【導(dǎo)讀】任何一家工礦企業(yè)、事業(yè)單位、公司、團體單位都有行政工作，雖然他們在。活環(huán)境，確保主要工作的正常進行。行政管理包括的內(nèi)容多、范圍廣，涉及到許多方面的業(yè)務(wù)知識。政管理工作，我們編寫了這本《行政后勤管理作業(yè)規(guī)范》。項規(guī)章制度及操作知識。學(xué)化的服務(wù)，而不是“關(guān)卡”，才能做好后勤保障工作?！俺杀尽钡挠^念，確立“沒有銷售、不講成本，什么利益都無從談起”的憂患意識。

　　

【正文】 東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 35 / 61 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。 人名、地名、數(shù)字、引用準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “一 ”、 “第二層為 “（一） ”，第三層為 “1.”，第四層為 “（ 1） ”。 法定計量單位。 ，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。 ，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主管部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。 ，應(yīng)當(dāng)由行政部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 ，應(yīng)按程序 復(fù)審。 4. 5 收文辦理 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 36 / 61 批辦、承辦、催辦等程序。 收到下級部門上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。審核的重點是： 是否應(yīng)由本單位辦理； 是否符合行文規(guī)則； 內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定； 涉及其他部門的事項是否已協(xié)商、會簽； 文種使用、公文格式是否規(guī)范。 經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦 意見送負責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)行政部負責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報單位并說明理由。 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的文秘部門并說明理由。 收到上級單位下發(fā)或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送負責(zé)人批示后辦理。 公文辦理中遇有涉及其他 部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 送負責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公要催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。 4. 6 公文歸檔 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷） 、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 37 / 61 卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限。 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料須符合存檔要求。 4. 4 公文管理 公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司公文處理的有關(guān)制度。 上級單位的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印以外，下一級單位經(jīng)負責(zé)人或者行政部主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)行政部負責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失 、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)當(dāng)進行登記。 單位合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交。 工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。 行政部對上級單位和本單位下發(fā)公文的貫徹落實情況應(yīng)當(dāng)進行督促檢查并建立督查制度。 ： 、轉(zhuǎn)發(fā)文操作流程圖 公司發(fā)文、轉(zhuǎn)發(fā)文操作流程圖 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 38 / 61 擬稿人填寫本公司發(fā)文（轉(zhuǎn)發(fā)文）稿紙 主辦部門負責(zé)人核稿 發(fā)文（轉(zhuǎn)發(fā)文）稿送交行政部審核 發(fā)文稿送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā)文稿送交文員 編號、打印 發(fā)文稿送交文員復(fù)核 編號、打印 送擬稿人校對 文員按文稿中指定部門發(fā)送文件 收文部門簽收文件 公司收文操作流程圖 收到上級單位（外單位）文件 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 39 / 61 簽收、拆封、登記 文員填寫公文處理單 行政部負責(zé)人填寫擬辦意見 領(lǐng)導(dǎo)提出 批示意見 按主辦會辦部門傳閱承辦 文件流轉(zhuǎn)完畢后回歸行政部 交行政部負責(zé)人批存 文件編號歸檔 第十二章 文印室管理規(guī)定 1． 0目的 收 進 階 段 閱 辦 階 段 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 40 / 61 為明確文件打印及復(fù)印的管理工作，特制定本規(guī)定。 2． 0適用范圍 適用于超市系統(tǒng)內(nèi)各文件打印 \復(fù)印的管理工作。 3． 0職責(zé) 3. 1文印室人員負責(zé)文件打印、復(fù)印工作。 4． 0工作程序 4. 1 公司的 文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 4. 2 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負責(zé)人簽 字同意后才予辦理；部門負責(zé)人不在時，可經(jīng)行政部經(jīng)理同意后辦理 4. 3 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。 4. 4 文印室工作人員應(yīng)認真做好本職工作，按時完成任務(wù)。對收到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延 誤。 4. 5 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。 4. 6 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政 開支。 4. 7 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處 50元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失的，處 50 元以上罰款直至辭退。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 41 / 61 第十三章 辦公電腦管理制度 1． 0目的 規(guī)范公司計算 機的使用與管理，提高辦公效率，配合網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，確保公司信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，推動公司信息化管理進程，特編寫本用管理制度。 2． 0適用范圍 本規(guī)定 適用于辦公電腦使用及管理工作。 3． 0職責(zé) 3. 1信息部負責(zé)公司全部辦公電腦的安全使用、密碼管理、電子郵件管理、防病毒管理、上網(wǎng)管理； 3. 2信息部負責(zé)對公司所有電腦及信息進行統(tǒng)籌管理，對公司所有電腦、設(shè)備進行登記、造冊備案和維修； 3. 3信息部對軟件系統(tǒng)進行維護和改造。 4． 0工作程序 4. 1 使用和保養(yǎng) 電腦操作規(guī)程： 電腦開機時，應(yīng)遵循先開電源插座、顯示器、打印機、主機的順序。 電腦關(guān)機時，應(yīng)遵循先關(guān)主機、打印機、顯示器、電源插座的順序。 每次的關(guān)、開機操作至少相隔五分鐘。 下班時，務(wù)必要將電源插座的開關(guān)全關(guān)上，節(jié)假日時，更應(yīng)將插座拔下，徹底切斷電源，以防止火災(zāi)隱患。 使用者應(yīng)該定期對電腦及其設(shè)備進行保養(yǎng)清潔。 鍵盤應(yīng)該防止咖啡和茶水的浸泡。 電腦運行時不要搬動、搖晃、敲打主機。 4. 2 系統(tǒng)維護 電腦部為各臺電腦設(shè)置的 BIOS密碼、系統(tǒng)管理員密碼、計算機 IP北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 42 / 61 地址、機號、軟件設(shè)置、郵箱、互聯(lián)網(wǎng)訪問設(shè)置，任何人不得隨意修改和刪除。 公司電腦的光驅(qū)和 USB 接口是鎖死的，任何人不經(jīng)允許不得試圖開啟使用。 任何人不得隨意開關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的電源。 電腦系統(tǒng)中現(xiàn)有的軟件是考慮日常工作需要而由電腦部安裝的，未經(jīng)允許任何人不得隨意下載、安裝軟件。 嚴(yán)禁任何人更換計算機硬件，更改計算機程序。 4. 3 數(shù)據(jù)安全 數(shù)據(jù)安全分為數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)泄密和非授權(quán)訪問。 需要使用外來光盤、移 動存儲設(shè)備時，應(yīng)該進行申請并進行查毒 \殺毒處理。 上網(wǎng)時，禁止瀏覽色情、反動的網(wǎng)頁。瀏覽信息時，不要隨便下載網(wǎng)頁的信息，不要隨便打開不明來歷的郵件及附件，以免網(wǎng)上病毒入侵。 殺毒軟件及防火墻軟件的設(shè)置，任何人不得試圖更改。 工作文檔應(yīng)該定期進行備份。 任何人不得隨意將公司信息系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置、 IP 地址情況、使用的操作系統(tǒng)和軟件及有關(guān)信息告訴公司以外的個人和組織。 公司申請開通的企業(yè)郵箱，任何人不得擅自更改郵箱的注冊資料及密碼，不得將密碼轉(zhuǎn)告他人 公司郵箱僅供公司的相關(guān)業(yè)務(wù)使用，任何人不得利用其收發(fā)私人信件。 任何人不得隨意或試圖更改電腦硬盤或文件夾的屬性 。 個人設(shè)置的系統(tǒng)進入密碼，不得采用個人生日、過于簡單或設(shè)置空密碼。 任何人任何時間不得使用公司辦公電腦進行游戲。 公司外人員不得隨意動用公司辦公電腦。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 43 / 61 第十四章 來訪人員接待制度 1． 0目的 為明確來訪人員的接待和管理工作，特制定本規(guī)定。 2． 0適用范圍 適用于超市系統(tǒng)。 3． 0職責(zé) 文印室人員負責(zé)文件打印、復(fù)印工作。 4． 0工作程序 4. 1 非執(zhí)法部門 : 事務(wù)性拜訪 : 進店后首先到辦公區(qū)崗或前臺領(lǐng)取 “客戶來訪卡 ”，辦卡前接待人員需實事先與被訪部門進行溝通，經(jīng)被訪部門同意或是被訪人員在崗方可辦理 “客戶來訪卡 ”。 領(lǐng)取 “來訪卡 ”的同時需出示本人身份證并做抵押或交 50元押金，退卡時退還本人身份證或押金（如該卡丟失，需補交 10元工本費并給予 50元罰款）。 來訪人員持來訪卡可進入辦公區(qū)與相關(guān)人員接洽事務(wù)。 如屬于來訪人員拍照或是攝像 如屬于供應(yīng)商 代表需要在本店照相時，須手持采購部開據(jù)的照相協(xié)議書，到防損部登記領(lǐng)取 “照相 /攝影許可證 ”。 領(lǐng)取 “照相 /攝影許可證 ”同時需出示本人身份證并做抵押或交 50 元押金，退卡時退還本人身份證或押金。（如該卡丟失，需補交10元工本費并給予