【正文】 集體成果，非個人創(chuàng)作③內(nèi)容真實、實用、客觀，符合政策 ④語言流暢、平實、簡潔、規(guī)范 ⑤講究文體格式3公文的行文方式P182 1．下行文(1)逐級下行文，如“批復(fù)”，只用于對“請示”的直接下級。(2)多級下行文，如“決定”、“通知”，可同時用于不同層次的下級。(3)直達(dá)基層組織和群眾的下行文，如“公告”、“通告”。2．上行文上行文通常有兩種情況：(1)逐級上行文，如“請示”，一般只用于向直接上級行文。(2)越級上行文，如“報告”和“請示”，在一些特殊必要的情況下才可以采用。嚴(yán)重的自然災(zāi)害，長期沒有解決問題，指定越級上報的問題，對上級機關(guān)進(jìn)行檢舉、控告，直接上下級機關(guān)間有爭議無法解決 3．平行文指凡是互相沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間或同級機關(guān)之間的一種行文，如“函”、“通知”。3公文的行文準(zhǔn)則P182 1．各級黨政機關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)本機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。2．行文必須本著精簡的原則，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。3．在一般情況下，黨政機關(guān)不得越級行文。4．行文必須正確確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。5．各部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，或未經(jīng)上級裁決．一律不得各自向下行文。6．同級機關(guān)可以聯(lián)合行文。7．凡請示的公文應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)。直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，不得在報告中夾帶請示事項。8．主送機關(guān)與文件名稱要互相呼應(yīng)。9．經(jīng)過批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。10．各級黨政機關(guān)的辦公廳(室)向下直接行文，必須把握好職權(quán)范圍和授權(quán)范圍。3收文辦理程序P183（1）簽收、拆封和登記簽收(1)查清信封或封筒上的收文機關(guān)名稱，是否確屬本機關(guān)的收文，以防錯投、錯收；(2)查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿所登的號碼是否一致；(3)查清文件封口是否破損，包裝是否牢固；(4)查清文件的登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。拆封只是對寫明由本機關(guān)或本部門收啟的封件進(jìn)行拆封；寫明某某領(lǐng)導(dǎo)人“親收”、“親啟”的封件，則應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。拆封文件要細(xì)心，不要撕毀封內(nèi)文件，要將封內(nèi)的文件取干凈，然后檢查文件是否齊全。對于重要作者的親筆信封．應(yīng)予以保存。對封內(nèi)文件的發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期不祥的．應(yīng)根據(jù)封皮上的發(fā)文機關(guān)和郵戳日期予以 注明。登記(1)便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；(2)便于檢查和檢索文件；(3)便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；(4)作為核對與交接文件的憑據(jù)。收文登記的形式分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式（2）分辦和傳閱分辦(1)屬于方針政策性的，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；(2)屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；(3)分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；(4)便函、請柬、介紹佰、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；(5)在文件份數(shù)少，問辦問知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下．應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。傳閱(1)文件傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀(2)所有傳閱的文件均應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪軸式傳閱”。(3)文件在傳閱過程中或文件傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時，要按批示意見進(jìn)行處理；(4)每份傳閱的文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。大中型機關(guān)設(shè)有“閱文室”，凡屬傳閱的文件，成文書人員送到閱文室。用“閱文通知革”通知有關(guān)人員到閱文室看文件。（3）擬辦和批辦（提出初步意見；如何處理做出的批示）（4）承辦、催辦和助辦3公文立卷的基本方法P188 ①根據(jù)文件的特征組卷（問題特征、時間、文種、作者、地區(qū)、通訊者）②“六個特征”在組卷時應(yīng)靈活運用，即在一個案卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學(xué)可行的辦法。③適當(dāng)照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限，分為永久保存的、長期保存的(保管期限為16—50年)、短期保存的(15年以下)三種形式。電子文件信息安全的技術(shù)措施P202①簽署技術(shù) ②加密技術(shù) ③身份驗證 ④防火墻 ⑤防寫措施4會場布置P218小型會議可安排在一般會議室，會議室右方形、長方形、圓形、橢圓形等。會議空的小央放置長方形或長圓形會議桌，桌上正中可放置一兩盆鮮花，四邊供與會者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量 視人數(shù)而定。主席的位置一般在會議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。(見圖3)多邊會議應(yīng)采用正圓形會議桌，或多邊形桌位，因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分。大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席臺與講臺。主席臺應(yīng)用長方形桌，上捕白色、天藍(lán)色或其他顏色桌布。臺上方或后方懸掛會標(biāo)。會標(biāo)—般用紅底白字，企業(yè)或用紅底金字。講臺不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺前可放置花草盆景。研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會者原桌發(fā)言和多向交流。(見圖10)會場大小與其過大，不如偏小。工作會議或同一系統(tǒng)會議，與會者的席位以職務(wù)高低為序，職務(wù)高者離主席席位越近。兩邊席位，左高右低，前高后低。研討會之類與會者隨到隨坐。主席臺席位：第一排席位應(yīng)為單數(shù)，次序以職務(wù)高低，重要程度而定。第一排正中央為首席，其次左位，之后右位。會場設(shè)施: 會場一應(yīng)設(shè)施都必須在開會前準(zhǔn)備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴音器的音且大小)，其他準(zhǔn)備：就餐、住宿，醫(yī)護人員值班，接送車輛，宣傳提綱，安全保衛(wèi)人員和保密措施，提前為參觀，考察做準(zhǔn)備。4會議議程、程序的擬定P2211．議程會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，便稱為議程，印成文書，就是議程表，會前發(fā)給與會人員。2．程序一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會議結(jié)束等。把每一次會議的這些項目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書就是程序表。程序表最好能列上時間安排，具體到幾點幾分。3．日程表與作息時間表會期超過一天的會議，還應(yīng)訂出日程表和作息時間表。日程表，是將會議的全部內(nèi)容(包括參觀和文娛活動)分解安排在會期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時數(shù)(幾點至幾點)內(nèi)，以簡短的文字表達(dá)，制成長格。作息時間表，是將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。安排作息時間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時令特征等因素。4會議通知的發(fā)送 P223本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書回簽加等方式通知。外單位的跨地區(qū)的會議必須奇送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。通知上寫明會議召開的時間、需用時間或會期、地點、會議名稱和主要議題，參加對象，做什么準(zhǔn)備，報道日期、地點、接站辦法，最后有召集單位名稱，聯(lián)系地址和電話，通知發(fā)出日期，公章。通知提前7天以內(nèi)并附加回執(zhí)?；貓?zhí)中需有受邀請者姓名、性別、年齡、工作單位及地址、職 務(wù)或職稱、是否參加會議、預(yù)訂住房標(biāo)準(zhǔn)、提交論文題目或資料名稱、問程車船機票登記等。會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。附回執(zhí)的通知應(yīng)計算郵途的來回時間，受邀請者的考慮和推備時間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。4報道與簽到 P223 一是秘書點名。這種方法適用于單位內(nèi)部的小型會議和工作例會，秘書對人員比較熟悉 二是本人簽到。這適用于邀請性會議，親自簽名還有紀(jì)念意義 三是憑證件報到。這適合大中型會議四是電子簽到。這種方法適用于與會人數(shù)較多的大中型會議4會議信息的收集與編發(fā)P225 會議信息具有交流、深化、反饋、決策依據(jù)、儲存?zhèn)洳榈茸饔谩３绦蚝头椒ǎ河涗?、核實、匯總、整理與篩選、編寫、發(fā)送和歸檔編發(fā)的形式：會議簡報，具有“簡、真、新、快”的特點，字?jǐn)?shù)在二三千字左右4會議傳達(dá)P230 ①內(nèi)容與程度②范圍與層次：會議傳達(dá)對象的范圍大小和層次高低③時間：一是傳達(dá)所需的時間：傳達(dá)時間總是小于會議時間；二是傳達(dá)的時限；緊急會議，抗洪 ④方式4會議催辦P231 發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦4信訪工作的原則P244（1）屬地管理、分級負(fù)責(zé)，誰管理、誰負(fù)責(zé)原則①原辦理原則②新辦理原則（2）依法、及時、就地解決問題與疏導(dǎo)教育相結(jié)合的原則（3）標(biāo)本兼治、預(yù)防和化解矛盾相結(jié)合的原則治標(biāo)：采取認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，及時解決已經(jīng)發(fā)生的信訪問題，化解矛盾和糾紛治本：嚴(yán)格依法行政，從源頭上減少和防止侵害群眾利益行為的發(fā)生（4）公開便民的原則：為信訪人提供便利條件；建立全國信訪信息系統(tǒng)（5）雙向規(guī)范的原則：對信訪受理者的要求：建立健全信訪工作責(zé)任制對信訪人的要求：對其提供的材料內(nèi)容的真實性負(fù)責(zé)；集體走訪應(yīng)選取代表；不得非法集聚，毆打國家機關(guān)工作人員，沖擊國家機關(guān)，阻礙交通，擾亂公共秩序。4受理、登記P249 受理 對于來訪者，信訪人員首先應(yīng)熱情、禮貌地招呼、接待，然后問明來意。如果來訪者所談之事不屬于受理范圍，應(yīng)向來訪者說明，并盡可能地介紹到對口的單位去符合范圍，先填寫登記表，然后進(jìn)行詳細(xì)接談。來信不論是否屬于受理范圍，都應(yīng)予以登記；不可將信退回，而應(yīng)登記后將信附以簡明函件轉(zhuǎn)到對口單位。各級任命政府信訪工作機構(gòu)不予受理：①各級國家權(quán)力機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的信訪事項 ②對已經(jīng)或者依法應(yīng)當(dāng)通過訴訟、仲裁、行政復(fù)議的途徑解決的③信訪人對已經(jīng)受理或者正在辦理的事項在規(guī)定期限內(nèi)向上級機關(guān)再提出同意信訪事項 ④信訪人對復(fù)核意見不服，仍然以同一事實提出訴訟請求。登記；登記內(nèi)容大體分四部分：一是來信來訪者的姓名、性別、年齡、民族、工作單位、職業(yè)、通訊地址、電話號碼、同信或統(tǒng)訪人、信訪次數(shù)等基本情況；二是信訪的內(nèi)容摘要：即事情的時間、地點、當(dāng)事人、起因、過程、結(jié)果、性質(zhì)、人證、物證，信訪人的要求或建議，有關(guān)部門的意見等等；三是領(lǐng)導(dǎo)批示、處理意見；四是處理結(jié)果、答復(fù)情況、接待人、接待時間等。來信中已寫明白的，前兩部分即可按原信登記，某些未 寫明的還得去信或去人間清。對來訪者，先請本人填寫第一部分，待詳細(xì)接談后由信訪人員填寫第二部分，領(lǐng)導(dǎo)批示后及處理結(jié)束時才填寫第三、四部分。50、調(diào)查、處理 P252調(diào)查、處理是信訪工作的中間階段，也是最關(guān)鍵的階段。調(diào)查：查清事實是信訪處理的前提，信訪工作人員應(yīng)按照原件提供的線索和上級批示的意見，采用適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行調(diào)查。處理：查清事實，得出結(jié)論以后，信訪承辦者才能以黨的方針政策和國家的法律、法規(guī)去衡量，提出具體的處理意見。但又不能機械地照搬照套，還應(yīng)遵循“區(qū)別情況，實事求是”的原則，既要考慮到合法性、合理性，也要考慮到合情性、可能性5催辦 P253 催辦，作為信訪工作的一項制度而得到保證。催辦的形式可以是通過電話，可以發(fā)文，也可以直接派人去。形式和時間均以信訪件的重要和緩急程度而定，但一定要楔而不舍，務(wù)必要在規(guī)定的時間(如一般信訪案的限期為三個月)之內(nèi)催出結(jié)果來。收到信訪事項后，不能當(dāng)場答復(fù)的，應(yīng)在收到事項之后15日內(nèi)書面告知信訪人。信訪事項應(yīng)當(dāng)自受理之日起60日內(nèi)辦結(jié)；情況復(fù)雜的演延長期限不得超過30日，告知理由。5溝通的類型和方法 P263 類型：單向溝通、雙向溝通、多向溝通（多渠道的單向溝通，多渠道的雙向溝通）方法：①直接溝通：即通過聲、光、電、語言、文字、圖像等載體直接發(fā)送或交換的溝通。這種溝迥比較快速、明晰，適用于已經(jīng)打開渠道又不存在任何障礙的對象之間。②間接溝通：即通過第三方中介或媒介所轉(zhuǎn)達(dá)的溝通。這種溝通相對來講比較緩慢，不夠明晰，甚至可能造成曲解，但它適用于初次溝通，或無去尋找到溝通對象，或存在著其他種種障礙的對象 ③明示溝通：即以盡可能明白、清楚、準(zhǔn)確的語言、文字、圖像表達(dá)來溝通信息、溝通意圖，這是常用的、基本的方法。具有熟練、正確使用常用溝通工具，如電話、電傳、電腦輸出，文字?jǐn)M寫的能力等等。④暗示溝通：當(dāng)溝通存在某種障礙時，秘書只能采用暗示溝通，它包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等等。案例題重點：P99秘書與主管上司的關(guān)系 關(guān)系特征：P97禮貌 第18題P116 接待的方式、原則與要求 P127保密工作 P71職業(yè)道德 P131公章的使用 P135介紹信的使用凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)主管批準(zhǔn)，秘書不得擅自開具發(fā)放。開具介紹信時應(yīng)由秘書自已填寫領(lǐng)用人姓名、身份，去往何單位、聯(lián)系何業(yè)務(wù)、領(lǐng)用日期、有效期限等項，正本和存根必須一致。與落款處及騎縫線應(yīng)加蓋兩次公章。秘書不得委托他人或讓領(lǐng)用人自己填寫蓋章，尤其不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領(lǐng)用人。否則，出了事故，秘書要負(fù)責(zé)任。P145信息工作的程序和方法 P218會場準(zhǔn)備 第41題P222會議通知的發(fā)送 第43題 P223會間工作P225會議信息工作的程序和方法 P227會議記錄 論述題重點：P11秘書工作的作用P59秘書班子的群體優(yōu)化 P66秘書的能力要求P96秘書處理人際關(guān)系的準(zhǔn)則P124督查工作的原則和程序 第28題 P216會議成本預(yù)算 P222會議通知如何寫://第四篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料(A3試題)秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料1秘書機構(gòu)起（）作用。A、領(lǐng)導(dǎo) B、決策 C、參謀 D、執(zhí)行一、單項選擇秘書素養(yǎng)是指（）A、素質(zhì)修養(yǎng) B、職業(yè)技能 C、禮貌待人秘書是一種（）A、工作 B、職業(yè) C、技能