【正文】 出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。 （二）在檔案袋的人員編號(hào)及姓名后注明抽出的時(shí)間、原因（調(diào)動(dòng)、辭職辭退和開除、自離、晉升等）及轉(zhuǎn)入地點(diǎn)。 （三）填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。 （四）將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。 （五）收檔公司、部門在收到檔案，核對(duì)無誤后，必須在《人 第 24 頁 共 29 頁 事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章，且及時(shí)反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。 第十二條人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞 過程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。 第十三條員工晉升科級(jí)（含）以上級(jí)別，轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團(tuán)公司人力資源中心 ?？萍?jí)管理干部被免職后，其檔案材料由集團(tuán)公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。 第十四條員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥善保管二年。銷毀時(shí)須填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)集團(tuán)公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀。 四、人事檔案的查詢、借閱 第十五條檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理 （一）檔案的查詢應(yīng)先申請，說明查詢的對(duì)象、理由和范圍，所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。 （二）外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。 （三）各公司、部門、個(gè)人需要出具人事檔案證明材料，由 第 25 頁 共 29 頁 所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團(tuán)公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。 （四）人 力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進(jìn)行。 五、人事檔案的保管 第十六條人事檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密的原則。 第十七條人事檔案管理必須由專人負(fù)責(zé)，定期檢查核對(duì)，確保檔案完整、準(zhǔn)確。 第十八條人事檔案存放必須配備專門設(shè)備，不得與其它檔案混放一起。 第十九條人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。 第二十條任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 六、考核辦法 第二十一條凡出現(xiàn)以下情況，將根據(jù)情節(jié)輕 重分別扣除所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人績效獎(jiǎng)金 2050 元 /次： （一）人事檔案不全的。 （二）檔案交接不清致使員工檔案丟失的。 （三）不遵守人事檔案保密制度的。 （四）不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。 （五）不按規(guī)定銷毀人事檔案的。 第 26 頁 共 29 頁 公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度 一、目的 為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密 。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。 二、檔案管理內(nèi)容 員工入職檔案。個(gè)人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。 員工培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。 績效管理檔案。將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。 員工離職檔案。員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。 三、檔案相關(guān)規(guī) 定 基礎(chǔ)管理 原則。分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。 員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。 第 27 頁 共 29 頁 對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。 當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng) 、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。 調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。 對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。 員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該 員工離崗 8 年止）。 人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。 檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。 檔案的查、借閱 檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借 。非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填 第 28 頁 共 29 頁 寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。 任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔 案。 公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。 源部（除特殊情況可延長），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。 人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。 查、借閱檔案注意事項(xiàng) 不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。 不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人 力資源部經(jīng)理同意。 、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。 檔案的銷毀 公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。 某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。 第 29 頁 共 29 頁 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。 四、制定、修訂、廢除與實(shí)施 本 管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。