5篇一：公司檔案管理制度-資料下載頁(yè)
2024-09-12 01:57本頁(yè)面
【正文】 頁(yè) （一） （二） （三） （四）由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先 修復(fù)再歸檔。文件必須通過(guò)系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。 第八條歸檔手續(xù) 各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。 第三章檔案的收集與整理 第九條檔案的收集 （一）由各部門指派專人，每周一對(duì)其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。 （二 ）由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。 （三）收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。 第十條檔案的整理 第 16 頁(yè) 共 18 頁(yè) （一） （二）檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說(shuō)明如下： 9 位代表流水號(hào) 001～ 999。 6 位為檔案 柜號(hào)。 4 位為二級(jí)分類的編號(hào)。 2 位為一級(jí)分類的英文縮寫。 第四章檔案建檔 第十一條分類梳理 歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)，于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》。 第十二條檔案專用章 所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號(hào)章 檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫，檔案編號(hào)章置于檔案室，由檔案員保 管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄 所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄， 第 17 頁(yè) 共 18 頁(yè) 并定期核對(duì)。 第十五條電子備份 重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。 第五章檔案使用和歸還 第十六條檔案使用 （一）文件復(fù)印。由使用人填寫《檔案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。 （二）借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件。由使用 人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。 （三）借閱原始文件。由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。 （四）借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽；五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重 新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽，檔案室保留復(fù)印件備查； 第 18 頁(yè) 共 18 頁(yè) （五）外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。 （六）按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以2001000 元 /人 /件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。 第十七條檔案歸還 （一）檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、 拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無(wú)誤后，應(yīng)在《檔 案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。 （二） 發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以 2001000 元 /人 /件的罰款；造成損失
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