【導(dǎo)讀】化的現(xiàn)代企業(yè)管理制度已是當(dāng)務(wù)之急。不可或缺的保障作用。務(wù)管理、資產(chǎn)物品管理、后勤總務(wù)管理、綜合管理。共編制各類規(guī)章制度。的綜合管理制度體系。各項制度已經(jīng)公司制度評審會議評審和公司領(lǐng)導(dǎo)審。定，現(xiàn)作為試行稿印發(fā)公司各單位、部門。處、疏漏之處敬請指正。第四條會議由全體股東參加，股東可委托代理人出席會議并明確授權(quán)范圍。當(dāng)持有公司有表決權(quán)股份總數(shù)10％以上的股東書面請求，或董事會認(rèn)為。第七條會議議題由董事會按公司《章程》在征求股東意見的基礎(chǔ)上決定；數(shù)，確定股東會會議是否合法有效。公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事項；(六)會議認(rèn)為和公司章程規(guī)定應(yīng)當(dāng)載入會議記錄的其他內(nèi)容。董事會重新商議后提出修正案。當(dāng)日無法形成決議的，應(yīng)另行召開會議。第二十一條本制度經(jīng)股東會批準(zhǔn)，自印發(fā)之日起施行。司法》及公司《章程》的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。法律、法規(guī)、公司《章程》和股東會賦予的職權(quán)。

　　

【正文】 l行，緊急程度在右上角第 2行。 (二 )發(fā)文單位標(biāo)識分為二種，一種是由公司全稱加 “ 文件 ” 組成；另一種 僅 為公司全稱。 (三 )發(fā)文字號由公司代字、年度、順序 號組成，置于發(fā)文單位標(biāo)識之下，橫線中央之上。 (四 )上行文 (即向政府機關(guān)或行業(yè)管理部門呈送的請示、報告 )應(yīng)標(biāo)注簽發(fā) 人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。 第五條 文件主體是指橫線以下至主題詞 (不含 )之間的各要素的統(tǒng)稱。 (一 )文件標(biāo)題應(yīng)位于橫 線下方空 1 行處，排列應(yīng)遵循美觀易懂的原則，字?jǐn)?shù) 不多可居中排成一行；如字?jǐn)?shù)較多可排成兩行，分行時不要將詞組分開。 上下排列可采用 “ 兩行等長 ” 、 “ 上短下長 ” 、 “ 上長下短 ” 、 “ 正梯形 ” 、“ 倒梯 形”、“上下短中間長”或“上下長中間短”的排列格式，照顧閱讀的方便并保持頁面的美觀。 (二 )主送單位應(yīng)在標(biāo)題下空 1 行處，左側(cè)頂格，主送單位名稱后標(biāo)用全角冒 號。 (三 )文件正文在主送單位名稱下 l 行處，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù) 字、年份、計量單位不能回行。 (四 )文件附件目錄在正文空 1 行處，左 側(cè)需空 2 字標(biāo)識 “ 附件 ” ，后標(biāo)全角冒 號和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與主件一起裝訂，并在附件左上角第 1行頂格標(biāo)識 “ 附件 ” ，并標(biāo)識序號。 (五 )成文日期應(yīng)用漢字將年、月、 日標(biāo)全，“零”寫成“ O” 。 (六 )聯(lián)合行文需加蓋兩個以上印章的，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱排在發(fā)文時間和 正文之間，主辦單位印章在前，協(xié)辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。 (七 )文件落款通常應(yīng)在正文或附件下空 2 行。當(dāng)文件排版后所?？瞻滋幉荒?容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面， 不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。 第六條 版記是指位于主題詞以下的各要素的統(tǒng)稱。 (一 )“ 主題詞 ” 標(biāo)引在文件末頁左下端、分送欄之上，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo) 全角冒號；主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空 1字。 (二 )分送欄設(shè)在主題詞下 l 行，左空 1 字標(biāo)識 “ 呈報 ” 或 “ 抄送 ” ，后標(biāo)全角 冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標(biāo)句號。 (三 )印發(fā)欄 (擬稿、核稿、打字 )應(yīng)設(shè)在文件末頁最后一行。 第七條 專題會議紀(jì)要用于記錄公司各種專題會議召開或評審的內(nèi)容， 發(fā)文 單位應(yīng)放在橫線之上左側(cè)，成文時間放在橫線之上右側(cè)。 (見附件 2) 第八條 其他會議紀(jì)要的發(fā)文單位放在橫線之上左側(cè)，成文時間放在橫線之 上右側(cè)。根據(jù)會議內(nèi)容和工作要求發(fā)、報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或單位。 (見附件 3) 第三章 排版、印刷格式 第九條 文件用紙 文件用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型 (210ram297mm) ，特殊文種用紙可根 據(jù)實際需要確定。 第十條 文頭與頁邊 文件的各頁在印制時，均應(yīng)在四邊留出空白的余地。一般天頭寬 25 毫米，地 腳寬 20毫米，訂口寬 28 毫米，翻口寬 20毫米。 第十一條字體與字號 文件標(biāo)題用小 2 號宋體加黑；發(fā)文字號、簽發(fā)人、抄送單位、主送單位、正 文、附件、落款等用 4 號仿宋體；簽發(fā)人姓名用 4 號楷體標(biāo)識；密級、緊急程度 用 4號黑體； “ 主題詞 ” 三個字用 4號黑體，具體標(biāo)引的主題詞用 4號宋體。 如文件內(nèi)容層次較 多，可用分級標(biāo)題標(biāo)出。第一層大標(biāo)題用小 3 號宋體加黑， 第二層用 4 號黑體，第三層用 4 號楷體。規(guī)范性文件的章節(jié)名可用小 3 號宋體加 黑居中，前后各空一行；條名用黑體或 4號仿宋加黑標(biāo)出。 第十二條 字?jǐn)?shù)排列與行間距 WORD字處理系統(tǒng)排列一般為每頁 25 行，每行 35 個字符，行距為 1． 5倍。 第十三條 頁碼 多頁文件應(yīng)逐頁編出頁碼，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，在每頁正面的右下角，背面 寫在左下角。 第十四條 裝訂 文件左側(cè)裝訂，不掉頁。 第四章 附 則 第十五條 本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。 附件 1 公文格式示范 機 密 001 急 件 XXXXX 文件 綠 字 [ ] 號（ 4號仿宋） 簽發(fā)人： (空 1行 ) 標(biāo)題（小 2 號宋體加黑） （空 1 行） 主送單位：（ 4 號仿宋體） (空 1 行 ) 附件： (空 2 行 ) 發(fā)文單位 發(fā)文日期 主題詞 (黑 4 號 )： (4 號宋體 ) 正文（ 4 號仿宋體） 呈報： 抄送： 擬稿： 核稿： 打字： 附件 2 專題會議紀(jì)要格式示范 專 題 會 議 紀(jì) 要 綠專紀(jì)要 [ ] 號（ 4 號仿宋） XXXXXXX 有限公司（ 4 號楷體） 年 月 日 (空 1行 ) 關(guān)于 XXXXXXX 的會議紀(jì)要 (小 2 宋加黑 ) (空 1 行 ) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 呈報： 抄送： 記錄整理： 核稿： 打字： 附件 3 會議紀(jì)要格式示范 會 議 紀(jì) 要 綠 [ ] 號（ 4 號仿宋） XXXXXXX 有限公司（ 4 號楷體） 年 月 日 (空 1行 ) XXXXXXXXXXXX(標(biāo)題 ) (空 1 行 ) XXXXXXXX 有限公司于 年 月 日召開第 次 XXXXXX 會議。 出席會議的有： XX、 XXX、 XXX、 XX、 XX、 XXX 主持會議。 現(xiàn)將會議研究決定的有關(guān)事項紀(jì)要如下： 一、關(guān)于 XXXXXXXXXXXX問題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 二、 關(guān)于 XXXXXXXXXXXXX 問題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 呈報： 抄送： 記錄整理： 核 稿： 打字： 專職秘書管理工作規(guī)定 為保證綠城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡稱公司 )董事會和行政管理工作的 正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率，特制定本規(guī)定。 第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容 (一 )專職秘書 (以下簡稱秘書 )的工作職責(zé)，主要是對公司董事會成員、經(jīng) 營班子主要領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行計劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。 (二 )管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、 內(nèi)務(wù)整理、會議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。 第二條 接待事務(wù) (一 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會晤賓客、來訪者的預(yù)約、安排和接待工作，并制訂《領(lǐng) 導(dǎo)每周工作日程安排表》，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準(zhǔn)備工作，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。 (二 )對未經(jīng)預(yù)約要求會見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應(yīng)先請 對方稍候，請示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會客室或辦公室對不宜會見的來訪者，則應(yīng)婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復(fù)。 (三 )對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會晤，秘書應(yīng)及時將會晤的時間、地點預(yù) 先告知綜合管理部，以便預(yù)訂會場及確定會務(wù)工作 人員。 (四 )秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會晤的議題、人數(shù)、級別及 是否用餐等情況，并事先 通知與會者若需安排用餐的，須直接安排或通知綜合管理部預(yù)訂餐廳并安排菜單。 (五 )秘書應(yīng)會同綜合管理部會務(wù)人員，落實領(lǐng)導(dǎo)會晤場地的水、電、桌椅、擴 音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務(wù)等事宜。 (六 )對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。若需來訪者等候時，應(yīng)遞 上報紙、畫報等。 第三條 傳達(dá)事務(wù) (一 )秘書負(fù)責(zé)及時拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》 上登記后 及時呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的，則附《收文處理單》；需回復(fù)的，秘書應(yīng)及時提醒、催辦。 (二 )秘書應(yīng)及時接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來電在《來電登記 表》上登記后及時呈報。 (三 )秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進(jìn)行來電、來函的回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)責(zé) 業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時發(fā)送，并在《發(fā)送登記表》上進(jìn)行登記。 (四 )每年 12 月 20 日之前，秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)圈定的名單，負(fù)責(zé)以領(lǐng)導(dǎo)名義寄 發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函，并將名單留存?zhèn)洳椤? 第四條 文書管理 (一 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項的落實、 督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。 ‘ ‘ (二 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報告 、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。 (三 )秘書應(yīng)定期收集公司及所屬分、子公司經(jīng)營管理方面的重要情報，主動 以書面形式及時向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報。 (四 )領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時請 示；所需準(zhǔn)備的文件資料較多時，應(yīng)事先設(shè)計《文件明細(xì)表》。 第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排 (一 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預(yù)定和落 實。各項工作應(yīng)安排細(xì)致、周到，并及時了解和掌握工作進(jìn)展的全過程。 (二 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計及安排，并對領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會見、會議 中的講話進(jìn)行記錄整理。 第六條 文件整理 (一 )秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對文件進(jìn)行分類，并將分類整理后的文件資 料按急件和一般件分別置放；急件應(yīng)置于急件夾中。 (二 )急件須在 2 4 小時內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類 別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理。 (三 )秘書負(fù)責(zé)將所有文件、資料于次月 5日前進(jìn)行整理、歸類；特殊文件、 資料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。 (四 )次年 3月 3 1 日前，秘書應(yīng)對所有文件、資料進(jìn)行整理、歸檔。特殊文 件、資料根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。 第七條 內(nèi)務(wù)整理 (一 )秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、 臺歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運行正常。 (二 )秘書負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會議室、門 窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及 其它辦公設(shè)