【導(dǎo)讀】《會議管理》不僅教你全面主持會議以及充分參與會議，而且為你提供實(shí)用方法使會。議達(dá)到預(yù)定目的。生動有力的提示幫助你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會議管理技。巧，從而使你大大提高管理會議的效率及果斷性。蒂姆·欣德爾是倫敦商業(yè)語言咨詢機(jī)構(gòu)“WorkingWords”的創(chuàng)建人。1979年以來一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，1994-1996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。是作為出席會議的與會者，或者是會議的主席——提高這些會議的效果和效率。當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計劃，如何結(jié)束仁義等。散見于全書的101個簡明的提示將進(jìn)一步。自我評估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評估你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。大多數(shù)經(jīng)理人員對花費(fèi)在開會上的時間之多感到有壓力。商業(yè)會議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。相遇，也可以說是一個會議。然而，大多數(shù)工作會議比較正式，有預(yù)先確定的時間和地點(diǎn)。會議可以是與高級經(jīng)理、同事或客戶一對一的會議，但通常有兩人以上參加。

　　

【正文】 在會議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。利用休息，讓與會者在復(fù)會前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。避免在休息時提供大量食物，否則與會者會變得懶洋洋的。 小提示 46： 會前少飲酒，它極少能提高效率。 第 3 章 出席會議 參加會議的每個與會者都有保證會議達(dá)到預(yù)定目的的責(zé)任。每個與會者都需要預(yù)先準(zhǔn)備并積極做出貢獻(xiàn)，從而使每次會議更富成效。 作為會議的與會者，認(rèn)真了解大致情況是很重要的。通過預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會議的主題?？紤]一下你在會議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應(yīng)的準(zhǔn)備。 小提示 47： 會議開始前擬定你的發(fā)言。 中國最大管理資源中心 第 28 頁 共 56 頁 ? 為了在會議中做出貢獻(xiàn)，背景調(diào)查是必要的。 ? 會前與其他與會者進(jìn)行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。 ? 必須了解與會者個人之間的敵意。 ? 對于大的事 項(xiàng)，可能有必要預(yù)先游說以獲得支持。 ? 會前試探與會者的意見。 會前進(jìn)行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會議中做出有見地且有效的發(fā)言。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過去的筆記、會議紀(jì)要和公司檔案），來匯總信息。你的會前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對其他與會者作些研究。在這個階段的細(xì)致的準(zhǔn)備，會使你很容易地找到一條通往目標(biāo)的合適途徑。 會議前你需要努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點(diǎn)，他們的興趣所在，以及是否有足夠的權(quán)威在 背后支持這些觀點(diǎn)從而影響會議的結(jié)果而不管討論的結(jié)果如何。倘若你的觀點(diǎn)可能會受到強(qiáng)大的抵制，盡力辨認(rèn)出你的反對者，并預(yù)先與其協(xié)商一個折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會受到破壞。要想成功地駁倒對方，理解對立的觀點(diǎn)是很重要的。你可能未必會勝過對手，但應(yīng)避免出現(xiàn)僵局。 小提示 48： 會前向其他與會者簡單介紹議題的情況。 會前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點(diǎn)者，因?yàn)樗麄兛赡芟Ｍ磉_(dá)不同的看法。這種交流會幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見。（開放的身體語言表示愿意傾聽） 準(zhǔn)備談判 談判是發(fā)生在兩個派別之間的討價還價，這兩個派別都擁有一些對方想要的東西。談判的對象可能不是具體有形的物體，而可能是對特定行為過程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€特定的任務(wù)給予的幫助。如果你即將去談判，帶上一個堅定的目的或目標(biāo)坐到談判桌前，再加上一個為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定的策略。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對的理由以及可以妥協(xié)的范圍。要成為一個成功的談判者，你必須對他人的需求和偏愛十分敏感。傾聽別人發(fā)言會發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點(diǎn)。記住：一旦雙方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說明雙方為 了 中國最大管理資源中心 第 29 頁 共 56 頁 達(dá)成一個可以接受的解決方案都愿意作出讓步。 為確保你的信息傳遞到其他與會者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。每次會議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。 小提示 49： 保持積極的面部表情和聲調(diào)。 小提示 50： 錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。 當(dāng)你作演講時，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因?yàn)槿藗兺紫纫酝饷踩∪?，如果你將與另一個公司舉行會議，了解該公司的著裝準(zhǔn)則，這樣你就可以避免出現(xiàn)諸如所有與會者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。在正式會議上，尤其當(dāng)其他與會者都 不認(rèn)識你的時候，穿一套正式的服裝。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。 這位男士看上去很自信并控制著會議局面。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。他積極的身體語言將給人們留下一個好印象。 通過目光接觸顯示自信 前傾表示活躍而感興趣 服裝得體而整潔 書寫紙疊放有序 自信的建立是一個循環(huán)的過程。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會認(rèn)為你充滿信心，并且更容易信服你的論點(diǎn)。一旦你感受到其他與 會者對你的信任，你的信心就會增強(qiáng)。在任何用語言進(jìn)行溝通的場合，與你表達(dá)論點(diǎn)而實(shí)際使用的詞匯相比，你的聲調(diào)有五倍以上的影響力，你的身體語言有八倍以上的影響力。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r候發(fā)言并表達(dá)清楚，并注意遣詞造句和語音語調(diào)。 中國最大管理資源中心 第 30 頁 共 56 頁 為這些演講質(zhì)量方面所花的時間應(yīng)至少相當(dāng)于為準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容所花的時間。 ? 第一印象很重要。一個論辯的開場白應(yīng)當(dāng)反復(fù)練習(xí)。 ? 因?yàn)槟憧赡苤挥幸淮伟l(fā)言機(jī)會，所以要一次成功。 ? 當(dāng)表達(dá)有誤時，應(yīng)立即糾正，這樣其他與會者就會察覺到你十分了解你正在討論的主題。 ? 變換語調(diào)（如熱情的、祝賀的、強(qiáng)有力的 、正式的，等等）會產(chǎn)生不同的效果。 ? 會議結(jié)束時總結(jié)要點(diǎn)。 小提示 51： 開始發(fā)言前做一個深呼吸。 小提示 52： 如果一個主意出自于你的辛勤工作，就對它沖滿信心。 一個會議中你的參與程度在很大程度上決定于會議的規(guī)模。如果是一個小型內(nèi)部會議，你或許能經(jīng)常介入，表達(dá)觀點(diǎn)，但始終要確保你有一些相關(guān)內(nèi)容要講，這些內(nèi)容最好是有趣的。如果會議有主席，用身體語言向他表示你想要發(fā)言。在規(guī)模很大的會議中，你可能只有一次機(jī)會參與發(fā)言，所以會前必須精心準(zhǔn)備，只有這樣，在發(fā)言時才能全神貫注，簡潔有力。在任何規(guī)模的會議中，若有人試圖打斷你或阻止你提出你的看法，就盯著他們的眼睛，提到他們的名字以引起他們的注意，并告訴他們，你尚未結(jié)束發(fā)言。如果他們?nèi)匀粓猿?，你可以從主席那里尋求支持? 清晰 簡明 積極 在會議上，恰當(dāng)?shù)膬A聽與發(fā)言一樣重要 —— 有時甚至更重要。傾聽每個發(fā)言者的講話并思考其潛在的含意，利用一些線索例如身體語言和聲調(diào)來估計發(fā)言者的自信程度有多大。 小提示 53： 不要打斷別人的發(fā)言 —— 讓他們把話講完。 ? 好的聆聽者看上去注意力集中 ，目光與發(fā)言者接觸，不打斷別人，并表示出對發(fā)言內(nèi)容很感興趣。 中國最大管理資源中心 第 31 頁 共 56 頁 ? 與會者在會上交頭接耳和坐立不安，使想要傾聽發(fā)言的人感到不快。 ? 對于無關(guān)的討論，在剛開始時就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行勸阻。 ? 傾聽不僅用耳，“傾聽”人們的身體語言也是重要的。 在會議上，盡量制造出有利于交流和傾聽的氛圍，對發(fā)言者的講話內(nèi)容表示出興趣 —— 他們需要你的鼓勵。 不要在他們詳述事情時中途打斷或催促。展開辯論需要時間，可能要到最后才能獲得充分理解。避免打斷發(fā)言者，因?yàn)槿绻愕挠^點(diǎn)在稍后的發(fā)言中站不住腳，你就會顯得很愚蠢。較好的方法是 把問題記下來，在發(fā)言結(jié)束時提問。 右邊的女士是一個很好的聆聽者，她的身體語言顯示出她對談話很感興趣。 講話者 傾聽者 保持專注的目光接觸 微微前傾表示熱情 文雅地合著手表示身體放松 作為傾聽者，你應(yīng)當(dāng)留意你無意識發(fā)出的信號，如果你讓不相信、不耐煩或滿不在乎表露出來，可能會打擊正在試圖向你表達(dá)他們的理論和觀點(diǎn)的發(fā)言者的熱情。 發(fā)言者 傾聽者 用手遮掩面部表情 發(fā)言者 傾聽者 雙臂交叉構(gòu)成屏障 表示不相信： 傾聽者微微張開口表示她對所聽到的不相信或驚訝。 她用手掩口并隱藏她的感 中國最大管理資源中心 第 32 頁 共 56 頁 覺。 表示不耐煩： 身體后傾，遠(yuǎn)離講話者，表示她與發(fā)言者的觀點(diǎn)有差距。緊張的身體語言揭示出她的不耐煩。 小提示 54： 用不同的詞匯使同一個觀點(diǎn)顯得更有趣味。 不要對個別發(fā)言者有任何個人或職業(yè)的偏見，因?yàn)檫@會使你無法聽到他們可能提出的好觀點(diǎn)。始終有禮貌地傾聽他們的評論，尊重他們，而不管你對他們的想法有何看法。長期來講這會對你有益，因?yàn)樵谀阒v話時，你也會受到同樣的尊重。 “剪接”你的發(fā)言 在會議上，不僅對講話內(nèi)容，并且對措辭也要很仔細(xì)地傾聽。你會驚奇地發(fā)現(xiàn)某些與會者的發(fā)言 更好地說出了你想要說的話，或者他們甚至?xí)?dǎo)致你改變計劃。若無不妥，稍為修改一下你自己的發(fā)言，以反映你已經(jīng)聽到的內(nèi)容。 小提示 55： 當(dāng)你在談判時，須找出雙方一致的領(lǐng)域。 小會上出現(xiàn)的問題通過坦誠的方法可以得到最好的解決。然而在大會中，問題可能更嚴(yán)重些。一個堅定公正而又熟悉程序的主席應(yīng)當(dāng)能夠維持秩序。 小提示 56： 為了使每個會議取得成功，擔(dān)起個人的責(zé)任。 小提示 57： 鼓勵與會者在例行會議上輪流擔(dān)任主席。 在沒有主席的上，主席的責(zé)任是保持中立并控制會議。主席暴露弱點(diǎn)例如有偏見 或發(fā)怒，則麻煩隨之而起。學(xué)會察覺這些問題，然后你就能采取行動，防止主席失去控制。 類型 如何識別 偏袒一方 主席在討論中支持某一方的要求。 如果對你有利，你可能發(fā)現(xiàn)不了主席有偏袒，但是如果主席忽略了你想發(fā)言的要 中國最大管理資源中心 第 33 頁 共 56 頁 求，或阻攔你發(fā)言，那么可能他對你持有偏見。 優(yōu)柔寡斷 需要做出決定時，主席不能領(lǐng)導(dǎo)會議。 如果主席反復(fù)要求成員們總結(jié)他們的辯論或利用拖延策略，他也許不能做出或促成一個決定。 操縱會議 主席不讓事實(shí)本身講話。 不斷地催促與會者考慮一件事，可能是試圖操縱會議結(jié)果。然而 ，這也可能是為了獲得正確的決定而做出的誠懇的努力。 發(fā)怒 主席表現(xiàn)不夠果斷，并顯得不冷靜。 主席公然表露的發(fā)怒很容易識別，但是壓抑著的怒火卻只能從語調(diào)和姿勢中被微妙地識別出來。 如果主席濫用職權(quán)或失職，你可能需要采取行動 —— 不論是正式會議或是非正式會議。最好的方法是指出主席的職責(zé)范圍及未盡到職責(zé)的情況，明確指出你對主席的期望，并讓他有機(jī)會改進(jìn)當(dāng)時狀況。 小提示 58： 若你拒絕一個動議，至少找出其中一個可取得一致的領(lǐng)域。 非正式的方法：以團(tuán)隊(duì)名義，拒絕在會議上 進(jìn)行合作；向與會者指出主席的行為不合理； 請求在場的上級任命新主席。 正式的方法：重新召集會議，任命新主席；告戒會議主席，他沒有正確履行其職責(zé)；建議進(jìn)行一次不信任投票。 其他一些問題會妨礙會議事務(wù)，如個別成員可能表現(xiàn)不好，關(guān)鍵成員缺席，重要的信息丟失，等等。主席的職責(zé)是：實(shí)施一個可接受的方案；在混亂的情形下恢復(fù)秩序；若未到法定人數(shù)，可以休會；需要時可尋求更多的信息。主席可獨(dú)自迅速實(shí)施諸如驅(qū)逐鬧事者之類的解決辦法，而收集信息可能需同與會者合作。 中國最大管理資源中心 第 34 頁 共 56 頁 小提示 59： 作為主席，應(yīng)該讓大 家講出所有的觀點(diǎn)。 會議的備忘錄（描述會議過程的簡短記錄）是由會議秘書做出的關(guān)于討論內(nèi)容的書面記錄。如果你負(fù)責(zé)做備忘錄，應(yīng)保證它們準(zhǔn)確而清晰。 小提示 60： 保證備忘錄的順序與議程上的順序一致。 ? 備忘錄應(yīng)當(dāng)簡短，并應(yīng)寫成筆記形式。 ? 及時遞交備忘錄可以促進(jìn)對討論的事項(xiàng)采取果斷行動。 ? 若會議秘書對一個問題不太明了，他應(yīng)當(dāng)與主席進(jìn)行討論。 ? 備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。 在備忘錄中，你應(yīng)當(dāng)記錄會議的時間和地點(diǎn)、與會者姓名（如果適當(dāng)）、提出的全部項(xiàng)目（但不必包括討論的細(xì)節(jié)）以及做出的全部決定、協(xié)議和任命。在會議過程中做筆記，然后再據(jù)其寫出完整的備忘錄。備忘錄必須公正