文件管理流程-資料下載頁(yè)
2024-12-15 15:58本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】QC080000體系推行，修正相關(guān)規(guī)定。對(duì)丟失正本文件及電子檔的管理；2修改2份表單,增加2份表單.文控員備注唯蓋有紅色的DCC正本受控章方為正式有效文件。確保公司受控文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、借閱、回收、更改、作廢等得到有效管理，需求場(chǎng)所能獲得適用文件的有關(guān)版本。本規(guī)定適用于總公司文件管理。資料，由文控中心在所提供文件上加蓋“參考”章。此類文件在版本變更。體系類：ISO9000、ISO14000體系標(biāo)準(zhǔn)、ROHS要求等；抽樣檢驗(yàn)程序等；國(guó)家/行業(yè)產(chǎn)品類標(biāo)準(zhǔn)：如產(chǎn)品認(rèn)證類標(biāo)準(zhǔn)等。增補(bǔ)申請(qǐng)的文件發(fā)放、參考文件發(fā)放工作。的文件管理制度實(shí)施情況。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)確定本部門收到外來(lái)文件性質(zhì)、分發(fā)部門及份數(shù).工作流程圖及流程說(shuō)明見(jiàn)本文件第5頁(yè)《1受控文件管理流程圖》。件申領(lǐng)借閱流程圖》。廢管理流程圖》。W+受控部門識(shí)別碼+年月日+流水號(hào)，共十二位數(shù)；受控部門識(shí)別碼：DCC—表示文控中心；R&D—表示研發(fā)中心文控；
【正文】 正 本 文 件 可 借 閱 ， 為 防 止 損 毀 、 丟 失 文 件 ， 要 求 借 閱 時(shí) 僅 可 在 文 控 中 心 進(jìn) 行 查 閱 ， 不 得 借 出 。2 電 子 檔 借 閱 ： 2 . 1 當(dāng) 優(yōu) 化 文 件 時(shí) ， 文 控 中 心 依 照 審 批 的 《 管 理 文 件 審 查 單 》 將 文 件 電 子 檔 轉(zhuǎn) 交 于 申 請(qǐng) 部 門 文 控 文 員 ； 2 . 2 當(dāng) 分 廠 B P I 推 行 需 調(diào) 取 總 廠 的 B P I 文 件 電 子 檔 或 因 其 他 工 作 需 要 須 調(diào) 取 文 控 中 心 的 電 子 檔 時(shí) ， 必 須 填 寫(xiě) 《 文 件 丟 失 、 申 領(lǐng) 、 借 閱 處 理 單 》 進(jìn) 行 審 批 。0 1 1 活 動(dòng) 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 如 下 ：文 控 文 員 需 對(duì) 返 還 的 文 件 進(jìn) 行 檢查 ， 確 保 文 件 符 合 原 樣 ， 如 有 損壞 現(xiàn) 象 需 追 究 責(zé) 任 。0 0 1提 出 文 件 的 申領(lǐng) 借 閱 需 求0 1 0歸 還 文 件借 閱 文 件 登 記 表0 0 1 活 動(dòng) 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 ：1 借 閱 部 門 內(nèi) 部 的 文 件 或 者 跨 部 門 借 閱 文 件 不 需 要 作 借 閱 的 申 請(qǐng) ， 但 需 要 在 部 門 文 控 文 員 的 監(jiān) 督 下 做 借 閱 登 記 ， 借 閱 時(shí) 間 及 續(xù) 借 的 規(guī) 定 依 照 本 流 程 ；2 借 閱 文 控 中 心 文 件 必 須 依 照 本 流 程 作 借 閱 申 請(qǐng) 作 業(yè) 。 文件管理流程 文件代碼： 擬制： 發(fā)布日期： 審核： 版本： C2 頁(yè)碼： 9/10 批準(zhǔn)： 參考文件的管理流程圖及流程說(shuō)明見(jiàn)下圖： 14 參考文件管理流程圖 各 相 關(guān) 部 門文 控 中 心文 控 員開(kāi) 始總 裁 助 理0 0 2審 批 申 請(qǐng) 單0 0 3影 印 文 件0 0 4蓋 “ 參 考 ” 章0 0 5登 記 并 保 持 記 錄0 0 5 活 動(dòng) 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 ：1 需 妥 善 保 存 《 文 件 丟 失 、 申 領(lǐng) 、 借 閱 處 理 單 》 及 《 文 件 收 發(fā) 記 錄 表 》 ；2 提 供 ” 參 考 ” 文 件 不 需 要 執(zhí) 行 文 件 的 回 收 、 作 廢 管 理 。結(jié) 束文 件 丟 失 、 申 領(lǐng) 、借 閱 處 理 單0 0 1申 請(qǐng) 發(fā) 放 參考 文 件0 0 1 活 動(dòng) 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 如 下 ：1 提 供 于 集 團(tuán) 公 司 以 外 的 外 部 相 關(guān) 方 的 書(shū) 面 文 件 資 料 均 需 經(jīng) 過(guò) 申 請(qǐng) 由 文 控 中 心 加 蓋 “ 參 考 ” 章 。2 外 部 相 關(guān) 方 要 求 提 供 相 關(guān) 文 件 資 料 時(shí) ， 公 司 內(nèi) 部 相 關(guān) 部 門 根 據(jù) 所 提 出 的 要 求 向 文 控 中 心 申 請(qǐng) 發(fā) 放 參 考 文 件 ；注 ： 公 司 外 部 相 關(guān) 方 包 含 客 戶 、 供 應(yīng) 商 、 第 三 方 認(rèn) 證 機(jī) 構(gòu) 、 行 業(yè) 協(xié) 會(huì) 、 顧 問(wèn) 等 。0 0 3 活 動(dòng) 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 ：1 要 求 使 用 受 控 正 本 文 件 影 印 。2 正 本 文 件 保 存 在 其 他 部 門 時(shí) ： 由 保 管 部門 文 控 文 員 提 交 影 印 好 的 副 本 文 件 于 文 控中 心 蓋 “ 參 考 ” 章 。0 0 4 活 動(dòng) 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 ：要 求 在 影 印 文 件 右 上 角 加 蓋 “ 參 考 ” 章 。0 0 6接 收 文 件文 件 收 發(fā) 記 錄 表0 0 2 活 動(dòng) 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 ：總 裁 助 理 不 在 時(shí) ， 由 其 授 權(quán)B P I 主 管 審 批 。 文件管理流程 文件代碼： 擬制： 發(fā)布日期： 審核： 版本： C2 頁(yè)碼： 10/10 批準(zhǔn)： 受控文件的作廢處理流程圖及流程說(shuō)明見(jiàn)下圖： 15 受控文件作廢管理流程圖 部 門 文 控 文 員文 控 中 心文 控 文 員B P I 主 管開(kāi) 始是 否 銷 毀0 0 7二 次 利 用 作 廢 文 件0 0 8銷 毀 作 廢 文 件結(jié) 束0 0 2回 收 舊 版作 廢 文 件0 0 3保 存 正 本 文 件0 0 5提 出 報(bào) 廢 申 請(qǐng)0 0 6審 批0 0 4處 理 作 廢 副 本 文 件副 本正 本Y0 0 4 活 動(dòng) “ 處 理 作 廢 副 本 文 件 ” 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 ：回 收 回 來(lái) 的 受 控 副 本 文 件 分 類 收 集 整 理 完 后 提 交 B P I 主 管 ， 由 B P I主 管 依 照 文 件 保 密 程 度 判 定 是 銷 毀 還 是 留 存 作 再 生 紙 二 次 利 用 ：1 判 定 為 銷 毀 時(shí) ： 必 須 把 文 件 完 全 撕 毀 或 用 碎 紙 機(jī) 碎 除 ， 以 防 資 料 外 泄 ； 2 判 定 為 留 存 作 再 生 紙 利 用 時(shí) ： 必 須 在 文 件 上 加 蓋 “ 作 廢 文 件 ” 章 或 打 “ X ” 后 方 可 再 使 用 ；3 作 廢 文 件 作 為 回 收 紙 時(shí) 不 得 用 于 打 印 或 影 印 正 式 的 文 件 記 錄 。0 0 3 活 動(dòng) “ 保 存 正 本 文 件 ” 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 ：1 作 廢 的 舊 版 正 本 文 件 、 記 錄 蓋 “ 作 廢 保 留 ” 章 永 久 保 存 。 并 將 作 廢 的 文 件 、 記 錄 匯 總 在 《 受 控 文 件 記 錄 總 覽 表 》 。2 作 廢 的 《 文 件 收 發(fā) 記 錄 表 》 和 作 廢 正 本 文 件 一 起 保 留 ， 以 便 后 續(xù) 查 閱 。處 理 作 廢 文件 記 錄 表0 0 1提 交 需 回 收 的 文 件0 0 2 活 動(dòng) 補(bǔ) 充 說(shuō) 明 ：文 控 中 心 依 照 過(guò) 去 的《 文 件 收 發(fā) 記 錄 表 》登 記 狀 況 回 收 文件 ， 。N受 控 文 件 記錄 總 覽 表
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