【導(dǎo)讀】1中華人民共和國(guó)檔案法···········································································1. 2中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法································································4. 3中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法································································8. 4關(guān)于發(fā)布《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的通知··········10. 第一部分高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法·························································11. 第二部分高等學(xué)校檔案工作規(guī)范····························································17. 5高等學(xué)校檔案管理辦法···························&#1

　　

【正文】 學(xué)位 17 畢業(yè)生 畢業(yè)生信息反饋工作入此。 18 教材 注：此類二級(jí) 類目的劃分，也可采用以下分類方法： 11 綜合 12 研究生教育 13 全日制本、?？平逃? 14 成人教育 KY 科學(xué)研究 11 綜合 科研經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料入此。 [12] 按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置類目。 CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā) 11 綜合 [12] 按產(chǎn)品種類或項(xiàng)目設(shè)置類目 JJ 基本建設(shè) 11 綜合 (12) 按單項(xiàng)工程設(shè)置類目 SB 儀器設(shè)備 11 綜合 [12] 按儀器設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置類目 CB 出版 11 綜合 12 報(bào)紙 13 刊物 14 書(shū)稿 15 音像 WS 外事 11 綜合 12 出國(guó) (境 ) 國(guó)際合作與會(huì)議材料入 WS14。 13 來(lái)校 外國(guó)留學(xué)生工作材料入 WSl5，國(guó)際合作與會(huì)議材料入 WSl4。 14 國(guó)際合作與會(huì)議 15 外國(guó)留學(xué)生工作 CK 財(cái)會(huì) 11 綜合 12 會(huì)計(jì) 報(bào)表 13 會(huì)計(jì)帳簿 14 會(huì)計(jì)憑證 15 工資清冊(cè) 獎(jiǎng)金，助學(xué)金入此。 注：“ [ ]”代表隨機(jī)符號(hào) 附： SX 聲像 12 照片 13 錄音帶 14 錄像帶 15 幻燈片 16 磁盤 17 影視膠片 18 縮微膠片 19 光盤 高等學(xué)校檔案工作規(guī)范 第一章 編制說(shuō)明 一、為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的 需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案干部的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，有效地為高校和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本規(guī)范。 二、本規(guī)范以辯證唯物主義和檔案學(xué)基本理論為指導(dǎo)，以檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章為依據(jù)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，把高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來(lái)，充分吸取我國(guó)高校檔案工作數(shù)十年發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，既尊重歷史，又有所創(chuàng)新；既突出共性，又照顧個(gè)性；既統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，又靈活運(yùn)用。 三、本規(guī)范是一個(gè)較重大的系統(tǒng)工程，涉及面廣，熔法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則于一爐，把檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合用到規(guī)范中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。 四、本規(guī)范是《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的某些重要原則的具體化。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，偏重于“做什么”；規(guī)范則是根據(jù)高等學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行微觀、具體、量化的落實(shí)，偏重于“怎樣做”。 五、本規(guī)范與《高等學(xué) 校檔案實(shí)體分類法》配套使用，互為補(bǔ)充。引入、采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，編制了偏重于業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)的總體規(guī)范《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》；同時(shí)。根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，按黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十個(gè)一級(jí)類目設(shè) 10 個(gè)具體工作規(guī)范。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同，有特殊的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和特殊的管理要求，我們?yōu)樗鼏为?dú)列出工作規(guī)范。 六、本規(guī)范的體例。除總體的業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范外，每個(gè)門類的工作規(guī)范均包括 九個(gè)大項(xiàng)、四個(gè)附件。 九個(gè)大項(xiàng)是： 1．引言 2．主題內(nèi)容 3．引用標(biāo)準(zhǔn) 4．檔案工作的基本原則 5．歸檔范圍的確定 6．文件材料的部門立卷和歸檔流程 7．檔案的管理 8．檔案開(kāi)發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法 9．檔案工作的各級(jí)崗位責(zé)任制 四個(gè)附件是： 1．歸檔范圍和保管期限表 2．二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表 3．案卷 (裝具 )規(guī)格 4．常用表格、卡片 本規(guī)范依據(jù)的是已發(fā)布的國(guó)家 標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又考慮高校的實(shí)際，九大項(xiàng)中，歸檔范圍、文件材料的部門立卷和歸檔流程兩大項(xiàng)最能體現(xiàn)高校該門類檔案的特色，其余有的部分如“檔案的管理”等屬于共性的，或《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》已有明確規(guī)定的，則從簡(jiǎn)、標(biāo)明見(jiàn)該規(guī)范的某條某款。 七、本規(guī)范編寫(xiě)中，我們對(duì)一些重大的技術(shù)問(wèn)題是這樣處理的： 1．關(guān)于交叉問(wèn)題的處理： 我們的原則是，各門類檔案關(guān)系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般歸入相應(yīng)門類檔案保存；各門類檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔 案單獨(dú)保存，在編號(hào)上用參見(jiàn)號(hào)的方式相互呼應(yīng)，以方便查找利用。這樣一來(lái)，行政管理類檔案中，除綜合性的外，教學(xué) (包括教務(wù)、研究生、成人教育 )、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等方面管理工作的文件材料就歸入了相應(yīng)各類，保持各類的相對(duì)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，顯得更加科學(xué)，更便于管理和查找利用。對(duì)不設(shè)分室而對(duì)部分門類檔案實(shí)行二級(jí)管理問(wèn)題，尚需實(shí)踐，宜慎重處理。 2．分類編號(hào)問(wèn)題的處理： 分類編號(hào)一是檢索分類號(hào)，一是實(shí)體分類號(hào)，前者主要供分類標(biāo)引，后者主要供組織館藏。從理論上講，二 者應(yīng)該有聯(lián)系，也有區(qū)別。檢索 (信息 )分類號(hào)，國(guó)家教委組織編制的《中國(guó)檔案分類法 —— 教育檔案分類表》，已作了規(guī)定。實(shí)體 (排架 )分類號(hào)，按國(guó)家教委組織編制的：高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》處理。充分考慮高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和未來(lái)，考慮這些年來(lái)檔案學(xué)理論和實(shí)踐的發(fā)展，考慮到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的新要求，既科學(xué)又實(shí)在，既簡(jiǎn)明又概括。歸納起來(lái)，主要是這么幾層意思： A、根據(jù)各類檔案的領(lǐng)域范疇、形成規(guī)律和內(nèi)容特點(diǎn)，溶類目體系和歸檔范圍為一體，分別編制用于檔號(hào)的二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表； B、分類號(hào)由一級(jí)類目代號(hào)和二級(jí)類目代號(hào)組成； C、從一個(gè)學(xué)校 檔案部門最好用統(tǒng)一的檔號(hào)模式的認(rèn)識(shí)出發(fā)，在比較了國(guó)內(nèi)通行的“文書(shū)檔案”和“科技檔案”的檔號(hào)內(nèi)涵之后，確定檔號(hào)；年度號(hào) +分類號(hào) +案卷號(hào)。這只是一般而言，如一個(gè)檔案部門有多個(gè)全宗的，原則上還應(yīng)在前后加上“全宗號(hào)”。 3．關(guān)于排架問(wèn)題的處理： 在編定檔號(hào)之后，一律按檔號(hào)排架，而不是通常的按保管期限排架?！兑?guī)范》在考慮了高等學(xué)校檔案的歸宿，它的成套性特點(diǎn)，它們彼此之間的有機(jī)聯(lián)系之后．大膽在一個(gè)卷內(nèi)把文件材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規(guī)律的情況下按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列。將來(lái)鑒定時(shí)，只需把 該銷毀的部分清出來(lái)即可，這樣既方便插卷調(diào)整，又不缺號(hào)、不空檔。 4．關(guān)于常用表格、卡片和案卷 (裝具 )規(guī)格問(wèn)題的處理： 我們的原則是少而精，各類檔案的案卷 (裝具 )、表格、卡片，從通用、節(jié)約、方便、易懂考慮，其規(guī)格尺寸都應(yīng)既符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，又能體現(xiàn)高校特點(diǎn)。能通用者盡量通用，有特殊要求者從嚴(yán)控制。本規(guī)范所列的這些案卷 (裝具 )、表格、卡片，由高校檔案部門自行決定采用。 第二章 高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 1. 引 言 為了加強(qiáng)高等學(xué)校檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合 理，管理科學(xué)，有效服務(wù)，必須實(shí)行目標(biāo)管理，使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更有效地保護(hù)及利用檔案，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制訂本規(guī)范。 本規(guī)范為評(píng)估學(xué)校檔案工作的重要依據(jù)之一。 本規(guī)范適用于高等學(xué)校檔案部門。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)?？蓞⒄?qǐng)?zhí)行。 2. 高等學(xué)校檔案工作的基本原則 高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接 形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬高等學(xué)校檔案。 高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，檔案工作應(yīng)是學(xué)校評(píng)估的重要內(nèi)容之一。 高等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。 高等學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度．納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、 檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。 高等學(xué)校應(yīng)有一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各立卷部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶?(兼 )職檔案干部具體承辦。 高等學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校計(jì)劃，在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備各方面給予保證。 高等學(xué)校檔案工作要努力從經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)向科學(xué)管理，逐步采用先進(jìn)技術(shù)，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)校和社會(huì)的需要。 3. 高等學(xué)校檔案部門的任務(wù) 貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。 制訂本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。 負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料。 開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作。 參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。 參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。 培訓(xùn)全校專 (兼 )職檔案工作人員。 開(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)。 完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。 4. 高等學(xué)校檔案部門的制度建設(shè) 綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實(shí)施辦法、細(xì)則、規(guī)定。 立卷歸檔制度，包括校內(nèi)各部門立卷要求，各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔辦法。 檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。 檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對(duì)檔案人員的相應(yīng)要求。 檔案統(tǒng)計(jì)制度，包括統(tǒng)計(jì)時(shí)間、項(xiàng)目、內(nèi)容、辦法。 開(kāi)放 檔案的利用制度，包括確定檔案開(kāi)放與控制使用的具體范圍和開(kāi)放檔案的管理辦法等。 未開(kāi)放檔案的利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和管理辦法等。 檔案的鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。 檔案部門及下屬科室負(fù)責(zé)人、全體人員的崗位責(zé)任制度，包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎(jiǎng)懲措施等。 5．高等學(xué)校檔案干部素質(zhì)要求 高等學(xué)校檔案部門應(yīng)配備政治上可靠、具有高中以上 (大部分應(yīng)為大專以上 )文化水平和一定專業(yè)知識(shí)、年齡 結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量足夠的檔案干部。 高等學(xué)校檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，執(zhí)行黨和國(guó)家方針政策，公正廉潔、嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密。 高等學(xué)校檔案干部要熱愛(ài)檔案專業(yè)，忠于職守、埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。 高等學(xué)校檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，管理科學(xué)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)方面的知識(shí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案干部提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)待遇創(chuàng)造條件，關(guān)心他們的思想、工作 、生活。檔案干部應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，一般不要輕易調(diào)離檔案部門。 6．檔案的收集 收集范圍 學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料： 《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十大類文件材料； 反映學(xué)校工作和活動(dòng)的有保存價(jià)值的聲像載體材料； 征集國(guó)內(nèi)外 與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價(jià)值的其他材料； 校內(nèi)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理。 建國(guó)前學(xué)校的各類檔案。 并入學(xué)校的單位的檔案。 上級(jí)決定由本館 (室 )保管的撤銷單位的檔案。 立卷歸檔分工 部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，各部門必須分工明確，協(xié)同配合。 學(xué)校分管某個(gè)方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)，各部門分管檔案工作 的負(fù)責(zé)人，都應(yīng)把涉及相應(yīng)的范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍，督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。 全校性、綜合性的由黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。其余按職能部門分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門類的立卷歸檔。 立卷歸檔涉及多個(gè)部門的大類，由一個(gè)或幾個(gè)主要職能部門歸口，其他部門可向它們集中或靠攏。 案卷的質(zhì)量要求 各門類檔案的質(zhì)量要求，總的是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。 卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映高等學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書(shū)寫(xiě)材料利于 30年保存。 管理內(nèi)容的檔案按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 專題性、成套性檔案 (含教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案 )按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。具體請(qǐng)參閱各工作規(guī)范。 在充分照顧前述原則和不影響文件的有機(jī)聯(lián)系情況下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長(zhǎng)期、短期先后排列。 確定文件材料的保存價(jià)值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷： 凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本校、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管； 凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在 30年內(nèi)對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為 30年保管； 凡在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。 對(duì)上級(jí)發(fā)來(lái)的文電，除少數(shù)直接針對(duì)本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余多數(shù)為長(zhǎng)期、短期保管。 卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號(hào)排列，配套的特殊載體的文字材料按有關(guān)規(guī)定整理。 立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問(wèn)題的文件多時(shí)，可采用硬卷皮成卷或單份裝訂，一般不超過(guò) 200頁(yè)；當(dāng)問(wèn)題單一、文件較少，又不便一起歸類時(shí)，可立薄卷。 卷內(nèi)文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無(wú)論單面或雙面，只要是書(shū)寫(xiě)的文件材料，均應(yīng)依次在非裝訂 線一側(cè)下角編頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記，并逐項(xiàng)填寫(xiě)。 每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，對(duì)文件材料原有題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題名的，要重新擬定并在前后加 [ ]。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見(jiàn)號(hào)。 卷內(nèi)文件材料情況說(shuō)明，應(yīng)填在備考表內(nèi)。若無(wú)說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人姓名、時(shí)間寫(xiě)上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明確切，體式一致。一般包括主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱 (文種 )等。部分案卷題名可以是項(xiàng)目的名稱代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱。一般寫(xiě)在卷面，不超過(guò) 50 字。 要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂用三孔一線，不裝訂的案卷，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝訂。 除有特殊要求的外，檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)統(tǒng)一。卷皮一般用 250 克以上較厚實(shí)的 牛皮紙制成的全封閉式，規(guī)格為 300 毫米 220 毫米，厚度由各校自定，一般為 1 50、 60毫米或自定；表格用紙為 260毫米 185毫米，卡片為 125毫米 75毫米，用 70克以上的白色書(shū)寫(xiě)紙。某些特殊規(guī)格以國(guó)家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。 歸檔時(shí)間和手續(xù) 黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。 教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔。 科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案，在項(xiàng)目完 成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。 隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。 接收檔案必須履行手續(xù)，填寫(xiě)移交清冊(cè)，一式二份，寫(xiě)明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量，移交時(shí)間，交接雙方要簽名蓋章。 7. 檔案的整理 劃分全宗