【正文】 十．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的聘資格，激勵(lì)礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。四、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵（一）具體到一個(gè)立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。集工作包括三方面內(nèi)容：一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作；二是檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。歸檔范圍（1）確定歸檔范圍需考慮三個(gè)因素A機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)B文辦理完畢C有查考利用價(jià)值(2)內(nèi)容A級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文B級(jí)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料C級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請(qǐng)類公文D級(jí)或不相隸書機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨模?）注意問題：A合辦理的公文；B 本機(jī)關(guān)內(nèi)部負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)時(shí)C 本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文如計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄歸檔時(shí)間一般在第二年6月底之前歸檔要求A類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)B卷封面填寫、卷內(nèi)文件排列、編頁、目錄及備考；C 案卷要系統(tǒng)排列，交接時(shí)履行手續(xù)；D 字跡材料要符合耐久性要求；E 公文必須是正式的生效的公文（二）嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都保持齊全完整。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精練準(zhǔn)確，并反映單位的主要職能。（三）建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門和人員的責(zé)任制。建立外出開會(huì)人員帶回材料歸檔制度。保證工作變動(dòng)人員手中材料歸檔制度(四）明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負(fù)責(zé)收集。于各種會(huì)議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。位的綜合性文件，如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等應(yīng)由文書人員負(fù)責(zé)收集。一般指不走收發(fā)文程序的文件。各部門形成的文件，應(yīng)由該部門指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。五、加強(qiáng)入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價(jià)值改革現(xiàn)行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當(dāng)前鑒定工件依據(jù)的《文書檔案保管期限表》存在諸多對(duì)鑒定工作不利之處，應(yīng)進(jìn)行必要的改革。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級(jí)報(bào)送文件、上級(jí)下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進(jìn)館后多數(shù)無人問津，占據(jù)了庫房，又為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個(gè)單位角度劃定保管期限，必然會(huì)導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級(jí)單位報(bào)送的以上的報(bào)表等，涉及單位都要移交進(jìn)館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時(shí)解決，進(jìn)館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當(dāng)大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑒定時(shí)不易掌握。如長期為１６５０年，跨越如此之大，令鑒定人員無所適從。注重進(jìn)館質(zhì)量，少一些無價(jià)值檔案進(jìn)館。從某種義上講，檔案在進(jìn)館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時(shí)的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對(duì)案卷質(zhì)量檢查時(shí)涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對(duì)案卷進(jìn)行的檢查。在這三個(gè)鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局館的指導(dǎo)、檢查是進(jìn)一步保障。因此為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準(zhǔn)確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點(diǎn)之一，及時(shí)監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價(jià)值的檔案解決在進(jìn)館之前。在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。主要是對(duì)館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制定鑒定計(jì)劃；對(duì)雖未到期但實(shí)踐證明已無利用價(jià)值的檔案進(jìn)行調(diào)查、分析，提出鑒定意見，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。對(duì)文書檔案堅(jiān)定定之后，還要進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審。到期檔案的復(fù)審工作是對(duì)入選文書做最后的確認(rèn)，應(yīng)本著檔案鑒定銷毀原則即貫徹“審查從細(xì)，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進(jìn)行。還要運(yùn)用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷（件）為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁的進(jìn)行審查鑒定。復(fù)審之后還要對(duì)不合格文件進(jìn)行銷毀。檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和相關(guān)職能部門的兼職檔案員組成，對(duì)經(jīng)過鑒定確已失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字批準(zhǔn)后再銷毀。文書檔案銷毀工作應(yīng)該遵循以下程序：a、組成鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。b、對(duì)確無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，填寫檔案銷毀清冊(cè)審批表。c、鑒定小組組長在檔案銷毀審批表上簽署意見。d、將銷毀檔案運(yùn)送到指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并指定兩名同志負(fù)責(zé)監(jiān)銷。e、監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)審批表上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位主管領(lǐng)導(dǎo)。f、將銷毀清冊(cè)歸檔保存。行政081王燕