【正文】 要加封條。 檔案庫房內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品，嚴禁吸煙，動用明火。 防光與照明的管理 檔案庫房應(yīng)用白熾燈做照明光源。 做好防鼠滅鼠工作。嚴禁使用失效和過期的藥物。 溫濕度計要定期檢查和校驗。對庫房的溫濕度做定期的測量記錄，對不適應(yīng)檔案載體保管的溫濕度要及時進行調(diào)整。 錄音帶、錄像帶每隔半年倒帶一次，計算機磁盤每隔半年上機檢查一次。 檔案庫房應(yīng)做到整齊、清潔、檔案柜架和案卷排列科學(xué)，便于查找。 屬于保密范圍的檔案，都應(yīng)標明密級，對不同密級的檔案，應(yīng)由不同范圍的人員查閱利用，不得擅自擴大利用范圍。 對檔案管理人員保密要求 檔案室要配備政治可靠人員。 檔案管理工作的保密 檔案是黨和國家的寶貴財富。 對外單位人員借閱檔案的要求 外單位人員需持單位正式介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，填寫“借閱登記單”后，方可在閱覽室查閱檔案，一般不得借出或復(fù)制。 凡屬下列情況之一者，應(yīng)立即將檔案歸還檔案室。 檔案借出一般不得超過七天，如遇特殊情況，由檔案室確定。 查閱檔案應(yīng)在閱覽室進行，如需摘抄應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，如需復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案部門負責(zé)人批準。 檔案的開發(fā)利用 4 檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的檢索工具，如檔案案卷目錄、全引目錄等。 文書檔案以件為單位著錄目錄和編號。 科技檔案案卷排列是按大類一工期一案卷順序號。 科技檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行整理。 業(yè)務(wù)指導(dǎo) 檔案人員對各部門文件材料的形成、積累、收集工作進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督。 檔案室人員應(yīng)參加企業(yè)鑒定，基建工程竣工驗收等活動，并簽署意見，接收有關(guān)文件材料。 各部門產(chǎn)生的音像材料，在拍攝錄制工作完畢后，由攝錄人員注明攝錄者、時間和簡單文字說明及時向檔案室歸檔。 歸檔時間和歸檔職責(zé) 黨支部、職代會和重要的專業(yè)會議中形成的文件材料，會議結(jié)束后，由主辦部門收集后移交檔案室歸檔。 歸檔的聲像材料，要經(jīng)過編輯整理，并要附文字說明。 歸檔要求及移交手續(xù) 歸檔的文件材料必須齊全、完整、層次分明，保持文件之間的歷史聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。 公司在財務(wù)、審計業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料。 文件材料的歸檔 歸檔范圍 上級頒發(fā)的針對本單位職能活動和要執(zhí)行的各類文件材料。 對公司各部門檔案材料形成、積累、整理和歸檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。 辦公室下設(shè)檔案室，配備專職檔案員，負責(zé)全公司文書檔案、科技檔案、 財務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂均不適用于本制度，然而，鼓勵根據(jù)本制度達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 7 電子檔案 一級類目 二級類目 案卷順序號 2 3－電子檔案 1－電子檔案 1 6 實物類 一級類目 二級類目 案卷順序號 2－實物類 1－獎牌、錦旗、獎杯 1 5 聲像類 一級類目 二級類目 案卷順序號 1－聲像類 1－照片 1 9— 工資、任免、出國、離退休材料 1工資材料、 2錄用、任免材料、 3出國材料、 4退（離）休及其他材料 1 7— 獎勵材料 1 5— 政治、歷史審查材料 1 3－ 鑒定、考察材料 1 4 干部職工檔案類 一級類目 二級類目 案卷順序號 1－履歷表 1 4－會計檔案類 3－會計賬務(wù)、 2憑證 1 N農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)與改造 X縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造 3 會計檔案類 一 級類目 二級類目、三級類目 案卷順序號 4－會計檔案類 3－會計賬務(wù)、 0報表 1 8－基本建設(shè) 2－配電網(wǎng)工程、 4變電站工程、 7自身用房 1 2 規(guī)范性引用文件 下列文件中的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。 4 管理內(nèi)容與要求 檔案管理的基本原則及任務(wù) 檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理的原則。 對檔案進行收集、整理、保管、利用、更改、鑒定、移交和統(tǒng)計，辦理檔案借閱，積極開展檔案開發(fā)和利用工作。按工程技術(shù)專業(yè)或?qū)I(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。 公司在生產(chǎn)技術(shù)、安全、調(diào)度、基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備、儀器、儀表、經(jīng)營、物資供應(yīng)、勞動工資、計劃統(tǒng)計、教育衛(wèi)生等技術(shù)和業(yè)務(wù)管理中形成的各種文件材料。 具體分類按《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則：供電企業(yè)檔案分類表》歸檔。 歸檔的案卷要做到裝訂結(jié)實、整齊美觀、編目齊全完備。 基本建設(shè)工程歸檔份數(shù)，按照云南電力檔案學(xué)會編制的《建設(shè)項目 檔案工作指南》辦理。 財務(wù)管理活動中形成的會計檔案，由財務(wù)部門整理立卷，保 存一年，向檔案部門移交。 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應(yīng)列入生產(chǎn)、基建、科研、經(jīng)營等工作計劃、規(guī)劃管理程序。 公司工作人員因公外出（包括出國）參加學(xué)習(xí)、考察或參加會議、收集帶回的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時歸檔。 檔案的管理 文書檔案按照《文書檔案整理辦法》進行整理。 檔案的排架 文書檔案案卷排列是按年度一機構(gòu) (問題 )一保管期限。 檔案的編目 檔案編制案件目錄和全引目錄。 聲像檔案區(qū)分載體，以專題為基本單位，以案卷為登記單位，依照案卷整理排列順序進行流水登記。 公司員工借閱檔案的要求 公司員工均可借閱、查閱與本職工作有關(guān)的檔案，辦理 必要的手續(xù)。 查閱密級檔案應(yīng)按保密規(guī)定辦理。 因公外出需帶檔案時，一般可帶復(fù)印件或副本，密級檔案應(yīng)通過保密手續(xù)傳遞。 c) 因檔案室工作需要時。 凡借出檔案發(fā)生遺失或損壞時，應(yīng)立即報告檔案室，采取彌補措施，對所產(chǎn)生的后果由借閱人員負責(zé)，并按《檔案法》等有關(guān)規(guī)定處理。對外必須堅持保密，對內(nèi)則應(yīng)在遵守國家保密規(guī)定的前提下，提倡協(xié)作交流，便于提供利用。對違反保密制度的人和事，要堅決抵制，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。 交接檔案時要認真清點，手續(xù)完備。 定期對各種載體檔案進行清點核對，做到帳、物、卡相符、存毀有據(jù)。必要時安裝空調(diào)、去濕機、加濕器等設(shè)備。安放的高度應(yīng)根據(jù)觀測 員的身高，保持平視即可。 防蟲、防霉、防鼠 檔案柜內(nèi)要投放有效的防蟲、防霉變的藥物，要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 接收檔案入庫時，要經(jīng)過檢查，確無灰塵、無蟲害，無霉變方能入庫。 檔案庫房應(yīng)配備吸塵器，定期除塵、清掃。 防火與防盜 檔案庫房門窗必須十分堅固、牢靠，必要時鑲嵌鐵皮，安裝鐵欄，保險鎖和報警器等。 檔案庫房內(nèi)的電氣設(shè)備要科學(xué)管理，定期檢查，做好維護工作，防止意外事故（如火災(zāi)、觸電）發(fā)生。 建立健全《檔案數(shù)量統(tǒng)計》、《檔案歸檔統(tǒng)計》、《檔案借閱統(tǒng)計》、《檔案利用效果統(tǒng)計》、《復(fù)制檔案統(tǒng)計》、《檔案鑒定銷毀統(tǒng)計》、《檔案管理基本情況統(tǒng)計》等各種統(tǒng)計臺帳。 附： 1． 公司 檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖 2．公司 文書 檔案保管期限表 3．公司文書檔案 歸檔范圍 6 附 1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖 公司總經(jīng)理（ ） 辦公室主任（ ） 檔案室（專職檔案員： ） 辦公室 電力營銷部 安全監(jiān)察部 財務(wù)部 輸變電管理所 生產(chǎn)技術(shù)部 客戶服務(wù)中心 營銷稽查中心 黨群工作部 公司各職能部門 兼職檔案員： 兼職檔案員： 兼職檔案員： 兼職檔案員： 兼職檔案員： 兼職檔案員： 兼職檔案員： 兼職檔案員： 兼職檔案員： 兼職檔案員： 人事部 城農(nóng)網(wǎng)項目部 調(diào)度所 兼職檔案員： 兼職檔案員： 7 附件 2 文書檔案保管期限表 1．總則 為了提高文書檔案的科學(xué)管理，便于確定文書檔案的 保管期限，進行鑒定工作，特制定本標準。 10 附件 3 文書檔案歸檔范圍 結(jié)合公司實際和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，公司檔案實行一級分類歸檔，不再作細分到下級分類。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂均不適用于本制度，然而，鼓勵根據(jù)本制度達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 凡與本公司業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料。 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料依次排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后。會議文件原則上每份文件為一件，一般會議可視情況作為一件。 歸檔文件應(yīng)以件為單位按照其排列順序編寫件號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。按照機構(gòu)（問題）或保管期限的方式由計算機軟件自動形式，然后打印 出完整的，符合自己查詢要求的歸檔文件目錄并裝訂成冊。 每年應(yīng)對文書檔案的保管狀況進行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。 一般每次限借一卷檔案，特別情況經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意根據(jù)需要而定，每次借檔時間最長不得超過一周，借檔人請假或出差三天以上，應(yīng)將所借檔案歸還。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、散失、泄密等現(xiàn)象，應(yīng)及時匯報，追查當(dāng)事人責(zé)任。 凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司電力建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存。 鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)部門專業(yè)人員參加的鑒定小組直接進行鑒定。 檔案的銷毀 對不立卷歸檔的“三密”文件必須逐件登記造冊，經(jīng)鑒定小組鑒定，請求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀；對超過保管期限的檔案應(yīng)進行鑒定，由鑒定小組提出意見，登記造冊， 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。 圖 A 21 歸 檔 章 式 樣 （全宗號） （年度） （室編件號） （機構(gòu)或問題） （保管期限） （館編件號） 注：標有“※ ” 號的為選擇項，下同。 3 進 室 檔案要做到：保持全宗的完整性和時間的連續(xù)性；檔案的立卷 （歸檔） 、裝訂、編目達到規(guī)范要求；填寫立卷說明，編制檢索工具；照片、音像檔案要有文字說明。 6 對不按照《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，拖延或不移交應(yīng)進 室 檔案的 部門 和個人，要做好宣傳說服工作，使之能按規(guī)定移交 綜合 檔案 室 ；對拒不移交者，要依法追究法律責(zé)任。 大型儀器設(shè)備在驗收后歸檔。 人事檔案 進行實時收集、整理管理 。具體應(yīng)做到下述幾點： 1 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 5 歸檔 文件材料應(yīng)按排列順序，依 件 編寫頁號。 歸當(dāng) 文件目錄 由綜合檔案室統(tǒng)一留存 。 9 盒內(nèi) 文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并 歸檔 ； 10 文書檔案 盒脊、 封 面 、備考表、 歸檔章 的格式按《文書檔案 歸檔辦法 》執(zhí)行。 2 檔案需要修改補充時，必須寫明修改補充的內(nèi)容和原因，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準同意，方能進行修改補充。 6 要定期對庫藏檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)脫色、褪色等字跡模糊的現(xiàn)象，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，情況嚴重時，立即采取補救措施 7 圖紙的修改補充 如因生產(chǎn)及工程建設(shè)的需要，對建筑設(shè)施等進行改動時，必須及時對已歸檔的底圖和藍圖進行修改或補充，以保證歸檔圖紙與實物相符，底圖與藍圖相符。 作廢的圖紙根據(jù)實際需要，決定保存或銷毀。 2 接收檔 案時要編制移交檔案清冊 ,辦理交接手續(xù) ,做到簽署完備 ,并及時分類、登記、編號 ,不得重復(fù)或遺漏。 5 到期檔案的銷毀 ,按鑒定銷毀制度辦理 ,任何檔案工作人員不得自行銷毀檔案。 1 公司各類檔案的鑒定必須在“公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組”的主持和組織下進行。提出存毀意見時，力求慎重。銷毀時應(yīng)同保密和保衛(wèi)部門取得聯(lián)系， 并指派二人以上監(jiān)銷。 29 檔案統(tǒng)計工作制度 根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)文件要求，結(jié)合公司實際，制定本制度。 4 建立健全《檔案數(shù)量統(tǒng)計》、《檔案歸檔統(tǒng)計》、《檔案借閱統(tǒng)計》、《檔案利用效果統(tǒng)計》、《檔案鑒定銷毀統(tǒng)計》、《檔案管理基本情況統(tǒng)計》等各種統(tǒng)計臺