【文章內(nèi)容簡介】 ，傳閱一份清晰的議程。 確保會議有充足的時間，避免匆匆掠過議程上的主要項目而結(jié)束會議。辨認出那些可能試圖搶奪會議控制權(quán)的與會者，并估計他們的論點。找出那些與你有同樣觀點的人，并鼓勵他們支持你的論點。 通過良好的準備和全體與會者的參與，會議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。必須確保： ● 研究會前傳閱的全部會議材料； ● 準時開始會議，準時結(jié)束會議； ● 嚴格并認真地按照議程進行會議； ● 如果主持會議，盡可能讓更多的人提出問題和回答； ● 保證與會者充分了解已經(jīng)做出的決定。 當議程上最后一項（通常標以 ” 其他事宜 ” ）開始進行時，與會 者可能會在底下相互交談，提出一些小問題。如果你主持會議，讓每個人有秩序地獲得發(fā)言機會。 中國最大管理資源中心 第 14 頁 共 56 頁 小提示 19： 確保在會議之前就會議目的取得一致。 小提示 20： 當與會者偏離議程時提醒他們。 積極的行為 消極的行為 會議開始 一次討論議程上的問題 獲得關(guān)于每個問題的意見 果斷而積極地開始 與會者遲到 把討論控制 在預(yù)定的時間內(nèi) 出現(xiàn)偏離議程的情況 與會者有效地提出建議 與會者之間出現(xiàn)分歧 找到可行的解決辦法 各種意見都探討過 概括要點并取得一致 會議沒有結(jié)果 允許其繼續(xù)爭吵 爭吵以僵局告終 商討折衷辦法 轉(zhuǎn)入目標 做出決定 結(jié)束會議 中國最大管理資源中心 第 15 頁 共 56 頁 第 2 章 準備會議 花費在準備會議上的時間很少會浪費。確保會議在恰當?shù)臅r間和地點舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。 會者 選擇恰當?shù)娜顺鱿瘯h可以決定會議是否能達到目的。每一個被邀請者都應(yīng)當出席，因為他們能提出各自特殊的意見，否則會議就不能充分利用與會者們的時間。 小提示 21： 考慮與會者在一個小組環(huán)境中如何工作。 小提示 22： 排定會議時間表之前要考慮旅行時間。 當你考慮邀請誰時，可能某些人是當然的出席對象。例如，如果討論一個貸款項目，你應(yīng)當邀請有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。另一些人可以提供專門的技巧或建議。邀請那些有良好溝通技巧的人參加會議。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。，并達到預(yù)定的目標。若某些與 會者只需參加會議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項的開始和結(jié)束時間，這樣可以節(jié)約這些與會者的時間，并使會議易于控制。 評估貢獻 當你列出了與會者的初步名單時，依次確認每個人可能做出的貢獻： ● 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷售經(jīng)理報告客戶的反應(yīng)。 ● 他們能否提供特殊的意見或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理。 ● 他們的專業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭議的律師。 ● 他們能否實施已獲得同意的行動？例如，在一個預(yù)算會議上的一位財務(wù)主管。 提供信息：邀請公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售 部門成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門的進展情況。 中國最大管理資源中心 第 16 頁 共 56 頁 提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者因為有經(jīng)驗，因而有資格向其他成員提供有用的意見。 提供特殊的專長：具有特殊技能的專家，或是來自公司內(nèi)部，或者來自公司之處，他們的出席都可能促進討論。 授權(quán)行動：尤其是財務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個新的合同，可能要求一位財務(wù)主管在場授權(quán)這個行動。 小提示 24： 議程的每個項目旁列出發(fā)言者的姓名 組織會議最困難的部分之一是確定一個時間，以適合你的全體與會者。有時，確定會議時間的最簡 單的方法是。把會議安排在由同一批與會者參加的另一個會議之后，否則電子郵件或電話要來來往往直到至確定會議日期。如果有人不能按所提出的時間出席會議，在重新安排會議時間之前，考慮下下如果沒有他參加，會議是否仍可舉行。通常需要就會議的時間和地點作書面的確認。 要點 ● 必須明確通知與會者關(guān)于會議的日期、時間、地點和會議的目的。 ● 與會者應(yīng)當明白他們將對會議做出哪些貢獻。 ● 會前向全體與會者提供書面的背景材料。 ● 會議場所必須有適當?shù)脑O(shè)備，會場大小適宜。 使與會者明確會議目標的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的 議程。準備議程有幾種方法，選用一個適合你目的的方法。 小提示 25： 避免在一天的情緒低落時段內(nèi)開會，例如緊接在午餐之后。 會議議程是需要提出度討論的問題或項目的清單。它應(yīng)當簡潔、一目了然。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項目需要確定細致程度。你會發(fā)現(xiàn)與其他會者商計是有用的。若有許多的問題要討論，就給每一項目分配一個時間限度，以保證你不會超過規(guī)定的時間。在會前多久 中國最大管理資源中心 第 17 頁 共 56 頁 開始準備議程決定于需要多少準備時間。 小提示 26： 保證將議程的任何改變都通知會議主席。 在為類似會議 編寫議程時，可把這份簡單的議程作為模板。給每一項標出號碼，并給每一項分配一個開始時間，以有利于那些不需參加整個會議的與會者。 小提示 27： 議程應(yīng)盡可能簡短。 例如：委員會會議議程 7月 6日上午 11點 格林?德雷 飯店 （議程開頭為會議日期、時間與地點） ⒈（ 11： 00）任命一位會議主席 ⒉（ 11： 10）為缺席致 ⒊（ 11： 15）批準上次會議備忘錄 ⒋（ 11： 30）上次會議提出的事項 ⒌（ 11： 45）討論聯(lián)絡(luò)司宜 (每項編號、每項均有一個起紿時間 ) （ 12： 00）會間休息 ⒍（ 12： 15）財務(wù)事項 ⒎（ 12： 45）特別事項 ⒏（ 13： 00） 其他動議 ⒐（ 13： 15）其他事宜 ⒑（ 13： 35）下次會議細節(jié) （下次會議細節(jié)寫在議程的未尾） 小提示 28： 試將議程限于一頁紙 要點 ● 議程包括會議日期、時間、地點和目的等細節(jié)。 ● 議程中關(guān)于會議的主要目的應(yīng)盡量明確 中國最大管理資源中心 第 18 頁 共 56 頁 ● 全體與會者需要確切知道會議對他們的要求 ● 分配給每一項的時間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序 ● 時間。無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預(yù)定時間是令人不快的。 當你撰寫會議議程時，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一 遍又一遍的情況出現(xiàn)。你的議程可以從常規(guī)事情開始，如指定一位會議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準上次會議（若相關(guān)）備忘錄并聽取前次會議上接受任務(wù)者的報告。會議的下一個議程應(yīng)當是就當前的問題，例如最新的財務(wù)會計及銷售情況，進行大量的討論。最后是其他事宜，并計劃確定下次會議的日期、時間和地點。 小提示 29： 早些討論最重要的問題，此時與會者最有精神。 一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會者，供評論、補充或征求同意。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準的議程上增加或刪除項目，必須征得與會者的同意。與增加 項目相比，他們可能會更喜歡減少一些項目，除非他們對你希望加上去的項目有特殊的趣。當與會者抵達會議時給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時事件而必須這樣做，例如主席生病，或財務(wù)情況的突然變化。盡可能在會議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。 ⒈決定需要在會上提出的問題。 ⒉將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于其他項目的建議。 ⒊將建議匯總到下一個草案中。 ⒋重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。 選擇會議地點對于會議的成功是極為重要的，這不僅此是一個 舒適的問題，而且要使與會者感覺到這個場所是適合于這個會議的。對所有會議都這們，無論小會或大會，正式會議或非正式會議。 中國最大管理資源中心 第 19 頁 共 56 頁 小提示 30： 為那些需作長途旅行者考慮所要花費的時間 小提示 31： 為殘疾與會者提供必要的設(shè)備。 會議地點應(yīng)與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個亂糟糟的開放式辦公室如開正式會議。對于你本部門的會議，仍有一個選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個最適合你的需要。 如果 你在安排一個會議，要租用會場及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價格，尤其在預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這種做。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個折扣。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。城外會議場所對與會者吸引力較小，但如果會議持續(xù)一天以上那是值得的。另一方面，一個城市的愉快舒適可能有助于吸引人來參加持續(xù)幾天的會議。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會議地點。 根據(jù)法律，必須邀請某些人參加某種會議，如公司的股東年會 — 雖然有一些不道德的公司找一 個不合適地點或時間召開會議以通過不得人心的提議。給年會設(shè)定一個使股東無法投票的日期和地點，這是不合法的。將公眾會議放在難于接近的地點也是不合法的。 在任何會議中，物理因素起著重要的作用。不論什么場合，注意使與會者足夠舒適以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過分。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對于維持一種活躍的氣氛是重要的。 小提示 32： 確定電話已被移出會議室。 會議場所 考慮的因素 中國最大管理資源中心 第 20 頁 共 56 頁 你的辦公室 你的工作位置或一張會議桌，外加幾把椅子。 ● 你的全部參考資料在手邊。 ● 你的權(quán)威性可能得到加強。 ● 可能會有電話干擾，或者有人打擾。 下級的辦公室 一位下級的工作處。 ● 可能提高一位下級的地位和士氣 ● 如果工作處狹小，可能會使雙方都感不適 單位會議室 供員工使用的公司會議室 ● 避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題 ● 處人可能同與會者接觸而打擾會議 外面的會議室 在你公司之外的一個中立的會議室。 ● 保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢。 ● 如果保密是重要的，這類會議室很有用。 ● 可能昂貴，并 且每人個人都不熟悉。 會議中心 一個大的聚會場所，例如在一所大學(xué)里。 具有開大會的設(shè)備。 需要時能夠提供技術(shù)支持和安全 保衛(wèi)。 可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機會。 城外的會議場所 異地的一間辦公室、會議室或飯店。 如果與會者來自全世界，那是合適的。 在某種場合增加幾分的力。 旅途、時間和食宿花費很多。 有幾個原因（有的明顯，有的不太明顯）使會議場所選擇得不好。當你尋找和預(yù)訂會議場所時，應(yīng)預(yù)計避免下列常見的陷阱： ● 參加會議的人比預(yù)計的要多 —— 房間不夠大，人們感到不舒服。