【正文】 能活動和基本歷史面貌的，對公司電力建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存。 凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案應(yīng)長期保存。 凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考利用價值的檔案應(yīng)短期保存。 凡 是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。 鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)部門專業(yè)人員參加的鑒定小組直接進(jìn)行鑒定。 鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，具體時間視實際需要而定。 檔案通過鑒定，要達(dá)到保管期限準(zhǔn)確，質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。如鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。 檔案的銷毀 對不立卷歸檔的“三密”文件必須逐件登記造冊，經(jīng)鑒定小組鑒定，請求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；對超過保管期限的檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定，由鑒定小組提出意見，登記造冊， 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。 銷毀時，在指定地點(diǎn)，并派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。 5 檢查與考核 本制度由祿勸 供電有限責(zé)任公司經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)檢查。 本制度的檢查結(jié)果按《員工履職考核辦法》及《公司崗位動態(tài)管理辦法》進(jìn)行考核與獎懲。 圖 A 21 歸 檔 章 式 樣 （全宗號） （年度） （室編件號） （機(jī)構(gòu)或問題） （保管期限） （館編件號） 注：標(biāo)有“※ ” 號的為選擇項，下同。尺寸單位： mm 表 A 歸檔文件目錄 件 號 責(zé)任者 文號 題 名 日期 頁數(shù) 備注 22 表 B 23 備 考 表 盒內(nèi)文件情況說明 整理人 檢查人 24 年 月 日 檔案接收制度 在 公司經(jīng)營管理 活動中直接形成的各種門類和載體的檔案，具體接收范圍按 相關(guān)的檔案歸檔 范 圍 和其它檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 。 1 在維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的前提下，根 據(jù)《 公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 》的規(guī)定，按照檔案集中統(tǒng)一管理和分級保管的原則，定期接收 公司各職能部門 所形成的，具有永久 、 長期保存價值的各種門類、各種載體的檔案，建立內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的 室 藏體系。 2 檔案接收工作由 經(jīng)理工作部檔案室 負(fù)責(zé)，做好檔案接收前的調(diào)查了解指導(dǎo)檢查工作。 3 進(jìn) 室 檔案要做到：保持全宗的完整性和時間的連續(xù)性；檔案的立卷 （歸檔） 、裝訂、編目達(dá)到規(guī)范要求；填寫立卷說明，編制檢索工具；照片、音像檔案要有文字說明。 4 各職能部門專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)各部門檔案資料的收集和整理，并按規(guī)定移交綜合檔案室歸 檔。 5 檔案移交到綜合檔案室 時，移交 部門或個人 必須填寫《檔案移交清冊》一式兩份， 綜合 檔案 室 與移交 部門或個人 必須嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，按照清冊清點(diǎn)核對檔案數(shù)量，雙方在移交清冊上簽字蓋章。交接文據(jù)各自保留一份。 6 對不按照《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，拖延或不移交應(yīng)進(jìn) 室 檔案的 部門 和個人，要做好宣傳說服工作，使之能按規(guī)定移交 綜合 檔案 室 ；對拒不移交者，要依法追究法律責(zé)任。 7 注意對檔案材料的審核 主要審核兩個方面：即檔案材料的真實性和檔案材料的完整性。 8 接收時間及程序 公司 各部門 次年 二 月底前將預(yù)立卷 及 歸檔 的文件材料移交 經(jīng)理工作部 檔案室。 基建項目在竣工驗收后 歸檔。 大型儀器設(shè)備在驗收后歸檔。 會計檔案每年十月底以前 移交 （保存兩年后）。 刊物檔案 次 年 二月 底前立卷 移交 。 聲像檔案 次年二 月底前 移交 （錄音、錄像、題辭、照片）。 人事檔案 進(jìn)行實時收集、整理管理 。 研究生畢業(yè)論文在答辯后 移交 。 公開發(fā)表的論文 次年 二 月 底 前 移交 。 25 檔案整理制度 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利 用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)： 1 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 2 在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一 歸檔 。 3 不同年度的文件一般不得放在一起 歸檔 ，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年 歸檔 ；沒有復(fù)文的，放在請示年 歸檔 ；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年 歸檔 ；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年 歸檔 ；跨年度的會議文件放在會議開幕年 歸檔 ；非訴訟案件放在結(jié)案年 歸檔 ；其它文件材料的 歸檔 應(yīng)按 有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 。 4 歸檔 文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。 5 歸檔 文件材料應(yīng)按排列順序，依 件 編寫頁號。 科技文件材料排列要求文字在前，圖紙在后，各類藍(lán)圖要疊成“手風(fēng)琴”式，圖幅為四號圖，盡寸（ 210X297MM） C邊為 5毫米， D邊為 25毫米，標(biāo)題欄露右下角。 裝訂的 案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、北面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應(yīng) 在 裝具上或在聲像材料的北面逐件編號。 6 永久、長期和短期 檔案 必須按規(guī)定的格式逐件填寫 歸檔 文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更 改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。 歸當(dāng) 文件目錄 由綜合檔案室統(tǒng)一留存 。 7 聲 像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。 8 有關(guān) 歸檔 文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置 檔案盒 尾。 9 盒內(nèi) 文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并 歸檔 ； 10 文書檔案 盒脊、 封 面 、備考表、 歸檔章 的格式按《文書檔案 歸檔辦法 》執(zhí)行。其它門類和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 12 整理檔案時，要考慮檔案的安全保管和保密及便于提供利用。 26 檔案修改補(bǔ)充制度 1 對已歸檔的各類檔案，凡與實際不相符合，認(rèn)為有必要進(jìn)行修改補(bǔ)充的，均應(yīng)進(jìn)行修改補(bǔ)充。 2 檔案需要修改補(bǔ)充時，必須寫明修改補(bǔ)充的內(nèi)容和原因，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意，方能進(jìn)行修改補(bǔ)充。 3 檔案修改補(bǔ)充內(nèi)容涉及多個專業(yè)或部門時，應(yīng)由修改補(bǔ)充內(nèi)容較多的部門主持，會同有關(guān)部門協(xié)商并會簽。 4 檔案修改補(bǔ)充內(nèi)容少的，可直接在原件上修改，修改處要加蓋 “ 修改核實 ” 章。 5 檔案經(jīng)修改補(bǔ)充后，將修改內(nèi)容填寫在卷內(nèi)備考表中，及時交回綜合檔案館，檔案人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，并做好 記錄。 6 要定期對庫藏檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)脫色、褪色等字跡模糊的現(xiàn)象，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，情況嚴(yán)重時，立即采取補(bǔ)救措施 7 圖紙的修改補(bǔ)充 如因生產(chǎn)及工程建設(shè)的需要，對建筑設(shè)施等進(jìn)行改動時，必須及時對已歸檔的底圖和藍(lán)圖進(jìn)行修改或補(bǔ)充，以保證歸檔圖紙與實物相符，底圖與藍(lán)圖相符。 修改補(bǔ)充已歸檔的圖紙時，必須持所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的“圖紙修改補(bǔ)充通知單”，修改人只能按通知單所列修改范圍進(jìn)行修改。 修改內(nèi)容較少時，可直接在圖面上“桿改”或“刮改”，但必須在修改處注明修改標(biāo)記，并在標(biāo) 題簽注修改人姓名、日期、修改處數(shù)及標(biāo)記。 修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖代替，并注明所代替圖紙的圖號，原圖說明作廢。 作廢的圖紙根據(jù)實際需要，決定保存或銷毀。 如因制作或施工的需要而補(bǔ)充編制的新圖，圖號的編制必須與原來成套圖紙的圖號相一致。 27 檔案保管制度 為維護(hù)檔案的完整與安全 ,方便檔案的利用 ,制訂本制度。 1 必須建立各類檔案案卷目錄、案卷目錄登記簿、案卷數(shù)統(tǒng)計簿等賬冊 ,定期進(jìn)行清點(diǎn)核對 ,做好記錄 ,發(fā)現(xiàn)問題及時報告。 2 接收檔 案時要編制移交檔案清冊 ,辦理交接手續(xù) ,做到簽署完備 ,并及時分類、登記、編號 ,不得重復(fù)或遺漏。 3 各門類檔案入庫時應(yīng)檢查賬、物是否相符。以全宗為單位按不同門類、不同載體 ,依檔號順序排列。 4 檔案調(diào)閱完畢 ,必須及時入庫，歸檔時要仔細(xì)核對檔案柜標(biāo)識號和檔案號是否一致 ,避免人為的差錯。 5 到期檔案的銷毀 ,按鑒定銷毀制度辦理 ,任何檔案工作人員不得自行銷毀檔案。 6 如遇檔案遺失或損壞 ,直接責(zé)任人或保管人需及時寫出書面情況報告 ,按《檔案法》有關(guān)規(guī)定 ,根據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行處理 ,未經(jīng)批準(zhǔn)，保管人員不得將有關(guān)案卷目 錄擅自注銷。 7 檔案人員在調(diào)離或退休時 ,應(yīng)辦理完檔案交接手續(xù)后再離崗。 28 檔案鑒定、銷毀制度 為加強(qiáng)企業(yè)檔案鑒定工作，使庫存檔案具有保存價值，更加精煉有效，充分發(fā)揮其作用，根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。 1 公司各類檔案的鑒定必須在“公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組”的主持和組織下進(jìn)行。 2 公司檔案鑒定小組由主管檔案工作的公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部主任、熟悉檔案內(nèi)容的專業(yè)技術(shù)干部和檔案部門人員組成。 3 檔案鑒定的主要任務(wù)是根據(jù)上級 有關(guān)規(guī)定和公司實際，對文件材料是否歸檔進(jìn)行判定；對庫存檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整，并根據(jù)各類檔案保管期限表，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。 4 檔案鑒定采用直接鑒定法，即直接對檔案內(nèi)容進(jìn)行具體分析和詳細(xì)檢查，逐卷、逐件地評定其價值。提出存毀意見時，力求慎重。 5 經(jīng)鑒定，對已確定失去保存價值的檔案剔出銷毀。由檔案人員編制銷毀清冊，一式兩份，經(jīng)鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和參加鑒定工作的人員簽字，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，一份報上級主管部門備案，一份留存?zhèn)洳椤? 6 銷毀檔案由檔案部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。銷毀時應(yīng)同保密和保衛(wèi)部門取得聯(lián)系， 并指派二人以上監(jiān)銷。銷毀人及監(jiān)銷人要在銷毀清冊上注明“已銷”字樣和銷毀日期，并簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。銷毀清冊要立卷歸檔。 7 根據(jù)需要，由檔案部門提出檔案銷毀申請，定期進(jìn)行檔案銷毀工作。 29 檔案統(tǒng)計工作制度 根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)文件要求，結(jié)合公司實際，制定本制度。 1 為了給分析、研究工作積累數(shù)據(jù)，以便改進(jìn)工作，不斷提高管理水平，檔案部門要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計工作。 2 堅持做好工作日記，及時積累材料，按時記錄，凡是能用數(shù)字反映的都要用數(shù)字登記。 3 統(tǒng)計 數(shù)據(jù)要以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。 4 建立健全《檔案數(shù)量統(tǒng)計》、《檔案歸檔統(tǒng)計》、《檔案借閱統(tǒng)計》、《檔案利用效果統(tǒng)計》、《檔案鑒定銷毀統(tǒng)計》、《檔案管理基本情況統(tǒng)計》等各種統(tǒng)計臺帳。 5 檔案室每年末應(yīng)按國家檔案行政部門要求填報檔案綜合統(tǒng)計分析匯總（包括庫存各類檔案的數(shù)量、利用情況、保管狀態(tài)等），同時抄報上級機(jī)關(guān)并及時歸檔。 6 定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和檢查，確保檔案齊全完整，帳物相符。 30 檔案安全保密制度 根據(jù)《檔案法 》和《保密法》及上級有關(guān)文件要求，為正確處理利用保密之間的關(guān)系，結(jié)合公司具體情況，