【正文】 們都忘了企業(yè)的真正生存目的是什么！ 51 業(yè)務流程重組或改進分析的方法 ?實施 BPR首先可以從分析企業(yè)的信息流著手，找到阻礙企業(yè)的決策體系和執(zhí)行體系有效發(fā)揮作用的地方，找到那些使企業(yè)信息流不通暢的環(huán)節(jié)，便能很好地規(guī)劃出進行業(yè)務流程重組的目標，也能為企業(yè)信息化找到建設發(fā)展的入口。 對物流的分析是著手業(yè)務流程重組的重要手段，在引入新的庫房管理系統(tǒng)比如自動貨倉、新建倉庫或建立物流配送中心的同時，企業(yè)便需要圍繞這些變動的資源展開業(yè)務流程重組，把原來不合理的、資源消耗大的流程改變過來。進行物流分析的具體方法包括： 分析是否能用信息流代替物流，比如為客戶直接發(fā)貨到生產(chǎn)現(xiàn)場。 分析是否需要就近存放，縮短為客戶供貨的時間，比如在客戶所在的租用庫房。 分析現(xiàn)代物流手段的利用價值，比如建立自動貨倉及零部件配送體系。 信息流 資金流 資金流分析首先要找出那些出現(xiàn)資金沉淀或阻礙的環(huán)節(jié)，引起的原因主要包括信息不暢、不全面，或作業(yè)效率低下等等。在企業(yè)內(nèi)部主要是通過提升財務、會計、采購、銷售部門的工作效率，來改變資金流動狀況。在企業(yè)外部主要是監(jiān)管應收應付款的往來，比如規(guī)定應收款的回款周期。 物流 流程改進 52 企業(yè)流程常見問題歸類 4 大 類 問 題 執(zhí)行人 動作 邏輯關系 ? 部門權限不清、權力過大、過小 ? 部門職責不清不清、責任過大、過小 ? 崗位權限不清、權力過大、過小 ? 崗位職責不清、責任過大、過小 ? 部門動作繁瑣或者缺少相應的環(huán)節(jié) ? 手工操作過多或者部門之間來回動作繁瑣 ? 動作缺乏相應的規(guī)范約束 ? 順序動作過多，缺乏并行動作 ? 信息不能正常流轉(zhuǎn)、信息不共享 ? 物流在途時間、在途線路過長 ? 資金流周轉(zhuǎn)較慢或者產(chǎn)生沉淀 ? 等待時間長 ? 操作時間長 類型 常見問題 時限 53 流程重組的基本方法 —— ESIA 刪 除 ? 過度控制 ? 重疊環(huán)節(jié) ? 等待時間 ? 過度生產(chǎn) ? 內(nèi)部運輸 \重復加工 \存儲 ? 轉(zhuǎn)換格式 簡 化 ? 形式 ? 程序 ? 溝通渠道 ? 處理過程 ? 表格 ? 問題區(qū)域 集 成 ? 工作 ? 部門 ? 客戶 ? 供應商 自動化 數(shù)據(jù)收集 數(shù)據(jù)傳輸 數(shù)據(jù)分析 乏味工作 E S I A 成本最低、時間最短、附加值最大、風險最低 業(yè)務 流程 重組 的思 路和 方法 方法 思路 54 流程重組設計步驟 1. 收集分析職能部門主要管理與業(yè)務流程相關信息 2. 為現(xiàn)有管理與業(yè)務流程建模 1)當前流程的輸入、輸出信息和制約因素、監(jiān)控要點； 2)流程運行各步驟的主要任務、實施活動、實施職位、結(jié)果； 3)流程運行各步驟的處理時間、停留時間、傳遞流向、相關步驟； 4)流程的使用范圍、監(jiān)控指標。 3. 進行管理與業(yè)務流程重組設計 55 流程重組設計重點環(huán)節(jié) 重排環(huán)節(jié) 增加環(huán)節(jié) 流程任務自動化 ? 臟活、累活、險活以及乏味的工作 ? 數(shù)據(jù)的采集與傳輸 ? 數(shù)據(jù)的分析 ? 企業(yè)用以規(guī)避風險的關鍵點 ? 企業(yè)用以強化控制的關鍵點 ? 有利于提升客戶滿意度的流程環(huán)節(jié) ? 可以減少重復、提升效率的環(huán)節(jié)調(diào)整 ? 可以縮短時間、降低成本的環(huán)節(jié)調(diào)整 消除非增值活動 任務整合 簡化活動 ? 過量生產(chǎn) ? 活動間等待 ? 不必要的運輸 ? 反復的加工 ? 同一崗位承擔多項工作 ? 與客戶進行整合 ? 與供應商進行整合 ?過于復雜的表格 ?過于復雜的技術系統(tǒng) ?過于專業(yè)分工的程序 ?缺乏優(yōu)化的物流 ?復雜的溝通形式 ?以更低廉方式進行分包的非核心工作 ? 重復的活動 ? 反復的檢驗 ? 跨部門協(xié)調(diào) ? 過量的庫存 重排環(huán)節(jié) 增加環(huán)節(jié) 流程任務自動化 消除非增值活動 任務整合 簡化活動 56 最終達到對公司運營風險、成本、速度和質(zhì)量的優(yōu)化和控制 ? 用適當?shù)臉I(yè)務控制滿足并超越客戶現(xiàn)在和將來的服務期望（如 ,增加項目的一次性成功率，與客戶合作等） ? 縮短業(yè)務處理時間，增加業(yè)務機會，超越客戶需求，降低成本，提高質(zhì)量（如縮短付款單據(jù)處理時間及服務和交付時間） ? 降低資源消耗，爭取競爭機遇（如 ,降低每次付款和發(fā)票處理的成本，進行采購合并，增加折扣）， 良好的 流程設計可以使流程成本大幅度下降，其幅度會遠遠超出傳統(tǒng)削減成本的做法。 質(zhì)量 成本 時間 ? 通過適當?shù)年P鍵控制點的設立來降低營運風險 風險 57 今日議題 流程和 業(yè)務流程重組定義、流程類別 流程圖基本元素介紹 流程圖畫法 流程重組的必要性、方法和步驟 流程重組示例 58 執(zhí)行人方面 動作方面 時限方面 邏輯關系方面 改進建議 改進建議 改進建議 改進建議 流程重組示例 59 公文（平行文）處理流程圖 相關部門 /兄弟單位 辦公室 總經(jīng)理 主管副總 草擬文件 辦公室主任審查，簽字 文秘草擬文件 簽發(fā)文件 簽發(fā)文件 打印，登記，分發(fā) （郵寄）到相關部門 對普通文件和保密文件進行區(qū)分。 對保密文件建立收回，銷毀制度。 接收文件 偶爾會發(fā)生職能部門收到通知，直接找主管副總審批，從而使文件脫離控制。應明確所有的文件先匯到辦公室，而后再分別發(fā)放。 審批 審批 外來文件辦公室進行審查，認為與公司業(yè)務無關或明顯不重要的文件就不上報?，F(xiàn)在這主要依靠人的主觀判斷，沒有明確的制度。在 MIS系統(tǒng)建立后，可以將所有文件的目錄或內(nèi)容在MIS系統(tǒng)保存，使所有文件都可以追查跟蹤。 哪些文件簽署在主管副總權限中，哪些不在沒有明確的規(guī)定。 建議：可以考慮凡需要法人或法人代表簽署的文件由總經(jīng)理審批，其他除特殊重大事項外，都由分管各部門的主管副總審批。 形成文件后，在辦公室歸檔保存，相關部門和主管副總、總經(jīng)理處沒有復印件，從而使信息沉淀，沒有得到充分利用。將來可以通過 MIS系統(tǒng)，實現(xiàn)文件信息的分級授權共享，從而使信息利用更加充分 總經(jīng)理認為重要和必要的文件，應抄閱給董事長和董事。這點可以在 MIS系統(tǒng)中實現(xiàn)。 是否在權限范圍？ 是 否 辦公室先進行篩選，根據(jù)文件的內(nèi)容性質(zhì)，將文件交給分管的領導。 副總簽發(fā)的文件，抄報到總經(jīng)理。 存檔 開始 存檔 執(zhí)行 結(jié)束 60 流程診斷與建議－－公文處理 (平行文 )流程 (可選 ) 序號 流程問題 問題屬性 解決方案 備注 1 職能部門收到來文 ，直接報送到主管領導。 動作問題 平行文來文集中到辦公室 備案（前置和后置）。 根據(jù)來文性質(zhì)、緊急情況 應相應分別采取報送辦公 室由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)或暫先報 主管領導而后補報到辦公 室備案的做法。 2 辦公室根據(jù)經(jīng)驗對 來文進行審查、篩 選或剔除、上報。 動作問題 制訂文檔篩選制度 利用 MIS系統(tǒng)永久存儲來文 目錄及摘要，事后可以根據(jù) 記錄設法重新獲取相關信息 。 3 副總和總經(jīng)理文件 簽發(fā)權限不明確 邏輯關系問題 明確總經(jīng)理對副總的授權 范圍。 4 文件辦公室保存， 沒有充分利用 動作問題 文件應在有關人員處有備 份。 可以利用 MIS系統(tǒng)實現(xiàn)信息 分級共享。 5 沒有文件的收回、 銷毀制度 動作問題 對重要文件、保密文件建 立收回、銷毀制度。 61 執(zhí)行人方面 動作方面 時限方面 邏輯關系方面 改進建議 改進建議 改進建議 改進建議 流程 問題與建議 。職能部門收到來文， 直接報送到主管領導。 。辦公室根據(jù)經(jīng)驗對來 文進行審查、篩選或剔 除、上報。 。文件辦公室保存，沒 有充分利用 。沒有文件的收回、銷 毀制度 ?平行文來文集中到辦公室備案（前置和后置） ?制訂文檔篩選制度 ?文件應在有關人員處有備份。 ?對重要文件、保密文件建立收回、銷毀制度。 ?副總和總經(jīng)理文件簽發(fā)權限不明確 ?明確總經(jīng)理對副總的授權范圍。 62 公文處理流程 – 平行文 相關部門 /兄弟單位 辦公室 總經(jīng)理 主管副總 草擬文件 審查，登記 文秘草擬文件 簽發(fā)文件 簽發(fā)文件 打印，登記，依照擬訂人和簽發(fā)人要求分發(fā)（郵寄）到相關部門 審批 審批 是否在權限范圍？ 是 否 審閱 注： 重要的文件，總經(jīng)理還需報董事會審批或?qū)忛啞? 保密文件到期收回，統(tǒng)一銷毀 存檔 結(jié)束 開始 接收文件 存檔 執(zhí)行 63 流程繪制練習 64 65