會計(jì)部檔案管理規(guī)定(編輯修改稿)
2024-11-15 23:45 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理，檔案室提供存放點(diǎn)。3．流程： ：：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。：即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報告等具有保存價值的會計(jì)核算專業(yè)材料。：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。：即公司在項(xiàng)目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀(jì)要等。：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。 具體管理： 立卷歸檔： A．流程：各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書檔案每2年為基建檔案在財(cái)務(wù)檔案在會單位工聲像檔一個歸檔周期。各竣工決算工計(jì)終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財(cái)務(wù)算可在檔時間偶數(shù)年的6月底，個月內(nèi)歸計(jì)統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項(xiàng)目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。B．要求：，均需附上移交清單一式兩份；移交時，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。，但向檔案室移交檔案時，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。a）總經(jīng)理室：會議紀(jì)要、董事會文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；d）財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會檔案見第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》e）審計(jì)核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；f）經(jīng)營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；g）設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說明、勘察設(shè)計(jì)報告及招標(biāo)文件（標(biāo)書、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說明、各項(xiàng)目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計(jì)圖紙和說明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來文件等。h）對外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動計(jì)劃、外送文件、外來文件等。客戶服務(wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。 整理上架： ：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按室檔案員要重新審查其價值性，并剔除規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價值的文件材料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。B．要求：。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。（采用打號機(jī)，正面右上角，背面左上角）。，規(guī)格為 30cm21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。 保管： ：、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動；庫內(nèi)檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； ，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進(jìn)庫的（如維修庫房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；、除濕機(jī)、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動；，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生；，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。：，不允許長時間攤放在桌子上，而應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所； ，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印； ，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。 提供利用： A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開
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