【正文】 本規(guī)定各條款如有違犯，對(duì)責(zé)任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。 任何人未經(jīng)董事長（總經(jīng)理）批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。 “文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè)，妥善保管，以便備查或回收時(shí)使用。 ，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。 ，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。 其它規(guī)定： ，必須發(fā)放到董事長、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、設(shè)備部經(jīng)理等公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。 ，由綜合部通知各部門，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。 文件的回收、作廢： 、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。 文件的換頁： ，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進(jìn)行修改并以電子文檔方式傳綜合部，并由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。 ，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。 、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習(xí)材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)主管人員，再由主管安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。 文件的發(fā)放： ，必須將文件打好以電子文檔的方式交綜合部，并附部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合部，由綜合部主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。（接交單位各留存一份備查。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。 第十六條：立卷要求 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 ⑺公司日志和大事記 ⑻公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。 ⑸參加機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告，指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。 ⑶公司長辦公會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄。 文件的立卷與歸檔 第十五條：文件的歸檔范圍 ⑴凡下列文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔上級(jí)機(jī)關(guān)來文、包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)。 第十四條。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。 第十三條。 第十二條。 文件的借閱和清退 第十一條。 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送公司長審定批準(zhǔn)簽發(fā)。 對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新篡寫清楚。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。 文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)。 草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用公司名義發(fā)文。 在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排布署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司長批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。 第九條：發(fā)文的范圍 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文的范圍。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司字發(fā)文。 發(fā)文的管理 第八條：發(fā)文的規(guī)定 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中公司辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。 辦公室秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外） 第七條：文件的傳閱與催辦 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理。 第六條：公文的閱批與分轉(zhuǎn) 凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司長親自閱批后分送承辦部門閱辦。須由公司承辦或歸檔的總經(jīng)理親啟文件，總經(jīng)理啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，