【正文】 部文件特點：1）實用性；2）保密性；3）多樣性1內(nèi)部文件的分類：1）日常事務(wù)類；2）原始記錄類；3）核心信息類；4）規(guī)范制度類1內(nèi)部文件管理的內(nèi)容： 1）制發(fā)與傳遞；2）整理與分類；3）保存與保護；4）利用與查詢第五章文書管理的意義：1）有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率；2）有利于保證文書的安全；3）為檔案工作奠定堅實基礎(chǔ)文書管理工作的原則：1）統(tǒng)一管理原則；2）分類管理原則；3）安全保密原則；4）方便利用原則第六、七章文書終結(jié)處理的主要內(nèi)容：立卷、案卷、歸檔文件整理、歸檔立卷也稱文書立卷，是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將處理完畢的，具有保存價值的公文，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進行系統(tǒng)整理編目，組成案卷的工作，它是整理與保管檔案文件的一種重要手段和方法?！稓w檔文件整理規(guī)則》檔案收集主要有兩個方面內(nèi)容：1）社會組織檔案室對本組織需要歸檔的檔案的收集工作；2）檔案館對各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案以及歷史檔案的征集和接收工作文書立卷的要求：1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整；2）正確反映本組織工作的歷史面貌；3）要區(qū)分文件材料的保持價值；4）要方便保管、檢索和利用文書立卷的步驟：編制立卷類目→平時歸卷→年終調(diào)整定卷組卷→卷內(nèi)文件的排列和編號→擬寫案卷標(biāo)題→填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表→填寫卷案封皮→裝訂案卷立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號，即類、目、號三部分組成立卷方法：立卷（組卷）的基本方法是通過分析、研究，找出文件的特征，再將具有某方面共同特征和密切聯(lián)系的文件組合成案卷，這種方法稱作“特征立卷法”。按六個特征立卷，就有六種方法：1）根據(jù)問題特征立卷；2）按時間特征立卷；3）按文種特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通訊者特征立卷；6）按地區(qū)特征立卷《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》第五篇：秘書文書與檔案管理（推薦）一、文書的稿本是文書的文本和文稿的總和。文書在草擬、修改、審核、簽發(fā)和印制的過程中，會產(chǎn)生不同的稿本。（1）正本、副本與存本的主要區(qū)別在哪里？共同點：正本、副本、和存本三個外觀一樣。不同：正本是根據(jù)定稿繕印、具有一定格式的送達主送機關(guān)的正式文本。由收文機關(guān)根據(jù)文件的查考、保存價值、決定是否需要存檔保存。副本：是指公文正本的復(fù)印件或復(fù)份。正本復(fù)份的內(nèi)容和外形特征與正本基本相同，只存在送達對象和使用目的上的差別：正本送達主送機關(guān)，副本送達抄送機關(guān)或本機關(guān)留存?zhèn)洳椤w檔；正本具有正式公文的法定效用，作為復(fù)制件的公文副本（抄本、復(fù)印本），則因不能再現(xiàn)公文的全部特征，故不具備正式公文的法定效用，只作為參考、備查。副本一般不需歸檔保存。存本：指發(fā)文機關(guān)留底存檔的文本。存本是不對外發(fā)送的，一般可以不加蓋印章或簽署，起存檔及正本核對查清的作用。存本與定稿一起歸檔保存。二、定稿與存本的區(qū)別？在于有沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的標(biāo)志。三、審核的重點《辦法》第三十一條規(guī)定：收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。審核的重點是：（1）是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；（2）是否符合行文規(guī)則；（3）內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；（4）涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；（5）文種使用、公文格式是否規(guī)范。四、簽發(fā)《辦法》第二十八條規(guī)定：（正簽）以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā)。（代簽）以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。五、文件與檔案整理工作的原則（1）充分利用原有基礎(chǔ)A充分尊重和沿用已有的整理基礎(chǔ)。不要輕易打破原有的規(guī)律，而因充分尊重和沿用原有的整理辦法，從而使文件和檔案整理工作保持延續(xù)性和穩(wěn)定性。B充分研究和利用原來整理的成果。不輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（2）保持文件之間的歷史聯(lián)系A(chǔ)文件在來源方面地聯(lián)系；B文件在實踐方面的聯(lián)系；C文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系；D文件在形式方面的聯(lián)系。（3）便于保管和利用。這是檔案管理共組的基本出發(fā)點和最終要求。六、立檔單位及其構(gòu)成條件全宗構(gòu)成者成為立檔單位，應(yīng)該是在一個在工作上、財務(wù)上和人事上具有獨立性的單位。其構(gòu)成條件是：（1）可以獨立行使職權(quán)，并能最主要以自己的名義對外行文；（發(fā)文權(quán)）（2）設(shè)有會計單位或經(jīng)濟核算單位，可以自己編造預(yù)算或財務(wù)計劃；（財權(quán)）（3）設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。三個條件中，第一條最重要。判斷一個單位是否為立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級別大小來確定，而要以第一個條件來判定。七、案卷級整理的立卷方法主要是根據(jù)文件構(gòu)成的共同點，將具有某方面共同點和聯(lián)系密切的文件組合在一起形成一個個案卷。文件六特征立卷法主要如下：按作者特征立卷。（適用的一般是上級機關(guān)來文、本級機關(guān)的重要文件、下級或其他機關(guān)來文，作者多而雜不宜用。）即將同一作者制發(fā)的文件組合成案卷。作者指制發(fā)機關(guān)、部門及其領(lǐng)導(dǎo)。有利于反映同一文件作者的工作狀況及本機關(guān)與某機關(guān)之間的工作聯(lián)系，有利于依據(jù)文件來源確定其重要程度和保存價值。按通信者特征立卷。（單向行文不能用）就是將本單位與某一單位之間就一定問題進行一定工作聯(lián)系而成的來往文書集中立卷。適用于按通信者特征檢索文件的情況。按問題特征立卷。即將反映同一事件、人物、問題、業(yè)務(wù)活動和同一性質(zhì)工作的公文集中在一起立卷。此處的問題指文件內(nèi)容反映的主題、包括事件、案件、人物的處理、具體問題的發(fā)生與解決、某項業(yè)務(wù)活動的開展等。這樣既能保持文件間的聯(lián)系，又能符合利用者按問題檢索的習(xí)慣。是常用的。按時間特征立卷。即按某一時間下文件產(chǎn)生時間順序?qū)⑽募M成案卷。時間特征指文件形成的時間?？梢苑从吵鲆粋€單位在不同時期的工作特點和發(fā)展?fàn)顩r、有利于保持同一時間文件，可以使利用者的聯(lián)系從歷史去把握、認識事物的發(fā)生發(fā)展。是現(xiàn)行單位最常用的方法。按名稱特征立卷。即將同一文種的文件組合成案卷。放映了文件的性質(zhì)、效能、和價值。還可以把名稱相近、保存價值相近的文件合并立卷。組卷快，查找簡單。但是容易割裂文件之間的聯(lián)系。按地區(qū)特征立卷。就是將公文內(nèi)容鎖涉及的同一地區(qū)或者作者所在同一地區(qū)的文件集中立卷。便于反映該地區(qū)的工作情況或有關(guān)該地區(qū)的問題的處理，方便人們按地區(qū)特征檢索公文。多用于下級機關(guān)來文。十一、檔案的利用服務(wù)性檔案的外借服務(wù)的流程：機構(gòu)內(nèi)部外界服務(wù)：A外借檔案人員應(yīng)填寫檔案外借申請單，并經(jīng)分管文檔工作的負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借出手續(xù)。B外借檔案人員持獲批申請單到檔案管理結(jié)構(gòu)，填寫檔案外借登記簿后，檔案管理人員可根據(jù)其需要，提供檔案外借服務(wù)。C借閱人對所借檔案進行清點核對后，必須在“接觸者簽名”欄內(nèi)履行簽收手續(xù)機構(gòu)以外的外借服務(wù)：非檔案形成機構(gòu)的組織或個人需要檔案的外借檔案服務(wù)，應(yīng)持有查（借）閱檔案介紹信，寫明利用者的身份、借閱目的、范圍和借閱期限等，經(jīng)組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借出。同時好藥進行詳細的檔案外借登記。檔案外借的規(guī)章制度：借出期限；外借檔案的使用要求；借閱范圍；催還與續(xù)借；歸檔檢查；效果反饋制法檔案復(fù)制件的流程：利用者提出申請—進行復(fù)制—最終審查。制發(fā)檔案證明的工作流程：利用者提出申請—領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)—查找材料—綜合編寫—校對—寄發(fā)。八、文件立卷的步驟組卷：A歸檔文件要保持它們之間的歷史聯(lián)系。B區(qū)分保存價值，分類整理組卷。C單位內(nèi)黨和行政機構(gòu)的文件材料要分別組卷。D不同的文件一般不得以其組卷。E秘密文件與非秘密文件要分開組卷。F特殊載體文件的處理（同紙質(zhì)文件一同整理，分別存放）卷內(nèi)文件的排列：:正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；查證性依據(jù)性在前，專題性文件在后；方針政策性文件在前，業(yè)務(wù)事務(wù)性文件在后等。卷內(nèi)文件編號：頁號一般位于文件右上角（正面）和左上角（反面），從阿拉伯?dāng)?shù)字開始流水編頁號。不應(yīng)有空號出現(xiàn)，凡有文字的頁面都必須編號。填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表：（1）填寫卷內(nèi)文件目錄。放在全卷文件的卷首，按照卷內(nèi)文件的排列順序逐一填寫的詳細清單。主要項目有：順序號、文號、責(zé)任者、文件標(biāo)題、日期、頁號、備注等。其一、順序號即件號，以每份文件為單位。其二、文號即文件編號，按每份文件原有的編號逐一編寫。其三、責(zé)任者即文件作者，通常是發(fā)文機關(guān)。其四、文件標(biāo)題原則上按原標(biāo)題填寫。（2）填寫卷內(nèi)備考表。備考表放全卷文件的背后，用于說明該卷文件的狀況。包括立卷人、立卷時間、檢查人。裝訂案卷：先將金屬物拆除，對破損文件要修裱。按照三孔一線方法進行。案卷封面編目：包括案卷封面和案卷脊背。封面填寫全宗名稱、類目名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止時間、保管期限、總件數(shù)、總頁數(shù)、歸檔號、等內(nèi)容。A全宗名稱：要用全稱。B類目名稱：填寫全宗內(nèi)檔案分類的第一級類目名稱。C歸檔號：歸檔時編制的案卷順序號。D案卷標(biāo)題：對案卷內(nèi)全部文件主要內(nèi)容與成分的概括和揭示，是案卷編目和編制各種檢索工具的重要依據(jù)。由作者、內(nèi)容、名稱三部分組成。（三點要求：政治觀點正確；文字精練，表達準(zhǔn)確；基本結(jié)構(gòu)擊求完整）。E檔號：其一，全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，機關(guān)一般用阿拉伯?dāng)?shù)字作為編號，企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。為確定全宗號的機構(gòu)，在檔案未進館之前該號可暫不填寫。其二，目錄號：對全宗內(nèi)每一本案卷目錄按一定的方法進行編號，所編號碼為目錄號，一般由檔案室填寫。其三，案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，必須從“1”開始。其四，件號、頁號或張?zhí)枺杭枒?yīng)連同全宗號、目錄號案卷號依次編出，并在每件文件首頁右上角加蓋歸檔章號。保管期限：永久、30年、10年。案卷背脊包括全宗號、目錄號、案卷號等項目。案卷裝封：將裝訂好的案卷裝入檔案盒。九、文件級整理：歸檔文件整理步驟和方法：整理單位與裝訂；歸檔文件的分類：—機構(gòu)（問題）—保管期限、保管期限——機構(gòu)（問題)、難度—保管期限、保管期限—等方法。歸檔文件的排列：一般按事由，結(jié)合時間、重要程度等排列。歸檔文件蓋章編號：A蓋章：首頁上方的空白位置加蓋歸檔章；B編號：全宗號（各立檔單位所編制的代號）、（形成）、保管期限（永久、30年、10年）、室編件號（最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注）、館編件號（進檔案館后有檔案館統(tǒng)一編制）、機構(gòu)或問題。歸檔文件編目：A件號（室編件號）B負責(zé)人（文件的發(fā)文機關(guān)或署名者的名稱）；C文號（一般由機關(guān)代號、順序號組成）；D題名（作者、問題、文種）E日期（文件形成時間，8為阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2010年7月10日，標(biāo)注為“20100710”）；F頁數(shù)；G備注（補充和說明：密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等）。盒內(nèi)備考表填寫：盒內(nèi)文件情況說明（缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（文件整理完畢的日期）。歸檔文件的裝盒和檔案盒填寫：封面（全宗名稱）；盒脊（全宗號、保管期限、機構(gòu)或問題、起止件號、盒號）。十、檔案庫房的管理選擇庫房注意的基本問題：庫房必須專用，并與檔案人員辦公室或生活區(qū)分開；檔案庫房必須堅固，庫房門窗要有較好的密封性，最好是雙層窗。應(yīng)當(dāng)對門窗采取加固措施，符合防盜、防塵、防蟲、防有害氣體的要求。庫房應(yīng)遠離水源、火源和污染源，以符合防火、防水、防潮等基本要求。因此，庫房一般不宜選擇地下或頂層，不宜靠近盥洗室和鍋爐房，也不宜設(shè)在大樓東、西側(cè)，以防陽光直射。檔案的安全保護：控制庫房溫濕度；保衛(wèi)和保密；防火；放光和防塵；檔案在搬動中的保護檔案的安全檢查（內(nèi)容：（1）現(xiàn)有檔案數(shù)量與登記簿冊中的數(shù)量是否相符；（2）被損毀、遺失文件的數(shù)量、情況和內(nèi)容；（3）檔案的防護措施和庫房設(shè)備的安全情況；（4）案卷歸入的全宗、類別順序是否正確；（5）檔案的收進、移出，案卷的借出、歸還是否做到了登記、注銷和還原）。檔案的銷毀程序：編制檔案銷毀清冊；附上簡要說明；經(jīng)審批后銷毀。歸檔制度的內(nèi)容：歸檔范圍：凡是在單位各活動中形成的、具有保存價值的各種門類與載體的文件材料，均屬于歸檔范圍。歸檔時間：在文件形成后第二年的上半年，即在次年6月底以前向檔案部門移交。歸檔案卷的質(zhì)量要求：應(yīng)歸檔文件要收集齊全，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件的歷史聯(lián)系、文件特征和價值分類立卷，是案卷能正確地反映機關(guān)活動的基本面貌，以便于保管和利用。歸檔手續(xù)：交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄詳細清點，確認無誤后，即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄的一份有檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保管存。