【正文】 的原則有：目標(biāo)明確原則；控制關(guān)鍵點(diǎn)原則；及時(shí)性原則；靈活性原則；經(jīng)濟(jì)性原則等?？刂脐P(guān)鍵點(diǎn)原則要求管理者應(yīng)將主要經(jīng)理放在最為重要的事項(xiàng)、活動(dòng)或環(huán)節(jié)上。從實(shí)際出發(fā)，因地制宜地找出和確定最能反映或體現(xiàn)工作成果的關(guān)鍵因素，以此制定合理的控制標(biāo)準(zhǔn)，并加以嚴(yán)密控制。還要關(guān)注那些關(guān)鍵點(diǎn)上的例外事件。第四篇：2012電大作業(yè)辦公室管理形成性考核冊(cè)作業(yè)答案中央廣播電視大學(xué)行政管理理專科 辦公室管理形成性考核冊(cè)作業(yè)答案（2012)第一次形成性考核作業(yè)題目解析一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。這道問(wèn)題是針對(duì)教材第一章中辦公室實(shí)務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計(jì)的，主要考慮是，讓同學(xué)們對(duì)辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個(gè)比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國(guó)內(nèi)一般性文秘工作、國(guó)外一般性文秘工作和國(guó)內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個(gè)大致的了解。同學(xué)們?cè)谔畋砀駜?nèi)容時(shí)，應(yīng)該注意要會(huì)“合并同類項(xiàng)”，也即將內(nèi)容基本相同的，填在同一行中。當(dāng)然有些內(nèi)容可能因工作管轄范圍和責(zé)任等因素置放在一起未必合適，但只要能夠自己說(shuō)出理由也是可以有自己的判斷和歸類的。問(wèn)題源于教材第一章第2點(diǎn)“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”。（P3—P5頁(yè)）參考性解答： 辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào) 國(guó)內(nèi)一般性 國(guó)外一般性 1 2 3 4 5 6 7 文書(shū)撰寫(xiě) 文書(shū)制作 文書(shū)處理 檔案管理 會(huì)議組織 調(diào)查研究 信息資料 按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。復(fù)印資料。在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。檔案管理。安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。打印文稿及表格。信函和郵件的處理。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料； 替上司收集演講或報(bào)告的資料； 整理并組織好粗略的資料。替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來(lái)訪。接待來(lái)訪賓客；替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。督導(dǎo)一般職員或速記員。替上司定約會(huì)并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。收集及整理各種信息。信訪工作 10 11 12 接待工作 協(xié)調(diào)工作 督查工作 日程安排 日常事務(wù) 閱讀并分類信件；通訊事務(wù)、電話；自動(dòng)處理例行的事務(wù)；照料上司身邊的瑣事。替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。14 15 16 辦公室管理其他臨時(shí)交辦以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 的事項(xiàng) 執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。上面的回答可供參考，因?yàn)橛行﹥?nèi)容劃分在一類中似乎不是很妥當(dāng)。比如：記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容一項(xiàng)，它既可以是文書(shū)撰寫(xiě)的內(nèi)容，也可以是會(huì)議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項(xiàng)。還有些內(nèi)容要分開(kāi)來(lái)寫(xiě)。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項(xiàng)則是文書(shū)處理的內(nèi)容。又如外出辦事，如銀行、郵局等工作也可能是“其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)”欄中的工作內(nèi)容。二、辦公用易耗品主要包括哪些？這個(gè)問(wèn)題教材中有明確的表述，只是同學(xué)在回答問(wèn)題時(shí)，除了回答出教材中的有關(guān)內(nèi)容以外，還應(yīng)注意在日常辦公室工作中，隨著現(xiàn)代化辦公技術(shù)手段的變化，又有很多新的易耗品出現(xiàn)，教材所列出的項(xiàng)目一定不全，我們應(yīng)當(dāng)予以注意，如墨盒、墨粉等等，當(dāng)然完成作業(yè)可以按照教材內(nèi)容回答即可。問(wèn)題源于教材第一章第5點(diǎn)的“辦公用品的種類”。（P19—P20）辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤(pán)、光盤(pán)等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？這個(gè)問(wèn)題主要是通過(guò)對(duì)文員工作三個(gè)步驟的認(rèn)識(shí)，加深同學(xué)們對(duì)文員實(shí)務(wù)中工作運(yùn)行科學(xué)有效性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也能夠?qū)θ齻€(gè)步驟之間的關(guān)系問(wèn)題有一些概念性的認(rèn)識(shí)，注意用一些聯(lián)系的觀點(diǎn)來(lái)看待問(wèn)題，也就是認(rèn)識(shí)到三個(gè)步驟不是分開(kāi)獨(dú)立的，而是互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)系統(tǒng)。問(wèn)題源于教材第二章第1點(diǎn)“文員工作指導(dǎo)思想”。（P25P27）文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。1．計(jì)劃的步驟，在事情沒(méi)有開(kāi)始前要先做好計(jì)劃，充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2．實(shí)施的步驟，是按照計(jì)劃從事工作的階段，這個(gè)階段檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，是通過(guò)評(píng)估，研究工作是否按照計(jì)劃實(shí)施，是否達(dá)到了預(yù)期，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題目時(shí)，需要注意本題一共有兩個(gè)小問(wèn)題。不僅要闡述文員工作的三個(gè)步驟是什么，而且還要說(shuō)明三者之間的關(guān)系如何，答案需要自己組織，而且要能夠理解自己所回答的問(wèn)題。教材中有相應(yīng)的論述，同學(xué)們應(yīng)能夠依據(jù)參考性答案，自己進(jìn)行相應(yīng)的歸納，能夠用自己的語(yǔ)言組織答案更好。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照?優(yōu)先順序?處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書(shū)時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為：？？？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。2．對(duì)于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)，問(wèn)題的關(guān)鍵是同學(xué)們應(yīng)該盡量結(jié)合自己的工作生活實(shí)際，我們每個(gè)人在自己的工作生活安排中都會(huì)有自己計(jì)劃做的、急于做的、非做不可的一些事情，而能夠按照“優(yōu)先順序”安排自己的工作并處理事情，就會(huì)極大地節(jié)省時(shí)間，有效利用時(shí)間，就會(huì)使得工作忙而不亂，井然有序。同學(xué)們?cè)谥贫ㄓ?jì)劃書(shū)時(shí)一定不要抄襲。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。本題源于教材第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”（P32P39）。下面以“受意方法”為例組織相關(guān)答案，同學(xué)們可以參照答題思路作答。1．簡(jiǎn)要說(shuō)明受意方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2．結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)或兩個(gè)題目進(jìn)行回答?；卮饐?wèn)題的思路是，首先說(shuō)明所寫(xiě)方法的基本含義，這個(gè)主要依照教材中的表述作答即可。回答時(shí)還應(yīng)將方法涉及到的相關(guān)注意事項(xiàng)予以說(shuō)明，如受意方法要注意的問(wèn)題，進(jìn)言法要注意的問(wèn)題等等?；卮饡r(shí)還一定要要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既做到簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又能夠結(jié)合實(shí)際談出自己的體會(huì)。這是一個(gè)比較典型的理論結(jié)合實(shí)際的題目，相信我們?cè)诠ぷ髦薪?jīng)常會(huì)用到這樣一些方法，關(guān)鍵是我們平時(shí)可能不會(huì)太注意這些方法，而一旦將這些方法理論化又會(huì)使我們覺(jué)得有些不便，但我們還是應(yīng)該更為自覺(jué)地使用并能夠結(jié)合實(shí)際談出我們自己的一些認(rèn)識(shí)。為了幫助同學(xué)學(xué)習(xí)這部分內(nèi)容，下面舉例說(shuō)說(shuō)進(jìn)言方法。我是公司一名主管，在做了大量工作并經(jīng)過(guò)深入的調(diào)查分析后，覺(jué)得有必要向自己的上司提出一些建議，經(jīng)過(guò)反復(fù)思考，在這樣一些時(shí)機(jī)下，我應(yīng)該選擇哪個(gè)時(shí)機(jī)，請(qǐng)大家?guī)兔Τ龀鲋饕?。，然后在提出自己的?jiàn)解。參考答案：大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者都有午休的習(xí)慣，午休期間是忌諱被打擾的，因此選項(xiàng)A時(shí)間選擇不恰當(dāng)。選項(xiàng)C在員工婚宴這樣喜慶的場(chǎng)合中，提出工作建議是不適合的還是另選時(shí)機(jī)為妙。因而C項(xiàng)也非最佳選擇。選擇D是和性格直爽的領(lǐng)導(dǎo)比較適宜，我們應(yīng)該考慮到如果這位領(lǐng)導(dǎo)很愛(ài)面子，很注重禮節(jié)性的東西，這樣做成功的幾率就很小，所以選擇D想也不是很合適。在四項(xiàng)答案中選擇B應(yīng)該是比較恰當(dāng)?shù)?。這個(gè)選項(xiàng)既注重了說(shuō)明自己所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)也把自己的見(jiàn)解予以表達(dá)。就四個(gè)選項(xiàng)而言，A和B選擇時(shí)機(jī)不當(dāng)，即適時(shí)、適地不當(dāng)，而D項(xiàng)適度有所欠缺。下面一段文字材料供同學(xué)們?cè)趯W(xué)習(xí)進(jìn)言方法時(shí)參考：及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)、合理的意見(jiàn)和建議，既是下屬的應(yīng)盡職責(zé)，更是下屬展示才能、贏得上司賞識(shí)和器重的一條重要途徑。但是，科學(xué)合理的建議并不一定能被領(lǐng)導(dǎo)接受和采納，給領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)言獻(xiàn)計(jì)的部屬也不一定都能得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和重用。這里的關(guān)鍵就在于要掌握向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言的技巧和方法。一、適銷對(duì)路提建議的最終目的是要讓領(lǐng)導(dǎo)采納，但建議能否被采用，首先取決于建議的內(nèi)容是否“對(duì)路”，是否適合領(lǐng)導(dǎo)的“口味”。韓非子就曾提出，下屬不能隨便向上司進(jìn)言。他提出幾種情況：其一，君主秘密策劃的事，不知情者貿(mào)然進(jìn)言就會(huì)有危險(xiǎn)；其二，君主表里不一的事，誰(shuí)把情況說(shuō)破，誰(shuí)就會(huì)有危險(xiǎn)；其三，為官經(jīng)歷還不深，還未得到君主的信任時(shí)，如果把自己的才能全顯露出來(lái)，那么即便謀劃成功也不會(huì)受賞；如果謀劃失敗，反而受懷疑。韓非子所列舉的這些情況，其實(shí)就是由于未對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的脾性、好惡等進(jìn)行充分掌握所導(dǎo)致的。這其實(shí)就是在告誡我們，知事固然重要，而知人則更為重要，因?yàn)?，不同的領(lǐng)導(dǎo)具有不同的個(gè)性、習(xí)慣和思維方式，對(duì)于特定問(wèn)題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運(yùn)，影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的評(píng)價(jià)。因此，下屬欲做到“百發(fā)百中”，就首先要做到“知己知彼”，不僅要學(xué)會(huì)“胸中有良方”，還要學(xué)會(huì)“對(duì)癥下藥”，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及其領(lǐng)導(dǎo)方式、工作方法有一定的了解。為此，應(yīng)該做到：；；；；；。二、準(zhǔn)備充分向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫，既關(guān)系到建議能否被領(lǐng)導(dǎo)采納，更影響到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的評(píng)價(jià)和看法。因此，下屬不能只是簡(jiǎn)單地把自己的意見(jiàn)表達(dá)出來(lái)就萬(wàn)事大吉了，而要進(jìn)行充分的論證。否則會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為部屬想法簡(jiǎn)單幼稚、做事粗心、目光短淺或考慮不周，而且這些印象可能會(huì)長(zhǎng)久地保留在領(lǐng)導(dǎo)的腦際中，從而影響下屬今后的發(fā)展；而考慮縝密細(xì)致的辦事作風(fēng)，無(wú)疑會(huì)增加領(lǐng)導(dǎo)的滿意度和信任度。所以，下屬在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言前一定要進(jìn)行深思熟慮的準(zhǔn)備，使自己的建議能夠經(jīng)得住各種問(wèn)題的考驗(yàn)。為此，事先要把準(zhǔn)備工作做足：；。既要吸收其合理性以彌補(bǔ)自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點(diǎn)。；，以增大領(lǐng)導(dǎo)接受建議的可能性。，憧憬未來(lái)。不妨對(duì)未來(lái)作一預(yù)期，展示自己的建議的光明前景，并對(duì)各種可能性做出估計(jì)，這樣不僅可增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)方案的信心，也可以表明下屬具有某種長(zhǎng)期眼光，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。三、見(jiàn)機(jī)行事建議都有時(shí)效性，不同的時(shí)間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。因此，下屬向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言一定要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。主動(dòng)給領(lǐng)導(dǎo)出主意與領(lǐng)導(dǎo)要求下屬出主意，其效果截然不同。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遲遲難以決斷時(shí)，下屬提出的建議往往比較容易被采用。因此，下屬給領(lǐng)導(dǎo)出主意時(shí)一定要把握好時(shí)機(jī)，決策性建議超前出，補(bǔ)救性建議及時(shí)出，一般性建議經(jīng)常出，多出有預(yù)見(jiàn)性建議，少放“馬后炮”。盡量選擇一些非正式場(chǎng)合，如茶余飯后，下班途中，會(huì)議之后，以非工作角色，在領(lǐng)導(dǎo)心情放松時(shí)，把自己的意見(jiàn)和建議在輕松愉快的閑談中以不經(jīng)意的方式傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。人在情緒不佳時(shí)，較之平常更容易悲觀失望，思維遲鈍且惰于思考，情緒波動(dòng)大并容易產(chǎn)生過(guò)激行為。因此，在與人交流時(shí)，應(yīng)注意對(duì)方情感的變化。這啟示我們，在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言時(shí)要學(xué)會(huì)“察言觀色”，注意領(lǐng)導(dǎo)的反映，做到熱心不過(guò)度，善謀不亂謀，把握好進(jìn)言的頻率，遇到領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)不接受自己的建議時(shí)，下屬不能固執(zhí)己見(jiàn)。四、講究策略有參謀之心，不得進(jìn)言之法，也會(huì)南轅北轍，勞而無(wú)功。因此，向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言必須講究方式方法，使領(lǐng)導(dǎo)樂(lè)于接受。對(duì)大度的領(lǐng)導(dǎo)，可以直來(lái)直去；對(duì)小心眼的領(lǐng)導(dǎo)，則要婉轉(zhuǎn)，講究說(shuō)話藝術(shù)。以請(qǐng)教的方式提建議，就不失為一個(gè)好的方法。因?yàn)檎?qǐng)教者首先把自己擺在一種較低的姿態(tài)上，能給人一種心理上的滿足感。下屬以這種方式向領(lǐng)導(dǎo)提建議，表明下屬在提意見(jiàn)之前已經(jīng)仔細(xì)推敲和研究了領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃方案，是以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來(lái)對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的思想的。因而，下屬的建議應(yīng)該在尊重領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上提出來(lái)，這就容易被領(lǐng)導(dǎo)采納。五、擺