【正文】 出應轉走的員工檔案材料。 （二）在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因（調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等）及轉入地點。 （三）填寫《人事檔案轉遞通知單》。 （四）將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。 （五）收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤后，必須在《人 第 24 頁 共 29 頁 事檔案轉遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章，且及時反饋到轉出公司、部門。 第十二條人事檔案材料在轉遞 過程中要嚴格執(zhí)行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。 第十三條員工晉升科級（含）以上級別，轉正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心 ?？萍壒芾砀刹勘幻饴毢?，其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門。 第十四條員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。 四、人事檔案的查詢、借閱 第十五條檔案查詢和借閱應按程序辦理 （一）檔案的查詢應先申請，說明查詢的對象、理由和范圍，所在公司、部門人事負責人批準后，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。 （二）外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。 （三）各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料，由 第 25 頁 共 29 頁 所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。 （四）人 力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進行。 五、人事檔案的保管 第十六條人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。 第十七條人事檔案管理必須由專人負責，定期檢查核對，確保檔案完整、準確。 第十八條人事檔案存放必須配備專門設備，不得與其它檔案混放一起。 第十九條人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。 第二十條任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 六、考核辦法 第二十一條凡出現(xiàn)以下情況，將根據(jù)情節(jié)輕 重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金 2050 元 /次： （一）人事檔案不全的。 （二）檔案交接不清致使員工檔案丟失的。 （三）不遵守人事檔案保密制度的。 （四）不履行正當手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。 （五）不按規(guī)定銷毀人事檔案的。 第 26 頁 共 29 頁 公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度 一、目的 為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密 。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。 二、檔案管理內(nèi)容 員工入職檔案。個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。 員工培訓檔案。培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。 績效管理檔案。將員工績效考核相關資料按月歸類整理。 員工離職檔案。員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。 三、檔案相關規(guī) 定 基礎管理 原則。分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。 員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。 第 27 頁 共 29 頁 對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。 當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動 、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。 調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。 對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。 員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該 員工離崗 8 年止）。 人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。 檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。 檔案的查、借閱 檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借 。非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填 第 28 頁 共 29 頁 寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。 任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔 案。 公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。 源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。 人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。 查、借閱檔案注意事項 不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。 不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人 力資源部經(jīng)理同意。 、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。 檔案的銷毀 公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。 某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。 第 29 頁 共 29 頁 經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。 四、制定、修訂、廢除與實施 本 管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。