公司文件資料管理制度-資料下載頁(yè)
2025-09-19 19:38本頁(yè)面
【正文】 量不好的文件，辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。 文件的借閱和清退 第十一條。各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須辦公室主任同意后方可借閱。 第十二條。借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十三條。辦公室秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 第十四條。各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。 文件的立卷與歸檔 第十五條：文件的歸檔范圍 ⑴凡下列文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)。 ⑵公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。 ⑶公司長(zhǎng)辦公會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄。 ⑷參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等。 ⑸參加機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告，指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。 ⑹反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品。 ⑺公司日志和大事記 ⑻公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。 第十六條：立卷要求 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查。） 文件的銷毀 第十七條。對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。 第十八條：經(jīng)審核同意銷毀的文件，辦公室主任和辦公室秘書監(jiān)視銷毀. 第五篇：公司文件管理制度公司名稱 文件管理制度 【編號(hào)】 目的： 為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。 文件的發(fā)放： ，必須將文件打好以電子文檔的方式交綜合部，并附部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合部，由綜合部主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。 ，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由個(gè)人親自簽字接收。 、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習(xí)材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)主管人員，再由主管安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。 文件的更改： ，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可），連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。 ，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。 文件的換頁(yè)： ，需換頁(yè)的，由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并以電子文檔方式傳綜合部，并由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁(yè)情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。 ，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁(yè)銷毀。 文件的回收、作廢： 、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。 ，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。 ，由綜合部通知各部門，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。并由綜合部主任統(tǒng)一安排銷毀。 其它規(guī)定： ，必須發(fā)放到董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、設(shè)備部經(jīng)理等公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。 。 ，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。 ，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。 ，討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。 “文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè)，妥善保管，以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。 任何人未經(jīng)董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)100元罰款外，對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。 本規(guī)定各條款如有違犯，對(duì)責(zé)任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。 批準(zhǔn)/日期：審核/日期：編制/日期： 第28頁(yè) 共28頁(yè)
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