【正文】 或招商主管主持，對招商人員進(jìn)行培訓(xùn)、考試和考核。（四）公司招商例會由招商部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項形成《公司招商例會紀(jì)要》，由招商部起草，經(jīng)招商部經(jīng)理或招商主管審核后，報招商副總或其他會議主持人簽發(fā)，副本送辦公室備案。五、部門例會（一）部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要決定，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。（二）部門例會由各部門負(fù)責(zé)人主持，該部門全體員工參加。（三）部門例會的主要內(nèi)容是：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上月工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本月工作安排；與會人員討論有關(guān)事項；部門負(fù)責(zé)人提出部門下周工作要點、具體安排和有關(guān)要求。山東華齡國際會展有限公司（四）部門例會由部門負(fù)責(zé)人指定一名員工負(fù)責(zé)記錄，會議記錄應(yīng)載明會議主持人、議題、發(fā)言概要、工作要點及時限要求。六、公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。第五條，會議計劃與統(tǒng)籌一、每月28日前，辦公室應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的各類公司級會議，統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后，會同公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、部門例會，編制《公司月度會議計劃》，于月底前發(fā)放給公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人。二、凡辦公室已列入《月度會議計劃》的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時會議時，會議主辦部門應(yīng)提前2天完成會議提議和報批手續(xù)，并報請辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。三、會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：總經(jīng)理辦公會、公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、公司招商例會、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制。第六條，會議準(zhǔn)備一、會議通知遵照以下規(guī)定：已列入《月度會議計劃表》的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由會議主辦部門按計劃表直接通知參會人員；屬下列情況之一者，按“誰主辦，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等做特別說明；（3）其它主辦人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。會議通知期一般應(yīng)提前一天以上通知參會對象和為會務(wù)提供服務(wù)的部門。會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知。二、會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：會議主辦部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）；落實并布置會場，準(zhǔn)備 4山東華齡國際會展有限公司好會議所需的各種設(shè)施、用品等；公司召開的公司級會議，會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸綜合辦公室負(fù)責(zé)。各部門召開會議需用公司會議室的，應(yīng)向綜合辦公室書面提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。第七條，會議組織一、會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。二、會議主持人須遵守以下規(guī)定：主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。主持人應(yīng)將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時限等會后跟進(jìn)安排向與會人員明確。三、參會人員須遵守以下規(guī)定：應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》上簽到；會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；遵循會議主持人對議程控制的要求；屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言；遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；做好本人的會議紀(jì)錄。四、會議記錄公司各類會議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進(jìn)行會議記錄并確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記 5山東華齡國際會展有限公司錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要；會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性；對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣；會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；負(fù)責(zé)會議考勤記錄，并報會議主持人核準(zhǔn)；做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。五、會議紀(jì)要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查；各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，同時將一份副本送辦公室統(tǒng)一歸檔備查；會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條，會議跟進(jìn)一、會議決議、決策事項需要會后跟進(jìn)落實的，按照部門職責(zé)分工由主辦部門跟進(jìn)落實，會議主持人另有指定的，由主持人指定；二、會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議決議、紀(jì)要及會議原始記錄為準(zhǔn)；三、辦公室負(fù)責(zé)會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀(jì)要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)；四、部門會議的跟進(jìn)落實、督促檢查工作由各部門自行安排。第九條，公司級會議的保密一、與會人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得將會議內(nèi)容、討論的有關(guān)情況向外泄露。二、會議議決事項，應(yīng)嚴(yán)格保密，除按規(guī)定履行職責(zé)需要外，與會人員不得 6山東華齡國際會展有限公司外傳會議討論和議決情況。三、故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，視負(fù)面影響的大小作出相應(yīng)處罰。第十條，管理權(quán)責(zé)和處罰一、辦公室負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。二、會議主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。三、遲到、早退、缺席遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到；早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退；缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。四、處罰無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款；無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款；凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。第十一條，附則一、本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋。二、本制度由總經(jīng)理辦公會審議通過，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。