【正文】 形式；（九）正文，公文主體，表明公文目的、內(nèi)容及所要落實(shí)事項(xiàng)；（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名稱和序號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。編排時(shí)，每一個(gè)附件應(yīng)另起一頁(yè)，“附件X”寫(xiě)在左起頂格位置，當(dāng)有多個(gè)附件且內(nèi)容較短時(shí)，可連續(xù)排列；（十一）成文日期，成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“○”；（十二）印章，加蓋公章表明公文生效。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，并且只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm；，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個(gè)印章，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決；（十三）主題詞，用幾個(gè)詞明確公文核心內(nèi)容，詞目一般不少于3個(gè)，不超過(guò)5個(gè)；（十四）抄送，指需要了解公文內(nèi)容的有關(guān)單位或人員，如果抄送的單位在兩個(gè)以上，對(duì)上級(jí)單位可以采用抄報(bào)的形式。抄送時(shí)嚴(yán)禁濫抄、濫送和漏抄、漏報(bào)；（十五）發(fā)文單位，也稱落款或下款，即公文的印制主管部門(mén)，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公室或文秘部門(mén)。第十一條 正文或附件的書(shū)寫(xiě)格式可選用章條式、國(guó)標(biāo)式或自由式中的一種，但在同一公文內(nèi)不能出現(xiàn)兩種書(shū)寫(xiě)格式。章條式：第一章 第一條（一）⒈⑴國(guó)標(biāo)式：a）自由式：一、（一）⒈⑴①第十二條 公文用紙（一）紅頭文件和便文統(tǒng)一采用A4紙型（長(zhǎng)297mm、寬210mm），左側(cè)裝訂。附件和其它公文的紙型根據(jù)實(shí)際需要確定。公文頁(yè)邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm177。1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm177。1mm版心尺寸為：156mm225mm（不含頁(yè)碼）（二）公文用紙統(tǒng)一使用紙張定量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。第十三條 公文用字及排版規(guī)格。公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每頁(yè)排24行，每行排26個(gè)字。版記“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空一字。第十四條 公文裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1/4處，允許誤差177。4mm。釘鋸與頁(yè)邊緣距離為15177。2mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。第十五條印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下(無(wú)抄送機(jī)關(guān)時(shí)在主題詞之下)占一行位置；用3號(hào)仿宋字體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。第十六條版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。首、。第十七條版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)（不能與正文再同一頁(yè)面上），版記的最后一各要素置于最后一行。第十八條各部門(mén)需要發(fā)文時(shí)，須按照以上要求格式完成編排工作，送交行政辦進(jìn)行格式審查，確保格式爭(zhēng)取后方可發(fā)文。第四章 行文規(guī)定第十九條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。屬于一個(gè)系統(tǒng)的事項(xiàng)由本系統(tǒng)自行發(fā)文，屬于幾個(gè)系統(tǒng)的共同事項(xiàng)應(yīng)聯(lián)合發(fā)文。第二十條 對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)研討，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)報(bào)請(qǐng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，仍不能解決的，可報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理上公司研討會(huì)決定。對(duì)涉及全公司性的規(guī)章制度、工作安排等事關(guān)公司井安全發(fā)展的重要文件，必須上公司研討會(huì)研討通過(guò)后，方可行文。第二十一條 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。第二十二條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！皥?bào)告”與“請(qǐng)示”屬不同文種，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第五章 發(fā)文辦理第二十三條 發(fā)文辦理一般包括擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。紅頭文件的發(fā)放要嚴(yán)格遵守文件發(fā)放程序，其他文件可視重要程度簡(jiǎn)化程序處理，但擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔不可簡(jiǎn)化。第二十四條 發(fā)文處理程序：部室（承辦人）起草初稿—部室負(fù)責(zé)人審核—有關(guān)部門(mén)會(huì)簽（需要會(huì)簽的）—經(jīng)理層簽發(fā)—行政辦統(tǒng)一編號(hào)、繕印、蓋章、分發(fā)—?dú)w檔。第二十五條 擬稿，部室（承辦人）負(fù)責(zé)起草初稿，起草時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：（一）符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)及上級(jí)部門(mén)和本企業(yè)有關(guān)規(guī)定，如提出新辦法或規(guī)定，應(yīng)注明舊辦法和規(guī)定相對(duì)應(yīng)的公文的處置方法；（二）公文的內(nèi)容應(yīng)全面，情況應(yīng)具體，觀點(diǎn)應(yīng)明確，表達(dá)應(yīng)規(guī)范，條理應(yīng)清楚，層次應(yīng)分明，文字應(yīng)精練，標(biāo)點(diǎn)應(yīng)準(zhǔn)確，篇幅應(yīng)簡(jiǎn)短；（三）人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱，對(duì)眾所周知或約定俗成的簡(jiǎn)稱也可以直接引用；引用其它公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；使用日期應(yīng)寫(xiě)具體的年、月、日；（四）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)字使用必須前后一致；（五）必須使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。第二十六條核稿：各單位文件草稿應(yīng)明確核稿人員，建立核稿責(zé)任制度。核稿結(jié)束后，由分管副總、業(yè)務(wù)管理部門(mén)及執(zhí)行單位（部門(mén)）對(duì)公文的全面性、準(zhǔn)確性、合理性、公正性、符合性進(jìn)行研討把關(guān)，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。研討可采用會(huì)議或傳閱的方式進(jìn)行，由原擬文單位（部門(mén)）應(yīng)根據(jù)研討結(jié)果對(duì)公文做進(jìn)一步的完善。文件在簽發(fā)前由行政辦公室對(duì)文稿格式進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的公文稿，有權(quán)提出具體修改意見(jiàn)。部門(mén)研討把關(guān)的主要任務(wù)是把好五關(guān)：（一）行文關(guān)—確定是否需要行文，以何名義行文，凡是可以通過(guò)電話等形式解決的問(wèn)題就不要發(fā)文，保持文件的嚴(yán)肅性。（二）內(nèi)容關(guān)—審查文稿觀點(diǎn)是否正確，是否符合實(shí)際，提出的辦法，措施和要求是否明確具體、切實(shí)可行；有無(wú)觀點(diǎn)錯(cuò)誤、界限不滿、寬嚴(yán)失度、難以執(zhí)行；涉及其它部門(mén)或單位的問(wèn)題是否已協(xié)商、會(huì)簽。（三）政策法規(guī)關(guān)—審查文稿內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)；與本系統(tǒng)、本單位已經(jīng)發(fā)布，仍在執(zhí)行的制度、規(guī)定有無(wú)矛盾，如屬制定新的制度、規(guī)定、建議，是否經(jīng)有關(guān)部門(mén)研究；按照職責(zé)權(quán)限，應(yīng)由哪一級(jí)批準(zhǔn)，是否需要廢止現(xiàn)行有關(guān)制度、規(guī)定等。（四）文字關(guān)—審查文稿結(jié)構(gòu)是否條理清晰、簡(jiǎn)明扼要、合乎邏輯；用詞是否準(zhǔn)確、精練，句子是否符合語(yǔ)法；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字計(jì)量、人名地名、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)等是否正確、規(guī)范。（五）格式關(guān)—審查擬定的公文標(biāo)題能否概括文件內(nèi)容，文種是否恰當(dāng)，主送機(jī)關(guān)是否正確，抄送機(jī)關(guān)有無(wú)遺漏或存在溢抄亂送現(xiàn)象，機(jī)密程度和緩急程度是否適當(dāng)?shù)取５诙邨l會(huì)簽（一）凡涉及到其它部門(mén)業(yè)務(wù)的公文稿，主辦單位應(yīng)送有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。（二）在會(huì)簽過(guò)程中，如意見(jiàn)不一致，主辦單位應(yīng)主動(dòng)協(xié)商，仍不能取得一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)將各自的意見(jiàn)寫(xiě)明，請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定。第二十八條簽發(fā)：簽發(fā)的一般原則如下（一）所有上行公文、下發(fā)公文，都必須由經(jīng)理層簽發(fā)。（二）已簽發(fā)的公文，不準(zhǔn)隨意改動(dòng)。（三）簽發(fā)時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)工整清楚地寫(xiě)上自己的姓名，不要只寫(xiě)姓或劃圈，并應(yīng)注明日期。簽發(fā)時(shí)用筆墨應(yīng)符合存檔要求。（四）黨委、紀(jì)委、工會(huì)、共青團(tuán)發(fā)文，此類(lèi)發(fā)文由黨委書(shū)記簽發(fā)，或者委托工會(huì)主席簽發(fā)，該發(fā)文流程不涉及行政辦公室。第二十九條編寫(xiě)發(fā)文卡：文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后，應(yīng)填寫(xiě)《發(fā)文登記表》，登記時(shí)應(yīng)檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無(wú)秘密等級(jí)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對(duì)登記項(xiàng)目要認(rèn)真填寫(xiě)，字跡要清晰，內(nèi)容要完整，不能隨意漏項(xiàng)。《發(fā)文登記表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：日期、文號(hào)、標(biāo)題、秘密等級(jí)、主送單位、主辦單位、簽發(fā)人等。登記后將發(fā)文字號(hào)及打印份數(shù)填在文稿上，送打印室繕印。第三十條繕印：繕印公文要注意以下問(wèn)題：（一）繕印公文要以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，不得有任何改動(dòng)。如卻有疑誤之處，要與擬稿人取得聯(lián)系，不可擅自改動(dòng)。（二）繕印工作要精細(xì)，做到文面整潔、美觀、裝訂合乎要求。（三）繕印過(guò)程要保密，不得讓他人隨便翻閱文稿和印制的公文。第三十一條用印：嚴(yán)格按照《胡底煤業(yè)印章和簽名管理制度》執(zhí)行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文時(shí)間的年、月處，做到“騎年蓋月”。第三十二條發(fā)文：發(fā)文實(shí)行簽字取文制度，具體程序是：（一）收發(fā)人員收到文件后要及時(shí)登記文件名稱、文號(hào)等有關(guān)內(nèi)容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在《發(fā)文登記表》簽字。（二）取文單位接到取文通知后，應(yīng)及時(shí)派人領(lǐng)取并在記錄上簽字，取文人應(yīng)及時(shí)將文件交給本單位負(fù)責(zé)人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內(nèi)容。（三）公文分發(fā)完畢后，收發(fā)室人員應(yīng)將《發(fā)文登記表》交辦公室人員保存。（四）需要報(bào)寄出的公文由行政辦公室負(fù)責(zé)辦理。第三十三歸檔：發(fā)文資料收集歸檔范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、公文簽發(fā)單、發(fā)文登記表、發(fā)文明細(xì)表等，發(fā)文資料的歸檔收集要做到齊全完整、寧寬勿窄。部門(mén)發(fā)送。第三十四條 發(fā)文卡片填寫(xiě)要求（一）主辦單位和擬稿人：起草人員簽；（二）核稿：擬文單位（部門(mén)）負(fù)責(zé)人簽；（三）會(huì)簽：研討人簽（或提供研討記錄）；（四）復(fù)核、簽印：歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽；（五）簽發(fā)（批示）：公司領(lǐng)導(dǎo)簽。第六章 收文辦理第三十五條 收文是指我公司收進(jìn)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的行文或請(qǐng)示、報(bào)告。收文辦理程序如下：發(fā)文機(jī)關(guān)—簽收—行政辦公室登記填寫(xiě)公文處理卡—行政辦主任填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)—經(jīng)理層批示意見(jiàn)—按領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱文件—承辦單位辦理—公文收集—?dú)w檔—銷(xiāo)毀。第三十三條我公司所有外來(lái)公文、電報(bào)、信函等，除封面寫(xiě)明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫(xiě)胡底煤業(yè)的封件、普通件，統(tǒng)一由行政辦公室啟封、登記、分發(fā)，統(tǒng)一處理。第三十四條簽收：簽收公文應(yīng)認(rèn)真核對(duì)所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號(hào)相符；信函文件的收文機(jī)關(guān)、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開(kāi)封現(xiàn)象，重點(diǎn)文件應(yīng)逐頁(yè)查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件要注意簽收具體時(shí)間，具體到日、時(shí)。對(duì)有時(shí)間要求的會(huì)議通知或其他文件，應(yīng)依據(jù)收到日期與文件要求日期確定急緩。第三十五條登記：登記文件應(yīng)將原文字號(hào)、來(lái)文單位、文件標(biāo)題或事由、附件、收文時(shí)間、編號(hào)等在《文件處理卡》和文件登記簿上逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。登記文件標(biāo)題不能刪減，無(wú)標(biāo)題文件應(yīng)登記內(nèi)容摘要，對(duì)內(nèi)容概括要準(zhǔn)確。登記編號(hào)不能出現(xiàn)重復(fù)、空號(hào)或跳號(hào)現(xiàn)象，登記書(shū)寫(xiě)清楚、工整。傳真電文應(yīng)先登記在冊(cè)，后報(bào)行政辦主任批示處理。第三十六條擬辦：文件登記后，將填寫(xiě)好的公文處理卡與相應(yīng)的文件裝訂后，交行政辦主任填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)。第三十七條上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)指導(dǎo)性質(zhì)的文件、下級(jí)請(qǐng)示的有關(guān)緊急、重大的問(wèn)題或涉及全局性問(wèn)題的文件以及訂報(bào)、開(kāi)會(huì)、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等文件，由總經(jīng)理閱示；同一個(gè)文件中包含兩個(gè)以上分管領(lǐng)導(dǎo)主管的業(yè)務(wù)時(shí)，由總經(jīng)理閱示。第三十八條批辦：行政辦公室依據(jù)擬辦意見(jiàn)將文件呈送經(jīng)理層閱示，經(jīng)理層在閱讀基礎(chǔ)上，針對(duì)文件提出的問(wèn)題和要求，明確指定承辦部門(mén)或承辦人，以便傳閱。第三十九條傳閱：行政辦公室依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)將文件依次傳閱到領(lǐng)導(dǎo)或各承辦部門(mén)。為防止文件接收延誤，各部門(mén)須上報(bào)文件接收員，接到通知后，將接收文件上報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理，并及時(shí)將傳閱記錄以文本檔提交行政辦備案。傳閱文件時(shí)，主要做到以下幾點(diǎn)：（一）分清輕重緩急：如有多份文件，應(yīng)按文件的急緩和重要性進(jìn)行排隊(duì)，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先處理。（二）掌握傳閱范圍：嚴(yán)格按擬辦意見(jiàn)和領(lǐng)導(dǎo)閱示范圍傳閱，不能任意擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。（三）文不橫傳：文件要通過(guò)文秘人員分別送給每個(gè)應(yīng)閱人員，不能由應(yīng)閱人員自行橫傳。（四）認(rèn)真檢查處理：文秘人員應(yīng)對(duì)收回的傳閱文件進(jìn)行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過(guò)并標(biāo)明了閱完時(shí)間，是否簽名；（2）檢查閱文人有無(wú)指示意見(jiàn)和對(duì)需要印發(fā)的文件有無(wú)修改意見(jiàn)；（3）檢查傳閱件有無(wú)缺損，附件是否完整；（4）檢查簽署擬辦意見(jiàn)和閱辦結(jié)果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時(shí)效性，遵循急件急辦原則。第四十條承辦：各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領(lǐng)取承辦公文復(fù)印件時(shí)，領(lǐng)取人員應(yīng)在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應(yīng)當(dāng)抓緊時(shí)間辦理并及時(shí)答復(fù)辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。第四十一條催辦：送領(lǐng)導(dǎo)人批示、傳閱或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，行政辦要負(fù)責(zé)催辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。第四十二條收集：文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內(nèi)容，可復(fù)印留存，原文應(yīng)交辦公室存檔。行政辦公室在收回文件后應(yīng)在存檔時(shí)間欄內(nèi)登記清楚。收集存檔的文件，按上級(jí)來(lái)文、下級(jí)請(qǐng)示內(nèi)容分類(lèi)存放。第四十三條歸檔：辦理完畢的文件，辦公室按規(guī)定統(tǒng)一交檔案室立卷、存檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結(jié)果內(nèi)容。第四十四條代表我公司外出參加會(huì)議帶回的文件以及各單位直接收到的上級(jí)文件及資料，應(yīng)及時(shí)送交行政辦公室進(jìn)行收文處理，不得私自進(jìn)行處理和保存。未經(jīng)行政辦公室接收的公文在處理過(guò)程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責(zé)任。第四十五條 凡需辦理的公文，歸口管理部門(mén)應(yīng)提出擬辦意見(jiàn)，送有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門(mén)辦理。由兩家以上單位（部門(mén)）共同辦理時(shí)，批示中應(yīng)注明主辦單位。需要其它領(lǐng)導(dǎo)傳閱時(shí)，應(yīng)先對(duì)公文進(jìn)行復(fù)印，送交承辦單位，再將原文進(jìn)行傳閱，以保證公文的及時(shí)辦理。緊急公文，還要提出辦理時(shí)限。第四十六條 承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回歸口管理部門(mén)，并說(shuō)明理由。第四十七條凡涉及其他部門(mén)的問(wèn)題，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商解決。第四十八條 送有關(guān)經(jīng)理層批示或交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，歸口管理部門(mén)要負(fù)責(zé)催辦