人事、行政、前臺工作職責(zé)-資料下載頁
2024-11-15 12:27本頁面
【正文】 交辦公室主任，向財務(wù)申請費用支付。同時關(guān)注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。二、辦公用品管理：每月2325日對庫存的辦公用品進行全面盤點，制作“辦公用品庫存統(tǒng)計表”提交辦公室主任審查。若有用品數(shù)量不足或已領(lǐng)用完，即時上報，進行補充；：每月2528日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單，統(tǒng)計出“購買清單”后報辦公室主任審批。批準(zhǔn)后，聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商送貨；：員工領(lǐng)用所需辦公用品時，讓其填寫“辦公用品領(lǐng)用表”并簽字，然后給予發(fā)放；：每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商提供本月未結(jié)貨款清單及發(fā)票，確認(rèn)無誤后，填寫支出單，報財務(wù)人員審批后通知供應(yīng)商前往領(lǐng)款。三、日常事務(wù)，包括：掃描儀、傳真機、復(fù)印機等，若機器出現(xiàn)故障，及時聯(lián)系供應(yīng)商解決問題；，并將名單與話費總數(shù)報于辦公室主任審核。領(lǐng)款后，前往移動和聯(lián)通營業(yè)大廳購買充值卡，并開具發(fā)票。將充值卡發(fā)放給相關(guān)員工，并要求其簽字確認(rèn)；，更新員工通訊錄，公司若有新進或離職員工，都應(yīng)在23個工作日內(nèi)制作新的通訊錄，發(fā)送至每位員工郵箱中；：當(dāng)公司部門有印制名片需求時，需要其填寫“名片申請單”，并提供名片相關(guān)信息。確認(rèn)名片信息后，將信息發(fā)送給供應(yīng)商，通知其排版印刷，電子版確認(rèn)無誤后印刷，后交于名片申請人；，將信件發(fā)放至員工手中；，前臺應(yīng)妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用；，協(xié)助人事部門電話通知應(yīng)聘人員各項事宜；，協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真；，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個人身份證明（身份證、學(xué)歷學(xué)位證、戶口本、照片）的復(fù)印件，提交辦公室主任整理歸檔。，做好后勤保障工作。四、接待工作a)來客人數(shù)確認(rèn)：會議前向相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)來客人數(shù)，為布置會議室及訂餐做準(zhǔn)備；b)會議室桌椅布置：在開會前將會議室的桌面收拾整潔，會議椅歸位；c)茶水及點心：會議前準(zhǔn)備好茶、熱水及杯子，等來客就位后逐個送茶；接待貴客時，應(yīng)提前準(zhǔn)備必要的水果及點心供開會人員食用；d)相機：準(zhǔn)備公司相機，為來客拍照留念所用。e)訂餐：向會議負(fù)責(zé)人確認(rèn)是否需要訂餐，如需訂餐應(yīng)確認(rèn)就餐人數(shù)后，電話聯(lián)系餐廳預(yù)訂包房；f)預(yù)訂酒店：如需為來客預(yù)訂酒店，確認(rèn)主客姓名后，電話聯(lián)系錦江富園大酒店預(yù)訂房間，預(yù)訂成功后向辦公室主任匯報確認(rèn)。a)為開會人員添加茶水；b)按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會議支持；c)安排專人負(fù)責(zé)會議中的攝像工作；a)組織來客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念，并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。b)如遇重要客戶來訪，應(yīng)及時將會議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。c)會議后的清理工作：將剩余茶水及茶杯清理干凈，未食用的點心整理歸入茶點處，以備公司員工食用；d)會議后器材的歸庫：會議后器材應(yīng)及時歸庫，將相機及其他器材放回原處；
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