【導(dǎo)讀】大學(xué)的成功是管理的成功，一流大學(xué)依靠一流管理。繼學(xué)校黨委書記、校長(zhǎng)。傅修延同志在上個(gè)學(xué)期末的中層干部會(huì)議上提出學(xué)校實(shí)施精細(xì)化管理問題之后，校精細(xì)化管理的相關(guān)工作。目前，全校各個(gè)部門、學(xué)院和廣大干部、師生員工正。學(xué)質(zhì)量的必要舉措。從這個(gè)意義上來說，實(shí)行精細(xì)化管理不僅僅是一個(gè)管理的創(chuàng)。內(nèi)涵建設(shè)、全面提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的重大戰(zhàn)略動(dòng)作。資料內(nèi)容主要來源。識(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)我校精細(xì)化管理的學(xué)習(xí)和實(shí)踐活動(dòng)。

　　

【正文】 （曲昭偉 ,許瓊來，北京郵電大學(xué) ；北京郵電大學(xué)學(xué)報(bào)：社科 版， 2021 年第 5 期） 微觀論述之二 ： 辦公 室精細(xì)化管理 內(nèi)容提要 ：高等學(xué)校學(xué)院辦公室實(shí)施精細(xì)化管理 ,對(duì)充分發(fā)揮辦公室的綜合職能 ,提高管理水平和質(zhì)量具有重要意義。實(shí)施精細(xì)化管理必須堅(jiān)持程序化原則、制度化原則、可操作性的原則 ,必須加強(qiáng)培訓(xùn) ,提高能力 ,增強(qiáng)精細(xì)管理意識(shí) 。優(yōu)化管理工作流程 ,實(shí)施有序運(yùn)作 。定崗定責(zé)明確職責(zé) ,實(shí)施權(quán)責(zé)對(duì)等 。健全考核評(píng)議體系 ,提高績(jī)效 。建立完善各項(xiàng)工作制度 ,夯實(shí)基礎(chǔ)。 精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的一種企業(yè)管理形式 ,是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上 ,并將常規(guī)管理引向深入的管理模式 ,是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求。高等 學(xué)校學(xué)院院辦作為一個(gè)綜合性的管理和服務(wù)部門 ,從高校組織整體看 ,它是管理的中心 ,處于樞紐地位 。從高校組織結(jié)構(gòu)上看 ,它是高校組織內(nèi)部承上啟下的聯(lián)絡(luò)部 ,處于中介地位 。從高校組織外部看 ,辦公室是高校組織通向社會(huì)的門面 ,處于窗口地位。因此 ,在新形式下如何將精細(xì)化管理的理念融入到學(xué)院辦公室的管理之中 ,使學(xué)院辦公室更好地發(fā)揮其職能和作用是一個(gè)值得我們研究的問題。 一、 高校學(xué)院辦公室實(shí)施精細(xì)化管理的意義 提高工作效率和質(zhì)量 管理的核心問題無非是兩塊 :人和事 ,即通過崗位對(duì)人實(shí)施管理和通過流程對(duì)事進(jìn)行管理。學(xué)院辦公室工作繁 瑣、復(fù)雜 ,要想提高工作效率和質(zhì)量 ,必須不斷地改進(jìn)和優(yōu)化管理流程 ,制定出簡(jiǎn)潔、明晰的管理流程和不斷健全和完善崗位責(zé)任制 ,以最大限度發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性 ,減少工作的隨意性、盲目性。做正確的事 ,把握準(zhǔn)確的方向 ,改進(jìn)效能 。正確地做事 ,提高工作水平 ,改進(jìn)工作效率。 提高執(zhí)行力和執(zhí)行到位率 高校辦公室管理同樣面臨人情問題 ,在管理中人情味較濃 ,人們?cè)谔幚硪恍﹩? 20 題的時(shí)候 ,常常是以情、理、法為順序來考慮 ,而不是以法、理、情的順序來對(duì)待 ,長(zhǎng)此以往 ,一些管理制度就形同虛設(shè)。實(shí)施精細(xì)化管理 ,關(guān)鍵就是要解決目前普遍存在的執(zhí)行力薄弱 ,執(zhí)行不到位的問題 ,通過運(yùn)用剛性手段和綜合措施 ,克服、戰(zhàn)勝惰性、馬虎、偷懶、偷利等現(xiàn)象 ,從而提高執(zhí)行力和執(zhí)行到位率。 充分發(fā)揮辦公室的職能 辦公室的重要職責(zé)就是綜合協(xié)調(diào)、服務(wù) ,這具有較強(qiáng)的復(fù)雜性。對(duì)內(nèi)要參與政務(wù) ,管理事物 ,搞好服務(wù) 。對(duì)外是“窗口”要經(jīng)常接待各方來訪 。受領(lǐng)導(dǎo)委托處理各種問題 ,辦公室內(nèi)無小事 ,一個(gè)電話、一個(gè)通知甚至一句回答 ,處理不好都會(huì)影響學(xué)院形象和廣大教職員工的情緒 ,許多工作甚至涉及到學(xué)院全局。因此 ,辦公室實(shí)施精細(xì)化管理 ,從細(xì)節(jié)入手 ,轉(zhuǎn)變觀念 ,培養(yǎng)大家做事認(rèn)真 ,規(guī)范遵守規(guī)則的態(tài)度 ,一絲不茍 ,精益求精、慎重嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng) ,對(duì)充分發(fā)揮學(xué)院辦公室的職能意義十分重大。周總理教導(dǎo)我們“關(guān)照小事 ,成就大業(yè)” 。古人告誡我們“千里之堤 ,潰于蟻穴”說的就是這個(gè)道理。 二、 高校學(xué)院辦公室實(shí)施精細(xì)化管理應(yīng)堅(jiān)持的原則 程序化原則 就是把工作事項(xiàng)或任務(wù) ,沿縱向細(xì)分為若干個(gè)前后相連的工作單元 ,將工作過程細(xì)化為工作流程 ,然后進(jìn)行分析、簡(jiǎn)化、改進(jìn)、整合和優(yōu)化。堅(jiān)持程序化原則就是要求在管理中切實(shí)做到使執(zhí)行者明確工作程序 ,抓住核心環(huán)節(jié) ,從而提高工作效率 ,使服務(wù)對(duì)象知曉工作程序 ,從而提高服務(wù)質(zhì)量。 制度化原則 體現(xiàn)著嚴(yán)格 的組織紀(jì)律性和制度性 ,有利于克服管理的隨意性和無序性 ,體現(xiàn)法制管理的思想?？赏ㄟ^管理工作制度化實(shí)現(xiàn)責(zé)任明確化 ,如制定院辦工作人員崗位職責(zé) ,實(shí)施首問制等各項(xiàng)管理制度可使管理人員責(zé)任明確 ,各司其責(zé) ,依法辦事 ,提高工作水平和服務(wù)質(zhì)量。 可操作性原則 就是使制定的制度具有可操作性。制度的制定僅僅是第一步 ,對(duì)實(shí)施過程要有措施進(jìn)行監(jiān)控 ,關(guān)鍵要把握三點(diǎn) :一是崗位職責(zé)要精細(xì)化。崗位職責(zé)描述了一個(gè)崗位的主要工作內(nèi)容。但是若照崗位職責(zé)執(zhí)行的話 ,就很容易產(chǎn)生執(zhí)行不到位的結(jié)果 ,這是因?yàn)閸徫宦氊?zé)的條款大多是籠統(tǒng)地、定性的要求。職 責(zé)沒有細(xì)化 ,執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)沒有規(guī)定 ,工作程序沒有說明。因此 ,執(zhí)行起來就有不小的彈性空間。為此在基本崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上還要制定實(shí)施細(xì)則和監(jiān)管與考核細(xì)則 ,為此在基本崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上還要制定實(shí)施細(xì)則和監(jiān)管與考核細(xì)則 ,以此來彌補(bǔ)籠統(tǒng)的崗位職責(zé)的不足。二是具體工作要有具體要求。布置具體工作時(shí)要同時(shí)提出質(zhì)量要求、數(shù)量要求和時(shí)間要求 ,要對(duì)方法進(jìn)行提示或規(guī)定 ,并要有檢查和考核。要注意防范具體 21 工作與崗位職責(zé)的矛盾 ,盡量減少甚至消除與規(guī)則不一致的特殊情況。三是管理者要持續(xù)跟進(jìn)。盡量在制定崗位職責(zé)時(shí)增加細(xì)則 ,在布置時(shí)提出要求 ,但如果管理者就此等待結(jié)果 ,較少跟進(jìn)甚至不跟進(jìn) ,也難以取得狡好的成果。所謂精細(xì)化管理和粗放式管理的核心區(qū)別應(yīng)在此。 三、 高校學(xué)院辦公室實(shí)施精細(xì)化管理應(yīng)采取的措施 加強(qiáng)培訓(xùn) ,提高能力 ,增強(qiáng)精細(xì)管理意識(shí) 實(shí)施精細(xì)化管理的基礎(chǔ)在于管理者與被管理者自身素質(zhì)。強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)對(duì)于精細(xì)化管理的意義在于精細(xì)化管理的有效實(shí)施是建立在規(guī)則意識(shí)較強(qiáng) ,注重效率并具有執(zhí)行力的人員素質(zhì)基礎(chǔ)之上的 ,因此 ,要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理這一目標(biāo) ,就要求加強(qiáng)培訓(xùn)工作。實(shí)施精細(xì)化管理的本質(zhì)更多的是對(duì)教職員工的職業(yè)化要求 ,把對(duì)工作的要求更多地通過提高職業(yè)素質(zhì) ,職業(yè)技能 ,固 化到每個(gè)人的工作習(xí)慣之中。因此 ,培訓(xùn)的著力點(diǎn)應(yīng)是培養(yǎng)出一批合格的職業(yè)人 ,通過對(duì)管理者的職業(yè)化來實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化。此外 ,在培訓(xùn)中要注意培養(yǎng)管理者的精細(xì)意識(shí) ,要從工作中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴做起。對(duì)細(xì)節(jié)的重視體現(xiàn)了一個(gè)人的能動(dòng)力和在簡(jiǎn)單瑣碎的工作中本身具有的內(nèi)涵。一個(gè)人要能夠在很凌亂的事件中保持一份清醒和冷靜 ,認(rèn)真分析 ,勇于行動(dòng) ,這樣才能把所做的工作升華為成功。 優(yōu)化管理工作流程 ,實(shí)施有序運(yùn)作 建立科學(xué)簡(jiǎn)約、清晰明了的工作流程 ,是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的前提。要借鑒現(xiàn)代管理理論 ,按照精簡(jiǎn)程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任 、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求 ,健全和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程。要依據(jù)職能分解科學(xué)設(shè)計(jì)流程。辦公室工作的核心職能是輔助決策 ,要以決策的形成、實(shí)施、反饋、評(píng)估、完善為導(dǎo)向 ,抓住決策前的調(diào)查研究 ,決策中的對(duì)策建議 ,決策后的宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計(jì)流程。要根據(jù)辦公室職能 ,逐項(xiàng)建立信息調(diào)研、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、督促檢查、會(huì)議管理、安全保密、財(cái)務(wù)管理、信訪處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程 ,使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。在流程設(shè)計(jì)中要做到目標(biāo)明確 ,環(huán)節(jié)清晰 ,形成上下互動(dòng)、左右聯(lián)動(dòng)、環(huán)環(huán)相扣的有機(jī)鏈條 ,努力實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)間的“無縫 銜接” ,有機(jī)配合 ,信息共享 ,既相互促進(jìn)又相互制約 ,既提高效率又減少差錯(cuò)。 定崗定責(zé)明確職責(zé) ,實(shí)施權(quán)責(zé)對(duì)等 在優(yōu)化流程的前提下建立健全崗責(zé)體系 ,從機(jī)制上保證權(quán)責(zé)一致 ,是推行辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的重點(diǎn)。要按照定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)的要求 ,健全辦公室工作的崗責(zé)體系。所謂“定崗” ,就是要根據(jù)辦公室工作職能和流程 ,科學(xué)設(shè)置工作崗位。所謂“定責(zé)” ,就是要明確界定崗位職責(zé) ,確定工作銜接的節(jié)點(diǎn)和程序 ,做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合。“定標(biāo)準(zhǔn)” ,就是要按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求 ,將各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解 到每一個(gè)工作崗位 ,形成崗位工 22 作規(guī)范 ,制訂詳細(xì)的崗位操作手冊(cè) ,包括工作職責(zé)、工作目標(biāo)、業(yè)務(wù)流程、工作質(zhì)量、績(jī)效考核、責(zé)任追究等要素 ,使各個(gè)崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責(zé) ,如 :制定畢業(yè)生指導(dǎo)教師工作手冊(cè)、畢業(yè)生畢業(yè)實(shí)習(xí)手冊(cè)、考務(wù)手冊(cè)等 ,確保嚴(yán)格按照管理標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范 ,優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作。 健全考核評(píng)議體系 ,提高績(jī)效 嚴(yán)格績(jī)效考核是促進(jìn)崗責(zé)落實(shí) ,推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的關(guān)鍵。要根據(jù)崗責(zé)體系的要求 ,按照獎(jiǎng)優(yōu)、治庸、罰劣的原則 ,積極推進(jìn)辦公室績(jī)效考核。要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)那些程序性、易于量化的 工作 ,盡可能設(shè)計(jì)量化指標(biāo) 。對(duì)那些非程序性、主觀因素較強(qiáng)的工作 ,設(shè)計(jì)必要的定性評(píng)價(jià)的指標(biāo)。要采取科學(xué)的考核方法。堅(jiān)持綜合考核和分類考核相結(jié)合 ,通過綜合考核對(duì)辦公室整體職能發(fā)揮情況進(jìn)行全面評(píng)價(jià) ,通過分類考核對(duì)辦公室重點(diǎn)工作進(jìn)行單項(xiàng)評(píng)價(jià)。堅(jiān)持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與分級(jí)負(fù)責(zé)相結(jié)合。要堅(jiān)持辦公室內(nèi)部工作考核與外部服務(wù)對(duì)象評(píng)議相結(jié)合。要健全考核手段。充分運(yùn)用行政管理信息系統(tǒng) ,自動(dòng)選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)。對(duì)一些難以量化的指標(biāo) ,輔之以必要的人工方式 ,人機(jī)結(jié)合 ,提高考核效率。要強(qiáng)化考核結(jié)果的運(yùn)用。把考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評(píng)先、行政問責(zé)有機(jī)結(jié)合起 來 ,推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平的提高。 建立完善各項(xiàng)工作制度 ,夯實(shí)基礎(chǔ) 將優(yōu)化流程、明確崗責(zé)、考核評(píng)議的有效做法通過建立和完善制度的方式固化下來 ,做到用制度管權(quán)、按制度辦事、靠制度管人 ,是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。制度要反映辦公室工作規(guī)律 ,符合辦公室工作實(shí)際 ,行得通、可操作、可檢查。要健全從政務(wù)服務(wù)到事務(wù)管理 ,從外部協(xié)調(diào)到內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)等辦公室各個(gè)方面的工作制度 ,避免出現(xiàn)管理真空。要推動(dòng)健全重大事項(xiàng)集體決策、專家咨詢、學(xué)術(shù)委員會(huì)評(píng)議、決策評(píng)估等科學(xué)民主決策制度 ,提高輔助決策質(zhì)量。要進(jìn)一步完善督促檢查 制度 ,提高執(zhí)行力。制度要力求配套協(xié)調(diào) ,避免出現(xiàn)因制度打架而影響執(zhí)行效果。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理 ,保留合理的 ,補(bǔ)充必要的 ,廢止過時(shí)的 ,形成完善、管用、有效的制度體系。 （長(zhǎng)江大學(xué)園藝園林學(xué)院， 陳 蘭） 微觀論述之三 ： 后勤精細(xì)化管理 高校后勤實(shí)行精細(xì)化管理的意義在于降低成本費(fèi)用 ,提高資源利用率 ,提高執(zhí)行力。高校后勤精細(xì)化管理要求總經(jīng)理要學(xué)會(huì)管理 ,主任要學(xué)會(huì)管理 ,部門經(jīng)理及每一個(gè)普通員工也要學(xué)會(huì)管理 ,把管理由面細(xì)化到線、由線細(xì)化到點(diǎn) ,分解到管理鏈條的每個(gè)環(huán)節(jié)。 23 一、宣傳高校后勤文化理念 ,培育精細(xì)化管理氛圍 推行高校后勤精細(xì)化管理 ,首先要解決的問題就是和后勤全體員工灌輸精細(xì)化管理的思想 ,明確其意義、必要性和可實(shí)現(xiàn)性。從思想上培養(yǎng)后勤員工全面把握和領(lǐng)會(huì)“精細(xì)化管理”的精神實(shí)質(zhì) ,將精細(xì)化理念根植于后勤員工的腦海之中 ,這樣才能由被動(dòng)變主動(dòng) ,并有效地推動(dòng)高校后勤精細(xì)化管理的實(shí)施。 充分利用傳播媒介強(qiáng)化精細(xì)化管理的宣傳教育 著手營(yíng)造后勤文化的濃厚氛圍和優(yōu)美環(huán)境 。打造后勤員工“規(guī)范、高效、精細(xì)”的工作作風(fēng)和思想作風(fēng) 。引導(dǎo)后勤員工樹立“不干則已、干則必成、干則一流”的工作理念 。強(qiáng)化“認(rèn)真做事 ,才能把事情做好”的思想觀念 ,將精細(xì)化管理理念深入到后勤各部門班組 ,人人皆知 ,使廣大后勤員工理解掌握精細(xì)化管理的宗旨、內(nèi)涵、核心和靈魂。 強(qiáng)化后勤員工、管理人員學(xué)習(xí)、培訓(xùn) 引導(dǎo)后勤員工確立“只有人的全面發(fā)展 ,才會(huì)有后勤的發(fā)展”的理念和“學(xué)而知不足 ,學(xué)而知進(jìn)取”的學(xué)習(xí)觀 ,通過學(xué)習(xí)《細(xì)節(jié)決定成敗》、《態(tài)度決定一切》等精細(xì)化管理著作改變后勤職工的觀念 ,根據(jù)不同崗位、不同層次開展全方位的教育 ,從專業(yè)知識(shí)、崗位技能、管理手段、服務(wù)能力等幾方面入手進(jìn)行全面的培訓(xùn) ,做到全面動(dòng)員、全員參與、全力以赴 ,將精細(xì)化管理工作引向深入。 二、實(shí)施后勤精細(xì)化 管理 ,落實(shí)著力點(diǎn) 抓住重點(diǎn) ,細(xì)化制度 后勤規(guī)章制度是后勤工作的憲章 ,是后勤工作的治本之策 ,也是后勤員工的行為準(zhǔn)則 ,制度是保證效果的措施 ,科學(xué)的制度化管理是精細(xì)化管理的前提。而要確立精細(xì)化管理的制度要注意三個(gè)方面 :規(guī)范 ,按照規(guī)范化的要求 ,高校后勤的每項(xiàng)工作都要用制度的形式加以規(guī)范、使之明細(xì)化 ,嚴(yán)格界定責(zé)任 ,規(guī)范工作流程 ,使各崗位、各工種之間銜接有序 ,合理動(dòng)作 。規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn) ,該分解的分解 ,能量化的量化 ,便于對(duì)照操作和工作考核 ,促進(jìn)工作質(zhì)量的效率的提高?？茖W(xué) ,指制訂的制度既科學(xué)合理、符合實(shí)際 ,又便于操作執(zhí)行 ,充分體現(xiàn)出高校后勤整個(gè)管理過程的條理性、層次性。周密 ,制定的制度方方面面都要考慮到 ,不留死角 。制度、規(guī)章等相互之間要匹配 ,在執(zhí)行時(shí)要互相促進(jìn)不沖突。通過健全的規(guī)章制度和完善的崗位責(zé)任制 ,可以很好地形成全方位管理 ,全過程控制和全員性參與的精細(xì)化管理格局 ,真正實(shí)現(xiàn)從上到下一級(jí)抓一級(jí) ,從下到上一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé) ,從源頭確保“人人、事事、時(shí)時(shí)、處處”都以嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的制度來約束。 抓執(zhí)行力 ,貫徹于形 一是強(qiáng)化執(zhí)行力 ,對(duì)制定的各項(xiàng)工作不折不扣地貫徹執(zhí)行 ,做到雷厲風(fēng)行 ,講求速度 ,注重效果 。二是加強(qiáng)“交流、溝通、協(xié)調(diào)” ,在 后勤內(nèi)部創(chuàng)造一種寬松、和 24 諧的工作氛圍 。三是大力營(yíng)造一種敢于暴露問題 ,勇于承擔(dān)責(zé)任 ,鼓勵(lì)創(chuàng)新的良好環(huán)境 。四是創(chuàng)新思路 ,為實(shí)現(xiàn)高效率敢于打破舊的框框 。五是嚴(yán)明紀(jì)律 ,鐵的紀(jì)律是團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力、竟?fàn)幜Φ谋ＷC ,松松垮垮是打不了勝仗的。在高校后勤管理過程中 ,要始終貫穿嚴(yán)、深、細(xì)、實(shí)的管理精髓 ,在制度的落實(shí)與執(zhí)行上 ,必須擯除一套制度多重標(biāo)準(zhǔn) ,執(zhí)行時(shí)的隨意性、人為性 ,作為后勤管理者更要做遵章守制的典范 ,無論誰來執(zhí)行都要照章辦事 ,根據(jù)各部門的工作性質(zhì)、職責(zé)范圍、目標(biāo)要求、制訂工作標(biāo)準(zhǔn)和任務(wù) ,按照“統(tǒng)一管理 ,確定目標(biāo) ,明確職責(zé) ,分 級(jí)監(jiān)控 ,量化考核 ,按效計(jì)酬 ,嚴(yán)格獎(jiǎng)罰”的辦法 ,與各部門簽訂責(zé)任狀并層層分解 ,責(zé)任到人 ,定期考核 ,兌 現(xiàn)獎(jiǎng)罰 ,建立起后勤員工的激勵(lì)約束機(jī)制和我院后勤發(fā)展的動(dòng)力機(jī)制 ,以切實(shí)調(diào)動(dòng)員工的積