法 方管理控制程序》 《通告欄管理工作標(biāo)準(zhǔn)》 《內(nèi)部溝通程序》 《業(yè)戶服務(wù)提供控制程序》 6 相關(guān)記錄 《報(bào)名表》 《登記表》 禮賓部工作手冊(cè) 文件編號(hào)： BPP/WICSA/0 9 作業(yè)指導(dǎo)書 版 本 號(hào)： A 生效日期： 20210525 頁 碼： 第 46 頁 共 151 頁 作業(yè)指導(dǎo)書名稱 萬圣節(jié)活動(dòng)安排 作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào) BPP/WICS04A/0 1 目的 通 過開 展健康豐富的活 動(dòng) ，加 強(qiáng) 物 業(yè) 公司與 業(yè)戶 的 溝 通。增 進(jìn) 物 業(yè) 公司與 業(yè)戶 、業(yè)戶 與 業(yè)戶之間 的 親 和度， 創(chuàng) 造高品位的人文 環(huán) 境，塑造物 業(yè) 公司的良好形象。 2 適用范圍 適用于本公司組織業(yè)戶活 動(dòng) 及社區(qū)文化建設(shè)的全 過 程。 3 職責(zé) 總經(jīng)理 負(fù)責(zé)對(duì) 客戶活動(dòng)年度計(jì)劃 進(jìn) 行 審 核和批準(zhǔn)；在社區(qū)重大活 動(dòng)擔(dān) 任 現(xiàn)場(chǎng)總 指 揮 。 禮賓部經(jīng)理 負(fù)責(zé)編 制《年度社區(qū)文化活 動(dòng)計(jì) 劃》，并 負(fù)責(zé)組織和實(shí) 施活動(dòng)計(jì)劃。 依據(jù)審核批準(zhǔn)的社區(qū)文化活動(dòng)內(nèi)容，禮賓部經(jīng)理安排專人具體落實(shí)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，并負(fù)責(zé)活動(dòng) 現(xiàn)場(chǎng)的 客 戶 接待工作和活 動(dòng)的組織 工作和活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置和接待工作及社區(qū)文化活動(dòng) 檔 案、照片的 匯總 、 歸檔整 理工作。 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)配合禮賓部部 進(jìn) 行活 動(dòng) 的各 項(xiàng) 準(zhǔn) 備 工作（包括物品采 購(gòu) 、 現(xiàn)場(chǎng) 布置及人 員 服 務(wù) 支持等）。 工程部負(fù)責(zé)配合禮賓部 進(jìn) 行 現(xiàn)場(chǎng) 布置，包括確保 電力供應(yīng)、 相關(guān)設(shè)備準(zhǔn)備、專業(yè)技術(shù)人員 現(xiàn)場(chǎng) 支持等。 安管部 負(fù)責(zé) 社區(qū)文化活動(dòng) 現(xiàn)場(chǎng)的 安全保 衛(wèi) 工作，包括 維 持秩序、疏 導(dǎo)車輛 、方向指引、物品搬 運(yùn) 等。 4 工作程序 及要求 活動(dòng)時(shí)間：每年 10 月 2031 日 活動(dòng)內(nèi)容： or sticks 雕南瓜比賽 臉譜比賽 評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)場(chǎng)所： 10 東廳；主色調(diào)：橘黃色 禮賓部工作手冊(cè) 文件編號(hào)： BPP/WICSA/0 9 作業(yè)指導(dǎo)書 版 本 號(hào)： A 生效日期： 20210525 頁 碼： 第 47 頁 共 151 頁 活動(dòng)獎(jiǎng)項(xiàng)： 最佳化妝獎(jiǎng) 5 名 最可愛獎(jiǎng) 5 名 最佳組合獎(jiǎng) 5 名 最具創(chuàng)意獎(jiǎng) 5 名 最 獎(jiǎng) 5 名 活動(dòng)具體安排： 于 10 月 20 日發(fā)通知，大堂前臺(tái)當(dāng)值人員電話聯(lián)系住戶； 于 10 月 20 日至 29 日，住戶到本樓前臺(tái)報(bào)名，領(lǐng)取《活動(dòng)安排》及標(biāo)志牌； 于 10 月 20 至 29 日，布置會(huì)場(chǎng)，采買各種物品，制作證書等； 于 10 月 30 日下午，匯總報(bào)名參賽數(shù)量； 于 10 月 31 日上午會(huì)前檢查； 于 10 月 31 日下午在各樓電梯內(nèi)張貼《活動(dòng)參加房號(hào)表》，提醒住戶在大門外張貼標(biāo)志； 于萬圣節(jié)當(dāng)夜舉辦 treat or strikes。作品評(píng)選及發(fā)獎(jiǎng)。 萬圣節(jié)活動(dòng)安排及注意事項(xiàng) 有意參加此次活動(dòng)的住戶請(qǐng)于 10 月 30 日前在本樓大堂前臺(tái)登記，領(lǐng)取活動(dòng)標(biāo)志牌； 標(biāo)志牌的使用辦法：請(qǐng)于 10 月 31 日 18： 30 張貼于戶門上，屆時(shí)將有小朋友上門索要糖果；若糖果發(fā)放完畢，將此標(biāo)志牌取下，即可免受打擾； 參加活動(dòng)的小朋友須由家長(zhǎng)帶領(lǐng)，自由組合成團(tuán)隊(duì)，每個(gè)團(tuán)隊(duì)的人數(shù)不限； 為保障安全，本公司會(huì)加派保安人手，提醒外環(huán)線車輛注意行人及減速行使，也敬請(qǐng)所有參加活動(dòng)人員注意安全，盡量于內(nèi)園甬路往來各棟樓宇； 本公司為參加雕南瓜比