會計部檔案管理規(guī)定-資料下載頁
2024-11-15 23:45本頁面
【正文】 理移交手續(xù)的單位，不得結清尾數(shù)工程。六、文件資料歸檔時間文書、聲像資料在次年三月底之前辦理歸檔移交。會計資料在第三年一月底之前辦理歸檔，將前三年的會計憑證、財務報表、帳簿等按歸檔要求移交。本項目工程資料在該項目階段工程完成后，先將階段工程資料移交。待工程全部正式竣工驗收后六個月之內辦理整體資料歸檔移交。七、閱檔規(guī)定公、檢、法因辦案需要，須憑單位介紹信查閱有關檔案。律師辦案須憑法院調查令查閱有關檔案。各種檔案一般不予外借，只能在檔案保存處查閱，并須填寫《檔案借閱審批單》，經有關領導批準方可借閱。借閱人應遵守有關借閱制度。檔案管理規(guī)定八、檔案鑒定和銷毀行政人事部應根據(jù)國家和公司規(guī)定的檔案保管期限，會同有關部門組織鑒定小組共同對超過保管期限，確無保存價值的檔案編制清冊，經公司主管領導批準后銷毀。銷毀檔案前，應當填寫好《檔案銷毀審批表》、《檔案銷毀清冊》，指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄露。銷毀完畢，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字備查。九、其他本規(guī)定的解釋權歸行政人事部。本規(guī)定自2013年9月9日起施行。第五篇：檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定一、總則為加強公司檔案管理工作，有效地保護和使用檔案，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由行政部統(tǒng)一管理。二、歸檔范圍行政類：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、會議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構來往的批復；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業(yè)和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復印件；在企業(yè)文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、視頻、光盤、錄音等形式的歷史記錄。工程類：設計文件、圖紙、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料、質量標準、檢驗方法等。合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財產保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等財務類：申請單、報賬單、票據(jù)、文件、原始憑證、計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、統(tǒng)計報表、基礎資料等有參考價值的原始資料和電子文檔。人事類：員工基礎資料、照片、崗位證書、考評、晉升、獎懲記錄、員工培訓、工作總結、考勤資料、保險資料、住房公積金、人事任命、勞動糾紛、部門職責、崗位職責、操作規(guī)程、員工手冊、員工合同等。其他類：供應商檔案；各種領貨單、入庫單、盤點表等單據(jù)、登記本及上級領導交代需要歸檔的資料等。三、歸檔時間公司所有原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時之內辦理歸檔手續(xù)；未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任。四、歸檔份數(shù)原件或復印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。五、檔案的收集由各部門指派專人，每周對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。六、檔案的整理檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。七、檔案使用與歸還檔案使用：公司員工需要使用檔案時在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準使用。檔案歸還：檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檔案管理人檢查無誤后在《檔案使用登記薄》登記。（使用人歸還的檔案發(fā)生損壞、丟失的，或歸還時內容發(fā)生變更的由使用人承擔全部責任）。八、檔案保管與檢查公司各類應歸檔文件應按要求分類歸檔管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。公司行政辦公室在每年12月對公司檔案進行一次檢查。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。九、檔案的銷毀對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人或總經理審核簽字同意后，方可銷毀。十、其他說明本規(guī)定由行政辦公室負責解釋。本規(guī)定經總經理辦公會通過且簽字之日起實施，修改時亦同。
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